印章使用管理标准规定.docx

太仓港上港正和集装箱码头印章使用管理要求第一章 总 则第一条 为规范企业印章使用及管理，确保印章刻制、保管、使用和废止正当性、严厉性，有效地维护企业利益，杜绝违法违规行为发生，特制订本要求。第二条 印章是指在企业发行或管理文件及凭证文书等和企业权力义务相关文件上，需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。第三条 本管理制度所指印章包含企业公章、法定代表人印章、党支部印章、协议专用章、财务专用章、各职能部门章等含有法律效力印章。第四条 本要求适适用于企业公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署协议、协议及其它须用印章文本等。第五条 全部印章使用，必需严格实施企业印章使用要求，做好申请和使用登记，如违规使用出现问题，给企业造成损失，企业将依法追究其法律责任。第二章 印章刻制、改刻和废止第六条 企业印章刻制、改刻和废止申请由印章保管和使用部门提出，填写印章刻制审批表（见附件1），报企业总经理审批。提出申请中必需要将新旧印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限给予说明。第七条 印章刻制由企业办公室负责，印章内容、规格、样式由办公室按相关要求办理。第八条 废止印章时应由保管人员填写印章废止申请表（详见附件2），经总经理核准，交由办公室统一废止或缴销。废止印章保留年限除尤其需要，办公室将废止印章保留三年后，经同意，再行销毁。全部销毁废旧印章全部要留下印模永久保留，以备以后查考。第九条 改刻印章时应由印章保管人员填写印章废止申请表，经总经理核准后，交由办公室按指示处理，按要求程序申请刻制新印章。第十条 企业印章出现遗失、损毁、被盗情况，印章管理人应快速向办公室递交原因汇报书，由印章保管人员填写印章废止申请表，经总经理核准并签批遗失处理措施后，交由综合部按指示处理。 第三章 印章登记和保管第十一条 企业印章管理，采取分散管理相互监督措施。办公室为企业关键印章保管部门，职责是确保印章使用合理性，印章保管人含有使用、监督、保管等多重责任和权力。第十二条 办公室指定专员负责印章保管，并存柜加锁。印章保管人员应该明确责任，确保印章正常使用和绝对安全，预防印章被盗用或滥用。对于印章被盗用而产生后果，保管人负有法律责任。 第十三条 办公室建立印章登记台帐印章保管记录表（详见附件3），并永久保留。此台帐需载明每个印章文字、印模、起印和废止时间、使用部门、责任人姓名、保管人姓名、保管人变更等信息。第十四条 各部门责任人是本部门所保管印章使用管理第一责任人，对印章含有独立使用权力，同时负全部使用责任。第四章 用印手续第十五条 用印审批程序（一）使用企业具法律效力印章时应先填写印章使用申请表（详见附件4）,经部门责任人确定，连同需盖章文件一并交印章管理人，由分管领导同意后再由总经理签批。（二）使用部门行政印章须填写印章使用统计表（详见附件5），经所属部门领导同意同意后，连同需用印文件一并交部门章管理人。（三）财务专用章使用根据财务管理制度实施。 第十六条 印章使用人职责（一）企业印章使用人标准上由印章管理人担任。用章时，印章管理人员首先应仔细核实印章使用手续是否完备，严格根据获准用印范围用章并做好用印登记，保留好印章使用申请表，方便备查。（二）印章使用申请表统计项目包含：用印日期、用印部门、用印事由、同意人、承接人、用印份数等项。印章使用申请表使用完成后于第二年1月交办公室档案管理人员永久存档保留。（三）印章管理人离开时，由部门责任人指定专员负责印章使用管理代理工作。代理人在用印后应将用印手续交印章管理人审查，同时，代理人应在印章使用申请表上签字备查。 第十七条 严禁将公章、协议章、法人私章私自带离企业使用，如需带出办事使用时，必需报经办公室责任人同意，指派责任人并和办事人一同前往。第十八条 需要携带企业印章外出时，需填写携带印章外出申请表（详见附件6），报企业总经理审批，做好登记手续，妥善保管，立即归还。第五章 附 则第十九条 本制度解释权归办公室全部。 第二十条 本制度自印发之日起实施。附件：1.印章刻制审批表2.印章废止申请表3.印章保管记录表4.印章使用申请表5.印章使用统计表6.携带印章外出申请表附件1印章刻制申请表申请部门：日期经办人印章种类名称材质、形式申请理由：适用范围：管理权限：管理人：部门领导意 见 签字 日期分管领导意 见 签字 日期总经理意 见 签字 日期备 注附件2印章废止申请表印章种类立案机关废止事由印章名称停用日期印章印模印章管理部 门管理人申请人销毁日期部门领导意 见 签字 日期分管领导意 见 签字 日期总经理意 见 签字 日期附件3印章保管记录表印章刻制时间印章名称印模管理责任人保管责任人印章废止时间备注附件4印章使用申请表申请部门经办人印章种类公章用印数量协议章法人章操作部章财务章总经理私章用印时间留底及份数用印材料名称及用途标题：摘要：用途：部门经理签字 日期分管领导签字 日期总经理签字 日期附件5印章使用统计表印章名称：用印时间用印人用印材料份数责任人审核备注附件6携带印章外出申请表申请部门：申请时间申请人使用时间保管人借用事由印模部门责任人 签字 日期办公室责任人 签字 日期分管领导 签字 日期总经理 签字 日期印章归还时间： 年 月 日（确保印章验收无误）借用人： 保管人：