公司文件管理制度分析模板.doc

某企业文件管理制度第一节 总则为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，依据中央相关文书处理相关要求，结合我企业实际情况，特制订本制度。文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本企业上报下发多种文件、资料。全企业各类文件由综合办归口管理。第二节 收文管理公文签收凡来企业公启文件（除企业领导订启外）均由企业收发员登记签收后交综合办拆封。在签收和拆封时，收发员和综合办人员均需注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件、文号、机要编号“四对口”核定，假如其中一项不对口，应立即汇报上级机要部门，并登记差错文件文号。公文编号保管综合办对上级来文拆封后应立即附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由企业承接或归档企业领导亲启文件，企业领导启封后，也应交综合办办理正常手续。本企业外出人员开会带回文件及资料应立即送交综合办进行登记编号保管，不得个人保留。公文阅批和分转凡正式文件均需由综合办主任依据文件内容和性质阅签后，由综合办干事分送承接部门阅办，关键文件应呈送企业领导（或分管领导）亲自阅批后分送承接部门阅办。为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完，紧急文件要即阅即办。通常函、电、单据等，由综合办直接分转处理。如包含多个部门会办文件，应同主办部门联络后再分转处理。为加速文件运转，综合办应在当日或第二天将文件送到企业领导和承接部门，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出两天（特殊情况例外）。文件传阅和催办。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对还未传达文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交综合办，阅批文件通常不得超出两天，阅后应署名以示负责。如有领导“指示”、“拟办意见”，综合办应责成相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。文件阅完后，应送交综合办，切忌横传。综合办对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得综合办同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。第三节 发文管理发文要求全企业上报下发正式文件权力集中在综合办，其它部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。各部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求发文应向综合办提出发文申请，并将文件底稿交综合办审核。对全企业影响较大，包含两个以上企业领导分管范围文件，须由董事长同意签发。其它文件均由总经理同意签发。发文范围通常以企业名义发出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。企业下发文件关键用于：公布企业规章制度；转发上级文件或依据上级文件精神制订企业文件；公布企业体制机构变动或干部任免事项；公布全企业性重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定；公布相关奖惩决定和通报；其它相关企业重大事项。企业上行文、外发文关键用于：对上级机关呈报工作计划、请示汇报、处理决定；同关联企业联络相关企业重大生产、技术、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营管理等事宜。在企业日常生产、技术、经营管理工作中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经企业领导同意后，由主管业务部门书面或口头通知实施，通常不用企业文件公布。凡各业务部门，如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考，能够部门名义用工作简讯发会议纪要。各业务部门和外单位发生通常业务联络，可用各部门名义对外发函（应各自编号备查）不用企业名义发文。第四节 发文程序和要求发文程序要求各部门需要发文，应事先向综合办提出申请；综合办同意发文时，主办部门应以党方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；草拟文稿必需从全企业角度出发，做到情况确实、见解鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门和拟稿人，并署名、盖章、标定日期和密级；综合办应依据企业要求和上级相关指示精神，相关文件要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符文稿应退回拟稿部门重新拟稿；经综合办审查修改后文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；对审核时修改较多，有碍打印和存档文稿，应由拟搞部门重新撰写清楚；需经会签文稿，应在交付打印前送会签部门会签；文稿审核会签后，按同意权限要求呈送企业领导审定同意签发；经领导同意签发后文稿交综合办统一编号打印；文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上署名；文件打字后，由综合办派专员按数印刷，再由综合办干事分发并检验落实情况，对印刷质量不好文件，综合办干事应拒绝盖印分发。第五节 文件借阅和清退各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，需经本部门责任人签写便条，对有密级文件须综合办主任同意后方可借阅。借阅文件应严格推行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾划等。综合办对承接公文应抓紧催办，应定时对事情已经办妥本企业文件和上级要求限期清退文件，进行收缴清退工作。（通常为月底一小清，季末一中清、年底一总清）。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向领导汇报。各部门应指定一位责任心强职员负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。第六节 文件立卷和归档文件归档范围凡下列文件统一由综合办负责归档：上级机关来文，包含上级对企业汇报、申请批复；企业发出汇报、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作各类计划统计、季度、年度报表等；企业经理办公会、中层干部会和多种专业例会统计；有保留价值来信来访统计及处理结果；参与上级召开多种会议带回文件、资料及本企业在会上汇报表言材料等；上级机关领导来企业检验视察工作汇报、指示统计，和本企业向上级进行汇报提要和材料；反应本企业生产、经营活动、优异人物事迹及企业领导工作等音、像摄制品；企业日志和大事记；企业向上级请示批复文件及上报相关材料。业务部门日常工作中形成活动资料，由各业务部门负责立卷归档。立卷要求文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交部门各留存一份备查）。第七节 文件销毁对于多出、反复、过时和无保留价值文件，综合办应定时清理造册，并按上级相关要求，办理申请销毁手续。经审核同意销毁文件，应派专车由综合办主任护送到上级机关指定造纸企业监视销毁。