综合项目工程综合项目档案管理新规制度.doc

工程项目档案管理制度
一、目标
为规范企业工程项目档案管理，防范和控制协议风险，有效地保护和利用档案，维护企业正当权益，特制订本要求。
二、工程项目档案归档范围
本要求所指工程项目档案是指过去和现在，企业在工程项目标设计、实施、完工等过程中形成含有保留价值文件、图纸、方案、图录像等。其关键包含：中标通知书，工程承包协议，协议附件，劳务分包协议，专业分包协议，采购协议，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议统计，委托书，开工汇报，请款汇报，技术资料，关键设备材料估检汇报，施工统计验收汇报，完工汇报等。
三、资料员及其职责
部门经理指定专员负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、搜集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其关键职责包含：
1、搜集、整理、立卷和归档工程项目标档案材料；
2、档案材料保管；
3、档案材料查借阅、催还；
4、项目结束后和综合部相关责任人完成档案资料交接。
四、档案立卷、搜集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目标招投标阶段开始立卷，搜集该项目相关资料归档管理。
3、各项目标职能人员应将在工作过程中形成文件资料进行积累，整理和立即移交归档，移交档案文件时，资料员必需在档案移交清单上进行登记。
4、在档案首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案次页设“协议概要”、“关键事件备要”，关键内容包含：协议标价金，对方单位，联络人，关键日期备忘，应收工程款统计等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 
2、每个月对档案进行一次清理。 
3、清除无须要保留材料。
4、对破损和褪色材料进行修补和复制。 
六、档案要求
1、文件必需为原件、正文，符合文件格式。
2、必需齐全完整，装订整齐，并合适管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，确保档案安全。
2、全部档案应专柜存放，加锁。
3、全部档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
八、档案查借阅
1、因工作需要查阅档案应填写好查阅记录表方可查阅。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、借阅人对所借之档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报项目经理立即处理。
九、有下列行为者，视情节轻重，给违纪处分，若组成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或私自销毁档案。
2、私自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有立即上报、归档或管理不善，而造成企业损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
附件一
工程技术资料参考目录
1、开工汇报、施工现场质量管理检验统计
2、图纸会审纪要、设计变更、洽商统计
3、施工组织设计(施工方法)
4、技术交底、技术复核
5、工程定位测量、放线统计、复核统计
6、原材料出厂合格证及进场检(试)验汇报（钢筋、水泥、砖、防水材料等）
7、施工试验汇报及见证检测汇报
8、隐蔽工程验收统计、基槽验收统计
9、施工统计
10、预制构件、预拌混凝土合格证
11、地基基础、主体结构验收统计及抽样检测资料
12、检验批、分项、分部工程质量验收统计
13、单位(子单位)工程质量完工验收统计
14、施工日志、地质勘察汇报
15、土壤(素土、灰土)干密度试验汇报（回填土试验汇报）
16、砂浆配合比通知单
17、砂浆(试块)抗压强度试验汇报及评定
18、混凝土配合比通知单
19、混凝土(试块) 抗压强度试验汇报及评定
（同条件养护混凝土试块强度汇报汇总及测温统计）
20、商品混凝土出厂合格证、复试汇报
21、钢筋接头(焊接)试验汇报，焊条（剂）合格证
22、水池满水试验统计
23、建筑物沉降观察统计
24、结构吊装统计
25、现场施工预应力统计
26、工程质量事故处理统计
27、管道、配件出厂合格证及进场检（试）验汇报
28、管道、设备强度试验、严密性试验统计
29、系统清洗、灌水、通水、通球试验统计
30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验汇报）
31、设备调试统计、接地、绝缘、电阻测试统计
32、暖气管道、散热器压力试验统计
33、单位(子单位)工程质量控制资料核查统计
34、单位(子单位)工程质量完工验收统计
35、单位(子单位)工程安全和功效检验资料核查及功效抽查统计
36、单位(子单位)工程观感抽查统计
37、完工验收汇报
38、完工验收证书
上述资料目录供各施工单位（项目部）参考使用
附件二
案卷封面式样
施工技术资料
档 案 号：
共 卷 第 卷
工程名称：

编制单位：

编制日期：