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测绘成果资料档案管理核心制度通用.doc
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1、测绘结果资料档案管理制度*二一五年六月目 录第一章 测绘结果资料归档制度1第二章 测绘结果资料档案借阅制度2第三章 档案室管理制度4第四章 档案工作人员要求6第五章 档案判定销毁工作要求6第六章 资料档案复制制度8第七章 档案统计工作要求8第八章 档案保密制度9测绘结果资料档案管理制度 为规范测绘结果及资料档案管理,确保测绘结果、资料档案安全,促进测绘结果广泛应用和档案信息化建设,依据中国档案法、中国测绘结果管理条例并结合本企业相关要求制订本制度。第一章 测绘结果资料归档制度第一条 测绘结果及资料档案依据国家要求,制订归档范围及保管限期表。 第二条 测绘结果及资料档案必需按要求及一定编号标准进
2、行编号归档;归档资料应该齐全、完整,分类整理立卷,案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡,案卷标题简明确切,案卷质量符合国家相关规范、标准。第三条 不得私自改变档案分类、组卷、编号方法。第四条 对归档结果资料应做好完整记录表登记,并录入计算机中方便查阅,同时将记录表进行统一管理保留。第五条 长久保留资料档案严禁使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写,只能用兰黑墨水、碳素墨水书写,以利长久保留。 第六条 结果及资料档案接收、移交,必需附有清单,严格清点和推行签字手续并填写移交(接收)登记簿。 第七条 数据载体每十二个月轮番抽取不少于5%读取检验,发觉问题立即更换载体或恢复抢救。 第八条 接收档
3、案必需立即整理、组卷、归档、入库。当年接收档案必需当年完成归档工作。 第九条 全部档案必需登记,具体到文件级,尽可能用数据库或电子表格进行登记。 第十条 保密、防虫、防霉、防盗工作,定时检验档案保管情况,对破损、变质档案资料立即上报领导并提出处理意见。 第十一条 各部门必需设专职或兼职人员管理测绘资料,做到职责分明,并应设置资料室和铁柜,存放测绘资料。 第十二条 将测绘结果资料档案工作列入总工办工作日程,并由总工办或其指派人员对档案管理工作进行定时或不定时检验,立即发觉问题并协调处理。第二章 测绘结果资料档案借阅制度第一条 为了开发档案信息资源和企业发展,愈加好地为社会主义建设服务,依据中国档
4、案法、中国档案法实施措施,结合本企业相关要求,制订本制度。第二条 档案室应该依据工作需要,编制必需目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇编和多种档案参考资料,主动开发档案信息资源,为企业服务。第三条 档案室保管档案,关键供本单位利用,不属于开放利用范围。对外提供利用须经领导同意。第四条 对各类档案均按要求查阅范围提供利用,查阅人员要如实说明查档目标和内容,符合查阅条件办理手续后,方可查阅,且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者,须经主管领导同意。第五条 本单位工作人员借阅本人职能范围内档案,办理借阅登记手续后方可借阅;借阅本人职能范围外档案须经主管领导或档案管理部门责任人同意,方可借
5、阅。 第六条 利用者借阅档案,须办理借阅手续,填写档案借阅记录表和档案利用效果登记。 借阅机密、绝密档案材料,需经主管经理及保密责任人签署意见,报总经办同意后方可借阅。第七条 利用档案通常在档案室查阅,确需外借利用者,须经档案企业领导同意。会计档案借阅,不得拆散原卷册,并按期归还。第八条 利用者必需注意保护档案,不得拆散案卷,不得折叠文件,不得在文件上圈点、勾划或作其它标识,不得污染文件。未经许可,不得转借她人和随意复制、摘抄档案。第九条 科技档案项目标腊底图、计算单、概、预、决算档案,概不外借;确需复制件,须经企业相关领导同意并进行登记,用毕后需将复制件交回档案室处理。第十条 未经档案管理人
6、员同意,不得摘抄、拍照、复制所查档案内容,其中涉密内容需抄录、复制,要经主管领导同意,且只能在档案阅览室内进行,利用者对涉密内容要负责保密。 第十一条 测绘结果及资料档案利用者,对所借档案要妥善保管,不得转借、遗失、拆散或损毁档案,不准拆卷、抽页,不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等,未经许可,不得摘抄或复制档案,不得向无关人员泄露档案内容。 第十二条 借阅国家密级测绘结果,不得私自复制。确因工作需要复制,须经国家密级测绘结果提供部门同意,并按原密级进行管理。第十三条 查阅者应按要求立即清退档案,清退档案时,档案人员必需当面严格检验查对,如发觉和原卷册不符,须酌情处理。第十四条
7、 查阅者必需保守档案机密,凡损坏档案和私自泄露档案内容,给国家、企业(集体)、个人造成损失和恶劣影响,应按档案法和档案法实施措施相关要求办理,情节严重要追究其法律责任。第十五条 档案室应注意搜集档案利用效果反馈信息,不停总结开发利用档案经验,深入做好档案开发利用工作。第三章 档案室管理制度 第一条 为了确保档案安全,最大程度地延长档案使用寿命,使档案愈加好地为社会和企业服务,特制订本制度。 第二条 保管档案必需有专用库房,并设专员负责管理。库房内应采取有效防护方法,确保档案安全。 第三条 档案室是保管档案专用区域,任何人不得在档案室内存放和档案管理无关物品。 第四条 档案柜(架)排列应和窗户垂
8、直,柜(架)和柜(架)、柜(架)背和墙壁保持一定距离。 第五条 档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制要求(总目录、分类目录、卷内目录等)科学分类、排列、编号入柜(架),有序管理,不得任意挪动案卷位置。案卷调出利用或加工整理,返还时必需立即归回原处。 第六条 档案进出库房,要建立严格登记制度,包含档案收进入库,库存档案调出室外及日常调阅、归还。 第七条 对新接收入库档案要严格检验,对有虫蛀、发霉及其它问题档案须经科学处理后方可入库。 第八条 档案室内应备有温湿度计和统计本(簿),坚持每日观察统计,做好温湿度调控工作,维持良好保管环境并不停改善保管条件,档案库房内应该安置温湿度计。环境温湿度应
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