浅析成品油采购业务流程模板.doc

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1.5成品油采购业务步骤

一、 业务目标
1 经营目标
1.1 确保合适库存，满足市场需求。
1.2 寻求合理采购价格，降低采购成本。
1.3 确保采购数量和质量。
2 财务目标
2.1 确保成品油采购会计统计及其账务处理真实、正确、完整。
3 合规目标
3.1 成品油采购业务符合协议法等国家法律、法规和股份企业内部规章制度。

二、 业务风险
1 经营风险
1.1 库存不足、品种或结构不合理造成用户流失。
1.2 库存过高，占用资金增加。
1.3 外部采购未经授权或授权不妥，造成资金损失、采购成本增加或无须要商业纠纷。
1.4 运输方案不合理造成运杂费增加。
1.5 采购油品和订单不符，造成油品数量超耗、质量差异。
1.6 未经审核,变更标准协议文本中包含权利、义务条款造成风险。
2 财务风险
2.1 采购交易没有立即入账，期末发生截止性错误。
2.2 没有正确和完整会计统计。
2.3 虚假统计采购交易，造成资产流失。
2.4 未按要求进行账务处理，造成账实不符。
3 合规风险
3.1 成品油采购协议不符合协议法等国家法律、法规和股份企业内部规章制度要求，受四处罚，造成损失。

三、 业务步骤步骤和控制点
1 上报市场需求
1.1 省（市）分企业（区外销售企业）依据市场需求及经营改变，编写年、季、月（度）经营及资源需求计划，由分管经理审批后，于年前60天、季前50天、月前20天上报销售大区分企业、油品销售事业部。
油品销售事业部汇总分省(市)需求计划，综合平衡后向生产经营管理部上报成品油经营及资源需求计划，并和其协商确定生产经营计划。
2 下达配置计划/外部采购计划
2.1 依据总裁同意月度生产经营计划，油品销售事业部制订石化资源收购计划、供给计划和成品油配置流向计划，报事业部主管副主任同意下达销售大区分企业和省(市)分企业(区外销售企业)。省(市)分企业(区外销售企业)依据资源、市场和库存等情况，经分管经理审批后制订下达本企业月度资源计划。【ERP】分（子）企业业务部门根据油品销售事业部下达配置计划在ERP系统中维护采购订单。
2.2 油品销售事业部每个月依据资源平衡情况，制订外部采购计划，报事业部分管副主任同意下达销售大区分企业和省(市)分企业(区外销售企业)。省(市)分企业(区外销售企业)依据下达外部采购计划，结合本单位库存情况制订本区域外部采购计划，报省(市)分企业(区外销售企业)经理同意下达。【ERP】分（子）企业财务部门依据同意预算指标在ERP系统中对采购基金中心承诺项目进行维护和下达。
3 内部采购
3.1 销售大区分企业依据油品销售事业部下达配置流向计划安排运输计划，如需调整运输计划，业务部门分管责任人在授权内同意后下达实施，超出授权报分管经理审批后下达实施。
3.2 销售大区分企业负责组织一次运输并通知驻厂办事处安排炼化分（子）企业发货。资源出厂后，大区驻厂办事处通知省(市)分企业(区外销售企业)业务部门相关发货数量、时间和到站(港)，省(市)分企业(区外销售企业)收到发货通知后，向仓储部门发出收货通知单。
4 外部采购
4.1 各级业务部门跟踪了解市场改变情况，适时编制市场价格材料,报部门责任人和本分（子）企业分管经理，作为确定外部采购价格依据。
4.2 大区统一外部采购：销售大区分企业依据油品销售事业部下达外部采购计划，协议签署人按要求权限签署购销协议，衔接具体价格、数量和品种，落实到港(站)。
4.3 省(市)分企业(区外销售企业)外部采购：依据外部采购计划，业务部门提议采购价格，填写外部采购申请表，报分管副经理审批。需预付货款，由业务部门组织对外部供给商信用情况进行评价。根据法律事务部审定标准协议文本,协议签署人按要求权限和外部供给商签署采购协议(明确交货方法、地点、时间、价格、数量、承付方法、损耗率、违约责任等)，并通知仓储、财务等部门。
【ERP】业务部门依据采购协议在ERP系统中维护采购订单。
5 油库验收并办理入库手续
油库工作人员查对成品油品种、数量和内容是否和收货通知单一致，做好收货及后续工作。
5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格汇报。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分企业(区外销售企业)，由相关部门提出处理意见，报分管经理同意后处理。
【ERP】卸油前,油库经办人员查对成品油收货通知单品种、数量等和ERP系统采购订单（内向交货）是否一致。
5.2 油品计量验收合格后，仓库保管人员凭质量合格汇报、计量汇报、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。
油库工作人员将收货通知单、验收汇报、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。
【ERP】在系统中录入相关计量数据办理入库，并打印系统生成入库单。
5.3 卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺计量。计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》 和《油品运输超耗（溢余）通知单》。
出现运输超损耗问题，按要求填写《罐车验收及复测统计》，查清原因报省(市)分企业(区外销售企业)，由相关部门提出处理意见，报分管经理同意后处理。
5.4 从外部单位油库汽车发油台自行提油，油品经抽检合格后可直接配送加油站或终端用户。直接配送加油站油品接卸验收根据《4.6成品油零售管理业务步骤》控制点3.1实施。直接配送终端用户油品接卸验收根据《4.7成品油直销及分销业务步骤》控制点7.1实施。
6 内部/外部采购付款
6.1 内部采购付款：销售大区分企业收到炼化分（子）企业增值税发票清单传真件，复核无误后5日内付款。省(市)分企业(区外销售企业)收到销售大区分企业付款通知，复核无误后10日内付款。内部结算均须经过中国石化财务有限责任企业。
6.2 外部采购付款：外部采购油品确定到货和收到发票后，由各级业务经办人填写付款申请，按要求权限逐层审批后，统一付款。
外部采购油品需要预付货款时，各级业务部门在签署协议前应核查供给商信用情况，由业务部门填制预付货款申请单，经其责任人审核后交财务部门审核,按要求权限报批后统一付款。
7 财务记账
7.1 各级财务人员对应付凭证相关原始票据（发票、入库单、付款通知书、外采合相同）进行审核，确定票据正当、信息完整后进行账务处理，由不相容岗位人员对凭证进行稽核。【ERP】财务人员在系统内进行发票校验。
7.2 各级财务和相关业务部门最少每个月查对预付货款和应付货款，确保金额正确无误。业务部门检验油品在途情况，经本部门责任人审核后报财务部门。
7.3 省(市)分企业(区外销售企业)财务部门和销售大区分企业和炼化分（子）企业及外部供给商最少每个月进行对账。
8 经营活动分析
8.1 各级业务部门最少每个月检验外部采购协议推行和验收情况。协议实施完成立即核销。发觉问题立即查明原因，由相关部门提出处理意见报分管经理审批后实施。
8.2 各级业务部门最少每个月汇总分析外部采购油品数量、价格情况和配置资源运费情况，并提出改善提议。
9 考评评价
9.1 油品销售事业部每个月对各级分（子）企业成品油外采业务进行分析考评，并25日前通知各分（子）企业。

四、 相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号 )
1 相关印发《中国石油化工股份协议管理实施细则（试行）》和《中国石油化工股份授权委托管理措施（试行）》通知（石化股份法]419号）----1.12.1
2 相关印发《中国石油化工股份成品油资源管理措施》通知（石化股份销 []362号） ----1.14.1
3 相关印发《销售企业外采油品质量管理指导意见（暂行）》通知（石化股份销质[]235号）----2.14.7