营销中心办事处管理手册样本.doc

***企业营销中心

办
事
处
管
理
手
册
分目录
第一部分：办事处设置及岗位责任体系………………………………2
第一章　办事处机构定位…………………………………………2
一、办事处机构性质…………………………………………2
二、办事处机构职能…………………………………………2
三、管理总则…………………………………………………2
四、岗位基础标准……………………………………………2
五、办事处组织结构设置……………………………………2
第二章　办事处岗位责任制度……………………………………3
一、办事处经理岗位职责……………………………………3
二、业务经理岗位职责………………………………………4
三、内务主管岗位职责………………………………………4
四、统计员岗位职责…………………………………………5
五、开单导购员岗位职责……………………………………5
六、仓管员员岗位职责………………………………………6
七、储运员岗位职责…………………………………………6
八、司机岗位职责……………………………………………6
第二部分：办事处管理体系……………………………………………8
第一章　办事处系统管理制度……………………………………8
一、例会制度…………………………………………………8
二、考勤制度…………………………………………………9
三、办事处工作制度…………………………………………10
四、办事处办公设备使用制度………………………………11
五、办事处车辆管理制度……………………………………11
六、办事处保密制度…………………………………………12
第二章　办事处销售目标计划管理………………………………12
一、月度销售计划编制依据………………………………12
二、销售计划编制、修改和确定……………………………12
三、销售计划实施情况考评………………………………13
四、销售目标计划管理步骤…………………………………13
第三章　办事处物流仓储管理……………………………………14
一、仓库管理制度……………………………………………14
二、订货发货管理制度………………………………………15
三、办事处调货管理制度……………………………………17
第四章　人事管理制度……………………………………………18
第五章　财务管理制度……………………………………………19
***企业营销中心
办事处管理手册

第一部分：办事处设置及岗位责任体系

第一章　办事处机构定位
一、 办事处机构性质
营销办事处是***营销中心二级操作平台。严格遵守企业各项管理制度，接收企业销售计划部直接领导，完成企业下达综合市场营销目标；作为销售收入中心和费用中心，负担对应经营风险责任。

二、 办事处机构职能
在企业营销政策和要求指导下，依据本区域市场具体特点，制订适用市场策略和管理方法；对营销中心下达销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；计划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立用户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端市场信息平台功效。

三、 管理总则
办事处管理应纳入营销中心管理系统，职员思想和行为必需符合企业和营销中心要求和规范；明确分工、职责和权限，实施激励考评制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效管理体系。

四、 岗位基础标准
各岗位人员当接到上级主管命令实施任务时，不管任务完成是否全部要在4小时之内进行复命。在要求时间内完成任务，从完成任务时计4小时之内必需通知上级主管已完成任务。
在实施任务过程中，发觉此任务确实有不可克服困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接收任务，有突发事件发生或一些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。

五、 办事处组织结构设置

办事处经理（直属区域经理）

储运员
库管员
内务主管
统计员

业务经理
业务经理
业务经理

（注：在不设办事处区域内，即直属区域经理所辖不含虚线内岗位）

第二章 办事处岗位责任制度

一、 办事处经理（直属区域经理）岗位职责

任用标准：由营销中心派出
直接上级：销售计划部经理
1、 传达、分解、落实销售计划部下达企业政策和任务。
2、 对本办事处各项工作结果和经营业绩负担全部责任。
3、 主持每个月销售目标制订，报批销售计划部后分解落实，并督导实施；签发每批次订单和退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。
4、 监督业务经理填写日汇报（成功手册）和周、月工作计划制订和总结，并对其进行评审、指导。
5、 保持本辖区市场网络建设合理性和秩序性。合理布局分销商，关注通路价格稳定性，洞察估计通路危机，并立即应对；亲自对关键用户定时巡访和维护。
6、 组织建立健全用户档案，分析市场需求，判定消费倾向，提出产品改善和产品开发提议。
7、 策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评定。
8、 制订办事处费用预算计划，负责费用控制和现金收付签发及监督。
9、 组织办事处人员上岗培训及定时培训，召集办事处人员例会，立即处理职员在业务、思想动态等方面出现问题。
10、 组织制订并定时调整库存安全定额标准，上报销售计划部。
11、 负责办事处职员月度绩效考评工作。

二、 业务经理岗位职责

任用标准：由营销中心派出，或由销售计划部授权当地招聘
直接上级：办事处经理（或直属区域经理）
1. 帮助办事处经理制订销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达销售综合目标，提出促销提议。
2. 负责本辖区内市场秩序维护，关键监控价格体系、窜货现象等，帮助调解渠道冲突。
3. 建立用户档案，按计划巡访用户，进行市场调查，立即反馈市场信息，帮助办事处经理进行用户评定。
4. 填写日工作计划和总结（成功手册）、每七天工作计划和总结、每个月巡访工作计划，完成每七天工作汇报，上报办事处经理（直属区域经理）。
5. 对辖区内各级经销商进行宣传企业政策，并对经销商经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标提议,主动向经销商做新产品卖点介绍、产品宣传工作，确保新产品得以顺利推广。
6. 帮助经销商做好售后服务维修工作，处理质量问题引发纠纷。
7. 实施企业促销计划；规范终端卖场部署和产品展示，帮助经销商做好展示样品定时更换确保产品展示位置显著、突出，保持展板及产品整齐。
8. 努力争取做到卖场内有专员负责***产品销售，定时对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧指导。
9. 主动进行市场开拓，主动发展有潜质用户；注意开发并维护工程用户及大型终端卖场。

三、 内务主管岗位职责

派出标准： 由企业财务部统一选派，必需是企业信任人员。上岗前必需含有相关财务出纳、产品等方面知识。
直接上级：具体工作服从办事处经理领导，但资金业务直接向企业负责。
1. 在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款统计和催收工作。
2. 坚持信用额度控制下现金现货标准，加强现金管理，建立现金日志帐、销售收入账和应收款账，每日下班后对帐、盘点，确保帐实相符。
3. 遵守企业货款管理要求，立即回笼货款，并和企业财务查对相关财务帐目。
4. 负责办事处日常费用现金支出管理工作，按企业财务相关要求支付收讫。每个月26日前向企业报送以下统计表：A 《办事处现金日志帐目》、B 《人员考勤表》、C 《费用统计表》；D 《用户应收款月报表》。
5. 负责帮助办事处经理管理办事处职员考勤工作，并按营销中心工资表发放工资。
6. 负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，立即登记清理用户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、统计，对办事处设施、用具进行登记和发放管理及其它文档管理。

四、 统计员岗位职责

派出标准：由销售计划部派出，或由办事处经理经同意后在当地招聘，上岗前必需含有相关统计、产品和电脑等方面知识。
直接上级：办事处经理
1. 每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存统计。
2. 负责应收帐统计，每日工作结束时，对销售明细账和应收款账进行统计，和内务主管进行查对。
3. 负责办事处费用支出记账工作，于办事处周会前和内务主管进行查对。
4. 负责向销售计划部报送以下报表：A《月度销售统计表》、B《月、周订货计划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。
5. 帮助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考评数据统计，为工作总结和信息反馈提供数据。
6. 负责管理和维护电脑、打印等设备。

五、 开单导购员岗位职责

派出标准：由企业派出，或由办事处经理经同意后在当地招聘。
直接上级：办事处经理。
1、 负责门市用户接待和外埠用户电询工作，统计和确定用户订单，正确开据提货单。
2、 熟练掌握产品知识和卖点,为上门用户详尽介绍企业各产品系列，并指导用户对产品选择。
3、 接听办事处电话，做好用户、消费者反馈统计，上报办事处经理。
4、 有样品展示办事处，应做好样品展示工作，立即更换样品和上新品，树立企业形象。
5、 完成办事处经理交办其它工作事宜。

六、 仓管员岗位职责

派出标准：由企业统一选派、管理
直接上级：办事处经理
1. 负责办事处货物日常进、出和仓储管理工作，凭内务主管签字发货单据为储运员备货。
2. 做好仓储帐目管理，立即掌握动态数据，监控安全库存量，立即、正确地提供多种货物库存数据，帮助制订订货计划和库存计划。
3. 做好仓库日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物安全、完好负责。
4. 建立库存管理卡，每日对账，每七天自我盘库，每个月月底全方面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。依据流量情况立即向办事处经理提出储存结构调整提议。
5. 帮助完成办事处经理交付其它工作事项。

七、 储运员岗位职责

派出标准：由企业派出，或办事处经理按要求招聘用用
直接上级：办事处经理
1. 关键负责市内关键用户货物日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。
2. 帮助内务主管进行货款结算工作，立即结算交回企业货款。
3. 帮助市内业务代表巡访和维护用户，立即反馈市场信息。
4. 立即了解企业到货情况，组织车辆运输至营销办事处仓库，帮助入库。
5. 负责日常见户退回、更换和维修产品修复工作，做好维修统计，立即反应产品质量问题。
6. 办事处经理交办其它工作。

八、 司机岗位职责

派出标准：由营销中心派出，或当地招聘，由营销中心审批。
直接上级：办事处经理
1. 负责货物运输，包含提货、送货等业务。
2. 帮助仓管员理货和出、入库工作。
3. 车辆日常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定时填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故发生。
4. 遵守车辆管理要求，不得私自出车，服从办事处经理统一调动。
5. 办事处经理交办其它工作。

第二部分：办事处管理体系

第一章　办事处系统管理制度

一、 办事处例会制度
为使办事处各项例会有计划地纳入制度管理，特制订办事处例会制度。

(一)、晨会
1、 办事处职员天天早晨签到后，由职员轮番坐班主持晨会。
2、 晨会关键目标是简报各自当日关键工作事项；提升职员自信心，鼓舞斗志；锻炼职员讲解口才，使职员每时每刻全部保持良好心情，用心致志做好自己业务工作。
3、 会议进程为在会议主持人主持下，首先交流工作内容；其次组织大家齐诵***“十二信条”，最终，由主持人自己命题（和自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必需新鲜，感染力强，不能反复。
4、 每次晨会时间控制在15分钟左右。

(二)、当日业务总结会
1、 每日工作完成后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。
2、 由业务经理汇报一天业务工作情况，处理当日发生问题，准备并计划第二天工作，努力争取当日工作当日完成，日清日结。
3、 总结会时间控制在20分钟。

(三)、周会
1、 每七天二晚上利用2小时时间，标准上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。统计员对会议内容进行统计，记入专门“每七天工作会议纪要”。
2、 业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周业务情况，检视目标完成，讨论需要处理问题，并安排出下一周工作关键点。
3、 估计下周销售情况，制订周销售计划和周订货计划。
4、 业务工作讨论完成后，办事处经理主持学习，由职员轮番交流自己专题。

(四)、月会
1、 每个月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体职员参与。时间为晚上，4个小时左右。
2、 会议前，须完成各项上报企业统计报表和业务经理下月业务计划表，各位职员做好自己本月工作总结。
3、 会议专题为：总结30天来业务情况；职员工作述职；工作纪律和业绩完成情况进行点评；下月工作计划和目标进行分解；责任落实。
4、 会议结束后，办事处经理完成对各职员业绩考评，填写《办事处人员月度考评表》，上报企业销售计划部。

二、 ***办事处考勤制度
(一)、上班时间：

早晨
8：00
上班
8：15
晨会
9：00
出勤
下午
5：00
业务经理回办事处汇报
5：30
一天业务总结安排，准备第二天工作
　　（具体作息时间，各办事处经理按当地情况制订，并上报销售计划部）

(二)、签到
职员应在天天早晨上班时间前，在办事处签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。

(三)、出差
因工作需要出差，由办事处经理同意后到内务主管处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后立即核销，凭报销凭证确定出差之间考勤。

(四)、事假
职员因私请假，以书面汇报申请，一天内由办事处经理同意，两天（含两天）以上应上报销售计划部经理审批，由营销行政部立案。

(五)、病假
职员因病休息应有区级以上医院开据诊疗证实（病假条），不然按事假处理。

(六)、旷工
职员不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补助。

(七)、迟到、早退
职员如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。外出业务人员需早晨上班时间签到，下午业务总结会前回企业报道，如有要紧工作延迟返回时间，须立即通知办事处经理，未立即通知者视同早退。

(八)、考勤统计
考勤统计由内务主管负责，依据实际情况严格登记，作为职员考评依据。

三、 ***办事处工作制度

（一） 办事处全体职员须严格遵守企业各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给对应处分。给企业造成重大经济损失或严损企业形象者，立即除名，并负担对应经济损失。
（二） 办事处全体职员须服以直接上级领导安排，可就其指令提出合理提议，不可肆意顶撞违抗。上级职员要主动做好沟通工作，营造良好沟通气氛，不可粗鲁武断。各级职员必需明确各自权责范围，可对职责外事务提出合理提议，不可肆意干涉。
（三） 办事处全体职员须以严谨、谦虚、认真态度对待工作，按时完成上级安排各项工作，同时发挥团结协作团体精神，一切从企业整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发觉，严厉处理。
（四） 全体职员须树立以用户为中心，以企业形象为生命思想，做到仪容整齐端庄，待人接物文明礼貌，严守企业秘密。对待用户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间严禁大声喧哗、谈论私事和打私人电话。
（五） 办事处职员在工作和使用办公用具中，须本着节省标准，不可肆意浪费。职员对所需办公用具，须向财务主管提出申请。
（六） 办事处全体职员须在周二和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月周总结和月总结。计划和总结工作作为绩效考评一项依据，和个人奖惩相联络。
（七） 职员出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理同意后，方可从财务主管处提取对应款项。出差完成，须在当月月底前向财务主管上交剩下款项及对应报销凭据，不可滞留公款。
（八） 职员在出差中，须立即向办事处经理汇报出差进度及所碰到各项问题。对于超出个人职责权限和疑难问题，须报请办事处经理指示后方可行事, 不可自作主张。
（九） 办事处职员应立即向上级领导上报反应多种市场问题和情况，并激励提出个人见解，参与讨论处理方案。
（十） 办事处车辆由办事处经理行使调度权力，职员因工作所需用车者，须报请办事处经理同意后，方可使用车辆。

四、 办事处办公设备使用制度

（一） 办事处办公设备应由内务主管进行登记，由办事处经理明确各设备保管责任人。使用办公设备全部些人员均须按相关要求操作。
（二） 办公用计算机，打印机等办公设备由专员负责使用，其它人员不经许可不能私自使用该设备，不然一切后果及所造成经济损失均由当事人负责赔偿。
（三） 办公室使用计算机职员严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发觉一次罚款200元。
（四） 职员要珍惜全部企业公共设备，离创办公室时，要检验关闭全部设备电源及轻易发生危险器具，确保安全。
（五） 任何人未经领导同意，不能将企业专用办公设备带出办公地点，不然一切后果自负。
（六） 上班时间不能打私人电话，保持工作信息通畅无阻。

五、 办事处车辆管理制度

为了调动司机主动性和责任感，提升车辆经济效益和使用率，确保货物运输及行政用车顺利进行，特制订运输管理制度。
1、 办事处经理把安全教育放到首位，教育司机树立安全第一思想，要常常教育司机遵守交通法规、服从交通民警指挥、文明驾驶、礼貌行车、严格实施行车守则。
2、 对车辆定时检验保养，按期检验车辆性能：如机油、水、刹车油及机械关节部位润滑，总结安全工作，避免一切事故发生。
3、 司机在市内送货，必需事先安排行车路线，合理计划，确保出车效率，使货物运输通畅无阻。对车辆使用实现严格管理，办事处经理对各项油料及其它费用开支严格审核，杜绝不合理开支。
4、 遵守要求不私自出车，不绕道办事尤其是私事，廉洁奉公，未经许可，车辆不得停外过夜。司机每日填写车辆行车行程统计卡。
5、 严禁酒后驾驶和将车辆交给无照人员驾驶，也不得交给非办事处经理同意其它人员驾驶。
6、 驾驶员随车工具和车上设备由本人保管，因为本人保管不妥发生丢失或损坏者，视情节按原价50%-100%赔偿，驾驶员违章罚款由本人负担。
7、 车辆因驾驶员原因及非正常驾驶损坏零部件，办事处一律不予报帐，由司机负责赔偿。对不珍惜车辆，重开车轻养车司机，要限期更正，屡教不改，不含有驾驶品德和技术人，果断调离岗位或责令下岗。
8、 发生通常车辆事故，造成经济损失，负次要责任者，负担5%，负相同责任者罚扣10%，负关键责任罚扣15%。必需时，扣除当月奖金或劝其离职。未经同意私自出车，发生事故，一切经济责任由本人负担，并给予开除。
9、 如发觉司机私自倒卖燃油及其它材料，修车时虚报冒领，除追回损失外，立即开除；情节严重者，企业保留追究其刑事责任权力。
10、 司机在运输货物过程中，如发生丢失、破损、短少等现象，均按企业相关要求给予赔偿。

六、 办事处保密制度

1、 标准上全部职员须定时和企业签署保密协议，遵守协议内容。
2、 必需遵守国家相关保密法规和安全制度。
3、 不得向她人泄露企业技术秘密和商业数据。
4、 不得向她人泄露企业营销策略、市场策划方案及秘密。
5、 不得向她人泄露企业用户秘密及用户档案。
6、 违反以上要求者，将处以重罚；情节严重给予除名，并追究其给企业造成经济损失。

第二章　办事处销售目标计划管理

一、 月度销售计划编制依据
1、 司下达年度计划销售指标及办事处年度经营计划。
2、 上个月度销售实际完成情况和各区域汇报下月份计划汇总情况。
3、 综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出销售估计。

二、 销售计划编制、修改和确定
1、 办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，统计员和各区域业务经理帮助完成。
2、 在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务经理讨论销售计划，同时制订办事处月度订货计划、促销计划和市场开发计划。
3、 依据销售计划部同意后月度销售目标计划，各区域业务经理制订负责区域内销售任务分解计划、促销计划和月度定货计划，同时制订自己月度工作计划，交办事处经理审核同意。

三、 销售计划实施情况考评
1、 办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。根据区域以《销售目标计划表》方法分别展开、下达。
2、 对各区域细分计划，按周进行跟踪和检验，每个月中对各区域计划完成情况和工作计划实施情况进行一次通报和总结，办事处经理应立即检验和督促区域业务经理工作。
3、 月末由办事处经理将办事处和各区域销售计划完成情况上报销售计划部。
4、 月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写《办事处工作人员月度考评表》；并写出书面分析说明后，一同上报销售计划部。

四、 销售目标计划管理步骤

月计划确定下达
计划修改
企业计划目标任务
上月销售完成情况
市场估计
制订本月销售计划
办事处专题研究计划
各区域销售计划
月度促销计划
月度市场开发计划
各区域工作计划
各区域促销计划
各区域销售目标分解
月度订货计划
区域订货计划
企业同意

第三章　办事处物流和仓储管理

一、仓库管理制度

(一) 基础规范
1、 仓管员以发至办事处货物《随货同行联》、《产品进仓单》、《发货单》作为储存和出货依据，做到优异先出。
2、 《产品进仓单》、《发货单》数据立即登记入帐，定时或不定时盘点，做到单帐相符，帐实相符。
3、 未经仓管员核准人员不得进入仓库，搬运完成后，亦不得在仓库逗留。
4、 天天查对库存，进行安全库存放备，依据安全库存提出订货计划。
5、 做好库房门禁管理，妥善保管货物，常常维持清洁、通风，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每六个月检验一次，如发觉异常立即处理或更换。仓库内及周围严禁吸烟，并有显著标识。
6、 仓管员下班离开前，应巡视仓库电源、水源是否关闭，确保仓库安全。

(二) 库位计划和配置
依成品入出库情况、包装、方法等计划所需库位及其面积，以达库位空间有效利用。

(三) 库位配置标准
1、 配合仓库内设备（比如手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用储运工具计划运输通道。
2、 依销售类别（如成品储存区和退货区）、产品类别分区存放，收发频繁成品配置于进出便捷库位。
3、 将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名产品不能放在两个仓库内。

(四) 成品堆放
依成品包装形态及质量要求设定堆放方法及堆积层数，以避免成品受挤压而影响质量，产品存放高度不能超出2米。

(五) 库位标示
产品应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，立即更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库显著处。

(六) 库位管理
仓管员应掌握各库位、各产品规格进出动态，依优异先出标准发货。每种规格标准上应配置两个以上小库位，以备轮番交替使用，以达优异先出要求。

（七） 不良品管理
对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，给予封存，待销售计划部或用户服务部同意后进行处理。

二、 订货和库存控制管理制度

(一) 总则
1、 办事处经理应组织库管员和统计员有效地进行库存管理工作。其中办事处经理是第一责任人。
2、 库存管理工作总体目标是：在确保不停货前提下，最大程度地降低库存，同时保持品种结构合理，预防滞销品积压。

(二) 订货业务

1、 各办事处要在经理直接负责下，每个月确定一次各品种订货点，当库存量达成或低于订货点时，立即向企业发出要货订单。
2、 订货点确实定，应参考办事处上月平均日销量、去年同月平均日销量，和货物从企业到本办事处在途时间。
3、 每七天（每个月）办事处经理应会同库管员和统计员提出下周（下月）要货意向清单，由统计员于每七天五（每个月27日）下班前传至企业销售计划部。
4、 各办事处下周（月）要货意向清单和实际订货符合情况，做为对办事处经理考评参考依据。
5、 为控制库存、加速回款，企业对各办事处定时核定出一个资金占用限额指标，各办事处于此限额指标内订货，营销中心将给予确保。超出该限额指标订货，应经过营销副总审批后才给予供货。
6、 各办事处应保持库存结构合理性；为立即调整库存结构，各办事处可参考企业相关调换货相关要求进行处理。

附：企业发货至各办事处于途时间表
北京、天津、石家庄
5天
西安
5天
郑州
5天
杭州
4天
上海
3天
福州
2天
常州
3天
武汉
3天
成全部
5天
重庆
5天
沈阳
7天

(三)、收货管理
1、 仓管员应依据“发货单随货同行联”清点数量，检验合格后，仓管员开立《产品入库单》一式二联，在《产品入库单》上签字，自留〈进仓单〉存根联，财务联交统计员。
2、 办事处经理应每个月25日组织库存盘点工作，填写《盘点表》，做到帐实相符。对盘库过程中出现差异，进行分析，寻求原因。由统计员于26日前将盘库结果上报销售计划部。

(四)、退货管理
1、 各办事处于开发市场和网络时，可承诺对新经销商第一批货保留在三个月内退货权利，但运费须对方负担。退货最终决定权在办事处经理。
2、 用户因质量原因退货，由办事处经理参考企业相关要求作出处理。库管员应将实退数量填注于《入库单》上办理入库，并由库管员、统计员入帐。
3、 办事处如因产品质量问题需向企业退货，须填写《不良品退货申请表》，报用户服务部审批后方可办理退货。凡无审批而私自退货者，运费由办事处经理自行负担。
4、 退货申请表要写清名称、数量、退货原因，随货物一同返回企业，销售计划部及办事处凭企业物流部实收数量冲减办事处库存。
5、 因滞销而积压库存，需要向销售计划部申请，同意后，可在要求时间内退回企业物流部，具体可参考不良品相关要求进行处理。

(五)、发货管理
1、 接到用户订单后，开单导购员应填制一式四联发货单，由内务主管（收款或入应收款账）签字后交储运员备货。
2、 仓管员接储运员发货单后，依据发货单上品名、规格、数量正确备货，将备好货物放置于备货区，由储运员清点，确定“单、实”相符。仓管员和储运员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。
3、 储运员持用户联、回单联送（发）货，经用户（托运部）确定后收取货款，回单联经收货单位经手人署名。（托运部代付款，需签合作协议）
4、 储运员返回后将货款、回单联交内务主管，必需做到一单一清。如送货过程中发生改变，需如实将情况反馈内务主管和开单导购员。
5、 内务主管每日工作结束前，应将回单和业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账和统计员销售总帐和应收款账进行对账，做到账账相符。
（办事处发货步骤见后图）

(六)、承运
1、 全部物品在包装、搬运、出货过程中全部要避免撞击和跌破。
2、 用货车运货时，须视货物轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。
3、 搬运货物时，需注意人身安全。如货物不慎碰撞或掉落，可能会造成质量损伤时，储运员需立即检验，以确保其质量情况。
4、 货物在托运前要查对品名、规格、数量是否正确。
5、 用户到办事处提货，储运员需负责将用户产品送上货车，并由用户在《发货单》上签字。
6、 依据用户要求送交货地，储运员需将产品送到交货地，帮助用户完成装运工作，最终由用户或用户指定人在〈发货单〉上签字。

三、 办事处调货管理制度

(一)、调货种类
1、 办事处不合理库存较大而造成资金沉淀，影响正常周转时，办事处可向销售计划部申请或由销售计划部依据库存情况将该批货物调往其它办事处。
2、 因市场需要，企业须将办事处货物调往其它区域时，办事处应无条件服从并按要求期限将货物发出。

(二)、调货程序
1、 不合理库存需调出时，应由办事处以书面形式向销售计划部提出申请，待同意后方可安排调货。
2、 须将办事处货物调往其它区域时，销售计划部将以书面形式通知办事处，办事处应立即按企业调货单所填品种、数量安排发货。

(三)、帐务处理
1、 办事处接企业通知或审批后，应按实际发货物种和数量开具提货单，提货单用户名称栏填写接收区域名称。办事处依据提货单数量冲减自己库存。
2、 货到接收区域后，应对照提货单验收货物并按实际收货数量开具入库单，并按入库单记帐联增加接收方库存。
3、 收货时如出现货物短缺，如外箱破损由运输方负担责任；未出现破损则由发货方负担。
4、 因积压而产生调货，调货运费由出货方负担；因市场需要而产生调货，调货费用由接收方负担。

第四章　人事管理制度

一、 基础标准
按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实施工资和奖金激励制。

二、 招聘程序
1、 申请
办事处如因业务需要增加人员时，提前一周填写《增员申请表》报销售计划部审批后，由行政部安排人员招聘工作。
2、 招聘
（1） 如行政部通知办事处于当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过这类工作人员。
（2）人员招聘条件：
² 老实、责任心强 ；
² 有良好敬业精神及锲尔不舍精神；
² 身体健康；
² 有良好沟通、洞察及应变能力；
² 有担保人提供担保。担保人条件为：应聘人直系亲属,有固定住所,有固定职业及收入，能对应聘人行为后果负担责任。
（3）人员面试合格后填写聘用人员记录表和担保书，经办事处经理签字后，报营销中心核定后上岗。
3、 试用期情况：
（1） 面试合格者，按要求岗位试用。
（2） 试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位初级工资标准。试用合格后填写《试用期考评表》，经销售计划部核定合格后转为正式职员。
4、 培训
新进职员上岗前，办事处经理应组织培训，内容包含：
（1）企业发展史、企业文化简述。
（2）办事处各项管理制度及工作程序。
（3）销售政策
（4）产品知识
（5）销售技巧、人员沟通及礼仪培训
5、 专题培训
定时或不定时对职员就某个专题进行集中培训，提升办事处人员整体素质、工作水平。
6、离职
（1）辞职
² 职员辞职需提前半个月提出书面申请，辞职核准后，辞职职员应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人职员作交接表》。
² 工作交接结束后，凭《工作交接表》结算工资。
（2） 解聘/开除
² 职员解聘，办事处经理需得到销售计划部经理同意后生效。辞职核准后，辞职职员应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人职员作交接表》。
² 工作交接结束后，凭《离职人职员作交接表》结算工资，被开除人员无工资。
（3） 自动离职
² 自动离职是指本人申请辞职而未获同意，自动离开行为；自动离职职员，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失赔偿金。

第五章　财务管理制度

一、 帐号设置
办事处实施收支两条线，设置两个帐号，分别为费用帐号和收入帐号，上报企业财务部。收入帐号只能存入，不能支出。

二、 资金管理
1、 办事处对用户信用额度外销售一律实施现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。
2、 全部销售收入最迟至第二天9时必需存入银行。
3、 职员借支现金，一律按企业财务相关要求办理，由办事处经理审批，最迟不得超出30天清偿。
4、 现金做到日清日结，应定时或不定时清查，不许可白条冲抵现金，内务主管无权私自借支现金。
5、 收款时应认真分辨真伪，凡假币由责任人负责赔偿。
6、 严格遵守财务部其它相关要求。

三、 应收款管理
1、 应收帐款：应收款发生由办事处经理和内务主管共同同意，由区域经理进行跟踪管理。如出现呆坏帐，由办事处经理负担50％，该区域业务经理和内务主管共同负担50％；
2、 统计员和内务主管要做好应收款帐务登记，按发货单同时统计，按收款收据或银行到款通知单同时核销。内务主管、储运员和业务经理应做好催收工作。
3、 个人应收款：在元（含元）以内，必需经办事处经理同意，并在30天内报帐归还，超期自动从工资中扣除。
4、 业务经理、内务主管应立即发觉坏帐倾向，并向办事处经理汇报，由办事处经理牵头，协同采取方法追收。不能确定坏帐要继续追收，直至使用方法律手段。
5、 一旦确定出现坏帐时，填写财务部“坏帐审批表”报企业调查、复核。坏帐最终确定权在总经理。

四、 小额办公用具及低值易耗品管理
1、 办事处依据需要，由经理审批，由内务主管购置小额办公用具及低值易耗品。
2、 内务主管应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用具及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内务主管登记在册。

五、 费用控制
1、办事处经理是控制办事处费用支出责任人。全部费用支出均须办事处经理签字同意，由内务主管进行审核后，方能凭正当凭证由财务主管报销。
2、假如已支出费用不能经过企业财务部门终审，则由办事处经理和内务主管共同负担责任。

六、 促销品管理
各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格根据促销计划百分比发放，相关经手人签字。（具体见〈促销管理规范〉）

七、 办公设备管理
重大采购事项需报请销售计划部，同意后方可采购。

八、 费用支出标准
(一) 费用额度和控制
1、 企业依据各地域市场发育程度，确定各办事处费用总额和种类百分比。
2、 费用总额中不包含对办事处奖励部分。
3、节支费用使用方法：
·办事处当月节支费用40%，可记入下月使用；
·设办事处地域可提取月节支费用30%，做为办事处职员奖励；
·未设办事处地域可提取季度节支费用50%，做为该区域工作人员激励，其它部分不再记入次月开支中。

(二) 费用支出具体标准
1、 差旅费（非住宿所在地工作区域之间所发生费用）
² 办事处经理/区域经理：办事处经理按业务经理巡访计划核实出差天数；
² 出差补助（食宿及市内交通费）：90元/天；
² 长途交通费：最高可报火车硬卧；
2、 业务经理
² 出差补助（食宿及市内交通费）：70元/天；
² 长途交通费：8小时以下按火车硬座，8小时以上按火车硬卧标准；
3、 差旅费报销需有出差申请表及正式票据
4、 办公电话费：限额1500元/月；
² 传真费：必需使用正规票据；
² 邮寄费：必需使用正规邮电票据；
² 办公用具费(含复印费)：限额200元/月；
² 办事处短途运输费：登记；
² 办事处车辆燃油费：登记；
² 停车费：正规票据；
² 车辆维修费：正规票据；
² 促销宣传费：经企业同意后方可支出；
² 其它：超出预算费用，支出前须填报<特殊费用申请表>，经企业同意后方可支出。

(三)、费用核销
1、 办事处全部支出均为限额实报实销，全部费用均需经办事处财务主管及办事处经理复核后，每10日连同发货单寄至财务部核销。
2、 差旅费核销依据：当月考勤表、当月出