大型集团公司档案管理核心制度.doc
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1、档案管理制度 第一章 总则第一条 为了规范(集团)股份(以下简称企业)档案分类、装订、归档、保管、查阅和销毁管理,特制订本制度。第二条 档案范围1、企业内部经营形成多种资料。2、外部政府机关、行业部门形成和企业经营或行业相关公文、通知、批复等资料。3、下属全资、控股子企业(以下简称子企业)立案形成和经营相关资料。第二章 档案管理部门第三条 档案管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理,其中行政部为主管部门。第四条 档案管理部门职责1、行政部档案管理职责(1)负责统一组织编制、修订、完善企业档案管理制度,规范管理步骤、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、立案、归档、立卷、保管、借阅、
2、销毁等管理。(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。(3)负责组织、安排、检验督导档案管理制度实施。(4)负责整理、保管企业人事行政类和业务类档案。(5)负责搜集、整理、保管子企业立案人事行政类和业务类档案。(6)负责搜集、整理各部门档案分类目录,汇总建立企业电子目录并写入OA档案系统。2、财务中心档案管理职责(1)负责配合行政部编制、修订、完善企业档案管理制度中财务类档案分类目录、分类管理步骤。(2)负责搜集、整理、保管企业及子企业立案财务类档案。第三章 档案分类管理第五条 档案分类标准企业档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得私自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、
3、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门主管和行政部审批同意后再做调整。第六条 档案分类档案分类可按内容、保留形式、密级性等多个方法分类。企业档案关键采取按实质内容进行分类。1、按内容进行分类:具体各级分类目录详见档案分类管理步骤中具体要求。关键有:(1)、章程、规章制度、通知通报发文:关键包含章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门发文、通知、批文等。(2)、会议资料。关键包含日常会议纪要和专题会议资料等。(3)、股东会、董事会、监事会决议和组员资料。包含股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会组员资料等。(4)、企业基础资料。包含企业介绍、资质、证照登记、变
4、更、注销、年审资料、品牌形象等。(5)、经营目标、计划、总结:包含经营目标和总结、经营计划和总结等。(6)、经济协议。包含对外形成收款经济业务协议、对外形成付款经济业务协议、关联企业间收付款合相同。(7)、案件资料。(8)、行政后勤档案/职员福利(餐娱、文体、图书等)。包含基建项目、后勤福利文件、资产清单等。(9)、人力资源部资料。包含人力配置、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、职员信息管理等。(10)、财务部门资料。包含财务人员管理资料、会计报表/汇报、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。(11)、战略投资部资料(12)
5、、工会文件(13)、登记统计资料。包含印章使用记录表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅记录表等。(14)、签字印模。包含签字样本、印章印模等。(15)、特殊业务资料。2、按保留形式分类(1)纸质形式(2)电子档案形式:包含多种电子表格、电子文档、扫描方法等形式。3、按保密性分类:分为绝密档案、机密档案、秘密档案、通常(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数,由发文单位主管领导依据文件内容,对照密级分类标准进行确定。(1)、绝密:处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团企业安全、发展造成极其严重后果资料,如造成
6、企业财产损失伍万元以上;资金链断裂(七天内不能恢复链接);管理系统瓦解(三天内不能恢复运行)或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职)等。绝密文件是集团企业关键档案。包含但不限于:A、总裁指定绝密事项资料;B外单位提供绝密文件资料和对应科研结果;C企业重大经营决议、战略投资计划;D购置或开发科研结果和专利等资料;E资金运作计划、协议、等相关财务资料;F重大项目标资料。 (2)、机密:保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知资料。是指非法泄露后会给集团企业安全、发展造成严重损害资料,如造成企业财产壹万元以上伍万元以下;资金链链接不稳(七天内恢复链接);管理系统遭受破坏(技
7、术平台、作业工具等三天内恢复使用)或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职)等,包含但不限于:A集团企业领导指定机密事项资料;B外单位提供机密文件资料和对应研究结果;C集团及控股子企业决议性会议纪要、股东会及董事会决议;D相关集团及控股子企业商业利益,发展协议;E企业发展计划、年度经营计划、业绩协议、经营分析会纪要等(未公开宣告者);F还未公布技术基础资料、材料、图纸;G投资计划书、项目协议、项目运作方案;H财务帐薄、财务运行汇报、验资汇报、审计汇报等;I集团企业人事档案、工资;J未公布内部重大改革及人员变动方案;K包含总裁个人收发文件。3、秘密:保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门
8、领导、相关人员所知资料。但假如非法泄露,会给集团企业带来损害和影响,如造成企业财产损失1万元以下;资金链链受到轻微影响(不影响正常作业);管理系统遭受轻微破坏(不影响正常使用)或组织架构受到轻微动荡(两人以下投诉,无人员离职),包含但不限于:A外单位提供秘密文件资料和对应研究结果;B企业招投标书,相关企业经营各项信息、数据、流通渠道和机构等;C含有国际优异水平,而且应用范围广、经济效益高或学术价值大科研结果、关键技术和有可能成为发明、专利阶段性结果、资料等;D协议,技术协议;E企业制度汇编原件。(4)通常(无密级)档案:除以上外,其它均为通常档案。第四章 档案移交管理第七条 档案移交基础要求1
9、、资料完成了日常经营审批、传阅等相关步骤,已形成档案。2、移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐文件折叠理齐。3、结合文书材料形成时间、相互联络进行排列。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;结论在前,依据在后。4、标准上整理好一一对应纸质档和电子档。5、采取碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、正确。第八条 分类档案移交人、保管人、移交时间、移交步骤等要求,详见档案分类管理步骤中要求。第九条 档案移交时移交人填写档案交接记录表,报部门主管审核确定签字。接收人查对无误后签字确定。第五章 档案立案管理
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