集团公司档案管理实施细则样本.doc

相关印发《档案管理实施细则》通知

各部门、各子企业：
集团企业办公室依据《档案管理实施意见》要求，针对起草《档案管理实施细则》和各相关部门和人员进行了反复沟通、协调，现将修订后集团企业《档案管理实施细则》印发给你们，请各部门、各相关人员认真学习，严格根据《档案管理实施细则》要求和标准加强档案管理工作，使我企业档案管理工作走向规范化轨道。

此通知

附：《档案管理实施细则》

集团企业办公室
.5.10

档案管理实施细则

为加强集团企业档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护企业正当权益，使档案管理规范化，特制订本细则以下：
一、集团企业资料归档范围
通常反应企业经营活动、含有查考利用价值书面文件资料均属归档范围。
（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）文书材料。
1、职能部门召开相关房地产工作会议文件；
2、职能部门下发包含经营业务并要求落实实施文件；
3、职能部门领导检验工作、参观或参与企业活动中指示、讲话；
4、职能部门对企业各类请示事项批复；
5、其它相关资料。
（二）企业文件资料
1、企业内部管理文件。包含企业发行多种标准、规章制度、通知、要求、职员奖励、处罚、企业法律纠纷、企业大事记、工商变更及年检资料等。
2、企业重大决定文件。包含集团企业董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成决议或会议纪要等。
3、请示性文件。包含企业针对工程项目向市计划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其它政府部门发出请示、申请汇报、说明、汇报、承诺等。
4、凭证性文件。包含企业各部门上报、在日常活动中形成原始统计和凭证，如财产情况、房屋销售、协议书、协议书等原始统计和文本。
5、证件性文书文件。包含企业证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等；房产五证，如建筑工程施工许可证、工程计划许可证、土地使用权证、用地计划许可证、商品房预售许可证；企业取得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证实等。
6、汇报性文件。包含企业开发项目标可行性研究汇报、策划汇报书、估计汇报、实测汇报、检测汇报、试验汇报、审查汇报、勘察汇报、审计汇报、验资汇报等。
7、人力资源资料。包含企业各部门职员档案，人事任免资料，绩效考评资料，职员培训、学习档案，步骤管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其它含有保留价值资料。
8、土地资料。包含建设用地同意，地籍调查表，土地她项权证实书，建设用地地籍测绘结果，移民拆迁、安置赔偿同意文件协议等。
9、工程类文件。包含工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程完工结算、工程图纸、监理文件、总（分）完工资料、立案资料等工程建设资料。
10、营销管理文件。包含营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。
11、财务文件。包含贷款申请、贷款抵押证实、和各银行业务往来和签署借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检验资料、凭证账簿等相关财务性文件。
12、招标采购文件。采购计划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、协议书、供给商资料库。
13、光盘资料。包含声像制品资料，即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，和在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。
14、题赠性资料。包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。
15、设备资料。包含企业固定资产如空调、电脑、汽车等使用说明书、维修卡、保修卡、购置发票等。
16、其它对企业工作开展和发展含有保留价值文件。
（三）非隶属单位文件资料
非隶属单位和企业相互联络、协商、处理工作中产生关键文件资料。
二、文档管理规范
规范文档移交档案室之前文档管理。
（一） 部门收文
1、 部门文员对接收文档、图纸资料必需立即进行纸质或电子签收登记，方便完整统计并跟踪资料传阅过程。
2、 部门文员对接收文档、图纸登记完成后，按不一样类别附上部门文档处理（传阅）单，组织部门内传阅，并对资料处理过程进行跟踪，要求除大量接收施工图外，其它文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料传阅、会签、审批步骤，并进行归档。如包含到企业其它部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）处理资料，应在3个工作日内完成传阅、会签、审批步骤。
3、 文档资料处理完成后，部门文员应依据部门经理处理意见，当日将文档资料发送或返回相关单位、部门。在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。
（二） 部门发文
1、 部门文员必需建立部门对外发文签收记录表，对全部对外发文进行签收登记，方便完整统计并跟踪资料流向。
2、 部门文员对本部门对外发文，必需在收到文件当日发送到相关部门。
（三） 文档查阅
1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和讲解，建立本部门文档电子查阅检索目录，适时修订。并通知大家文档查阅方法，方便在部门文员不在时，其它人能正常查阅文档。
2、部门文员对部门人员文档查阅需求应立即、正确反馈。
3、部门文员应对本部门已归档文档负责，确保已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅，需进行跟踪，并尽可能确保在2个工作日内归还。
（四）文档版本控制
1、 部门收文版本发生变更，部门文员应立即收回正在流转、处理作废版本，发送新版本，并通知负责该文档处理部门相关人员。
2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面通知相关部门或单位，用旧版本换新版本。
三 、档案管理分类编号措施
依据集团企业实际情况将企业档案根据部门功效分为十五大类（具体分类措施见附件企业档案分类措施方案），以后依据企业业务部门不停增加进行修改。
（一）行政管理类（XZ）：01企业证照、02会议纪要、03企业成立及工商变更、04企业内部来文、05外部来文、06企业对外公函、07内部管理文件、08企业对外宣传资料、09企业资产台帐、10其它；
（二）人力资源管理类（HR）: 01在职职员档案、02人事任免资料、03绩效考评资料、04职员培训学习档案、05步骤管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09企业文化建设资料、10其它；
（三）财务管理类（CW）：01财务管理制度、02财务管理计划、03财务部文件、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理汇报、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及协议、11财务管理相关协议、12财务分析汇报、13财务预算书、14、年度资产清查报表及汇报、15其它；
（四）营销管理类（YX）：01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、 05工作联络单、06其它;
（五）招标采购类（ZB）: （季、月）度招标计划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文件、04供给商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其它；
（六）运行管理部（YY）：01项目运行目标书、02项目开发指导书、03项目里程碑计划、04运行计划内部管理文件、05考评节点计划、06各部门月度工作计划、总结、07会议纪要、08其它；
（七）工程技术类（JS）: 01设计单位选择、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底统计、07工程质量检验汇报、08勘察测绘资料、09其它；
（八）成本管理类（CB）：01成本管理、02预算书、03结算汇报、04工程变更资料、05工作联络单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类协议、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款通知单、12其它；
（九）项目部（XM）：01监理资料、02施工文件、03项目管理文件、04工作联络单、05其它；
（十）公共事务部（GS）：01征用土地申请、同意文件、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安置赔偿同意文件协议书、03设计前原始地形、地貌、情况图、照片、04发放拆迁赔偿款、05房产及隶属设施评定汇报、06其它；
（十一）法务部（FW）:01企业各部门签署协议原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其它；
（十二）审计监察部（JC）:01财务审计资料、02工程审计资料、03专题审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其它；
（十三）工程事务部（SW）：01前期政府批复文件、02勘察测绘文件、03设计文本、04施工图、05检测汇报、06工作联络单、07放线图、红线图、08招标立案资料、09中标通知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其它；
（十四）商业管理企业（SG）：01基础调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05协议补充协议、06客服管理（相关部门）往来函、07用户往来函、08职能部门往来文件、09用户档案（综合）、10上报文件、11其它；
（十五）装饰工程部（ZS）：01设计单位选择、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收汇报、08材料检验汇报、09材料设备移交会签单、10工作联络单、11其它；
四、文件材料归档
集团企业办公室为档案管理主导部门，设置一名专职档案管理员；各部门、各子企业为档案管理辅助部门，文员负担档案管理员职责。每十二个月一月份集团企业办公室发出归档通知，各部门、各子企业文员负责搜集整理上十二个月度办理完成文件（请示、汇报、批复、指示、合相同）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗），立即填写卷内目录、卷内备考表、移交清单于每十二个月四月三十日之前移交集团企业办公室档案室。
（一）归档材料质量要求
1、归档文件材料必需齐全完整，照片（包含底片）、录音带、录象带等必需同其具体文字说明材料一起归档。
2、归档文件材料必需是原件（定稿），尤其关键文件应同时保留历次修改稿，关键或利用频率高文件材料依据需要可复制若干份归档。
3、归档文件材料必需经过系统整理，正确地反应生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动真实内容和历史过程，符合自然形成规律。
4、归档文件材料制成材料必需易于耐久保留，同时要确保图像清楚、字迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档案卷质量要符合国家标准《科学技术管理卷组成通常要求》和《文书档案案卷格式》要求。
5、电子文件归档应遵守两个标准：第一、电子文件和纸质文件归档实施“双套制”，即在电子文件归档时应制作对应纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面工作，网络归档是指将经过整理电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络硬盘上刻录到光盘上，进行归档。
（二）文件立卷
立卷应遵照文件自然形成规律，保持卷内文件有机联络，便于档案保管利用。
1、案卷不宜过厚，通常不超出40mm。
2、卷内不应有重份文件，不一样载体文件通常应分组组卷。
3、文件材料按事项、专业次序排列。同一事项请示和批复、同一文件印本和定稿、主件和附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后次序排列。
4、现有文字材料又有图纸案卷，文字在前、图纸在后。
5、卷内文件均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，后面在左下角。折叠后图纸一律在右下角。
6、填写卷内目录和卷内备考表。卷内目录编制应符合下列要求：
1）卷内目录式样宜符合本规范附录要求。
2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3）责任者：填写文件直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个关键责任者，其它用“等”替换。
4）文件编号：填写工程文件原有文号或图号。
5）文件题名：填写文件标题全称。
6）日期：填写文件形成日期。
7）页次：填写文件在卷内所排起始页号，最终一份文件填写起止页号。
8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（三） 档案室负责填写案卷封皮和案卷装订
1、案卷封皮填写应符合以下要求：
1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，也可采取内封面形式。
2）案卷封面内容应包含：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。
4）案卷题名应简明、正确地揭示卷内文件内容，案卷题名应包含工程名称、专业名称、卷内文件内容。
5）编制单位应填写案卷内文件形成单位或关键责任者。
6）起止日期应填写案卷内全部文件形成起止日期。
7）保管期限分为永久、长久、短期三种期限。
保管期限通常以企业管理客观利用需求为依据来确定，既要考虑文件现实利用价值，更要兼顾长远历史利用价值。保管期限有永久、长久和短期三种，长久为至50年左右，短期为以下。
（1）通常反应企业关键职能活动和基础历史面貌，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值档案，列为永久保管；
（2）通常反应企业通常工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值文件材料，列为长久保管；
（3）通常在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值文件材料，列为短期保管。设备档案保管期限也能够依据该设备使用年限划定具体年度。会计档案保管期限有永久、定时两类，其中定时包含3年、5年、、、25年五类（具体参见1998年8月财政部、国家档案局公布《会计档案管理措施》）。
8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不一样密级文件，应以高密级为本卷密级。
2 案 卷 装 订
1） 案卷可采取装订和不装订两种形式。文字材料必需装订。现有文字材料，又有图纸案卷应装订。
装订应采取线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢靠，便于保管和利用。
2）装订时必需剔除金属物。
五、档案室建设
（一）档案室建设标准：安全、实用、方便。
（二）档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。楼房作档案室，通常不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。
（三）档案室库房承重：楼房作档案室，楼板承重必需达成档案库楼面均布活荷载应为5KN/㎡；采取密集架式，不应小于12KN/㎡。
（四）档案室库房橱俱部署：档案室使用铁质档案橱（架）。档案库房在部署橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备空间。主通道净宽大于1m。两行装具间净宽大于0.8m，装具端部和墙之间走道净宽大于0.6m。装具后面和墙间隔大于0.1m，装具顶端和天棚间隔大于0.5m。
(五）档案室防护设施
档案室应含有防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。
1、防火
档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在显著处标识“严禁烟火”警示牌。
1）档案室用电动力负荷采取380V三相供电，照明负荷采取220V单相供电。
2）线路铺设必需为暗线，且依据要求选择线材。开关、插座必需符合安全要求。
3）照明灯具宜选择40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。
4）灭火器材要选择气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应立即更换。
5）档案室要配置手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。
2、防潮（水）、防高温
档案室温度通常控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。
1）档案库房要依据面积配置一定数量温湿度仪。
2）档案库房在平房或一楼，应配置除湿机。
3）档案库房不宜安装水（气）暖。上下水管道严禁经过档案库房。
4）有条件档案库房应安装空调。
3、防盗
档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。档案室应安装防盗报警装置。
4、防虫、防鼠
1）档案库房要立即投放防虫药品，推荐使用电子杀虫仪。
2）档案室严禁存放食物，要安置一定数量防鼠盒，立即投放灭鼠药品。
5、防有害气体
档案室要远离污染区，周围有空气污染，档案库房门窗要进行密封处理。
6、防光
1）档案橱俱摆放应和窗户垂直。
2）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。
7、防紫外线
档案库房要使用白炽灯，严禁使用日光灯。
8、防磁辐射
对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁统计档案，提议配置防磁柜，要定时进行安全质量检验。
（六）档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、判定、销毁、统计等制度。
（七）使用计算机管理档案部门，计算机应放在档案工作人员办公室。

附件1：企业各部门文件归档范围及分类明细
附件2：档案管理规章制度
附件3：档案借阅记录表
附件4：卷内备考表
附件5：卷内目录