管理文件管理制度.doc

管理文件管理制度
第一章         总则
第一条  目的
为加强集团管理文件的管理工作，通过对集团管理文件的立项、制订、发布、评估、修订、废止及备案等全过程进行控制，确保所有管理文件均在有效控制范围之内，促进集团各项经营管理活动规范、高效进行，特制订本制度。
第二条  术语与解释
（一）   管理文件：集团的各类管理制度、流程、工作细则及标准等规范性文本的统称；集团的管理文件共分三级：
一级管理文件：集团管理手册；
二级管理文件：集团各类管理制度；
三级管理文件：集团各类工作细则；
（二）   管理手册：集团管理的纲要性文件，包括但不限于愿景、使命、价值观、战略规划、管控体系等；
（三）   管理制度：集团为规范组织性质、运作机制、员工的思想行为而制订的对某项工作、事务或活动带有约束性、规范性措施的文件；
（四）   工作细则：保证管理制度贯彻落实的各类执行性管理文件的统称，包括但不限于流程、工作标准、作业指引、工作模板、表格、记录、图纸等；
（五）   集团：除非特别指出，本制度中集团指建业住宅集团（中国）有限公司；
（六）   集团总部：指包括集团各职能部门在内的行政管理范围；
（七）   城市公司：指集团下属房地产开发城市公司，包括多项目城市公司和单项目城市公司；
（八）   多项目城市公司/单项目城市公司：多项目城市公司指同时运作2个（含）以上项目，并且受项目规模、产品业态、合作方式、区域分布等因素影响，需要若干相对独立的团队来运作各个项目的城市公司。除多项目城市公司之外为单项目城市公司；
（九）   负责人：除非特别指出，本制度中负责人指集团在投资发展、产品管理、营销管理、客户管理、运营管理、财务管理以及人力资源等职能领域的主管领导等。
第三条  适用范围
本制度适用于集团总部及各城市公司各类管理文件的管理工作。
第二章         管理原则及职责
第四条  管理文件的管理工作一般需要遵循以下原则：
（一）   合法性原则：集团的各项管理文件均应符合有关法律法规及行业规定；
（二）   规范化原则：管理文件的各项管理工作都应规范合理，不能随意的变动和更改；
（三）   可操作性原则：应根据集团业务发展与实际经营的需要，开展各项管理文件的立项、制订、发布、评估、修订与废止等管理工作，确保管理文件可操作。
第五条  集团管理文件的管理主体主要包括总裁、执行总裁、总裁办公会、计划考核部、各职能部门总经理、城市公司总经理。
第六条  总裁在文件管理制度方面的主要职责是负责集团一级、二级管理文件的审批。
第七条  执行总裁在文件管理制度方面的主要职责包括：
（一）   审核集团一级、二级管理文件；
（二）   审批三级管理文件或授权主管负责人审批其主管范围内的三级管理文件。
第八条  总裁办公会由总裁负责召集，成员包括但不限于制度相关职能部门总经理、主管负责人、执行总裁。总裁办公会负责审核集团的管理手册及各类管理制度。
第九条  各主管负责人在文件管理制度方面的主要职责包括：
（一）   审核主管领域的二级管理文件；
（二）   根据执行总裁授权审批主管范围内的三级管理文件。具体范围参见《建业集团决策权力划分表》。
第十条  计划考核部在文件管理制度方面的主要职责包括：
（一）   负责组织对集团管理文件体系的总体规划、制订、运行监督、评估与优化；
（二）   负责组织协调集团各职能部门、城市公司在管理文件中的职权接口关系；
（三）   负责定期收集总部各职能部门、城市公司关于管理文件的建议和意见；
（四）   负责管理文件的发布、评估、废止、备案等工作。
第十一条  集团各职能部门总经理和各城市公司总经理在文件管理方面的主要职责包括：
（一）   组织制订和修订职责所辖领域的二级、三级管理文件；
（二）   负责职责所辖领域管理文件的执行监督；
（三）   负责集团相关管理文件在本部门或本城市公司范围的传达。
第三章         制度立项、制订与发布
第十二条  集团各职能部门根据本部门职责及管理所需，按照《制度制订工作细则》的要求，填写《制度立项（修订、废止）申报表》（见附件一）报送集团计划考核部审核。
第十三条  计划考核部对各部门立项申报表进行审核，通过后，提交运营管理负责人审核，执行总裁审批。
第十四条  制度立项审批通过后，由提案部门负责制订。
第十五条  制度主要内容应当包括但不限于以下几方面：
（一）   总则：说明制订目的、相关术语与解释以及适用范围。“目的”要务实地明确文件所管理各事项内容及所需要达成的主要目标；“术语与解释”要简明扼要地阐述该文件所涉及的关键名词术语；“适用范围”要明确该文件管理所涉及的行政管理范围。
（二）   管理原则及职责：说明该项工作管理中需遵循的原则与制度相关责任主体及职责；
（三）   主体内容：包括具体业务运作管理过程中的执行、监控、调整、评估等内容；
（四）   附则：包括与该管理文件配套使用的流程、工作细则及标准或其他文件、解释权、施行日期、制订部门、签发人等；
（五）   附件：主要包括具体实施过程中需要的表单、表格和模板等。
第十六条  制度制订需严格遵循《制度、流程及流程描述文件的基本格式》（附件二）的要求。
第十七条  在制度制订过程中，应与制度涉及相关部门充分沟通，并通过《管理文件制订会签单》（附件三）会签。
第十八条  由制订部门将制度送审稿以及会签单一并送交主推部门主管负责人审核，计划考核部审核，运营管理负责人审核，通过后提交总裁办公会审核，总裁审批。
第十九条  计划考核部门根据第十五条要求对制度送审稿进行审核。
第二十条  对总裁办公会上提出重大问题或者修订意见的，由制度制订部门进行修订，修订后按照第十七、十八条的程序重新送审。
第二十一条        经审批通过后的制度，由计划考核部按照《制度制订工作细则》相关规定统一对外发布。
第二十二条        计划考核部负责所有制度的备案，同时将相关资料（如电子文件、书面文件）送行政管理部存档。
第二十三条        所有制度文件必须按照《管理文件编码规则》（附件四）统一编码。
第四章         制度评估、修订与废止
第二十四条        制度制订部门根据职责和管理所需，及时评估该制度的执行情况。
第二十五条        计划考核部组织收集、评估各部门对制度执行过程中的问题反馈及建议，并将评估结果提交制度制订部门。
第二十六条        制度制订部门根据评估结果，综合考虑是否有必要修订该制度，如需修订，则按照第三章中条款之规定对需修订制度进行立项、制订及发布。
第二十七条        修订后制度发布的同时，原制度废止，由计划考核部备案。
第二十八条        制度制订部门根据第二十四、二十五条评估结果，综合考虑是否有必要废止该制度，如需废止，则提交《制度立项（修订、废止）申报表》（附件一）。经相关主管负责人、计划考核部、运营管理负责人、执行总裁审核，总裁审批后废止。
第五章         工作细则立项、制订与发布
第二十九条        集团各职能部门根据本部门职责及管理所需，按照《工作细则制订工作细则》的要求，填写《工作细则立项（修订、废止）申报表》（见附件五），根据《建业集团决策权力划分表》，审核并审批，并报计划考核部备案。
第三十条  工作细则立项审批通过后，由提案部门负责制订。
第三十一条        在工作细则制订过程中，应与相关部门充分沟通，并通过《管理文件制订会签单》（附件三）会签。
第三十二条        由制订部门根据《建业集团决策权力划分表》，将工作细则送审稿以及会签单一并送交相关人员审核并审批。
第三十三条        经审批通过后的工作细则由制订部门负责发布，并报计划考核部备案，行政管理部存档。
第三十四条        所有工作细则须按照《管理文件编码规则》（附件四）统一编码。
第六章            工作细则评估、修订与废止
第三十五条        工作细则制订部门根据职责和管理所需，及时评估工作细则的执行情况。
第三十六条        工作细则制订部门根据评估结果，综合考虑是否有必要修订该工作细则，如需修订，则按照第五章中条款之规定对需修订的工作细则进行立项、制订及发布。
第三十七条        修订后的工作细则发布的同时，原工作细则废止，由计划考核部备案。
第三十八条        工作细则制订部门根据第三十五条评估结果，综合考虑是否有必要废止本工作细则，如需废止，则提交《工作细则立项（修订、废止）申报表》（附件五）。根据《建业集团决策权力划分表》，审核并审批后废止。
第七章            附则
第三十九条        本制度与下列流程及流程描述文件配套使用：
（一）   《制度制订流程》（编号：JH-ZD03-LC01）、《制度制订流程描述文件》（编号：JH-ZD03-LC01MS）；
（二）   《工作细则制订流程》（编号：JH-ZD03-LC02）、《工作细则制订流程描述文件》（编号：JH-ZD03-LC02MS）；
第四十条  本制度与下列工作细则及标准文件配套使用：
（一）   《制度制订工作细则》（编号：JH-ZD03-XZ01）；
（二）   《工作细则制订工作细则》（编号：JH-ZD03-XZ02）；
（三）   《建业集团决策权力划分表》（编号：JH-ZD03-XZ03）
第四十一条        本制度由计划考核部进行起草与修订，由运营管理负责人及总裁办公会进行审核，总裁批准后发布。
第四十二条        本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止，相关事项以本制度为准。
第四十三条        本制度的解释权属于计划考核部。
附件一：制度立项（修订、废止）申报表
表单编号：
制订（修订）部门： 报送时间：
制度名称：
制订（修订）负责人：
参与制订（修订）人：
制订（修订、废止）目的及所要解决的主要问题：

目前相关制度情况：

制订（修订、废止）依据：

主要内容：

制订（修订）计划：

部门（城市公司）总经理签字：

签名： 日期：
计划考核部总经理审核：

签名： 日期：
运营管理负责人审核：

签名： 日期：
执行总裁审批：（若制度废止，由执行总裁审核，总裁审批）

签名： 日期：
备注：1、如有需要，可另附说明。
附件二：制度、流程及流程描述文件的基本格式要求
第一章 制度格式
第一条  制度是指集团为规范组织性质、运作机制、员工的思想行为而制订的对某项工作、事务或活动带有约束性、规范性措施的文件。
第二条  制度文件页面设置要求
（一）   上边距（天头）为30.5 mm，下边距（地脚） 25.4 mm，左边距和右边距为 31.7 mm，页眉15 mm，页脚14.7 mm；
（二）   页眉从第二页目录页开始设置直至最好一页，页眉左边为建业集团LOGO，右边为制度全称：“建业集团XXXX管理制度”，字体使用宋体小五，页眉之下有一下划线；
（三）   制度正文页脚有页码，居中，阿拉伯数字连续编页，打印字号为小五号罗马字体。
第三条  首页
（一）   制度首页包括集团LOGO、集团名称、制度名称、制订或修订日期、保密提示等内容；
（二）   具体内容字体及位置要求见模版说明。
第四条  目录页
（一）   第二页一般为目录页，由制度章节及附件标题自动生成，具体的字体要求见模版的详细说明。
第五条  制度正文
（一）   正文一般均包含总则、原则与职责、具体规定、附则、附件等部分；
（二）   正文字体一律使用宋体五号字体、字间距设置为标准字间距，行间距设置为1.5倍；
（三）   正文一般分为章、条、款三级描述；
（四）   正文标题字体及位置详见模版说明；
（五）   正文各部分内容注意事项详见模版说明。
第六条  附件
（一）   附件标题使用黑体四号字加粗，居中；
（二）   附件正文内容的基本字体及字间距、行间距与制度正文一致；
第二章 流程格式
第七条  流程是指以图形的形式直观表现管理制度中某特定事项的运作过程，明确运作各环节之间的相互衔接关系和衔接的条件，以及各责任主体和相应职权。
第八条  流程文件要求
（一）   一般情况下，应使用微软Visio流程编制软件进行流程的制订，基本格式见“流程模版及说明”；
（二）   流程模版分为背景模版及流程图主体模版。
第九条  背景页格式
（一）   背景内容及表格设置参看流程模版及说明；
（二）   背景页表格字体使用宋体8号字。
第十条  流程图主体页格式
（一）   职能带的排列一般的原则是从左到右职位等级依次上升，上报审核流程一般也是从左至右；
（二）   流程图中的字体使用宋体10号字加粗。
第三章            流程描述文件格式的基本要求
第十一条  流程描述文件是指以文字的形式对流程图进行说明，明确了流程输入输出、时间要求、流程接口说明、流程步骤、各责任主体及相应职权等内容。
第十二条  页面设置要求
（一）   流程描述文件的基本页面设置要求与管理制度的正文页面设置要求是一致的，详见以上具体内容及模版中的说明。
第十三条  描述内容格式
（一）   流程描述文件正文内容包括集团名称、流程名称、流程编号、流程目标描述、流程输入输出、时间要求、流程接口说明、流程步骤等内容；
（二）   流程描述文件各部分内容的字体及位置要求详见模版说明；
（三）   流程编号遵循“管理文件编码规则”的规定进行确定。
附件三：管理文件制订会签单
表单编号：
部门
（城市公司）

管理文件
责任方

报送时间

管理文件
编号及名称

制订时间
年 月 日
（第 版）
管理文件制订说明：
建议人： 日期：
部门总经理： 日期：
相关
部门
意见
部门总经理： 日期：
部门总经理： 日期：
部门总经理： 日期：
部门总经理： 日期：
主管负责人审核
签字： 日期：
计划考核部审核
签字： 日期：
运营管理负责人
审核
签字： 日期：
总裁办公会审核
参会人员签字： 日期：
审批人
签字：
签 发
日 期

生 效
日 期

备注：如有需要，可另附说明。
附件四：管理文件编码规则
第一条  将管理文件体系按照集团总部职能部门现有部门进行分类，用部门名称的拼音进行区分。如招标采购部制度及流程统一用“ZB”来表示。
第二条  同一功能板块下的制度用“ZD＋流水号”来区分。如招标采购部的制度可表示“ZB-ZD01”。其它板块的依次类推。
第三条  同一制度中包含的流程用“LC+流水号”来区分。如招标采购部制度“ZB-ZD01”包含的流程可表示为“ZB-ZD01-LC01”。其它板块的依次类推。
第四条  同一制度中包含流程的流程描述文件用“LC+流水号+MS”来区分，如招标采购部采购管理制度的一个流程“ZB-ZD01-LC01”的流程描述文件可表示为“ZB-ZD01-LC01MS”，其它板块的依次类推。
第五条  同一制度中使用的细则及工作标准用“XZ+流水号”来区分，如招标采购部制度“ZB-ZD01”的细则可表示为“ZB-ZD01-XZ01”，其它板块的依次类推。
第六条  同一制度中包含的附件及表单用“FJ＋流水号”来区分，如招标采购部制度“ZB-ZD01”的附件可表示为“ZB-ZD01-FJ01”，其他板块的依次类推。

管理文件编码示意表
部门
制度（ZD）
流程（LC）
流程描述文件（MS）
工作细则及标准（XZ）
附件（FJ）
计划考核部JH
JH-ZD01
JH-ZD01-LC01
JH-ZD01-LC01MS
JH-ZD01-XZ01
JH-ZD01-FJ01
JH-ZD01-LC02
JH-ZD01-LC02MS
JH-ZD01-XZ02
JH-ZD01-FJ02
……
……
……
……
JH-ZD02
JH-ZD02-LC01
JH-ZD02-LC01MS
JH-ZD02-XZ01
JH-ZD02-FJ01
JH-ZD02-LC02
JH-ZD02-LC02MS
JH-ZD02-XZ02
JH-ZD02-FJ02
……
……
……
……
……
……
……
……
……
集团职能部门编码表
部门
编码
部门
编码
部门
编码
投资研究部
TY
品牌管理部
PP
审算部
SS
投资发展部
TF
营销策划部
YX
会计核算部
KJ
产品研发部
CP
客户服务部
KH
税务筹划部
SW
规划设计部
GH
客户资源部
KZ
资金管理部
ZJ
工程管理部
GC
计划考核部
JH
审计部
SJ
招标采购部
ZB
信息管理部
XX
人力资源部
RL
董事会办公室
DB
合约法务部
FW
行政管理部
XZ
－
－
－
－
企业文化部
WH

附件五：工作细则立项（修订、废止）申报表
表单编号：
制订（修订）部门： 报送时间：
工作细则名称：
制订（修订）负责人：
参与制订（修订）人：
制订（修订、废止）目的及所要解决的主要问题：

目前相关工作细则情况：

制订（修订、废止）依据：

主要内容：

制订（修订）计划：

部门（城市公司）总经理签字：

签名： 日期：
主管负责人审核：

签名： 日期：
执行总裁审批：
 勤劳的蜜蜂有糖吃

签名： 日期：
备注：1、如有需要，可另附说明。