深圳某管理咨询公司合同评审管理程序.doc

深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司

合同评审管理程序

编制： 郑波
审核： 陈奥加
批准： 徐霞

2001年4月25日发布 2001年4月25日实施

深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
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LRQP-08
版 次
A0
合同评审管理程序
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1 目的
在合同签订或投标之前，对合同（标书）进行评审，以准确理解顾客的要求，确保合同（标书）中提出的各项要求都有明确规定，并具有满足客户要求的能力。
2 范围
本程序适用于本公司承接的所有软件开发项目的设计、咨询等业务的合同（标书）的评审。
3 定义
本公司合同（标书）分为以下几种形式，分别定义如下：
3．1正式合同：指本公司按《中华人民共和国合同法》，由本公司法人代表与其他企事业单位签订的合同与协议书。
3．2标书：指本公司参加对外工程项目投标的竟标函（投标文件）和本公司对外发出的招标函件。
4 职责
4.1 营销支持中心为合同（标书）的归口管理部门，负责组织合同（标书）的起草与评审，并负责组织对外进行商务谈判。
4.2 相关开发部门负责对顾客提出的技术要求、质量要求和交货期等进行审查，确认我方是否具有满足顾客要求的能力。并参与对外技术洽谈和合同（标书）的评审。
4.3 主管副总经理负责审批重要项目的合同（标书）。
4.4 总经理负责对外签订合同。
5 工作程序
5.1合同（投标书）的拟订
5．1．1合同（标书）一般由顾客按其要求及格式拟订。
5．1．2客户无特殊要求及固定格式的合同由营销支持中心经理拟订。
5．1．3我公司对外发出的招标项目，其招标书由营销支持中心组织相关开发人员共同起草。
5.2 合同评审前与顾客的沟通
合同评审前，营销支持中心项目负责人应对合同就顾客的详细要求与其进行沟通，以便详细了解并确认顾客的要求，在与顾客沟通后，将顾客的要求记录在《顾客技术要求记录表》中，作为合同评审

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输入的依据之一，并将此表原件交营销支持中心保管，相应设计部门保留其复印件。
5.3合同（标书）的评审方式
合同（标书）评审方式可视项目规模大小、技术复杂程度以及交货期等情况，采用会议评审方式，合同（标书）的评审均由营销支持中心负责组织实施。
合同（标书）的评审，由主管副总经理主持，营销支持中心及相关部门经理、项目负责人、设计人员参加，营销支持中心项目与合同管理员负责填写《合同（标书）评审报告》，相关部门经理签字，总经理审批。
合同评审前，需签订正式合同时，由营销支持中心提供合同文本草稿；只有标书的需提供标书，相关部门经理汇报洽谈情况，所有合同以书面方式表达。

5.4评审要求
5．4．1总的评审要求
a) 对顾客的期望和要求充分了解，合同（标书）条款、要求准确和合理；
b) 对双方提出的不一致要求得到解决；
c) 确认具有承担此合同要求的资源和能力；
d) 明确双方组织和技术接口方式。
5．4．2营销支持中心主要评审各种合同（标书）中的商业条款—顾客报价、交货期限、交货地点、交货方式、产品包装方式、验收方法、结算方式（期限）、违约责任、解决合同纠纷的方式等我方能否满足或接受。
5．4．3设计部门主要评审各种合同（标书）中的技术条款—顾客提出的技术要求（标准）、质量要求（标准）、交货期等我方能否满足或接受。

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5．5评审结果
5．5．1正式合同评审有以下三种结果；
a) 可以签订正式合同；
b) 对某些条款需要进一步洽谈；
c) 不予签订正式合同。
5．5．2标书评审有以下三种结果：
a) 可以进行投标；
b) 对某些条款需要进一步洽谈；
c) 不予进行投标。

5．6评审结果的审批
合同（标书）的评审经相关设计部门和主管副总经理评审后均要根据总经理批准，而且，总经理要在《合同（标书）评审报告》上签注评审意见。

5．7合同的签订
5．7．1正式合同
营销支持中心根据合同评审结果确定合同内容，双方法人代表在合同上共同签字，并加盖双方的公章，则合同正式生效。

5．8合同（标书）的保管
合同（标书）的保管按照公司文件管理规定妥善保管，不得随意外借，丢失。

5．9合同的修改
5．9．1顾客对已签订合同的修改
(1) 顾客对合同修改原则上应提供传真或来函作为评审依据。
(2) 若是顾客取消或减少合同数量，由营销支持中心将此信息通知相关部门经理，并根据合同内容进行商议和调整。
(3) 若是顾客对合同交货期提前或数量增加，营销支持中心要重新通知相关部门，并根据合同内容进行商议和调整。

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5．9．2因我方设计进度或其他原因等造成交货期推迟时，由营销支持中心与顾客联络，并通知相关部门，以便协调作业。
5．9．3上述情况需对合同进行修改，修改后需由营销支持中心组织相关人员按5.2.1~5.3.3的程序重新进行评审，并由营销支持中心将修改内容填写《修改记录表》中。
5．9．4我方若对合同进行修改，需经顾客认可后方可执行。
5．10合同（标书）评审记录的管理
营销支持中心负责妥善保存评审记录，所有评审记录的管理按《质量记录管理程序》（LRQP-04）中的规定执行。
6．相关文件
《质量记录管理程序》
7．附件
7．1《合同修改记录表》
7．2《合同（标书）评审报告》
7．3《顾客技术要求记录表》

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合同修改记录表
顾客单位
联系人姓名
合同编号
修改提出方

□顾客 □我方
修改项目
修改理由
原合同记录
修改后记录

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合同（标书）评审报告
顾客单位

合同名称

评审方式
会议评审
交货日期

营销支持中心评审意见：

签名： 年 月 日
相关设计部门评审意见：

签名： 年 月 日
相关设计部门评审意见：

签名： 年 月 日
相关设计部门评审意见：

签名： 年 月 日
主管副总经理评审意见：

签名： 年 月 日
总经理评审意见：

签名： 年 月 日

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顾客技术要求记录表
年 月 日
顾客单位名称

项目负责人

工程项目名称

记录人

合同或委托书编号

设计编号

顾客技术要求记录：