集团公司档案管理实施细则样本.doc
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1、相关印发档案管理实施细则通知各部门、各子企业:集团企业办公室依据档案管理实施意见要求,针对起草档案管理实施细则和各相关部门和人员进行了反复沟通、协调,现将修订后集团企业档案管理实施细则印发给你们,请各部门、各相关人员认真学习,严格根据档案管理实施细则要求和标准加强档案管理工作,使我企业档案管理工作走向规范化轨道。此通知附:档案管理实施细则集团企业办公室.5.10档案管理实施细则为加强集团企业档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护企业正当权益,使档案管理规范化,特制订本细则以下:一、集团企业资料归档范围通常反应企业经营活动、含有查考利用价值书面文件资料均属归档范围。(一)政府机关或行业管理部门
2、(简称职能部门)文书材料。1、职能部门召开相关房地产工作会议文件;2、职能部门下发包含经营业务并要求落实实施文件;3、职能部门领导检验工作、参观或参与企业活动中指示、讲话;4、职能部门对企业各类请示事项批复;5、其它相关资料。(二)企业文件资料1、企业内部管理文件。包含企业发行多种标准、规章制度、通知、要求、职员奖励、处罚、企业法律纠纷、企业大事记、工商变更及年检资料等。2、企业重大决定文件。包含集团企业董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成决议或会议纪要等。3、请示性文件。包含企业针对工程项目向市计划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其它政府部门发出请示、申请汇报、说明、汇报、承
3、诺等。4、凭证性文件。包含企业各部门上报、在日常活动中形成原始统计和凭证,如财产情况、房屋销售、协议书、协议书等原始统计和文本。5、证件性文书文件。包含企业证件,如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等;房产五证,如建筑工程施工许可证、工程计划许可证、土地使用权证、用地计划许可证、商品房预售许可证;企业取得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证实等。6、汇报性文件。包含企业开发项目标可行性研究汇报、策划汇报书、估计汇报、实测汇报、检测汇报、试验汇报、审查汇报、勘察汇报、审计汇报、验资汇报等。7、人力资源资料。包含企业各部门职员档案,人事任免资料,绩效考评资料,职员培训、
4、学习档案,步骤管理资料,离职人员档案,人力资源信息,社会异动资料,其它含有保留价值资料。8、土地资料。包含建设用地同意,地籍调查表,土地她项权证实书,建设用地地籍测绘结果,移民拆迁、安置赔偿同意文件协议等。9、工程类文件。包含工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程完工结算、工程图纸、监理文件、总(分)完工资料、立案资料等工程建设资料。10、营销管理文件。包含营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。11、财务文件。包含贷款申请、贷款抵押证实、和各银行业务往来和签署借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检验资料、凭证账簿等相关财务性文件。12、招标采购文件。采购计
5、划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、协议书、供给商资料库。13、光盘资料。包含声像制品资料,即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,和在外学习、考察时或外部门提供,以声像形式统计下来多种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等;技术性资料光盘,即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。14、题赠性资料。包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。15、设备资料。包含企业固定资产如空调、电脑、汽车等使用说明书、维修卡、保修卡、购置发票等。16、其它对企业工作开展和发展含有保留价值文件。(三)非隶属单位文件资料 非隶属单位和企业相互联络、协商、处理工作中
6、产生关键文件资料。二、文档管理规范规范文档移交档案室之前文档管理。 (一) 部门收文1、 部门文员对接收文档、图纸资料必需立即进行纸质或电子签收登记,方便完整统计并跟踪资料传阅过程。2、 部门文员对接收文档、图纸登记完成后,按不一样类别附上部门文档处理(传阅)单,组织部门内传阅,并对资料处理过程进行跟踪,要求除大量接收施工图外,其它文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料传阅、会签、审批步骤,并进行归档。如包含到企业其它部门、参建各方(施工、监理、设计、地勘)处理资料,应在3个工作日内完成传阅、会签、审批步骤。3、 文档资料处理完成后,部门文员应依据部门经理处理意见,当日将文档资料发送
7、或返回相关单位、部门。在进行文档发送时,部门文员应进行纸质发放签收登记。(二) 部门发文1、 部门文员必需建立部门对外发文签收记录表,对全部对外发文进行签收登记,方便完整统计并跟踪资料流向。2、 部门文员对本部门对外发文,必需在收到文件当日发送到相关部门。(三) 文档查阅1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和讲解,建立本部门文档电子查阅检索目录,适时修订。并通知大家文档查阅方法,方便在部门文员不在时,其它人能正常查阅文档。2、部门文员对部门人员文档查阅需求应立即、正确反馈。3、部门文员应对本部门已归档文档负责,确保已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅,需进行跟踪,并尽可能确保在2
8、个工作日内归还。(四)文档版本控制1、 部门收文版本发生变更,部门文员应立即收回正在流转、处理作废版本,发送新版本,并通知负责该文档处理部门相关人员。2、部门发文版本发生变更,部门文员应书面通知相关部门或单位,用旧版本换新版本。三 、档案管理分类编号措施依据集团企业实际情况将企业档案根据部门功效分为十五大类(具体分类措施见附件企业档案分类措施方案),以后依据企业业务部门不停增加进行修改。(一)行政管理类(XZ):01企业证照、02会议纪要、03企业成立及工商变更、04企业内部来文、05外部来文、06企业对外公函、07内部管理文件、08企业对外宣传资料、09企业资产台帐、10其它;(二)人力资源
9、管理类(HR): 01在职职员档案、02人事任免资料、03绩效考评资料、04职员培训学习档案、05步骤管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09企业文化建设资料、10其它;(三)财务管理类(CW):01财务管理制度、02财务管理计划、03财务部文件、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理汇报、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及协议、11财务管理相关协议、12财务分析汇报、13财务预算书、14、年度资产清查报表及汇报、15其它;(四)营销管理类(YX):01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、 05工作联络单、06其它;(五)招
10、标采购类(ZB): (季、月)度招标计划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文件、04供给商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其它; (六)运行管理部(YY):01项目运行目标书、02项目开发指导书、03项目里程碑计划、04运行计划内部管理文件、05考评节点计划、06各部门月度工作计划、总结、07会议纪要、08其它; (七)工程技术类(JS): 01设计单位选择、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底统计、07工程质量检验汇报、08勘察测绘资料、09其它;(八)成本管理类(CB):01成本管理、02预算书、03结算汇报、04工程变更资料、
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