公司办公设备管理标准规定.docx

企业办公设备管理制度
第一节 总则
第一条 目标
为深入加强企业办公设备使用和管理，为职员提供良好办公环境，最大程度发挥各类办公设备作用，本着提倡节省，预防浪费标准，特制订本制度。
第二条 适用范围
（一）本制度适适用于企业各部室位全体职员。
（二）本制度所指办公设备关键包含办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等。
第二节 职责
第三条 相关部门职责
（一）办公设备标准上本着谁使用谁维护标准，部门责任人为办公设备直接责任人。
（二）企业综合办负责办公设备监督管理。
第四条 办公设备日常管理
（一）办公区域及企业内电器设备要做到用完随手关闭，部门人员离创办公室时要逐一检验本部门全部用电设备是否关闭，方可离开。
（二）办公设备不使用时要设置好节电模式，停用一小时以上办公设备必需关闭电源。
（三）各部门严禁拉接电源和使用和工作无关电器，尤其是大功率电器。
（四）下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备。
第三节 空调使用要求
第五条 空调使用
（一）本着正确使用、安全管理、节能降耗标准，各部门切实保障空调能发挥应有作用，并避免能源浪费。
（二）公共办公空调（如会议室）作为办公设施，仅限于各办公期间使用，不许可在非办公时间使用空调。
（三）使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。果断杜绝开窗使用空调现象。
（四）办公室在使用空调时依据气象台温度预报结果，夏季室内最高气温达成 28℃以上时，方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于 26℃；冬季室外气温低于 8℃以下，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于18℃。
（五）空调上班时开机，下班前 30 分钟要关闭。
（六）办公人员离开或办公室无人估计一个小时以上，应关闭空调，严禁室内长时间无人开启空调。
（七）夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。
第六条 空调使用注意事项
（一）全体职员必需增强节省用电，安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线（专职维修人员除外）。
（二）空调需要根据使用说明要求进行操作，如发生故障应立即向综合办报修，不得自行拆卸，不然责任自负。
第四节 打印机使用
第七条 打印机使用
（一）企业打印机由综合办负责维护和管理。
（二）部门工作人员必需按复印、打印机使用性能及要求进行操作。打开电源，正常预热，待机进入正常工作状态方能进行复印、打印。
（三）复印前，注意除掉纸张上钉、针等异物。
（四）遇故障等现象，立即反馈综合办由专业人员处理，切勿私自排除故障。
（五）下班或停止使用时，应立即关闭电源。
（六）综合办人员要定时检测、保养机器情况，使其保持正常运行。
第五节 计算机管理
第八条 计算机使用
（一）办公用计算机由各部门专员或指定人员使用，根据正常程序开启或关机。
（二）只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件，不得安装和工作无关其它程序软件。
（三）定时进行杀毒软件升级。
（四）不得接插未经杀毒处理外来u盘。
（五）能够上网计算机，不得上网查询和工作内容无关信息，不得进行网上聊天。
（六）不得在网上进行股票信息查询和股票交易。
（七）办公用计算机所包含到任何密码，只能由专员掌握，不得泄露给其它人员，并按要求立即进行更新维护。
（八）定时对办公资料进行备份。
（九）用于网上银行和纳税申报计算机，不得打开其它网页，预防感染病毒或泄密。
（十）计算机使用者不得私自拆装计算机。
第六节 办公电话管理
第九条 电话安装
（一）各部门依据部门实际情况，需安装电话，须提出书面申请，经企业总经理审核，集团分管领导同意后，由综合办统一协调安排。
（二）各部门标准上只能使用一条外线电话通讯线路，安装一部电话，有特殊需求，需经分管领导同意后开通。
（三）未经许可不许私自并机、移机、拆机、装机。确需拆、并机等需要，由综合办联络处理。
第十条 电话使用和管理
（一）办公电话关键用于联络工作，办理公务，提倡使用简捷文明语言，尽可能降低通话时间。
（二）严禁拨打信息电话或私人电话，如有违反，一经查出，除对拨打人进行话费双倍罚款外，并将追究部室责任人相关责任。
（三）对于外拨长途电话，必需认真填写《拨出电话统计表》，具体登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况。
（四）综合办负责月底将话费异常须查出清单反馈各部室责任人，由部室责任人审核调查签字后返回综合办。
（五）综合办月底负责对拨出电话统计表业务话费清单进行审核，并不定时对某部室《拨出电话统计表》进行抽查。
（六）内线电话拨打要简捷明了，严禁长时间占用电话聊天、谈笑，如因事3分钟拨打不通时，将对相关责任人做出对应处理。
（七）对于办公电话，要妥善保管，不得损坏，如话机、线路出现故障，要立即报修，确保线路通畅。
第七节 其它电器
第十一条 其它办公电器使用
（一）对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源开关时间，做好合理使用，避免浪费。
（二）依据光线强弱程度，灵活掌握办公用照明灯光开启，严禁长明灯。
（三）碰到雷电、暴风等恶劣天气，需关闭全部电器电源开关，并拔掉全部电源插头。
（四）上班期间，如人员外出，室内长时间无人时，要立即关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器，避免无须要浪费。
第八章 罚则
第十二条 对于办公用具管理，有下列情形之一，依据情节严重程度，将对责任人进行处罚：
（一）已领取使用办公用具，由实际使用人和部门责任人负担责任。对因个人本身过失、非正常使用而对办公用具造成重大异常损耗，由责任人负担所造成损失部分赔偿。
（二）办公用具及生产清洁用具由综合办负责监督检验，严禁超计划领用及浪费现象发生，如有浪费者一经发觉将按办公用具两倍价格进行处罚。
（三）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用办公用具(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失应照价赔偿，不然不予办理相关手续。
第十三条 凡违反相关管理要求，有下列情形之一，将给责任人以下处罚：
（一）未立即对文件资料进行备份，造成文件数据丢失，影响工作，对相关人员进行50-100元经济处罚。
（二）未经许可，为个人收发、打印、复印文件资料，违者扣罚50元／次。
（三） 因工作不负责任，违反保密制度造成泄密，将依据相关制度严厉处理。
（四）凡违反上述 “空调使用”开启空调（特殊情况事先经同意除外），给和现场责任人罚款 20 元/次。
（五）凡发觉办公室（区域）人员已下班离开工作场所，空调仍开放，给和现场责任人罚款30 元/次。
（六）对于因使用不妥造成空调损坏或不能正常运行，由使用部门或有意损坏者负责修理或负担赔偿责任。
（七）综合办将不定时对各部门空调使用情况进行检验，凡违反本制度要求，一次查出对责任人给罚款50元，再次查出，加倍罚款。
（八）不按要求使用计算机，不立即删除游戏或娱乐软件，发觉一次罚款200元。
（九）接插未经杀毒处理外来U盘，每次罚款50元。
（十）使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等（工作学习内容除外），发觉一次罚款500元。
（十一）上网浏览网页，造成网上银行和纳税申报计算机感染病毒或泄密，发觉一次罚款500元。
(十二)上网进行股票信息查询和股票交易，发觉一次罚款1000元。
（十三）违反上述其它办公设备使用要求，将依据情节严重程度给50-500元罚款。
第十四章 附则
第十四条 本管理要求由综合办负责解释，其它未尽事宜由综合办依据实际管理需要及领导要求，另行通知。

二〇一五年十二月十五日