采购作业流程以及奖罚新规制度.doc

采购流程以及奖罚制度
采购流程：涉及收集信息，询价，比价，议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货验收，整顿付款。
采购（purchasing）：是指公司在一定条件下，从供应市场获取产品或服务作为公司资源， 以保证公司生产及经营活动正常开展一项公司经营活动。采购实践可分为战略采购（sourcing）和寻常采购（procurement）两某些。
普通流程
公司采购流程普通有比选、竞争性谈判和单一来源三种形式。
比选采购方式重要流程：
1、采购人发出采购信息（采购公示或采购邀请书）及采购文献；
2、供应商按采购文献规定编制、递交应答文献；
3、采购人对供应商应答文献进行评审，并初步拟定中选候选供应商
（中选候选供应商数量少于递交应答文献供应商数量，详细数量视采购项目状况而定）；
4、采购人保存与中选候选供应商进一步谈判权利；
5、采购人拟定最后中选供应商，并向所有递交应答文献供应商发出采购成果告知；
6、采购人与中选供应商订立采购合同。
竞争性谈判重要程序：
1、采购人发出采购信息（采购公示或采购邀请书）及采购文献；
2、供应商按采购文献规定编制、递交初步应答文献；
3、采购人依照初步应答文献与所有递交应答文献供应商进行一轮或多轮谈判，供应商依照采购人规定进行一轮或多轮应答；
4、采购依照供应商最后一轮应答进行评审，并拟定成交供应商；
5、采购人向所有递交应答文献供应商发出采购成果告知；
6、采购人与成交供应商订立采购合同。
流程内容
1、询价(Solicitation)
询价就是从也许卖方那里获得谁有资格完毕工作信息，该过程专业术语叫供方资格确认 (SourceQualification)。获取信息渠道有：招标公示、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、商定专家拟定 也许供应商名单等。通过询价获得供应商投标建议书。
2、供方选取(Source Selection)
这个阶段依照既定评价原则选取一种承包商。评价办法有如下几种：
合同谈判：双方澄清看法，达到合同。这种方式也叫“议标”。
加权办法：把定性数据量化，将人偏见影响降至最低限度。这种方式也叫“综合评标法”。
筛选办法：为一种或各种评价原则拟定最低限度履行规定。如最低价格法。
独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方建议比较参照点。
普通状况下，规定参加竞争承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双方订立合同。
3、合同管理
合同管理是保证买卖双方履行合同规定过程，普通涉及如下几种层次集成和协调。
1)授权承包商在恰当时间进行工作。
2)监控承包商成本、进度筹划和技术绩效。
3)检查和核算分包商产品质量。
4)变更控制，以保证变更能得到恰当批准，并保证所有应当知情人员获知变更。
5)依照合同条款，建立卖方执行进度和费用支付联系。
6)采购审计。
7)正式验收和合同归档。
单据名称
接受采购筹划－询比议价－决定－下采购单－审核－跟催－收货－付款－退货。有关单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。
采购有关：　
战略采购是采购人员（commodity manager）依照公司经营战略需求，制定和执行采购公司物料获得规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基本等分析，在标杆比较基本上设定物料长短期采购目的、达到目的所需采购方略及行动筹划，并通过行动实行寻找到适当供应资源，满足公司在成本、质量、时间、技术等方面综合指标。
战略采购筹划内容包括采用何种采购技术，与什么样供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对公司竞争优势具备贡献供应商群体，寻常采购执行与合同如何确立等。
寻常采购是采购人员（buyer）依照拟定供应合同和条款，以及公司物料需求时间筹划，以采购订单形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，保证物料准时到达公司，以支持公司正常运营过程。
采购对象分为直接物料（BOM material）和间接物料（MRO material），直接物料将用于构成采购公司向其客户提供产品或服务所有或某些，间接物料将在公司内部生产和经营活动中被使用和消耗。
采购是一种商业性质有机体为维持正常运转而谋求从体外摄入过程。
采购基本原则：成本效益原则质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。
什么是采购：是指通过互换获取物料和服务购买行为，为公司经营在适当时间、地点、价格获取质量、数量适当资源。
采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好人际沟通与协调能力、专业知识。
什么样才是好采购员：采购员必备能力外，要有合理采购筹划，遵守5R原则，选取适当供应商，并加于管理，不断提高。在不影响公司正常生产下，减少采购成本。
采购员须承担责任：采购筹划与需求确认、供应商选取与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整顿付款。

如何合理减少采购成本：事先制定合理采购筹划，查询当前市场行情，掌握影响成本因素和事件。事中寻找多家合格厂商报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选取价格恰当厂商订立合约，运用数量或钞票折扣。
采购价格构成：供应商成本高低，规格与品质，采购物料供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。
采购商品成本构成：工程或制造办法，所需特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。
什么是适当价格：采购价格应以达到恰当价格为最高目的，采购员必要以采购规定，依照市场行情，分析物料质量状况和价格变动状况，选取物美价廉物料进行购买。
怎么样判断采购价格与否合理：进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。
如何找供应商：网络，运用既有资料，公开征求方式，通过同业简介，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。
供应商分类：战略供应商，原材料供应商，小额服务性供应商，暂时性供应商。
合格供应商原则：先进公司领导人，高素质管理人员，稳定员工群体，良好机器设备，良好技术，良好管理制度。
如何对供应商进行分析：价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。
专业知识.判断力.责任感.时间观.口才.
工作职责
1．新产品、新材料供应商寻找、资料收集及开发工作。
2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）评估及认证，以保证供应商优良性。
3．与供应商比价、议价谈判工作。
4．对旧供应商价格、产能、品质、交期审核工作，以拟定原供应商稳定供货能力。
5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质状况，以期提高产品品质及减少采购成本。
6．采购筹划编排．物料订购及交期控制。
7．部门员工管理培训工作。
8．与供应商以及其她部门沟通协调等。
流程优化
1、发现问题：此阶段由使用部门提出需求。只有详细使用者懂得她们需求是什么，而不是决策者。这是工业品销售基层环节。
2、项目可行性研究：这个阶段使用者已经将发现问题向上层报告，客户内部在酝酿要不要采购筹划、考虑预算等问题。
3、项目立项：这一阶段普通会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同构成项目采购小组。
4、拟定采购技术原则：在这一阶段，是客户关于采购原则制定阶段。普通由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购原则。
5、招标：采购原则制定好后来，客户将以标书形式发布出来，准备投标厂家拿到标书就可以制定方案了。此时，不论销售人员如何推荐本产品长处，客户普通不会改动采购方案，除非发现了致命缺陷。由于对她们来说，采购方案改动是“牵一发而动全身”，成本很高。
6、项目评标：客户普通会与两家以上销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好商业条件。这个阶段会确立首选供应商。
7、合同审核：这一阶段客户会通过商务谈判，努力求取某些附加价值。产品技术原则和规格、数量以及付款方式等都是合同审核内容。
8、订立合同：本阶段是订立合同，交付产品，实行安装。合同订立并不意味着交易结束。真正销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完毕。理解客户内部采购流程，是工业品营销说对话、找对人、做对事前提。
流程控制
预计供应商产品或服务成本；
预计竞争对手产品或服务成本；
设定你公司标成本并发现产品和流程需要改进领域；
拟定作出这些流程和产品变化并持续改进对你公司价值。
采购部奖罚制度
一. 目 
为规范采购寻常行为，勉励和提高采购人员工作积极性和责任心，保证准时、按量和按质地采购所需物品，特制定如下奖罚制度。 
二. 适应范畴 
本制度合用采购部全体人员。
 三. 奖励细则 
1. 采购人员及内勤及时完毕上级安排各项任务且当月无差错体现，奖励100元/人。 
2. 在同等或更低价格中找到更好质量供应商，依照产品使用量与金额酌情奖励100-200元。 
3. 采购能找到价格更优惠代替产品，按产品用量与总采购金额状况酌情奖励100-200元/次。 
4. 同等质量或更低价格中找到产能更大，交期更准时供应商每按状况奖200元。 
5. 在原供应商基本上积极将价格谈到比历史采购价更低，依照状况及采购量奖200元/次，若持续谈价下调，可多次奖励。 
6. 市场价格拟定涨价时，采购人员可保持原价或将价格谈到涨价范畴之下依照状况奖200元/次。 
7. 上级指定人员对订单进行谈价，按采购金额及差价状况奖200元/次。 
8. 货到付款谈到月结或更长外包商付款方式有明显改进，如前期付款额度减小，付款周期增长奖200-500元。  
四. 惩罚细则 
1. 采购人员及采购内勤不能及时完毕任务和解决事情不及时且没有向上级报告酌情惩罚50-100元/次。 
2. 采购单不全不对、价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误等，依照损失大小酌情惩罚100元不等/次。 
3. 当供应商供货质量异常，不能及时督促及调节而导致对生产质量或生产周期导致影响视影响限度大小和事后跟催状况综合考虑，酌情惩罚100-200元/次。 
4. 若因采购交期延误影响生产按生产状况及延误时长罚款100元/次， 5. 在审批过程中或在后来查核中明显高于现市场价20％，一次性罚款200元；高于现市场价30％，一次性罚款500元。 
5、采购人员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供其他以便或款待等，一经发现，视状况处以200-500元罚款并做无薪开除解决，情节严重移送公安机关解决。
6、采购人员因自身疏忽大意没有严格筛选供应商且给公司导致重大经济损失应承担有关责任（采购部门人员货款60%，公司承担30%，有关领导10%）
五. 注意事项 
1. 若因其她部门因素导致采购筹划落后而延误交期，采购部门不应以受到惩罚。 
2. 若因其她部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误，采购部不应以受到惩罚。 
3. 若因生产中，生产量清单发生暂时变更未及时予以告知导致采购错误，采购部不应以受到惩罚。 
4. 采购部应履行‘授权签字确认单’进行采购，若其她部门进行暂时性采买，如浮现采买错误，采购部不应承担任何责任及惩罚。 
5. 若因生产进行中浮现突发采购筹划，采购部应竭力保证以‘为公司节约成本理念’进行采购，若在急需采购中价格略高于市场价，公司采购部应以实际状况考虑，不应对采购人员进行惩罚。 
6. 若因供应商未能准时供货或其他不可控因素导致供货滞后或耽误工期，采购部不应以受到上述惩罚。采购部并应配合其她部门以合理方式协调解决与供应商合伙关系，竭力为公司减少损失。 
7. 对于公司其她部门或领导指定了品牌或供应商，如价格已超过市场价，采购人员不应承担任何责任。
8.因不可抗拒因素（不是人为可控：天灾人祸）采购人员不应承担任何责任。