现代企业档案管理规定样本.doc

为了建立健全企业档案工作，加强对企业档案科学管理，有效地保护和利用档案，结合本企业实际情况，特制订本措施。

一． 企业档案范围
1． 企业行政文书档案。包含法规性文件；多种协议及协议书；会议文件；工作计划、计划和工作总结；相关干部任免、奖励和处分、调配人事材料；职员花名册、人事档案等。
2． 企业管理档案。包含企业生产经营计划、多种指标类定额类文件、企业管理方面多种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用具名册，产品质量、用户档案等。
3． 企业技术档案。包含技术研究档案、产品档案等。
4． 企业会计档案。包含会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5． 企业业务档案。包含和用户往来函件（含传真、电子邮件等）、商务汇报、贸易单据等。
6． 企业声像档案。包含照片、录音、录像档案等。

二、企业档案管理体制
1． 企业档案管理机构：行政部统一管理企业各类档案（会计档案除外）。
2． 企业指定专员分管企业档案工作，保管人必需维护档案完整和安全，并接收必需培训。

三、立卷归档制度
1． 档案搜集：搜集工作是建立在归档制度上。各业务部门将办理完成文件材料，经过挑选，立卷，定时移交各档案室集中保留。
2． 归档范围：通常本单位含有考查利用价值文件材料。包含包含和用户往来函件（含传真、电子邮件等）、商务汇报、贸易单据，和工作日志、照片等多种形式、载体文件。
3． 归档时间：办理完成文件，按工作阶段性进行归档：
3．1．按年形成文件，第二年上六个月归档。
3．2．通常有法律效用文件材料，一生效就归档。
3．3．通常有机密性文件，随时形成，随时归档。
3．4．工程项目，科研课题，判定，完工验收后，三个月内归档。
4． 归档要求
4．1．材料完整齐全。
4．2．系统、条理、保持有机联络。通常归档文件材料，均要按其不一样特征组卷，尽可能保持它内在联络，区分它们不一样保留价值。文件分类正确、立卷合理。
4．3．立卷时，要求将文件正件和附件，印件和定稿，请示和批复等统一立卷，不得分散。
4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件前后秩序，按时间前后排列。对于同一事情同一文件，应统一要求进行，比如：正件和附件，应正件在前，附件在后等。
4．5．由档案部门对业务部门加以指导，帮助业务部门共同做好旧档组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。
5． 部门归档要求
5．1．编制立卷项目，将办理完成文件按相关条款归入卷内，便于第二年立卷。
5．2．文件按时间次序排列，最近在最上面。
5．3．一个用户一个立卷，一个档案盒。
5．4．贸易档案和往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自发票流水号放在文件袋里。
5．5．定时交档案室：文件量少，十二个月交一次，第二年上六个月搜集。文件量大，十二个月交两次，第二年上六个月和下六个月各一次。
6． 档案室在收到业务部门归档和各类文件后进行分流排列编日，作深入整理和局部调整等。
7． 统计档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。
四、档案管理工作
1． 档案管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、起源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
2． 档案保管：企业设置专用文件库保留档案。
3． 档案判定：从档案内容、起源、时间、可靠程序、名称判别、档案价值，确定各类档案保管期限，编制成表。
4． 档案销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理同意，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

五、档案利用工作
1． 凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案名称、密级、借阅方法、数量、期限。
2． 档案利用方法有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文件索引资料。
3． 档案管理部门要主动向部门职员提供企业档案编研信息服务，关键方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4．依据国家统计和相关法律法规，做好企业档案统计工作。