自动化工程公司员工出差管理规定样本.doc

XX自动化工程 文件编号 MD/DS-11
管 理 文 件 版 本 号 2.0
标题: 职员出差管理要求 页 码 1/3

一、职员因公到深圳市以外地方工作，按本要求办理出差申请和报销差旅费手续。
二、职员出差应由所属部门领导（即总监或总经理，下同）派遣，出差人出差前编制《出差计划》，并交部门领导审查（部门领导由总裁审查），经同意后由部门秘书立案，再凭同意《出差计划》到财务借款、到人力资源部办公室预订车船机票，按《出差计划》行程办事。
三、职员出差改变行程或途中处理私事时应向部门领导请示经同意后方可。办私事期间按事假处理，无出差补助。非因公绕道、或未经同意改变行程按最短路径报销费用。
四、职员出差中午12点以后出发、或中午12点以前抵达、或出差时间不足4小时，当日按出差0.5天报销，均以票面出发、抵达时间为准。
五、职员出差通常应乘船（三等舱）、火车（硬卧）或汽车前往出差目标地，特殊情况经部门领导同意后可乘飞机（经济舱），报销时部门领导应在机票上签字。
六、总监、总经理及以上级她人员出差可乘飞机（经济舱），可由企业派车接送到车站、港口和机场，无特殊情况时，其它职员出差企业不派车接送。
七、出差人抵达目标地后应立即向部门秘书汇报出差住处、联络方法和联络时间，离开出差地或返回企业时应征求部门领导意见后成行。
八、出差人结束出差后应立即向上司汇报出差情况，并在一周内将出差文件或资料交秘书存档，报销差旅费和其它出差费用，归还备用金。出差时间超出30天还应将当月差旅费用寄回企业报销。未按时报销差旅费和归还备用金直接在其工资中扣除，并不再续借备用金。
九、报销差旅费用时将《出差总结》、《差旅费报销单》和《费用报销单》同时交部门领导审核（部门领导差旅费报销交总裁审核），由职能部门分管特殊费用还应交其它职能部门登记审核（比如：培训费交人力资源部，采购运输费交计划供给部，等等），然后交财务会计核实，财务经理同意。超标准、超计划、计划外特殊费用交总裁办公会同意。报销完成后将《出差总结》交部门秘书存档。
十、差旅费包含长途交通费、住宿费和出差补助。差旅费使用《差旅费报销单》报销。
十一、长途交通费包含火车、汽车、轮船和飞机票价、交通保险费、机场建设费、订票服务费、行李托运费/搬运费等。长途交通费凭票据实报销，票面应标有日期、时间和起止地点。不报销同城市内交通车费和异地长途出租小汽车车费。
十二、住宿费包含房价和和住宿相关治安保险费、行李寄存费等。房价按限额标准凭票据实报销，超标自负，欠标不补，和住宿相关费用凭票据实报销。房价限额标准见附表。

XX自动化工程 文件编号 MD/DS-11
管 理 文 件 版 本 号 2.0
标题: 职员出差管理要求 页 码 2/3
出差地点 董事、总裁 总（副）监、事业部 正式投标签约 通常出差职员
事业部总经理 副总经理、总工程师 职员
职能部门经理
在港澳地域 80港元/天 50港元/天 50港元/天 30港元/天
在省级、地域级城市 50元/天 40元/天 40元/天 20元/天
在县级城市、施工现场 25元/天 20元/天 20元/天 10元/天
备 注 不超出3天
住宿地点 董事、 总裁 总（副）监、事业部 正式投标签约 通常出差职员
事业部总经理 副总经理、总工程师、 职员
职能部门经理

在港澳地域 400港元/天(280) 300港元/天(210) 300港元/天 200港元/天(140)
在省会市、地域市 250元/天(175) 200元/天(140) 200元/天 100元/天(70)
在县级及以下地域 150元/天(105) 100元/天(70) 100元/天 70元/天(49)
备 注 不超出3天
住宿票据应有入住/离店日期。同一出差住宿地超出15天（含15天）按核定标准70%实施（表中括号内数据）。同性别两人或三人住宿按核定标准70%实施。无住宿发票者按核定房价标准30%给住宿补助，但已由她方提供无偿住宿者不给住宿补助。

十三、出差补助包含膳食补助、通讯补助、交通补助。但已由它方提供无偿膳食、交通者不给膳食、交通补助。其中：A）出差膳食补助标准为50元/天；B）出差通讯补助标准按《职员通讯费管理要求》实施；C）同城市内交通按附表标准补助，不另报销同城市内车票。

十四、出差港澳人员：往返一次补助长途车交通费100港元/天。膳食补助标准为100港元/天，通讯补助标准为30港元/天，住宿标准和市内交通补助标准分别见第十二条和第十三条。
十五、除总监、总经理及以上级她人员外，其它职员因接送用户需要或特殊任务要乘坐出租小汽车，必需在出租小汽车票上注明时间、起/止地、原因事由、实际金额，报销时由部门领导、财务经理在车票上签字后凭票据实报销，并扣除当日交通补助。
十六、深圳市内（含关外）办事凭票据实报销市内交通费，通常不报住宿费，无出差补助。需常常到市内办事职员月末一次报销，并提供办事具体清单交部门领导核实签字。
十七、因公出国按财政部、外交部《相关临时出国人员费用开支标准和管理措施要求》实施。

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十八、出差中发生其它费用使用《费用报销单》报销，包含招待费、会议费、资料费、零星材料
采购费、劳务费、礼品费等。全部其它出差费用应由经办人事先计划申请、同意人事后查对签字方可报销。计划外费用交总裁办公会同意。
十九、招待费按计划限额使用，凭票据实报销。招待费申请和报销由部门领导审批（部门领导由总裁审批），报销时由证实人在发票上签字，并在出差总结上注明招待日期、被招待人、事由和产生效果。
二十、会议费按出差计划或会议计划预算实施，发票由会议证实人签字证实后凭据报销。
二十一、资料费发票到经管办资料室登记核实签字后凭据报销，资料交资料室归档。
二十二、零星材料采购费参见《K3系统采购管理实施要求》。
二十三、劳务费由经办人考评、项目责任人核实签字，凭劳务收据报销，按天记薪临时工应提供临时工考勤表，委托包工应提供用工协议或协议。
二十四、礼品费申请和报销由部门领导和人力资源部主管共同审批，发票由证实人签字，凭发票报销。未经人力资源部同意礼品费不予报销。每三个月由人力资源部汇总各部门礼品费，交部门内部董事会立案。
二十五、全部报销票据、票额、时间、事由必需真实、正当，一经查出不实票据，按票额10倍对经办人和审批人罚款，并向全企业通报。
二十六、其它文件要求如和本文有冲突，以本文件为准。
二十七、本要求由财务部监督实施，自11月1日起生效。

参考文件：《职员通讯费管理要求》、《K3系统采购管理实施要求》
表格：《出差计划》

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