测绘成果及资料档案管理新规制度.doc

测绘结果及资料档案管理制度
档案管理工作程序
一、档案工作基础程序
通常分搜集、整理、判定、保管、统计、编目和检索、提供利用、编研等八个步骤。
二、档案工作各步骤工作程序
1搜集：搜集是档案管理起点和开端，是整个档案管理工作基础。
1．1工作内容：
a搜集各部门文书处理完成和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方多种形式和载体文件材料。
b搜集各项工程自始自终所形成多种形式和载体文件材料。
c搜集精密仪器和珍贵设备随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试备件清单)验收统计及性能判定书。安装调试时原始统计，技术操作规程等文件材料。
d搜集会计凭证、帐册、报表。
1．2工作步骤
a文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类搜集工作。
b科档从接收工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者。
c档案部门立即发放档案专用纸和归档判定、移交记录表。
d档案部门平时做好对档案形成、积累监督、指导和检验工作。
e归档时必需填写交接清单，交接无误后署名盖章以示负责。
1．3质量要求
a搜集归档文件材料要完整、正确、系统、齐全。
b制成材料要优良，字迹线条要清楚，归档材料必需用兰黑墨水或碳素墨书写。
c归档材料必需是原件，归档材料是复印、打印件者和原件一起归档。
d归档材料要符合多种类文件材料标准要求。

2整理
2．1工作内容
a将搜集来文件材料按各类归档制度要求，进行整理，使归档材料达成标准化、规范化、程序化。、
b对组成案卷进行分类、编号，建立起固定存放秩序。
2．2工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分：
a文件材料组卷步骤：将搜集来含有保留和利用价值材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。
b案卷整理步骤：分类排列——编案卷目录——编档号。
2．3质量要求
a分类要正确，卷内文件和案卷排列要符合档案形成客观规律，保持文件之间有机联络。
b装订要整齐、牢靠、美观，便于保管查阅和利用。
c案卷封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清楚、正确，题名要简练明了。
d编号(档号和页号)要符合各类档案标准规范要求。
3判定
3．1工作内容
分初始判定和后续判定二个阶段，关键任务是：
a对档案完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检验。
b对其保留和使用价值进行判别，确定保管期限。
c编制保管期限和销毁清单及处理销毁档案材料。
3．2工作步骤
a成立判定小组，以总工为主。
b制订和修订各类档案保管期限表。
c具体判定：
(1)初始判定：搜集时首先判定是否有保留价值，归档后再按其价值大小
确定保管期限。
(2)后续判定：定时对已过保管期限档案进行再判定，确定其存毁问题。
d判定结束后写出判定汇报并编制保密期限表和销毁单。
e审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选相关材料(如总图、说明书、判定汇报等)做成简易档案，作历史凭证。
3．3质量要求
a判定档案价值，要用全方面、历史、发展见解，预防片面性和实用主义。
b判定方法，通常采取直接判定法，逐份逐张地判定档案。
c判定结论正确，销毁档案手续齐全。
4保管
4．1工作内容和步骤
a首先将整理好案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目标标志。
b对存放档案柜进行编号，绘制库房部署图和档案存放示意图。
c对库存档案要定时清理，检验其完整情况，借出档案要立即催还。
d对破损和字迹褪变档案进行修复和补救工作。
e做好库房温湿度统计，并立即调整库房温、湿度。
f搞好库房及其周围环境卫生。
g要制订档案保管、保密和销毁制度。
4．2质量要求
a库房要有温度控制，做到“三分开”，达成“七防”要求。
b装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。
c要符合安全和保密要求。
5 统计
5．1工作内容和步骤
a掌握家底，全方面统计各门类多种载体档案数量，
b做好当年各门类多种载体档案接收移交、判定、销毁、保管期限数量统计和密级档案数量统计。
c做好档案日常借阅人次和数量统计。
d做好档案复制、修改、复印、数量统计。
e做好档案发挥效益情况统计。
f每十二个月要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。
g常常开展统计分析，了解动态，不停提升级案管理水平。
5．2质量要求
a统计工作要做到正确、立即、科学和连续。
b统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出多种统计要求。
c各类目录和帐册登记要字迹清楚，统计正确，做到帐物相符。
6 编目和检索
6．1工作要求：编目和检索是相互关联，编目工作是编制检索工具依据。
具体要求：
a经过编目工作反应整理结果，固定排列次序，
b经过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。
6．2工作内容和步骤
a编制卷内目录。
b编制案卷为单位总目录。
c按内容性质和关键程度编专题目录和关键文件目录。
d依据工作需要，编制其它多种目录，卡片和索引。
6．3质量要求：检索工具要标准规范，书写清楚，正确，便于查找。
7提供利用
7．1工作内容和利用形式
以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采取多个利用形式和方法，开发和直接提供档案为各项工作服务。
利用形式有：
a借阅：包含出借、阅览、送货上门、电话借阅。
b提供复制件(复印)。
c印发目录、通讯、报导及汇编材料。
d咨询服务，办展览会。
各类利用均需办理审批、登记手续，并应做好利用效果信息反馈登记。
7．2借阅步骤
出示证件(含审批证实)——查检索工具(目录或卡片)——库房查找一一借阅登记——归还验收注销——入库房。
7．3质量要求
a提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。
b熟悉档案内容和存放位置，能快速、正确地提供利用。
c档案利用要符合保密和安全要求。
7．4借阅标准：
要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导同意后方可借阅，借出后不得复印，用完立即交还。
8编研
8．1工作内容
a汇编档案文件
b以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。
c直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。
8．2工作步骤
a选题：依据档案资源，社会需求和编研力量而定。
b取材：素材选择和材料考订(正确性、真实性和有效性)。
c素材加工，辅文编撰：确定体裁，加工格式，加工规范，正文加工和辅文编撰。
d总纂和审校：核校、总纂、审查、同意。
e印制公布。
8．3质量要求
a要尊重档案原件内容，维护档案信息原貌，不得任意修改和杜撰。
b编研材料和信息内容要含有适用性和优异性。
c紧密结合客观需要进行编研。
附：档案管理工作程序、工作内容和质量要求。
档案员岗位责任制
一、认真学习宣传落实实施《档案法》和上级颁发相关档案工作法规、条例、标准、规范、制度等
二、做好档案搜集、整理、保管、判定、统计和利用工作。
二、对文邯处理利业务部门文什材料立卷归档l：作进行指导利监督。
四、立即进行档案判定工作，对已超出保管期限档案提山存毁意见。
五、开展编研和计算机管理小作，开发信息资源，编制必需检索工具和参考资料，做好档案开发利用借阅服务工作。
六、档案部门必需落实实施党和国家保密、保卫制度，确保档案机密和安全。认真落实实施档案执法监督、检验工作。
七、主动帮助指导文书处理和兼职档案职员作，办理完成单位领导交办其它相关档案业务工作。
兼职档案员职责范围
一、兼职档案员在企业总经理领导下，负责督促检验和帮助指导各部门在业务工作中所形成文件材料(包含图纸、照片、声像、软件等)搜集、积累、整理和归档工作。
二、负责本部门处理完成文件材料，根据所要求各类文件材料归档要求和归档范围(1～5)进行搜集、整理，确保文件齐全、完整。
三、兼职档案员要定时检验各项工程中间形成材料保管、安全和参与结果判定、工程项目完工验收、设备仪器开箱验收等。
四、负责将本部门应归档文件材料，文件在第二年上六个月向综合档案室归档。科研、工程、设备均在项目判定、完工，设备开箱验收后按要求期限内归档。声像、照片档案于一次会议或一项活动结束半个月内归档。
兼职档案员在档案业务上受综合档案室指导，并参与行业相关档案专业法规文件学习等活动。
档案归档制度
一、坚持档案统一管理标准，认真实施档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。
二、 归档文件材料必需齐全完整、正确，保持文件材料之间有机联络，区分保留价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。
三、各类文件材料归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时问均按各类文件材料归档要求和归档范围(1～5)要求实施。
四、归档份数，通常归档一份，关键或利用频繁文件材料归档二份(如发文、打眼文件等)。
五、凡归档文件材料，必需符合档案材料归档要求，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必需用碳素或兰黑墨水书写。
六、文件和电报按其内容联络合并整理立卷。
档案管理制度
一、 档案库房必需坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”方法，做到办公、阅览、库房三分开。
二、 永久、长久保管档案要定时检验，发觉破损和字迹模糊立即修补和复制。
三、 定时对已超出保管期限档案进行判定和销毁。
四、 档案部门应在文书或业务部门立卷基础上，根据文件材料归档、立卷要求进行分类、整理、保管。
五、 建立档案统计制度，对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
六、 档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。
档案保密制度
一、 档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必需严格实施遵守国家《保密法》和保密制度、守则。
二、 档案在立卷归档、整理保管、判定销毁、提供利用等各个步骤中注意保密。
三、 档案收进、移出必需建账登记，做好帐档相符。
四、 不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯相关保密要求，不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。
五、 档案提供利用、复印、摘抄，应依据秘密等级，经对应主管领导同意，并办理要求手续。
六、 凡发生丢失、泄密问题时，应立即向主管领导和保密委员会汇报。
七、 含有牢靠门窗和防盗报警装置。
档案库房管理制度
一、 非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。
二、 班前班后认真检验门窗，发觉问题和可疑情况立即汇报。
三、 安全使用电器设备，定时检验消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。
四、 档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。
五、 重大节假日，认真对库房进行安全检验，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。
六、 档案库房应有专员负责安全、卫生及库内温、湿度观察和统计工作，并依据库房要求，采取方法常常调整库房温、湿度。
七、 档案库房应定时进行检验并做好检验统计，发觉问题立即采取方法给予处理。
八、 档案管理人员应对自己所管理库房保持整齐清洁，每七天打扫不少于三次，周未要全方面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，，工作(防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮)。
档案借阅制度
一、 凡来查阅档案者，外单位必需持单位介绍信，经主管档案工作领导同意后方可查阅，本企业职员必需办理登记手续，但不得查阅和本人无关档案。
二、 因工作确需查阅涉密文件和本职员作以外档案文件材料时必需经企业主管领导同意，严格办理登记借阅手续。
三、 查阅档案文件通常在档案阅览室查阅，如因特殊情况必需借出时，要经主管领导同意，但必需限期归还，并注销登记手续。
四、 查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标识、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。
五、 凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》相关条款处理。
六、 本企业所借阅人员在办理调离或离、退休时，必需将文件、档案全部归还。
档案利用效果登记制度
一、 档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果记录表。
二、 借阅者应认真填写档案利用效果记录表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益要有部门领导认可。
三、 档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好档案利用中、长久效果。
四、 技术人员和管理人员有重大档案利用效果实例，应随时向档案部门汇报，通常档案利用效果由档案人员逐项统计，十二个月向主管领导和上级相关部门汇报一次。
库房防火制度
一、 认真落实“预防为主、防消结合”方针，做好消防安全工作，保一方平安。
二、 学习消防法规及消防知识，不停增强防火意识。职员应做到 “三懂三会”。即：一知道本岗位生产过程中火灾危险性，会报警；二知道预防火灾方法，会使用灭火器材；三知道扑救火灾方法，会扑救早期火灾。
三、 严禁在含有火灾危险场所动用明火。确因工作(生产)需要时，必需按相关要求申报同意后，并有专员负责，采取严密消防方法，以确保安全。
四、 严禁私接电线，私自使用电炉，和使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必需做到人离电关。
五、 对电气设备要常常检验，发觉电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必需立即维修更换。
六、 消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，依据情节分别给照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。
七、 任何单位和个人发觉火灾全部有义务快速报警，并主动参与补救。
八、 常常进行防火白检，立即阻止和纠正违章行为，预防和消除火险隐患。
九、 本制度从要求之日起实施。
档案统计工作制度
一、 统计工作是档案部门基础任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提升级案科学管理水平，含相关键意义，必需认真做好。
二、 明确专员负责、统计，依据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计正确、立即。
三、 每十二个月对档案工作基础情况必需进行统计，上六个月一次，下六个月一次，整年上报档案工作综合报表。
四、 建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案收进移出、案卷数量、利用等情况立即正确地进行统计。
档案计算机房管理制度
一、 计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定计算机操作人员(含儿女)严禁入内，操作人员也不得私自将计算机借予她人操作。
二、 通常档案相关数据(磁盘、打印纸等)，应由领导指定专员负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。
三、 操作人员提升警惕，严格实施保密纪律和相关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。
四、 工作人员要保持机房内清洁卫生，严禁吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。
五、 不许在机房会客，接待参观人员必需经室领导同意。
六、 不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。
七、 外来软盘必需以计算机人员查病毒后方可使用。
八、 计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好工作状态，定时观察电源、电压等，发觉问题立即汇报并协调处理。
底图管理要求
一、 底图关键用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须推行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。
二、 我企业原始统计、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清楚整齐，方可接收。 三、底图归档后通常不许可更改，需要更改时，须经相关领导同意后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。
四、 接收归档底图应立即清理，按图纸部件逐一整理(修补、摺边、扎边)，然后进行登记上帐。装袋贴卡，方便利用。
四、 对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。
测绘生产和结果保密管理制度
依据《中国测绘法》及相关法律、法规，为了加强对领取、使用和保留属于国家秘密测绘结果管理工作，制订以下制度：
第一条 测绘结果是指有密级基础测绘结果和专业测绘结果，包含多种保密测量数据、图件、航片等。测绘结果根据国家保密法规进行管理。
第二条 使用和保留保密测绘结果，依法行使管理、监督和查处违法违规行为。
第三条 测绘结果保留应符合国家相关要求，应加强对领取保密测绘结果保管。存放室要有安全防范方法；测绘结果要做到专员专柜保管，使用后必需立即放回存放室；严禁随意将保密测绘结果乱扔乱放；资料外用必需推行签收手续，做好登记，预防结果资料遗失、损坏。
第五条 测绘结果不得私自复制、转让。结果资料转借必需经使用单位领导同意，保管人员做好登记签收手续。
使用单位如发生保密测绘结果遗失、损坏，应立即书面汇报测绘主管部门，接收处罚。
第六条 测绘结果确需公开使用，必需根据国家要求进行解密处理。
第七条 测绘结果保密检验
(一)领取、使用和保留保密测绘结果单位每十二个月应对结果资料进行一次自查，发觉问题立即处理。检验结果书面测绘管理部门及相关保密工作机构。
(二)认真学习相关法律法规。资料室(柜)要有安全防范方法；专员管理和建立资料外出、收回登记制度；不得私自复制、转让、转借等行为和遗失、泄密等现象。
第八条儿私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》相关条款处理。
档案资料工作管理制度
一、 档案资料判定工作是档案管理一项关键工作步骤，为了使我企业档案资料判定工作准期正常进行，特制订本要求。
二、 成立由总工办等组成档案资料判定工作领导小组，领导小组组长由总工担任；组员由相关部门科技人员和档案管理人员组成。
三、 档案资料判定工作每十二个月一次，具体时问由档案室提出计划。
四、 档案资料判定内容：
1． 归档未判定过档案；
2． 保管期限已达成要求时间档案；
3． 虽未超出保管期限，但长久无人利用档案资料；
4． 需要调整或确定密级档案资料；
5． 其它须要进行判定档案资料。
五、 判定工作任务
1． 确定档案资料保管期限；
2． 对档案资料案卷质量进行评定，对不完整、不正确档案提出修改补充意见；
3． 对不需要密级调整档案资料进行调整；
4． 已到保管期限，又无保管价值档案资料剔出来，准备销毁。
5． 档案管理人员每两年列出档案资料清单，报判定领导小组；
6． 对销毁档案资料，要造具清册，提出销毁汇报，经判定领导小组长审批，方可实施；
7． 销毁档案资料时，鉴销人员要到场，严格实施保密要求。