行政管理手册.doc

办公室岗位职责

1. 协助经理工作。
2. 负责打字、文件存档、对外宣传及其他内勤工作。
3. 负责会议及培训记录工作。
4. 负责办公用品采购、领取、分发及保管工作。
5. 接收来信、来函、文传、传真等往来文书，并进行分类、登记和传递工作。
6. 保持办公室清洁。
7. 负责客访预报、来访接待、对外联络等工作。
8. 完成领导交办的其他工作。

行政文员主要工作实施细则

序号
工 作 内 容
要 求
1
管理处公章管理
根据内容向上级领导请示，做好盖章的登记工作。
2
员工档案
员工各种证件资料齐全 。
3
员工入职及离职
做好新进员工的入职及离职员工手续办理。
4
员工统计月报
每月28日前将管理处现有人员数量及本月新入职员工和离职员工数量，按部门进行统计并汇总。
5
员工考勤
根据公司要求上报员工考勤，每月5日前将员工打卡异常情况（包括罚金）及病事假出报表并公示于北便门打卡处。
6
巡更记录
每月5日前将各部门巡更异常情况出报表并公示于北便门打卡处。
7
员工仪容仪表检查
要求每天至少检查一次，做好检查记录。
8
工作总结的收取
每月28日前将各部门工作总结收取到位。
9
固定资产季报
每季度第一个月10日前上报上季度固定资产盘点情况。
10
小区扎点户费用的催交
根据小区现有扎点户及交费期限进行催交（交费情况在客服收费处查看）。无特殊情况，不得出现欠费。
11
各部门经费月报
做好各部门经费使用台帐，每月28日前将各部门经费使用情况进行月报，包括本月收入、支出及余额。
12
办公室部门经费返点
每月15日前将办公室部门经费情况与财务核对，办理好返点签字等手续。
13
会议纪要
每次会议后两日内将会议纪要打印完毕，并按要求发放至参会人员手中。
14
文件资料管理
做好公司存档各类文件资料及电脑资料，分类存放，查阅方便快捷，做好收发文记录工作。
15
后勤保障
于每月15日前完成办公用品、劳保等物品的购买
16
通勤车卡的办理
依据财务票据，并核实办理通勤车真实性，正常情况在当日内完成办卡工作。

2008年10月14日
文书管理制度
1． 公司公文处理主要包括：公文的形式，公文的办理，公文的归档和公文的销毁。
2． 公司公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密；注重实效，保证时效。
3． 公司公文处理，必须严格遵守和执行国家的保密法规，做到安全保密。
4． 公司公文根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用，主要分为：通知、决议、决定、指示。
（1） 决议：凡经过会议讨论能过，要求各部门贯彻执行的事项，用决议。
（2） 决定：对某些重在事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”。
（3） 指示：向各部门下达任务指标和部署工作，阐明所下达任务和部署工作的指导原则、要求或措施，用“指示”。
（4） 通知：发上级机关、不相隶属机关和批转各部门的公文，用“批示性通知”。要求各部门知道、办理或执行的有关事宜，用“一般性通知”。对各部门某一项工作有所指示和安排，用“指示性通知”。公司召开重要会议，需要提前通知与会各部门或个人，用“会议通知”。转发上级机关有关任免事项或公司任免聘用干部，用“任免通知”。
（5） 通报：向各部门传达上级重要精神、通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表扬先进，批评后进等，用“通报”。
（6） 报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问等用“报告”。按内容可使用“传达报告”、“+综*合报告”和“总结报告”；按时间可使用“年度报告”、“季度报告”、“月份报告”和“工作进展报告”等。
（7） 请示：请求上级机关对某些重要工作或重要问题做出指示、答复和批示的事项，用“请示”。
（8） 批复-批准或签复各部门请示的事项，用“批复”。
（9） 会议记录：记载或传达会议重要精神和议定事项，用“会议纪要”。如下发执行，应加写“通知”。
5． 公文格式，包括公文的组成项目及其标识位置，公文的书写、字体、用纸的规格的样式等。
（1） 公文的组成项目，包括发文机关标识、发文字号、公文份号、秘密等级、签发、公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、署名、印章、程文日期、发文（传达）说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办单位和来联系人，页码等项目。
（2） 发文字号，由发文年度、发文机关代字和发文顺序号组成，标注在公文首面左上方或发文机关标识下方。
（3） 公文份号，是公文印制份数的顺序编号，标注在公文首左上角。
（4） 秘密等级，按照国家保密法规划分，秘密公文的等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，标注在公文首面右上角。秘密等级由发文单位根据公文内容所涉及党和国家机密的程序来划定，并据此确定传递方式，以保证机密安全。
（5） “请示”，“报告”，应在发文字号右侧标注“签发”公文的领导姓名，根据需要标注“已阅”公文的领导姓名。
（6） 公文标题，应准确、简要地概括公文的主要内容，它由发文机关、事由和文种组成。
（7） 主送机关，是指接受、办理或执行公文的机关，主送机关一般在公文标题左方正文之前第一行项格书写。计划、报表和规章、条例等法规性公文，不写主送机关，可在发送或发表时另加一个通知或公函。
（8） 公文正文，是公文的主体部分，用来表达公文内容，在主送机关下方第一行空两格书写。
（9） 无正文说明，是指公文署名和章节与正文不同一面时，应在公文署名和印章上端左侧标注：（此面无正文）。
（10） 公文附件，是附属于正文的文件材料，是某些公文的重要组成部分，作为正文的补充说明或参考材料。公文如有附件，应在正文之后，发文件机关署名之前，注明所附材料的顺序和名称，并将附件依次附在主件后面，不得只写：“附件如文”或者“只写附件X件”
（11） 公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方。发文单位署名应写明全称或规范化简称。领导署名应写明职务、姓名，一般由正职领导署名。
（12） 印章必须与署名相符。发文单位署名的公文，印章盖在单位的正中位置，上不压正文，下不压成文日期。领导署名的公文，印章盖在姓名的右侧；使用领导签名章的公文，只写职务，不写姓名，签名盖章在职务的右侧。
（13） 成文日期，一般以领导签发或会议通过的日期为准，如因特殊情况延误时间，可以印发时间为准。成文日期要完整写出年、月、日，标注在发文单位或领导署名下方。
（14） 发文（传达）说明，表示公文的下发，传达范围和使用规定，根据需要确定。
（15） 公文内容涉及两个以上部门职权范围的问题，主办公文的部门应事先与有关部门协商，取得一致意见后再正式行文。经协商意见难以一致而必须上报总经理的，上报时如实写明不同意见和理由。
（16） 公司下发的公文，主送范围必须与执行单位一致，需要了解情况的单位可列为秒送范围。
（17） 请示的公文要逐级上报，因特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应说明理由并报总经理，一般情况下不得越级行文。“请示”应该一文一事，不得在“请示”公文中附有报告事项，或在“报告”公文中附有请示事项，或写成“请示报告”。“请示”只上报上级机关，不得下发。
（18） 公文除特殊情况以外，一般要以公司名义行文；除上级领导直接交办事项或特殊情况外，公文一般不要直接上报领导个人。
（19） 公文的重点要突出，观点要鲜明，理论要清楚，方字要精炼，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明，结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”，第三层为“1”第四层为“①”。
（20） 人名、地名、时间、数字、引文要准确无误，符合规范，引用其他公文必须写明该公文的发文机关、标题、发文字号和发文时间。
（21） 公文中的数字，除成文日期、专用称谓、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名称作为词素的数字必须是与汉族外，其他均使用阿拉伯数码。
（22） 必须严格按照公司公文格式，正确使用公文种类，凡不符合公文要求的公文，应退回行文部门，并要行文部门按公文格式重新上报。
（23） 公文文稿在呈现送领导审批签发之前，负责起草公文的人员要发挥极端负责的工作作风，公文进行校对。校对的重点是：公文的基本内容和观点是否符合党的路线方针政策和上级的指示精神；文字表述、文种使用、公文格式、数字运用等是否符合本制度的有关规定。
（24） 公文文稿须经领导审批签发后方能正式行文。
（25） 草拟和签署公文，一律使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔，并注意不要在文稿装订线书写，以使公文符合存档要求，以便长期保存。
6． 公文办理，主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等五环节。
（1） 登记公文，应将公文的标题、密级、公文字号、来文机关、份数、收发时间及办理情况等，逐项记载清楚，以便今后核查，收回和销毁。
（2） 分发公文，应按照公文内容和报送范围，及时分送领导或有关部门，需收回的公文，在领导批阅或有关部门传阅后应及时收回的公文，在领导批阅或有关部门传阅后应及时收回存档。
（3） 承办公文是指接受办理各部门请示的公文和其他需要批复的公文，以及转发、翻印的公文等。
（4） 承办请示的公文，凡属业务部门权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经总经理审批或会议决定后，再批复呈文部门；重要事项和重要问题的“请示”，可直接送总经理审阅后批复。
（5） 凡转发公文，转发部门要在被转发公文前面加些“通知”，说明转发的目的和要求，如要求受文部门“参考”、“参阅”、“参照执行”等。转发通知的主题词在公文尾部分，标注在被转发公文的末页下端，绝密公文，一般不得翻印、转发，如必须转发应报经制发机关批准。
（6） 翻印是级机关的机密公文，应报经制发机关批准。翻印的公文，应在末页端标注翻印名称，翻印时间和份数，在时间后边表明“翻印”字样。
（7） 承办公文部门要提高办文效率，及时催办，避免延误。
（8） 印制公文要遵守时限要求，执行公文格式的规定，做到文面清晰，字体、用纸规范。
（9） 传递秘密公文，应按照有关规定，确保公文传递迅速、安全。
（10） 利用传真系统传递秘密公文，必须采用加密装置，否则，一律不得传送。字迹易退色或易消失的公文传真件，应复制后再办理，以便长期保存。
（11） 使用复印机复制秘密公文必须建立审批、登记制度。公文复制件由复制部门加印记，按正式公文管理。
7． 公文档案管理
（1） 公文办理完毕，要将有关材料收集齐全，及时整理立卷，指定专人妥善管理。
（2） 联合办理的公文，原件由主办部门立卷存档，其他部门保存复制件。
（3） 凡需归档的公文，原件由主办部门立卷存档，其他部门和个人不得保存。
（4） 凡不需要归档保存的公文定期销毁。
（5） 电报和传真由各部门自行管理，指定专人负责收发、登记、归档。
（6） 个部门收发人员收外来电报或传真时，应立即编号再将文件呈报部门负责人核阅分类并指定经办人后，将文件交经办人办理。
（7） 电报或传真文件原则上最迟应在文件收到第二日内办理，并且将文件送还收发人统一归档。收发人员如发现文件有超过二日以上未经办理的，应立即催促其尽快办理。
（8） 凡寄到公司有姓名的私人信件应交其本人拆封，公务信件上注明“机密”字样的，由办公室文任拆封，如属政府机关公务文书，在教收发人员依照本办法规定办理。若主管级以上出差或请假时，收发人员应送其职务代理人判断是否拆封。

收发文制度
1． 公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、传递、归档、销毁等程序。
2． 收文由办公室签收登记。领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
3． 公文登记后，办公室根据领导的批示，转交主要负责人传阅。如需转交有关部门阅办，应由办公室文员进行登记，签收后送交。
4． 各部门或个人对承办的公文必须认真、负责，按规定期限讯速办理，不得拖延积压。
5． 各部门均应遵守公文的催办制度。负责办理公文的人员对自己经手处理的公文，应有落实，有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
6． 公文办完后，应根据文书立卷，归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
7． 管理人员调动时，应将文件清理移交，凡参加会议带回的文件应及时送办公室登记保管。

文档借阅规定
1． 借阅文档，必须在文档借阅登记簿登记；秘密级以上的文档须经领导批准。
2． 案卷不得借出，只供在档案室阅；未立卷的文件及资料可借出。
3． 借阅期限不得超过两星期，如需再借，应办理续借手续。
4． 借阅文档的人员必须爱护文档，要保证文档的安全与保密，否则，按违反保密规定追究当事人责任。
5． 借阅的文档交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或捐坏，应立即报告领导。
6． 外单位借阅文档，应持有单位介绍信，并由经理批准方能借阅。但不能带离档案室。
7． 外单位摘抄卷内文档，应由经理批准；对摘抄和材料要进行审查，签章。

文档管理制度
1． 随时收集办理完毕的文件，资料分类存放，经检查齐全后，整理立卷归档。
2． 文档的分类为：
（1） 人事档案，业主档案；
（2） 产权资料，技术资料；
（3） 集团下发文件；
（4） 物业公司、管理部印发文件；
（5） 有关上级主管单位发文。
3． 文档的整理、归档、销毁应严格按照集团档案管理制度执行。
4． 档案保管期限：
（1） 一列档案资料应长期保存：
① 法律法规； ②人员任命书； ③记帐凭证； ④财务报表；
⑤设备图纸和台帐； ⑥竣工及验收图纸和资料
⑦合同； ⑧大修改造资料。
（2） 下列档案可短期保管：
①各种运行记录； ②检查记录；
③外来文件； ④登记表、回访记录。

保密制度
1. 本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
2. 本规定的修改与废止,由办公室提议,公司总经理决定后实施。
3. 本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。
（1） 关于公司的重要政策或计划；
（2） 关于人事问题；
（3） 关于重要会议的讨讨事项；
（4） 关于业主或租户的档案资料；
（5） 契约、协定或根据协商而决定的事项；
（6） 规定、命令中特别指定的事项。
4． 机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种：
（1） 秘密，不能向部门经理及主管，以及业务上相关人员以外者公开。
（2） 公司内部秘密，不能向公司以外公开。
（3） 秘密，不能向部门经理及主管，以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
5． 机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的经理负责，但公司总经理可以命其变更。
6． 机要文件或机要事项由该业务经理负责印制和传达。
7． 机要文件由其制发部门制成正本、副本两份，一份由制发部门分门类加以保管，另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。
8． 机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。
9． 公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
10． 机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在规定的发文簿上记载复制件的去向。
11． 秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的经理负责，请专人进行分发和传送，但必须履行规定的手续。
12． 机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定一定的时间，由所管理负责销毁。
13． 凡违反本规定者,由总经理办公会讨论处理。

印章管理制度
1．印章使用规定
（1）公司对政府行政事业单位、税务、金融、公司团体以公司名义的公文，证明文件，公司内部公文（不包括部门公司）盖公司章。
（2）对外的技术公文，盖部门业务专用章。
（3）公司各部门发出公文，盖部门章。
2．印章的监管
（1）公司公章，合同专用章由专人保管。
（2）各部门专用章由部门领导保管。
（3）使用印章时要十分审慎，要求每次用印要履行批准手续，并进行登记。
（4）用印时首先应检查是否有批准人批准签字。
（5）应审阅了解用印内容，不可不看内容就盲目性盖印,同时,还要检查留存材料是否完全。

员工行为规范
为了创造一个文明祥和，秩序井然的工作环境，树立物业人的良好形象，要求全体员工在管理、服务过程中，严格按照本章的内容去执行，以确保公司取得最佳社会效益和经济效益。
1． 员工守则
（1） 遵守国家政策法令、法规，遵守市行为道德规范，遵守本公司一切规章制度。
（2） 办公室要求如实填写各类表格，提供有效证件，不得有隐瞒或造假。
（3） 按照本公司培训工作的要求接受业务指导、各类培训及考核。
（4） 服从领导、听从指挥、团结同事、互相互助，按时按质完成各项工作任务。
（5） 严格遵守劳动纪律，按质量标准要求开展工作，作业场所禁止无关人员逗留。
（6） 讲究社会公德和职业道德，严守公司机密，廉洁奉公，维护集体利益和公司声誉。
（7） 爱护公物及公用设施，自觉维护和保持环境卫生。
（8） 勤俭办公，节约用水、用电，杜绝一切浪费现象。
（9） 衣容整洁、精神饱满、待人热情、文明用语。
（10） 关心企业，主动提出合理化建议，发扬企业精神，为企业作出贡献！
2． 工作态度
（1） 服从领导——不折不扣地服从上级的工作按排及工作调配。
（2） 严于制收——坚守本职岗位，不得擅自离岗、窜岗或睡觉。
（3） 正直诚实——对上级领导、同事和客户要以诚相待，不得阳奉阴违。
（4） 团结协作——各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地解决困难。
（5） 勤勉高效——发扬勤奋踏实的精神，优质高效地完成所担负的工作。
3． 服务态度
（1） 礼貌——这是员工对客户和同事最基本的态度，在任何时刻均应使用礼貌用语，“请”字当头，“谢”字不离口。
（2） 乐观——以乐观的态度接待客户。
（3） 友善——“微笑”是体现友善最适当的表达方式，因此应以微笑来迎接客户及与同事相处。
（4） 热情——尽可能为同事和客户提供方便，热情服务。
（5） 耐心——对客户的要求应认真、耐心地聆听，并尽量的不违背本公司规定的前提下办理。
（6） 平等——一视同仁地对待所有客户，不能有贫富之分，厚此薄彼。
4． 仪容仪表
（1） 员工不保持衣冠整洁，按规定要求着装，并将胸卡端正地佩戴在口袋。
（2） 任何时候，应在工作场所穿短裤、背心、拖鞋。
（3） 皮鞋要保持不干净、光亮、不准钉响底。
（4） 男员工应每日不修剪胡须，发盖耳遮领，得剃光头；女员工头发应梳理不整齐，做怪异发型。
（5） 面部、手部不能必须保持干爽清洁，女员工得浓妆艳抹，并使用味浓的化妆品，留长指甲（应长于指头2毫米）和涂有色指甲油。