采购新规制度和作业流程.doc

采购管理制度及流程

第一章 总则

第一条 为加强采购工作规范化管理，提高采购工作效率，特制定本制度。
第二条 本制度合用于集团总部及所有控股子公司对外采购事项（不含厨房设备、零星办公用品）。
第三条 本制度责任管理部门为集团采购部。

第二章 工作职责

第四条 采购部及人员职责
　　1、钻研本职工作，努力学习新技术，理解新产品，注意对市场信息收集。
　　2、廉洁高效，勤俭节约，讲究职业道德，不徇私舞弊，努力减少采购成本。
3、负责公司生产与经营所需工程类、物资类、服务类采购筹划拟订、报批与执行；
4、负责供应商开发、管理及维护工作。
5、对各类采购实行过程进行跟进贯彻。
　 6、协助财务部对采购款项进行解决。
7、负责采购事项及供应商有关信息保密工作。

第三章 采购工作管理规范

第五条 采购原则
1、竞争比价原则。凡以非招标形式采购，均需询价、比价3家以上供应商。将有关信息详细收集（含商家名称、联系方式、详细报价信息等）并对质量、价格、服务等综合评估后，填写《询价、比价信息表》，选取意向供应商并报批。询价、比价、议价成果需不超过市场平均价格原则。

2、适时适量原则。采购部依照整体采购需求筹划、供货周期和市场整体行情走向等，编制分项采购实行筹划。保证采购执行中在时间上适时到位，不因采购延迟到位影响有关流程，在采购量上供需平衡，不导致积压挥霍。
3、全程监督原则。采购部重大采购合同需经有关部门采购合同会审。采购部不得单独完毕合同谈判、订立及采购验收。督审部对采购过程进行全程审计监督。
4、“舍远求近原则”。凡各项目均应就近采购，能在本地市场建立良好供应商，价格相差不大，均在本地市场采购。
5、“直供原则”。减少采购环节，一步到位，直接与厂商、一级代理商建立供求关系。

第六条 采购筹划
1、项目工程部采购，由工程部依照现场和设计图纸以及预算合同，编制并向采购部提交《项目整体物资需求筹划表》，和《项目整体施工进度筹划表》，明确适当到货期以及详细物资需求等信息；
2、《项目整体物资需求筹划表》之外各类采购，由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。
3、各类采购申请需明确采购物资名称、规格、质量执行原则、数量、价格、使用日期等；对所申购物资规格、型号、材质、性能原则等必要描述清晰，不得模糊，否则，采购部可回绝受理执行。申购单经部门负责人签字、子公司总经理审批后交给采购部门执行。（申购单原件及电子档要分别提交一份给仓库和财务备案）
4、采购部接到采购申请表后，对工程项目物资需求采购，要依照项目总体施工进度筹划于三天内完毕整体采购筹划审核并填写《整体物资采购筹划表》。在采购执行中，依照《整体物资采购筹划表》按月度进行分解并填写《月度物资采购筹划表》。对非工程项目类物资采购筹划于接受采购申请后在当月度月度采购筹划是分解执行。
5、各类采购申请需给采购部预留足够采购执行时间。各部门于每月28日前向采购部报次月月度采购筹划。整体采购筹划外常规采购、零星采购需提前一周申请，设备采购需提前半个月申请，若非应急状况，不得规定采购部门限时采购。因采购筹划申报过晚导致物资采购未能保障及时，责任由采购筹划申报部门承担。
6、各子公司负责人对所属公司采购申请进行审核，集团分管采购工作领导对月度采购筹划进行审核。
第七条 采购实行与供应商选取
1、采购部收到申购部门提交经审核签批《物资采购申请单》，要及时按规定安排专人采购和贯彻跟进。
2、公司采购方式分为招标类和非招标类两种。依照采购额、供应商合伙成熟度、采购紧急限度等因素综合衡量并拟定采购方式。原则上可以采用招标方式采购优先进行招标采购，不能招标采购应在贯彻好询价、比价、议价基本上，首选定点采购，即向生产厂家直接定点订货或定点代理商采购；另一方面是普通代理商或门店采购；同类采购需至少有三家供应商。
2、依照采购方式不同，从供应商库中进行供货商初步范畴选取。
3、未经公司领导批准，不得擅自变更、替代既有原供应商；如有更适合供应商代替，采购部必要提交书面报告其理由，经批准后方可变更。
4、采购合同最后必要由分管采购领导审批通过方可执行。

第八条 合同管理
1、标额5000元以上或涉及售后维保各类采购均需订立书面合同。明确品名规格、数量、质量规定、技术原则、验收条件、违约责任及供货期限等。（订立年度战略定点合同除外）
2、采购部负责各类合同审核（会审）、订立与保管。与合同有关各类招标备案资料或商务谈判资料，需于采购合同订立后七个工作日内，整顿、装订成册。

第九条 物资选型与封样
1、采购部依照采购合同对采购物资（指非常规物资）进行选型并封样，封样物资专库保存（材料采购后入集团仓库，样品在集团仓库保存；材料采购后直接在施工现场验收入库，样品在施工现场仓库保存；
2、封样物资必要专册登记保管，在项目竣工交付前不得遗失或擅自解决。

第十条 物资验收与出入库
1、采购员对采购进度全程跟进，及时掌握采购进度和节点。工程进场前7天（考虑物资管理，普通工程进场后3天内到货），保证开工第一批物资必要进场；开工后各阶段有关物资要保证在施工进度需要前5天到场。必要时，物资进场时间依照现场施工规定进行恰当调节，但以物资进场不得晚于需求时间点有前提。
2、物资到货后，在集团仓库保管，由采购员与仓管员依照封样原则（或合同商定原则）当天共同完毕验收及入库手续办理。有问题由采购员及时退换货。
3、物资直接发工程现场并在项目部入库，走直拨程序；由项目经理根或其指定人员据封样原则（或合同商定原则）当天进行验收并在《物资验收单》上签字，有问题及时联系采购部退换货。验收（签收）单于2日内以书面或照片形式传递给采购部；
4、在物资验收与入库时，重点检查实际到货品资规格与申购单、发票账单上品名、规格、数量、单价、材质、性能参数指标等与否相符、有无损坏等。若不相符，由采购员联系商家退回或重新发货。
5、仓管员依照申购单、采购员或项目经理签字物资验收单办理物资入库并填写《入库单》。在集团仓库入库物资，《入库单》由采购员、仓管员签字。入库单一式三份，一联仓库留存，一联交给财务，验收联交给采购员作为办理报销付款附件。在项目部入库物资，于验收后由项目经理或其指定人员在《入库单》上签字直接办理出库（使用）。
6、在集团入库物资或集中采购分散出库物资，需填写《出库单》并经集团分管采购领导审批后出库。
7、采购人员积极索要有关签收单据，并及时协助仓库办理采购物资直拨出入库手续。

第十一条 付款与核算
（一）预付款采购
　　1、按合同商定需要预付购货款，由采购员提供采购申请单（建议除去采购申请单，由于仓库和财务会依照申请单编号进行核算入库）、合同复印件、付款申请单(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续，手续完备交公司财务部门办理预付货款业务。
　　2、货品和发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（必要含入库单、购货发票、采购申请单（建议除去采购申请单，由于仓库和财务会依照申请单编号进行核算入库）），交财务部审核后，由子公司总经理签字，交集团总部领导审批，后返到财务报销入账。采购员对预付款后续事宜进行跟进。
（二）钞票采购
　 1、原则上，不倡导钞票采购交易，特殊状况，采购员必要凭有子公司总经理签字并经集团总部领导审批借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓管员验收，并获得入库单。
2、采购员粘贴好报销票据（必要含入库单、购货发票、采购申请单），财务部审核后，由总经理签字，然后到财务部办理报销冲借款手续。
3、原则上，采购借款执行“一事一借”，较频繁可保存一定数额备用金，备用金每半年清理一次。
　 （三）后付款采购
1、后付款采购分货到付款和定期结算。
2、货到付款按普通程序办理，要点是货品收讫，凭发票、入库单等签批到财务办理付款。
3、定期结算。公司倡导对长期合伙、信誉良好供货商实行定期结算办法，以一种固定期间跨度作为计算付款界限，定期办理转账结算，付款手续同上。

第十二条 供应商管理
1、采购部负责供应商拓展、选取、过程管理、履约评估和成果应用。依照供应商合伙状况，对供应商库进行不断调节完善。
2、任何类供方在合同执行过程中浮现如下严重问题之一，须降为不合格供方，并且两年内不得参加或为公司提供任何产品或服务。严重问题是指：
■在其事先知情状况下，仍提供不合格产品或服务；
■因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光；
■不履行合同；
■有欺骗或欺诈行为；
■破产或有经济问题；

第十三条 审计监督
督审部负责对采购全过程进行审计监督。

第四章 管理流程
第十四条 物资采购管理流程
1、物资采购管理流程图：见附件1；
2、物资采购管理流程阐明
物资采购流程阐明
活动编号
活动名称
执行角色
活动内容
1
编报物资需求筹划
物资需求部门
1、项目工程部采购，由工程部依照现场和设计图纸以及预算合同，编制并向采购部提交《项目整体物资需求筹划表》，和《项目整体施工进度筹划表》，明确适当到货期以及详细物资需求信息；
2、《项目整体物资需求筹划表》之外各类采购，由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。
2
编制物资采购筹划
采购员
1、向设计、预算部门提供相应物资信息与价格征询；
2、依照工程部提报《项目整体施工进度筹划表》和《项目整体物资需求筹划表》编制《月度物资采购筹划表》。
3
采购方式与供应商选取
采购员
1、依照采购物资类别、数量、金额等因素决定采购以招标或非招标形式实行；
2、依照采购方式不同，从供应商库中进行供货商初步范畴选取。
4
招标采购
采购员
通过招标方式进行物资采购实行。
4.1
投标邀请书（信息）发布
采购员
1、拟订招标规定，讨论贯彻招标实行筹划（含招标方式、资格审查规定、招标过程组织程序等信息）、核心控制节点及有关需协调配合事宜。成果：会议纪要；
2、向外发布投标邀请书（信息）。成果：发布载体留存或签收单。
4.2
招标文献编制与审查
采购员
1、对招标文献内容（含物资类、工程类、服务类技术与商务标内容与规定）进行明确，涉及招标采购范畴、名称、量、价、结算方式、投标阐明、开标规则等，形成招标文献。
2、对入围投标单位进行审查，优先选取具备良好合伙记录合格供方参加投标。审查内容涉及：合伙记录评价、项目案例、资质证件等；总包工程招标必要保证每次招标均有新入围投票单位参加；分包工程力求每次招标均有新入围投票单位参加。如采用邀请招标方式，必要有5家以上投标单位参加竞标。
4.3
招标实行
采购员
1、对招标文献进行发放，填写《招标文献发售登记表》，对投标单位征询进行集中式答疑；
2、收取投票保证金；
3、预算部（员）配合采购部编制标底并严格保密；
4、完善履约担保（如有必要）并在规定期间内开标；
5、评标小组必要本着平等竞争，公开、公正、公平、科学、择优原则，通过评审，提交经全体评标小构成员签定承认《招标评审报告》，拟定中标候选人一至三名，并排列顺序；
6、与中标候选人进行澄清与竞争性谈判。与承包商约谈应有两个部门以上人员参加，并需记录约谈成果。
7、形成中标单位推荐意见，填报《定标审批表》。
4.4
中标告知书发放
采购员
中标单位审定后，向中标单位发出《中标告知书》，同步将中标成果告知所有未中标投标单位，并按照招标文献规定期限，成本合约部协调退还交纳投标保证金或保函及各类押金。
5
非招标采购
采购员
依照采购量、额度及其她因素综合拟定以非招标方式完毕采购实行。
5.1
商务谈判与成果报批
采购员
1、采购部与备选供应商就采购内容、价格及实行方式等进行商务谈判。依照市场行情进行综合分析后，同一宗采购，进行询价、比价和议价供应商不得低于3家；
2、采购部将商务谈判成果整顿后以书面形式报公司领导审批并确认合伙供应商。
6
订立采购合同
采购员
1、属于招标采购，采购部和中标单位应在招标文献规定期间内，按照招标文献和中标单位投标文献订立书面合同，中标单位应在合同订立前，按不超过中标标额10%缴纳履约保证金；投标保证金或保函可转作履约保证，但局限性某些需补足，履约保证金（或保函）退还按照合同有关条款执行；
2、属于非招标采购，双方按照商务谈判初步合同订立正式书面合同，必要时可规定供方交纳履约保证金；
3、采购合同订立后七个工作日内，采购负责人应将招标备案资料或商务谈判资料整顿、装订成册，存档管理。详细按人和集团《合同管理制度》规定执行。
7
物资选型与封样
采购员
1、采购部依照采购合同对采购物资（指非常规物资）进行选型并封样，封样物资专库保存（材料采购后入集团仓库，样品在集团仓库保存，材料采购后直接在施工现场验收入库，样品在施工现场仓库保存；
2、封样物资必要专册登记保管，在项目竣工交付前不得遗失或擅自解决。
8
验收入库
采购员
工程项目经理
仓管员
1、采购员对采购进度进行全程跟进。工程进场前7天，保证开工第一批物资必要进场；开工后各阶段有关物资要保证在施工进度需要前5天到场。必要时，物资进场时间依照现场施工规定进行恰当调节，但以物资进场不得晚于需求时间点有前提。
2、物资到货后，在集团仓库保管，由采购员依照封样原则（或合同商定原则）当天完毕验收及入库手续办理。有问题有及时退换货；
3、物资直接在项目部入库，由项目经理依照封样原则（或合同商定原则）当天进行验收并签收，有问题及时退换货。验收（签收）单于2日内以书面或照片形式传递给采购部；
4、仓管员依照申购单、采购员或项目经理签字物资验收单办理物资入库；
5、采购部向申购部门发放到货告知。
9
账务解决
采购员
财务部
1、采购部采购员依照入库单、发票等凭证进行内部台账登记；
2、钞票采购财务解决按借款与报销流程执行；
3、后付款采购由采购员将入库单、发票、申购单等整顿后按财务报销流程执行；
4、定期付款采购，由采购员将入库单、发票等凭证整顿后报财务挂账。采购跟进付款时间点并定期与供应商对账。
10
物资出库
仓管员
申购部门
1、在集团入库采购物资，申购部门依照采购员到货告知至仓库办理出库手续；
2、在工地直接入库采购物资，由项目经理或其指定人员于验收入库后直接办理出库手续，有关出库手续资料2日内传递至集团仓管员；
3、仓管员对出入库台账分别进行登记存档。
11
供应商管理
采购部
见供应商管理流程
12
运营支持
分管领导
1、运营工作分管领导负责整体运营资源支持，对运营流程中重大筹划进行审核、进度进行监管、工作进行统筹、质量进行检查、组织绩效进行考核；
2、接受内外部客户投诉建议。

第十五条 供应商管理流程
1、供应商管理流程图：见附件2
2、供应商管理流程阐明
供应商管理流程阐明
活动编号
活动名称
执行角色
活动内容
1
供应商拓展
采购员
1、进行供方考察，涉及资料审查与实地考察；
2、符合资质规定列入供方名录并建立供方档案《供方资料库》；
3、暂不符合规定供方列入供方名录并备注。
2
供应商选取
采购员
1、依照公司有关规定，选取详细业务供方；
2、招标类采购，拟定供方后，按合同管理程序进行合同审批；
3、其她类业务供方选取与合同审批可同步进行（议标和直接委托）
3
过程管理
采购部
有关部门
1、各管理部门对供方就公司技术原则、服务原则、工作流程进行交底、培训；
2、针对各项详细业务操作明确原则、合同培训，还可通过其她适当方式进行宣导。
4
履约评估
采购部
合同期满，须组织对供方履约评估，作为供方分级管理及下年选取根据之一。
5
成果应用
采购部
1、按照评估成果对供方分级；
2、按照不同级别采用不同采购方略和政策。
6
运营支持
分管领导
1、运营工作分管领导负责整体运营资源支持，对运营流程中重大筹划进行审核、进度进行监管、工作进行统筹、质量进行检查、组织绩效进行考核；
2、接受内外部客户投诉建议。

第五章 奖惩

第十六条 对本制度贯彻贯彻较好部门及个人奖励与表扬，公司通过绩效管理及会议研究方式另行决定。
第十七条 公司员工在采购执行中有涉及索取钱物、不当得利或借采购之机为自己或她人谋取各种以便，没收不当所得，罚款1000元/次并解除劳动关系。给公司导致经济损失，负责人承担所有经济及法律责任。
第十八条 公司员工擅自减少规定采购或验收原则，每次罚款200元。所导致所有损失与后果，由负责人承担。
第十九条 公司员工违背采购制度流程，未能在合理时间内完毕采购并影响到关联工作与流程开展，每次罚款500元。
第二十条 公司员工对合同信息、供应商需要保密信息未能做到严格保密导致资料外泄，按保密合同条款执行。

第六章 附则

第二十一条 本制度经集团董事长办公会研究通过，于XX年XX月XX日起施行。总裁办负责解释与修订。

第二十二条 支持性文献　　　
1、财务管理制度与请款流程；
2、总体施工进度筹划；