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1、 第八章 会务工作 l l l l会议是各级领导机关和组织采用的管理会议是各级领导机关和组织采用的管理手段和工作方法。手段和工作方法。l l l l熟悉会议的性质、功能、要素、分类;熟悉会议的性质、功能、要素、分类;l l l l掌握会议的组织工作:会前准备、会中掌握会议的组织工作:会前准备、会中服务、会后整理。服务、会后整理。第八章 会务工作 一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类1 1会议的含义会议的含义 指为达到某种目的,有组织有领导地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程,是各机关、团体进行议事决策的一种重要手段。经常商议并处理重要事务的常设机构或组织,如全国人民代表大会,中
2、国人民政治协商会议。时间时间什么会?什么会?地点地点干什么?干什么?几件事?几件事?与会人员与会人员一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类1 1会议的基本要素会议的基本要素形式要素:形式要素:内容要素内容要素谁主持?谁主持?会议名称会议名称议题议题会议议程会议议程会议主持人会议主持人谁组织?谁组织?会议组织者会议组织者2 2会议的种类会议的种类 1)按规模分:小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议2)按时间分:常规型定期会议、非常规性不定期会议3)按召开阶段分:预备会议、正式会议4)按地域分:国际性会议、全国性会议、地方性会议 5)按会议采用的媒介分:电话会议、电视会议、计算机会议6)按性
3、质分:规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议一、会议的含义和种类一、会议的含义和种类2 2会议的种类会议的种类会务工作流程 会议“三部曲”会前筹备 会中服务 会后落实 第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程(一)会议议程、日程的内容(一)会议议程、日程的内容 会议议程:为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议日程:根据议程逐日做出的具体安排,以天为单 元,是会议全程活动和与会者安排个人时间的依据。第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程(一)会议议程、日程的内容(一)会议议程、日程的内容 会议议
4、程与会议日程的区别会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题 的概略安排,并冠以序号将其清晰的表达出来。会议日程是指在一定时间内的具体安排,多采取表格样式。会议日程会议日程会议日程会议日程第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程(一)会议议程、日程的制定(一)会议议程、日程的制定 1.会议议程的制定程序明确目标和参加者(主题)安排个议程事项的时间及顺序 确定每一项议程内容,了解其目标与时间安排 决定会议讨论形式决定会议决策的方式 第二节第二节 会前筹备会前筹备一、拟定会议议程、日程(一)会议议程、日程的制定(一)会议议程、日程的制定 1.会议日程的编制明确目标和参加者(主题)安
5、排个议程事项的时间及顺序 确定每一项议程内容,了解其目标与时间安排 决定会议讨论形式决定会议决策的方式 会务工作流程图(会前)确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规格确定会议规模与规格安排食住行安排食住行明确会议组织机构明确会议组织机构确定与会者名单确定与会者名单制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案准备会议文件材料准备会议文件材料布置会场布置会场会场检查会场检查 会议通知范本会议通知范本 先
6、生(同志)兹定于2010年8月中旬在省市,召开会议,特请您出席会议。一、会议内容 1 二、会期与时间 三天,自2010年8月12日至8月15日 三、会议地点 省市会议中心 四、与会人员 1 五、报到时间、地点 2009年11月11日;市路号酒店(宾馆)。六、与会人员每人缴纳会务费元。食宿由大会统一安排,住宿费每人每天元。七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处,以便接站。八、接到本通知后,请填妥回执,于6月15日前寄达会务组。会务组地址:省市路号 联系人:邮编:电话:特此通知 公司(公章)2010年5月15日l议程一旦确定,就不应再变。l 日程在时间、地点、人员等问题上,与
7、变化可相应调整。一、拟定会议议程、日程第二节第二节 会前筹备会前筹备第二节第二节 会前筹备会前筹备二、选择会议场地交通便利。交通便利。会会场场大大小小应应与与会会议议规规模模相相符符。每每人人平平均均2-32-3平平米米左左右右的的活活动空间。动空间。场地要有良好的设置配置。场地要有良好的设置配置。场地应不受外界干扰。场地应不受外界干扰。考虑有无停车场。考虑有无停车场。场地租借的成本必须合理。场地租借的成本必须合理。第二节第二节 会前筹备会前筹备三、布置会场和安排座次(一)会场整体布局要求:(一)会场整体布局要求:1.庄重、美观、舒适,体现会议的主题和氛围庄重、美观、舒适,体现会议的主题和氛围
8、 2.整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围 3.大中型会议保证一个绝对中心大中型会议保证一个绝对中心 4.小型会场注意集中方便小型会场注意集中方便(二)会场的布局的主要形式 1.会谈人数较少会谈人数较少 马蹄型马蹄型(二)会场的布局的主要形式 2.小型茶话会、座谈会、联欢会小型茶话会、座谈会、联欢会 马蹄型、六角型、八角型、半圆型马蹄型、六角型、八角型、半圆型 (二)会场的布局的主要形式 3.小型会议室。小型会议室。椭圆型、圆型、回字型、椭圆型、圆型、回字型、T 字型、字型、“马蹄马蹄”型、型、长方型。长方型。4.中小型会议中小型会议 “而而”字
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