机关事业单位档案管理核心制度.docx
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1、机关机关档案管理制度第一章 总则为了加强档案管理,有效地保护和利用好档案,提升资料利用效率,使其愈加好服务于本局工作,现依据中国档案法、政府档案管理条例,结合本局实际情况,特制订本制度。第二章 归档制度一、归档制度1局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。2局各科科在各项工作中形成并有保留价值材料(含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等)必需由本部门或专员负责搜集、整理,于第二年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。3归档文件材料应齐全、完整,能系统、正确地反应本单位在各项工作管理等方面真实内容;归档文件书
2、写字迹和载体材料要能耐久保留,严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字(只能用黑色),严禁使用复印纸复写;归档文件材料必需纸质优良,线条、字迹图象清楚,反差良好;文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。4归档文件材料应为原件,因故无原件,可归含有凭证作用、法律效用文件材料,文件材料归档后不得更改。5归档文书、科技、会计、各类地图,文件必需是盖有公章正文,其定稿必需由单位领导在发文稿纸上签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔;计算机生成文件定稿必需使用喷墨或激光打印机打印;多种图纸,表格做到手续完备,按要求签字盖章,图纸图幅和图标按国家标准绘制。6会计档案应根据要求由会计人员装订成
3、册,加盖公章。由部门保管十二个月,期满以后,指定专员编制移交清册,于每十二个月六月底前移交档案科统一保管。7电子档案是指经过计算机磁盘等设备进行存放,和纸质档案相对应,相互关联通用电子图像文件集合。现在本局电子档案有和可研、计划相对应电子版;遥感影像数据;和本局发文相对应电子版;荒漠化沙化监测数据;各项工程数据及结果材料;本局各项日常和业务活动影像资料等。8各科科归档文件材料,交接手续要齐全,各类档案移交必需在档案移交单上签字。二、预立卷制度 (一)预立卷基础要求 针对本局工作特点,方便领导和各业务科科在工作中使用档案材料,把工作过程中各个阶段所形成管理文件和技术材料完整地、立即地搜集、积累、
4、整理出来;为预防档案流失,加以妥善保密,必需进行预立卷工作。 (1)档案预立卷工作由各科科完成。(2)各科科在档案预立卷业务中,要接收档案科档案人员指导、检验和监督。 (3)搜集范围:搜集整理本科科各业务人员手中文件材料并检验文件材料是否有保留价值、内容是否齐全、有没有反复材料。当年搜集上十二个月度形成、和科科工作相关文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等结果资料或当年已经完成工程项目资料。(4)整理单位:可按平时工作过程进行次序整理。文书档案中请示和批复为一件、正件和附件为一件、转发件和原件为一件。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;转发件在前,原件在后。获奖上报材料附上级批文或获奖证书复
5、印件,为一件。林业科技档案中具体工程项目从立项起至项目结束,全部资料为一件。(5)归档文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写,归档材料中不得出现圆珠笔或铅笔字(特殊情况要加以说明)。(6)送交到档案科文件材料统一采取 A4 纸,如有特殊类纸张应尤其说明。(二)林业科技档案预立卷制度林业科技档案预立卷工作由各科科完成。工作结束后,由各科科于每十二个月10月底前归档,或在工作结束后直接归档。预立卷时,各科科按本局档案归档范围,将形成各阶段业务材料立即进行搜集,多种积累材料要进行分类、整理并放入局规范要求标准档案材料档案盒中,在各科科统一动态管理。 工作结束后,由各科科责任人清点和检验各研究阶段文件材料正
6、确性、标准性、完整性、正当性,清点和检验各研究阶段文件材料补充和更改情况,检验每份文件材料各级会签和审批手续,并通知档案科对预立卷工作进行检验,检验合格后,完成文件自然信息数据录入。如有电子档案,则需从档案科领移动硬盘拷贝最少两份。经科科领导指示同意归档后根据归档要求,对文件材料进行分类处理,并办理交接手续,将预立卷材料送交到档案科。科技材料纸张幅面一律采取 A4 标准,书写文字用黑色签字笔,图样档案材料要装订成册,厚度不能超出 6cm。 (三)文书档案预立卷 文书档案预立卷工作关键由办公科完成。在日常工作中进行档案材料搜集和保管,以确保当年材料完整、系统。第二年5月份前将前十二个月档案根据档
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