投资公司财务档案管理制度样本.doc

——投资集团财务档案管理制度

一、总则
第一条　为了加强企业财务档案科学管理，建立、健全会计档案立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，切实完善档案管理工作，使其规范化、系统化，特制订本制度。
第二条　资金财务部是企业财务档案具体负责部门。资金财务部财务档案管理工作分为五大类，包含会计档案管理、年度汇报及审计等资料管理、预算档案管理、保险文件管理、日常往来文件及协议档案管理。其中每部分需依据具体情况进行具体分类，如日常往来文件管理需分为企业内部往来文件和外部往来文件两大类等。
二、会计档案管理
第三条 会计档案管理包含会计凭证、会计帐簿和财务汇报等会计核实专业材料，是统计和反应企业经济业务关键史料和证据。具体包含：
1．会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
2．会计帐簿类：总帐、明细帐(依据科目建立)、日志帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿。
3．财务汇报类：月度、季度、年度财务汇报，包含会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务汇报。
4．其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调整表，其它应保留会计核实专业资料。
第四条 每个月形成会计档案，应由专员根据归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保留，凭证按月整理保留，年底将本年帐簿存档。
第五条 资金财务部指定专员负责会计档案保管工作，档案柜由专员负责分类整理，档案柜钥匙由专员负责保管。
第六条 保留会计档案不得外借。如有特殊需要，经企业财务总监同意，能够提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案人员，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案。
第七条 资金财务部负责设置会计档案查阅登记清册，立即登记查阅人或复制人姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条 会计档案保管期限分为永久、定时两类。定时保管期限分为3年、、、20年、25年5种。其中
　　1．纳税人帐簿、记帐凭证等资料保留期限为。
　　2．原始凭证、记帐凭证和汇总凭证保管期限为。
　　3．总帐(包含日志总帐)、明细帐、日志帐保管期限为。其中现金和银行存款日志帐保管期限为。
　　4．固定资产卡片在固定资产报废清理后保留3年。
　　5．辅助帐簿保留期限为3年。
　　6．月、季度财务汇报保管期限为3年。年度财务汇报(决算)永久保管。
　　7．会计移交清册保管，会计档案保管及销毁清册永久保留。
　　8．银行余额调整表保留3年。
第九条　会计档案保管期限，从会计年度终了后第一天计起。
第十条 对会计档案保管期限有特殊要求，能够报企业总裁同意，报财政部、国家档案局立案。
第十一条 保管期满会计档案，能够根据以下程序销毁：
　　1．编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
　　2．企业总裁在会计档案销毁册上签署意见。
　　3．资金财务部经理负责销毁会计档案，财务总监和总裁办公室主任共同监销。
　　4．监销人在销毁会计档案前，应该根据会计档案销毁清册所列内容清点查对所要销毁会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上署名盖章，并将监销情况汇报企业总裁。
第十二条 保管期满但未结清债权债务原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。
第十三条 计算机电子财务文档，标准上应该打印出书面会计档案进行保留。磁带、磁盘、光盘等会计档案，要进行备份保管。
第十四条 企业分立，会计档案由分立后一方统一保管，另一方可查阅、复制和其业务相关会计档案。对其中未结清会计事项所包含原始凭证，应该单独抽出，移交业务相关方保留，并按要求办理交接手续。
第十五条 企业合并，原单位形成会计档案应该由合并后单位统一保管。
第十六条 单位之间交接会计档案，交接双方应办理会计档案交接手续。
第十七条 交接会计档案时，交接双方应该根据会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方财务责任人负责监交。交接完成后，交接双方经办人和监交人应该在会计档案移交清册上署名或盖章。
三、年度汇报及审计等资料管理
第十八条 年度资料包含月、季、年度报表、审计汇报、验资汇报等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专员专柜保管。
第十九条 年底汇报、审计、验资汇报应长久保留，分别包装，注明名称、截止日期、编号等。
第二十条 年度汇报及审计等资料标准上不予外借。如企业内部单位或股东等需要查阅或复制，需由企业总裁同意，资料保管人需统计发放或借出时间、姓名、工作单位、数量等，并由接收人签字或盖章。
四、预算档案管理
第二十一条 预算档案包含月度、季度、年度预算和年度决算案，预算调整方案，预算实施情况等，包含收入、费用及固定资产等方面。
第二十二条 预算档案按年度进行分类保管。年度预算和决算应永久保留。
五、保险文件管理
第二十三条 保险文件作为企业关键文档应单独给予保留。包含以下几方面内容：
　　1．相关投保、续保等保险往来传真、信函等。
　　2．保险索赔文件。
　　3．保险协议条款、保险单据等正本文件。
第二十四条 保险文件应依据上述第二十三条所列内容分类存档。同时，依据保险类别进行具体分类，如保险协议档案可分为财产险、利润损失险、第三者责任险等。
第二十五条 投保、续保等往来文件应依据时间前后存档保管，相关保险索赔文件单独存档。
第二十六条 保险协议正本依据保险类别建立档案并存放于保险柜中。每十二个月度保险应分别存放，并注明年度时间，不得遗失。保险单据正本作为原始凭证记帐。
第二十七条 依据保险协议复印件建立档案，协议正本不予外借。
第二十八条 对每十二个月保险协议做出明细表，注明保险类别、保险范围、保期、保额、保率及保费等。
第二十九条 立即依据新续保协议更改明细表，对年度中相关投保续保情况作具体连续统计。
六、日常往来文件、协议档案管理
第三十条 日常往来文件分为内部往来文件及外部文件两大类。其中内部往来文件包含各子企业、各部门之间和部门内部发放文件，包含“内部请示汇报”、“内部通知”等；外部文件包含企业同外单位之间全部中国外往来文件。
第三十一条 日常往来内部文件应依据部门进行分类，有些文件需依据内容单独分类保留，如职员福利、企业内部规章制度、审计往来文件等等；外部文件应依据往来单位进行分类存档，如某某企业可单独建立一个档案。
第三十二条 部门上交数据资料文件应单独归类存档，同往来通讯事务性文件区分。
第三十三条 部门对外发放文件，如内部通知或内部请示汇报，需分别注释加以区分，不管内部文件还是外部文件，均需分别编号，以每十二个月度为限，如〖财〗 (请)[内]—001或〖财〗(备)[外] －001；新十二个月度进行重新编号，如〖财〗 (请)[内]—001或〖财〗(备)[外]—00l，依这类推。
第三十四条 部门对外发放文件，除编号注释外，还需用磁盘存档保留文件内容。文件正本需依据编号次序单独建档保留，以年度为限，新年度需重新建档，以前年度原件档案均需另行存放，不得遗失。
第三十五条 企业内部往来文件或外部文件亦需依据时间次序存档，以年度为限。以前年度档案需另行存放。
第三十六条 企业日常文件设专员专柜保管。注明档案名称，方便查阅。
第三十七条 依据企业文件管理要求，国家或上级主管部门下发文件正本应由企业档案管理部门统一保管。文件复印件由部门内部留存。
第三十八条 依据文件复印件单独建立档案。依据文件要求内容进行分类存档，如财政、税务、审计、外币兑换、房地产、交通、电力等等。
第三十九条 依据企业协议管理要求，协议正本应交予企业档案管理部门统一存档管理。
第四十条 依据财务需要，留存协议复印件作为凭证原始依据，但有些经营购销协议需留用正本协议为凭证原始依据存档。
七、附则
第三十八条 本制度由企业资金财务部负责解释。
第三十九条 本制度由企业总裁办公会决定内容修改和补充。
第三十九条 本制度自企业总裁办公会同意，总裁签发之日起公布、实施。