1011集团重大活动接待工作流程000.docx
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1、集团重大活动接待工作流程一、接待工作流程图二、接待工作细化(一)接待准备:序号工作内容工作要求1.接到接待通知,明确客人来访目的。(1)接到集团领导通知,应立即汇报给部门主任,根据主任指示及时用快捷方式与来访客人取得联系,了解详细信息。(2)接到部门主任通知,及时用快捷方式与来访客人取得联系,了解详细信息。明确客人人数、职务、部门、姓名、性别、年龄、民族等相关信息。内容应尽量详细,整个会议接待都要参考。2.详细询问对方客人的联系电话,至少应有一个人的联系电话。将客人联系方式通知到每个接待人员。3.做好接待预算,根据不同规格在预算范围内安排接待任务。明确接待规格。4.根据来访者的要求及集团规定,
2、制定活动行程安排。明确客人到访的具体天数,与相关部门讨论接待方案,组织相关信息报送领导,根据领导指示制定详细的接待计划和接待标准,按照通常格式出接待指南,总裁工作部主任审核确认后,制定出最终的活动接待方案。接待方案包括活动内容、作息时间表、来访者的具体行程及安排,须提前与协调人落实好,严格按领导意见和客人的具体要求安排。对接待标准、食宿安排、安全保卫、交通工具、参观地点、行车路线和日程安排等逐项做出计划,由部门审核、集团领导批准后,通知有关单位和人员做好接待准备。制定行程时,除特殊会议外,应考虑客人工作和休息的时间;若时间较为紧迫,则应征求领导和来访者的意见,在某些项目上适当减少多余的时间。5
3、.根据来访客人的主要人员级别和来访事项的情况,明确公司领导谁参加活动,将定稿的接待方案发送至相关领导参考,同时按照领导安排通知陪同人员。多个部门共同组织的活动,应提前与相关部门协调好。6.若来访客人中有贵宾,应及时向领导汇报,按照对方领导级别及时调整接待计划。及时通知到所有参与接待人员。7.明确客人到访的具体时间,乘坐何种交通工具,出发、抵达和离开的时间。飞机航班需精确到“分”,火车需精确到车次及到达的准确时间,根据对方客人的职务安排合适的车辆;小车须精确到出发地、路线、车型、牌号,是否有专职司机?司机有多少?8.通过各种方式尽可能地了解客人及客人单位的有关信息,以便与客人交流。必要时组织材料
4、汇报领导。9.根据客人人数及职位预定不同档次的客房及用餐标准,重大活动应提前取出房卡并登记相关信息。根据领导要求联系协议酒店,根据不同档次的需求安排酒店挂账或费用自付,重要客人需摆放鲜花、香烟、水果、集团宣传材料及礼品。非常重要的客人要增加几瓶饮用水。10.预定客房时要到房间查看,尽量选择朝阳房间,考虑房间周围是否有噪音。根据来访人员的级别、单位、性别、职务等合理安排房间,各个房间尽量集中并在同一个楼层,特殊情况下,可分散入住,其它应本着方便的原则预定,预定时应多订几间客房,以备对方人员有变动;重要客人,预定房间后要亲自去检查;对不符合上述条件的应立即更换或报送相关领导。如房间安排出现问题应及
5、时与酒店客户经理或其上级经理联系,必要时要对其施加压力,妥善解决。11.制作接站牌,交给相关驾驶员。每辆车配备标准的接站牌,由驾驶员自行保管。12.根据客人来访人数,安排接待用车,提前通知驾驶员,告知活动行程,安排驾驶员工作。尽量提前告知驾驶员航班信息,让其有充分的时间打印接站牌信息、洗车、加油、修理、保养等工作。极为重要客人来访,要与当地警方联系,尽可能安排警车开道。13.用集团指定的格式制作欢迎词,将欢迎词发送大堂电脑,告知开始及结束时间,让LED大屏幕在指定时间内显示欢迎词。要提前一天将欢迎词内容和播放时间通知大堂,并在客人到之前进行确认。如有几组客人分批到访,要与前台及时沟通,做好欢迎
6、词的切换。14.用大厦电梯边的电视循环播放鸿泰宣传片。要提前联系物业公司,确保当天循环播放视频,根据国内外客户不同,明确播放宣传长片或短片、中文或英文。15.查看贵宾电梯能否使用,重要客人要乘坐贵宾电梯,秘书应随身携带VIP卡。要提前一天通知会议客服,安排好会议室和电梯口服务人员。查看其它电梯是否存在维修情况,重要客人需安排专人提前打开电梯门。16.如果客人需要到别的单位进行参观学习的,要事先联系有关单位,报总裁工作部主任批准后,安排好交接等相关工作。明确对方接待单位负责人,充分与其交流,并随时落实日程安排。17.如果来访事项比较重要,可对外宣传,报领导批准后,应提前联系好相关媒体单位,做好新
7、闻报道和宣传工作。相关媒体同样需要接待,应提前统一宣传的重点、角度和力度等有关信息。(二)会前安排:序号工作内容工作要求18.客人来之前应告知物业公司,准备好有关证件按照车牌号予以放行,客人的工作证应该由活动牵头部门到一楼大堂总服务台登记领取,客人进入办公大楼必须统一佩戴工作证。活动当天,根据客人人数提前到办公楼一楼领取“鸿泰大厦工作证”。提前把来访客人的信息告知物业公司,紧急情况可直接告诉西门警卫员和前台人员,应尽快确保客人快速通过门禁。19.客人到访之前,应与对方保持联系,了解路上情况及准确的到达时间,及时报送领导掌握。如对方初次来访,对青岛路线不熟悉的,要主动与相关人员提供准确路线,必要
8、时根据接待规格可派人去接。20.根据活动规格,可安排相关人员陪同司机接站,结合实际情况,至少提前20分钟到达目的地等候。如活动行程未定,接上客人之后应尽量确定行程安排。需事先告知集团领导对方客人到访的时间。21.接上客人之后,路上应保持与总裁工作部主任(或现场负责人)联系,给我方领导留出充足的时间到指定的地点迎接客人。此项工作需接站人随时掌握路况信息,选择最佳线路行驶,尽量保持领导刚下楼,客人即到集团总部。22.如行程安排为,客人先入住酒店,则将客人送到酒店稍事休息,并告知稍后的行程安排。通知我方领导就餐时间、地点等相关信息。23.告知客人全部活动日程安排,如客人要求调整,要立即通知领导及有关
9、部门进行准备。及时、详细了解到变更情况并及时通知到所有接待人员。24.根据客人和我方接待人员的人数确定接待室和会议室。提前确定客人是否会参观调度大厅(铁军国外项目),并做好相关准备工作。25.安排接待室。联系物业公司准备水果、点心、茶水、咖啡,并告知需用时间。26.安排会议室,通知物业公司准备鲜花、盖杯、毛巾、水果等,按照会议室工作标准摆放好,准备好以后需现场检查。检查细节包括会议室空气质量(保证清新空气)、卫生(桌面及地面)、提前联系信息人员调试电脑、取消桌面屏保,调至欢迎词界面。27.根据来访目的提前准备汇报材料,用带有集团LOGO的背景制作PPT欢迎词(集团宣传片需备用)。制作好PPT拷
10、贝至笔记本,禁止使用U盘播放。28.使用公用电脑把需要的资料拷贝完毕,调试到与显示器结合的最佳状态。检查每一台显示器的升降功能、画面清晰度(根据电脑型号将屏幕分辨率调至最佳结合状态)、音频、视频、图像、投影是否正常,背面电视通常为关闭状态。29.检查所有麦克、投影设备及升降系统是否正常。重要位置的设备要重点调试、检查。30.让物业公司准备网线、数据线及其它设备。必要时会登陆集团网页查看信息。31.制作带集团LOGO的桌签,与集团领导名片按照商务礼仪摆放到位。重要客人的桌签应按照摆放在门口对面的一排中间位置,如两个中间位置应摆在右侧;凡是与会议有关的我方领导尽量准备桌签,以备急用。32.根据会议
11、需求、针对客户情况一同摆放集团宣传画册、笔记本、纸、铅笔(签字笔)。摆放应整齐划一,保证会场桌面整洁。33.若其他部门牵头组织的接待活动,秘书应当主动与该部门加强沟通。搭接顺畅,维护集团形象。34.客人到达预定地点下车时,秘书应主动为客人开启车门,同时介绍集团领导。客人到达和离开时,要及时联系前台或者通知会服人员联系前台打开门禁,控好VIP电梯,如客人较多,应多控一部电梯。35.进电梯时,秘书要遵循商务礼仪,为客人扶住电梯门,找合适的位置开电梯,下电梯也要扶住电梯门。秘书应先进入电梯方便操作。36.秘书应主动引导客人进入接待室,按照预定流程进行简单交流。礼貌周到,引导有序。37.摄录、拍照等有
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