加强项目档案科学管理的举措.pdf

2023.5业务加强项目档案科学管理的举措文/刘小艳凉水井矿业公司档案管理工作起步较早，随着企业的快速发展，已不能适应生产建设的客观需求，主要表现为：档案工作发展不平衡，公司和基层单位间、基层单位之间都存在较大差距，基层单位档案信息化建设滞后，个别单位档案工作处于停滞状态，鉴于以上原因，公司采取以下举措对档案工作进行管理。一、构建档案组织管理体系从项目启动开始，公司各级领导就高度重视档案管理工作，专门设立了档案专管部门，公司档案实行“公司统一管理、部门分级负责、专兼职档案人员结合”的管理模式，由一名领导班子成员分管档案工作，综合办公室具体指导，档案室负责具体执行落实档案工作各环节，同时监督指导各部门规范档案资料的收集、整理工作。随着公司的不断发展，以及档案管理工作的不断规范，公司不断建立健全档案管理体制，完善档案管理网络，对公司范围内的所有档案资料进行集中统一管理，并将档案管理工作纳入到了公司战略发展规划，纳入到了公司年度月度工作目标考核，纳入有关领导及人员责任制、有关部门工作职责中。二、贯彻法律法规，做好档案宣传工作一直以来，公司认真贯彻落实 中华人民共和国档案法 档案法实施办法陕西省档案管理条例 和其他有关档案工作的法律法规，积极配合上级档案管理部门对档案工作的监督、检查、验收、指导等各项活动，与集团公司建立了档案信息及时报告渠道，并在各类档案制度中均明确了遵纪守法相关职责，严防档案违法行为和违法案件的发生。公司组织档案人员认真学习上级档案部门各类文件精神，积极参与上级档案部门开展的业务知识学习、培训和宣传活动，鼓励档案人员到上级单位、同行单位及兄弟单位多观摩学习取经，及时更新购买了 档案人员工作必备 档案人员上岗必读 建设项目文件收集及档案整理规范 等各类新书籍，并订阅了 陕西档案 档案学通讯 等报刊杂志。通过种种学习和宣传活动，促进档案管理对于维护公司权益，促进公司生产经营工作顺利进行具有重要意义。但随着企业的快速发展，企业档案管理工作中存在的种种问题严重影响了企业的发展，阻碍了企业前进的步伐。本文以凉水井矿业公司项目档案的管理为例，就如何加强项目档案的科学管理，以使档案管理工作能与不断进步的现代化企业同步，提出了一些举措分享402023.5业务了企业档案交流，使档案人员学习了新标准新政策，加强了新理解新认识，提高了自身档案意识、理论知识和管理水平。此外，公司针对各部门及员工也开展了广泛的档案宣传、咨询活动。通过下发文件、利用各种活动、会议宣传强调档案管理工作的重要性。特别是利用业余时间组织开展了领导干部档案义务劳动、档案收集整理培训实践活动十多次，使广大干部职工对档案工作有了深刻的认识，推动了公司档案工作的有效开展。三、健全档案制度，有章可循搞好档案管理工作，离不开完善的档案管理标准和工作制度。根据国家和省档案局的相关法律法规和规定，公司结合实际情况，先后制定了各类档案管理制度，并汇编成册，且根据矿井实际不断修改完善，以此规范档案管理行为，提高了公司档案工作的规范化、有序化和科学化。此外，还按照制度要求规范了档案资料借阅查阅登记、库房温湿度登记、复印打印审批等手续，通过制度的制订和严格实施，使各部门以及设计、监理、施工等单位明确了各自档案归档范围和归档要求，规范了档案相关工作职责和工作流程，更好地理顺了档案资料移交及衔接，室藏档案做到了结构合理、门类齐全，档案工作做到了有章可循、有法可依。四、确保档案收集齐全，整理规范为确保档案收集完整准确，公司坚决落实档案工作“四同步”“四参加”原则，采取了多项措施加强此方面控制。在工程招投标及签订合同时就将档案收集列为专门条款，与工程建设程序一并执行，工程招投标会议当中还特别将档案人员列入会务组全程参加，负责会议期间各类资料的收集与整理；工程开工前，档案人员定期对施工单位进行文件资料形成、积累、整理工作检查，从开工准备阶段抓起，从建设过程中每个环节抓起，从严要求，发现问题及时解决；设备开箱验收时，档案人员详细检查随机资料的数量，并及时收集资料；档案收集整理过程中，明确责任，分工到人，定期召开档案专题会议，及时了解档案收集整理情况，解决存在问题；工程竣工验收时，按照编制单位自检、监理人员审查、建设单位档案人员审核，对案卷质量逐卷进行检查把关，对存在的问题逐项提出并限定时间整改，整改完毕经建设单位确认后方可办理交接手续。要求相关单位按国家工程竣工验收有关规定，提供完整竣工资料及竣工验收报告，对竣工资料符合管理规范要求的，才予以工程竣工决算，文件材料移交不符合要求的不予进行财务结算；此外，档案人员还主动深入到各部门、各施工单位现场指导档案工作开展情况。通过各项控制制度和措施的严格落实，确保了文件资料归档不重不漏，准确及时，有效完整。五、档案信息化与公司信息化管理同步发展根据国家对档案信息化、数字化管理的要求，以及档案信息化建设对于档案管理日益重要的影响，公司一直以来高度重视档案信息化建设，将其纳入到了公司信息化建设整体规划之中。进行了功能需求详细分析，使档案管理与公司生产紧密联系，功能配套。同时，公司也逐步加强了数字档案建设，对各部门、施工单位、设备单位等提出了电子文件移交具体要求并严格执行落实，对招投标过程中电子资料的收集具体落实到人，对传统纸质档案进行扫描转换为数字档案。通过各种方式，收集、整理、归类、存储了各类电子文件。除此以外，公司在硬件设施方面专门配置了档案信息化所需设备，保障了软件系统建设、数字档案建设的有力实施。六、建立档案的数据库和信息安全措施随着公司档案系统的逐步开发和利用，档案信息化建设也正在逐步的建立健全之中。电子文件也通过纸质档案的扫描转换实现了上传。公司员工可以直接登录公司档案管理系统输入账号及密码，通过在档案管理模块输入文件名称、日期、责任者等相应信息，达到模糊检索，找到文件存放具体位置，员工根据个人权限和网上审批还可以实现在线下载及全文阅览，这样既保障了档案的安全和保密，同时也提高了工作效率。另外，公司信息网络中心定期对数据库中电子文件的运行、数据存储、提供利用等进行备份，有效保障了档案的数据库安全。同时，公司还利用常用的计算机办公软件建立了案卷级、文件级、全部资料目录数据库，在单机无网络状态下依然可以提供检索查询服务；按照 电子文件归档制度 要求对竣工图、设备资料等重要文件进行了全文扫描、电子存储；对电子文件、档案数据定期进行扫描杀毒，进行异质备份，并进行异地存放。综上所述，档案管理工作要有新的突破，离不开完善的档案管理标准和工作制度。要抓住有利时机，加强档案管理工作的宣传力度，提高各部门、各施工单位档案重视程度，确保移交档案的及时、准确、全面、规范。除企业要不断加强对标学习、敢于革新探索创新，还要有冲破固有思路和固有管理模式魄力。不断充实完善管理制度，形成一套完整的档案管理思想和管理理念，才能与时俱进使得档案管理工作与不断进步的现代化企业同步。（作者单位：陕西能源凉水井矿业有限责任公司）分享41