机关事业单位档案管理核心制度.docx

机关机关档案管理制度

第一章 总则
为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提升资料利用效率，使其愈加好服务于本局工作，现依据《中国档案法》、《政府档案管理条例》，结合本局实际情况，特制订本制度。

第二章 归档制度
一、归档制度
1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。
2．局各科科在各项工作中形成并有保留价值材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必需由本部门或专员负责搜集、整理，于第二年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。
3．归档文件材料应齐全、完整，能系统、正确地反应本单位在各项工作管理等方面真实内容；归档文件书写字迹和载体材料要能耐久保留，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用复印纸复写；归档文件材料必需纸质优良，线条、字迹图象清楚，反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。
4．归档文件材料应为原件，因故无原件，可归含有凭证作用、法律效用文件材料，文件材料归档后不得更改。
5．归档文书、科技、会计、各类地图，文件必需是盖有公章正文，其定稿必需由单位领导在发文稿纸上签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成文件定稿必需使用喷墨或激光打印机打印；多种图纸，表格做到手续完备，按要求签字盖章，图纸图幅和图标按国家标准绘制。
6．会计档案应根据要求由会计人员装订成册，加盖公章。由部门保管十二个月，期满以后，指定专员编制移交清册,于每十二个月六月底前移交档案科统一保管。
7．电子档案是指经过计算机磁盘等设备进行存放，和纸质档案相对应，相互关联通用电子图像文件集合。现在本局电子档案有和可研、计划相对应电子版；遥感影像数据；和本局发文相对应电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及结果材料；本局各项日常和业务活动影像资料等。
8．各科科归档文件材料，交接手续要齐全，各类档案移交必需在档案移交单上签字。
二、预立卷制度
（一）预立卷基础要求
针对本局工作特点，方便领导和各业务科科在工作中使用档案材料，把工作过程中各个阶段所形成管理文件和技术材料完整地、立即地搜集、积累、整理出来；为预防档案流失，加以妥善保密，必需进行预立卷工作。
（1）档案预立卷工作由各科科完成。
（2）各科科在档案预立卷业务中，要接收档案科档案人员指导、检验和监督。
（3）搜集范围：搜集整理本科科各业务人员手中文件材料并检验文件材料是否有保留价值、内容是否齐全、有没有反复材料。当年搜集上十二个月度形成、和科科工作相关文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等结果资料或当年已经完成工程项目资料。
（4）整理单位：可按平时工作过程进行次序整理。文书档案中请示和批复为一件、正件和附件为一件、转发件和原件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后。获奖上报材料附上级批文或获奖证书复印件，为一件。林业科技档案中具体工程项目从立项起至项目结束，全部资料为一件。
（5）归档文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写，归档材料中不得出现圆珠笔或铅笔字（特殊情况要加以说明）。
（6）送交到档案科文件材料统一采取 A4 纸，如有特殊类纸张应尤其说明。
（二）林业科技档案预立卷制度
林业科技档案预立卷工作由各科科完成。工作结束后，由各科科于每十二个月10月底前归档，或在工作结束后直接归档。
预立卷时，各科科按本局档案归档范围，将形成各阶段业务材料立即进行搜集，多种积累材料要进行分类、整理并放入局规范要求标准档案材料档案盒中，在各科科统一动态管理。
工作结束后，由各科科责任人清点和检验各研究阶段文件材料正确性、标准性、完整性、正当性，清点和检验各研究阶段文件材料补充和更改情况，检验每份文件材料各级会签和审批手续，并通知档案科对预立卷工作进行检验，检验合格后，完成文件自然信息数据录入。如有电子档案，则需从档案科领移动硬盘拷贝最少两份。经科科领导指示同意归档后根据归档要求，对文件材料进行分类处理，并办理交接手续，将预立卷材料送交到档案科。
科技材料纸张幅面一律采取 A4 标准，书写文字用黑色签字笔，图样档案材料要装订成册，厚度不能超出 6cm。
（三）文书档案预立卷
文书档案预立卷工作关键由办公科完成。在日常工作中进行档案材料搜集和保管，以确保当年材料完整、系统。第二年5月份前将前十二个月档案根据档案科要求分类后移交档案科。
（四）会计档案预立卷制度
由财务科将平时工资、帐簿、凭证、报表等文件进行整理并管理，按相关要求，定时向档案科移交并办理移交手续。
（五）电子档案预立卷制度
由包含电子档案科科定时将电子档案拷贝存放到移动硬盘里最少两份，定时向档案科移交并办理移交手续。

第三章 档案统计制度
1．档案统计工作是档案管理一项不可缺乏工作之一，统计应以表册、数字形式揭示档案数量和档案工作相关情况。
2.统计作用。档案统计工作，为制订档案工作方针、政策，编制档案事业发展计划，开展档案科学研究，进行定性分析和定量分析，提供科学依据。
3．统计内容。对档案收进、移出、整理、判定、保管数量和情况，和档案组成、利用、机构等情况基础统计和其它专门统计。依据统计结果进行销毁等处理，并为领导决议提供依据。
4．档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后，立即地进行统计。
5．统计工作必需实事求是，如实地反应档案真实性，确保统计数据正确无误，不得弄虚作假。

第四章 档案保管制度
1．库房、办公、阅览科要做到“三分开”，非管理人员不得私自进入库房。
2．档案整理工作区和库房内严禁吸烟，严禁携带易燃易爆、易腐蚀品入内，严禁使用明火。
3．要常常对库房设施和安全进行检验，保持设施完好无损。
4．库房内柜架要排列有序，归档案卷、图书、图纸、资料排列整齐、美观、规范，和档案数据库中目录一一对应，方便于查找利用。
5．定时开窗通风，调整科内温度、湿度。依据国家档案局要求：档案库房温度为14～24℃±2℃ 相对湿度范围45～60%±5%。
6．库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持库房内清洁卫生，洁净、整齐，无蠕滋生物，要定时投放防虫剂和灭鼠药等。
7．配置必需消防器材。消防器材应放在显著位置，并按要求定时检验、更换，保持良好状态。

第五章 档案利用（借阅）制度
档案是反应本单位在各项活动中真实统计，是本单位宝贵财富，为了使档案资料愈加好地发挥作用，主动地为本局各项工作服务，对查阅、利用档案作以下要求：
1.本局职员依据工作需要可直接到档案科查阅。
2.凡查阅相关关键数据和还未公开公布科研结果，须经主管领导或总工办同意方可查阅。
3.外单位人员借阅档案，需持本单位介绍信，经局主管领导或总工办同意后，方可借阅。
4.本单位职员查阅档案通常只限于在本局查阅，如有特殊原因需借出，必需办理借阅登记手续，借阅时间不得超出30天，如有特殊情况，需要延期必需到档案科说明情况并办理延借手续。
5.查阅利用档案者，必需保密，对所查看部分不可外传。
6.查阅档案如需摘抄、复印，须经档案管理人员同意，关键资料需要经主管领导和总工办同意、审批。
7.档案借阅人员必需确保档案完整和安全性，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密，如有损坏或丢失视情节轻重按相关要求处理。
8.会计档案除本单位财务部门有权查阅外，其它部门查阅须经财务部门责任人同意；外单位查阅须持介绍信、经局分管财务责任人或财务主管同意后，方可在财务人员率领下查阅。会计档案标准上不得借出，如有特殊需要借出，须经本单位财务部门主管领导同意，并限期归还。
9.查阅和复制档案人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。
10.地形图、影像是反应地形地貌真实统计，是含有参考价值原始依据，是国家级保密资料,实施双人保管制度。除本单位相关部门和人员查阅外，其它人员查阅，经部门责任人同意，方可查阅；如需要借出，本系统借阅者，持本单位介绍信，经部门责任人和分管领导审批后，只准查阅，原件不准带出。科科内保留图纸不得转借她人，更不能涂改、损坏、丢失，如有这类情况发生，视情节轻重严厉处理。当生产计划使用完成后，剩下图纸边角料应立即收回销毁，不能随便流失，或留在个人手里。
11.借阅档案，必需认真登记、签字。归还时，档案人员要具体检验，注销；对未归还档案，档案工作人员要做好登记清理，立即收回。
12.电子档案借阅拷贝，除了要经分管领导审批外，还需经包含科科责任人及包含到职员同意方可进行借阅拷贝。

第六章 档案保密制度
1.凡在本单位工作活动中形成并经过立卷归档各类档案均属保密范围。
2.档案工作人员要认真学习和落实实施《保密法》，带头遵纪遵法，严守国家机密，确保档案保密、安全。
3.档案管理人员要坚持标准，忠于职守，不准违法乱纪、随意摘抄、私自复印档案材料、传输密级内容。遵守档案查阅利用制度，严禁将档案材料带入公共场所。
4.发觉档案丢失、泄密应立即汇报，快速采取救方法，立即挽回损失。
5.凡借阅、复印档案资料，必需经分管领导或总工办主任同意。
6.要严格按查阅范围提供档案资料，不得私自扩大查阅范围。
7.严禁非档案人员进入档案科库房，档案员必需关锁好门窗，自觉做好安全防范工作。并定时检验，发觉问题立即纠正和处理。

第七章 档案判定销毁制度
1．定时开展档案资料保留价值判定会。由本局档案管理领导组组织，由相关专业科技人员和档案工作人员组成判定小组。依据相关要求和标准，对已过保管期限科技档案进行判定并填写判定卡一式三份。
2．销毁档案，必需填写档案销毁清册，经本单位档案管理领导组领导审查同意，并报送主管部门进行鉴销。为预防泄密，涉密档案销毁工作由办公科专员负责实施。
3．销毁档案后，应将销毁清册及手续材料存入档案全宗卷中，并在原档案帐目上加以标识。

第八章 奖 惩
第二十一条 对政治思想好、责任心强，有创新精神，并在工作中取得显著成绩科技档案人员（含兼职档案员）给表彰和奖励。对工作渎职、违反要求、泄露机密、造成损失者，应视情节轻重，给处罚。
第二十二条 对因为责任心原因造成档案遗失、损坏应追究直接责任人责任。

第九章 附 则
第二十三条 本措施由总工办负责解释。