货币兑换有限公司现钞管理制度模版.doc

天津zz货币兑换有限公司现钞管理制度

1 总则
1.1 管理目的
为加强现钞运作管理，规范网点现钞的使用，避免现钞流动中面临的风险，根据天津zz货币兑换有限公司实际情况及业务需求，特制定本制度。
1.2 使用范围
本制度适用于zz及各成员公司全体员工。
2 现钞管理定义
zz现钞管理指的是门店持有的现钞备付金，包括本外币纸币和人民币硬币。对于zz营业网点，外币现钞只提供可流通的纸币兑换服务。
3 现钞使用
3.1 现钞申领
为保证各营业网点兑换业务能够正常运行，营业网点在营业前需根据业务情况向严格依照总部下发的《备付金管理制度》执行，向总部申请初始备付金。
各分公司业务负责人或授权员工应凭借公文向所属分公司财务人员申领现钞。业务人员需与财务人员做好交接记录，将现钞备付金带回营业网点，现钞备付金领入营业网点后，归为营业网点使用及管理，即为网点现钞备付金。
3.2 现钞分配
各门店经理/领班或授权人员负责分配网点现钞，分配现钞时，应严格依照双人开库原则提钞，一人持钥匙，一人持密码，双人应在营业网点监控范围内开启保险库，如需单人守店营业，按照现钞业务部单人值店业务流程的通告执行。营业网点负责人或授权人员提取现钞后，并依照网点柜位分配现钞，操作兑换系统。
兑换员工需对分配的现钞进行清点，确认分配现钞金额与兑换系统金额分配一致，如实际现钞与系统现钞金额不符，兑换员工有权拒绝接收分配的现钞，并立即告知网点负责人，由网点负责人进行统一盘库清点。如清点后确实发现系统与实际不符，按照现钞管理制度长短款处理。如核对无误，兑换员工在系统中确认接收，转账单据上双人复核签字，完成柜位现钞领入。
3.3 现钞柜位交接
各营业网点柜位交接时，由当日值班柜员在系统中进行“柜结”并操作打印柜结通知书，同时清点柜位内本外币现钞，确认无误后在柜结通知书上签字。下一班次接班兑换员工按照兑换系统中本外币金额和上一班次的柜结通知书清点柜位现钞，清点时应确保币种及金额核对一致，无残、伪钞，确认无误后，交接兑换员工在柜结单据上签字。每张柜结通知书中确认均有双人确认签字，完成柜位现钞交接。
3.4 现钞柜位上缴
各营业网点兑换员工在网点营业结束前，清点柜位现钞，确保柜位实际现钞金额与系统金额一致，在兑换系统中将确认无误的币种及金额向网点99柜位进行系统上缴转账，网点负责人依照转账单据清点该兑换员工柜位现钞，确认转账单据与实际现钞一致后，在99柜位接收系统现钞，双人在转账单据上签字确认，完成柜位现钞上缴。99柜接到各柜位转入的现钞后，网点负责人核实网点现钞，核点无误后进行网点日终操作。
3.5 现钞划转
现钞划转可分为同一分公司内营业网点间现钞转账、同一营业网点内柜位间现钞转账。
3.5.1 同一分公司营业网点间现钞划转
同一分公司内营业网点间的转账，应提前以邮件形式沟通，邮件中注明：调剂时间、调剂币种、调剂金额、调出及调入方、调剂事由等信息。由该门店经理进行邮件确认回复。
双方业务人员依据沟通确认信息，由需求方发起网点间调剂，经门店经理指定人员在兑换系统审批完成后，由接收方进行调剂确认，确认此调剂信息后，操作系统资金交割，同时双方完成物理现钞配送，填写相应《资金出入网点登记表》在平盘交割单确认签字押运人、签收人，经办员在兑换系统内操作网点间平盘系统将自行生成相应资金流转记录，经办员打印平盘单据，双人签字。
3.5.2 柜位间现钞转账
柜台间现钞转账一般分为以下几种情况：营业开始柜台现金领入、合作银行回款金额分配领入、柜台间业务需要资金互补、营业结束柜台现金入库。
同一营业网点内现钞转账由转出方发起，录入需求方柜位编号、需求币种及金额，现钞一起交与需求方，需求方清点转账现钞，确保实际现钞与转账单据信息一致，在系统中转入该转账资金。
转出方与转入方均需在系统转账单据中双人签字确认，作为转账凭证。转账单据由接收方统一打印。网点每日对转账单据进行收集，统一保存。
4 现钞管理
现钞管理原则以安全、合规、准确、便捷为原则，在现钞使用、保管等方面做到符合外汇局规定等各项风险防范要求，操作规范，金额准确，专款专用并及时记录。
4.1 现钞限额管理
4.1.1 柜位限额
根据网点总现钞备付金，各分公司业务负责人自行设定网点柜位额度。对于长期未使用的外币现钞库存，可依照《备付金管理制度》进行调剂。
4.1.2 兑换限额
4.1.2.1 在年度总额内通过个人结售汇系统办理境内/外个人兑入、兑出业务，每人每年累计不得超过等值50000美元(含)。
4.1.2.2 在年度总额内通过个人结售汇系统办理境内个人兑换业务，每人每日累计不得超过等值5000美元(含)。
4.1.2.3 在年度总额内通过个人结售汇系统办理境外个人兑入业务，每人每日累计不得超过等值5000美元(含)。办理境外个人当日累计等值1000 美元以上5000 美元（含）以下未用完人民币的兑回业务时，还应审核并留存本机构为其兑入人民币时所出具的原兑换水单，原兑换水单的兑回有效期为自兑换日起24 个月。若无原兑换水单或原兑换水单无效，则办理境外个人兑回业务每人每日累计不得超过等值1000美元（含）。
4.1.3 复核限额
员工办理业务兑换金额超过等值8000元人民币的兑换业务，在营业网点非单人值店的情况下，需经第二人复核，水单上双人签字。具体参照水单管理制度复核限额要求。如单人值店的情况下，参照单人值店业务通告要求。
4.2 现钞存放管理
4.2.1 营业网点现钞存放
各营业网点分别设立保险库，用于保管现钞备付金。
各营业网点的本外币现钞必须统一存放在网点保险库中。保险库实行两人现场开启制度，即须两人以上同时在场，一人持备付金库密码，一人持备付金库钥匙，在监控系统范围内双人相互监督方可打开保险库。持密码者不得触碰备付金库开启钥匙，且在开启时需遮挡输入密码区，方可录入密码。如单人值店的情况下，参照单人值店业务通告要求。
部分网点由于调剂模式的不同，出现系统中已调剂，但未实现交割的现钞，对于此类现钞，营业网点负责人需要将现钞与调剂订单共同放置，独立存放在备付金库中。该笔现钞不得擅自使用或挪动，不得与其他本外币现钞混淆存放。待发生现钞物理交割需求时，方可使用。
4.2.2. 柜位现钞存放
各营业柜位的本外币现钞必须存放在有锁的抽屉中，抽屉钥匙由柜位负责人自行保存，交接班时进行钥匙交接。各营业网点每个营业日，当班柜员必须对其柜位中的本、外币现钞负责，包括兑换业务交易中的本外币现钞金额及真伪、银行回款现钞金额及真伪，直至下一个班次的当班兑换员工交接完成。如在下一班次签字确认交接前，发生账实不符，当班柜员应负全部责任，依照下文长短款处理办法进行处理。
4.3 专款专用管理
4.3.1. 现钞使用范围
4.3.1.1 营业网点日常办理兑换业务
4.3.1.2 营业网点与合作银行结售汇调剂
4.3.1.3 分公司间或同业机构间资金调剂划转
4.3.1.4 营业网点毛利上缴。
4.3.2. 使用范围管理
4.3.2.1 网点现钞应遵守专款专用原则
4.3.2.2 网点现钞除以上使用范围外，营业网点不得擅自挪用资金，办理其他业务。
4.3.2.3 网点现钞调剂参照《天津zz货币兑换有限公司备付金管理制度》。现钞备付金出入营业网点时，必须填写《资金出入网点登记表》。
4.3.2.4 网点跨地区调运业务，审批路径需依照现钞部《跨地区现钞调运管理办法》要求执行。
4.4 各网点负责人需定期对现钞备付金进行清点，30天内未动用的现钞备付金或未达到总部设定备付金周转率要求的现钞备付金，依照备付金管理制度进行调减。
5 特殊现钞管理
5.1 长短款
5.1.1. 长短款的定义
各营业网点兑换员工在清点现钞时，产生实际柜位内的现钞金额与兑换系统账实不符现象，可定义为长短款。实际柜位内的现钞金额大于系统显示金额为长款，实际柜位内的现钞金额小于系统显示金额为短款。
5.1.2. 长短款处理流程
5.1.2.1 确认长款及短款
5.1.2.1.a 兑换员在清点柜位现钞时，发现长款金额或短款金额，务必第一时间告知网点当班负责人，由网点当班负责人指派员工进行复点。
5.1.2.1.b 网点当班负责人指派员工需对疑似长款或短款柜位进行现钞清点，避免因员工误点造成的长款或短款假象信息，清点确认后，仍存在长款或短款，网点当班负责人应带领网点员工对各自柜位现钞进行核点，避免因柜位现钞调剂时造成的账实不符或未交割现象。核点无误后，仍存在长款或短款，网点当班负责人需再次核点疑似长款或短款柜位现钞，经核对后，最终确认长款或短款。
5.1.2.2 查找原因
该班次兑换员应根据兑换水单查找错账原因，同时网点当班负责人查询监控录像，查明长款或短款原因上报。
5.1.2.3 信息报送
邮件报送路径：错账发现人—门店经理—现钞业务部门店业务中心经理—现钞业务部总经理、计划财务部资金中心经理、计划财务部总经理、风险管理部总经理—现钞业务部分管领导；
5.1.2.4 长款及短款处理
经总部确认后，该班次兑换员在系统中将长款金额录入柜位系统，经网点当班负责人确认后，错账员工将实际长款现钞应装入信封中，在信封口处签字，用胶带密封信封口，同时在信封外表面写清相关信息，信息包括不限于错账日期、错账币种、错账金额、密封经办人等，网点当班负责人将密封后的信封放入备付金库，待客户认领。如一个月内，无客户认领，网点负责人应将长款金额交付公司存为网点收入。当班确认为短款后，该班次兑换员在系统中操作长短款登记，待补齐短款后，在系统中操作长短款补齐，短款金额由错账经办人及相关责任人自行承担，并于三个工作日内补齐。
5.1.2.5 后续处理
错账兑换员填写《错账报告》，将错账报告以邮件的形式发送总部现钞业务部门店业务中心处备案。如错账金额大于等于等值500元人民币的，网点当班负责人需填写《重大风险事项报告》，依照《天津zz货币兑换有限公司重大风险事项处理规程》执行。
现钞业务部将依照错账金额对经办人员进行后续处理。
5.1.3. 长短款处罚管理
5.1.3.1 非个人原因发生的长款或短款（非个人原因指兑出业务中顾客退回找零金额），因个人原因发生的长款或短款，当班员工须以邮件形式报送该网点负责人。最终确认长短款的，金额在500元及以下给予经办人通报批评处分，金额在500元以上的给予经办人通报批评并扣发200元绩效工资处分，同一门店单月错账在三次以上的，门店经理负有管理责任，与经办人一同接受处分。
5.1.3.2 对于长短款处理方式为隐匿、私藏的人员，无论金额大小，应给予公司内通报批评处分，并扣发相关人员一个月绩效工作。情节严重者，公司依法对其解除劳动合同，同时我司各类机构均不得再次聘用。
相关业务通告中的处罚规定，与此制度规定相冲突或矛盾的，一律以本制度为准，并严格执行。
5.2 残钞、伪钞处理
5.2.1. 残钞、伪钞定义
外币现钞由于收付或保管不当，造成票面受损，导致在中国境内无法流通的现钞记为残钞。对于此类现钞，公司一律不予提供兑换服务。
5.2.2. 残钞、伪钞处理
5.2.2.1 应杜绝流通现钞与残、伪现钞相互夹带现象,严禁对外支付残损人民币及外币,在兑换交易过程中，如发现残钞、伪钞，应及时告知顾客不予兑换的原因，并建议顾客更换其他现钞。
5.2.3 残钞、伪钞管理
5.2.3.1 兑换员工收取外币现钞时应严格检查，反复核对。对于合作银行的回款现钞必须立即核对金额及真伪。
5.2.3.2 兑换员工由于个人原因收取此类现钞，导致合作银行、分公司间调剂、同业调剂不予结算，给公司的利益造成损失，应依照现钞长短款进行处理，由员工个人负责赔偿支付相应的损失。
5.2.3.3 班次交接时，接柜员工需认真核查现钞真伪及票面情况。
5.2.3.4 公司作为特许机构，无权对现钞真伪进行明确判断，且无权对伪钞进行收缴处理。
6 数据报送
6.1 网点现金头寸（见附件1）
记录各营业网点备付金库及柜位资金的每日流动，网点现金头寸表格应记录每一笔现钞的流动金额及方向，便于总部管理。
人员
报送时间
工作职责
综合柜员（制表人）
营业结束前
准确填写头寸，规定时间内向网点负责人上报头寸
网点负责人
（门店经理/领班）
当日24点前
对网点现钞进行全面清点，核对员工上报数据与实际现钞相符，规定时间内向门店业务中心上报头寸
现钞业务部
次日中午12点前
汇总各区域上报头寸，规定时间内向财务部报送头寸
7 处罚条例
7.1 兑换操作处罚
7.1.1 网点兑换人员办理兑换交易有误，导致账实不符，产生长短款现象，依照本制度中长短款相关规定处理。
7.1.2 营业网点未按照现钞管理制度执行，违反现钞管理制度，视情节严重性对经办人给予通报批评及以上处分，并无条件接收总部统一安排的再培训及考核。同时门店经理负管理责任，如因违反制度操作业务并造成公司财务损失或工作被动的，给予经办人及门店负责人扣除一个月绩效工资处分，情节极其严重者，公司有权与当事责任人解除劳动合同。
7.2 合规管理处罚
7.2.1 兑换员工或门店经理擅自挪用柜内现钞备付金用于他用，一经发现，立即解除劳动合同。网点员工除日常办理兑换业务、与合作银行结售汇调剂外，未经领导批准，擅自将网点现钞带离所在网点进行现钞调剂或其他用途，一经发现，将给予当事责任人通报批评并扣发其1-3个月绩效工资。视情节严重性，公司有权对当事责任人解除劳动合同，并要求当事责任人无条件补偿公司经济损失，同时公司有权对其追究法律责任。
7.2.2 网点员工未依照正常双人开库原则（单人守店除外），或开柜操作时有意遮挡监控录像，将给予该兑换员工通报批评处分，如事后发现网点内产生长短款现象的，依照本制度相关规定执行，由违规开柜经办人赔偿及承担经济损失。网点员工无柜位现钞交接的情况下擅自离开工作岗位，未将柜位封锁，如发现长短款现象，一律由该员工个人自行承担。并无条件接受总部统一安排的再培训及考核。
7.2.3 非正常兑换业务导致网点现钞账实不符，例如外出办理结售汇调剂、调运资金等情况，经办人恶意修改交易信息，导致账实不符，无合理原因者，业务经办人将承担全部责任，一经发现，公司有权对当事责任人解除劳动合同，并要求当事责任人无条件赔偿公司经济损失，同时公司有权对其追究法律责任。
7.2.4 网点员工利用自身工作条件，窃取公司财产，恶意隐瞒事实真相，一经发现，公司有权对当事责任人解除劳动合同，并要求当事责任人无条件赔偿公司经济损失，同时公司有权对其追究法律责任。
7.2.5 网点员工发生以上错误，擅自隐瞒，知情不报，将给予当事人通报批评处分，并扣发三个月绩效工资，视情节严重性，公司可解除其劳动合同。
7.2.6 各网点员工禁止将本网点内的本外币现钞信息转告公司外部人员，如违反此管理规定，将被视为违纪行为，处以通报批评处分，视其情节严重，如果给公司带来严重影响，公司可依据法律规定解除劳动合同；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。公司有权对造成的经济损失依法追偿。
8 附则
8.1 各门店经理、现钞业务部、风险管理部、计划财务部有权对各网点内现钞管理进行监管。
8.2 各营业网点负责人应按照本制度规定每日盘查库存，并依照要求进行呈报。
8.3 本制度的最终解释权归现钞业务部所有，并由现钞业务部补充修订。
8.4 自本制度下发之日起施行，原《天津zz货币兑换有限公司现钞管理制度》（xx〔2015〕13号）废止。

附件：
1. 网点现金头寸表
2. 资金出入网点登记表

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附件1
网点现金头寸表

地区+门店名称2017-XX-XX备付金日头寸报表
序号
币种
前日余额
流入
流出
今日余额
备注
兑换系统金额
与实际现钞差异金额
差异说明
本外币
资金流入
内转流入
平盘流入
合计
资金流出
内转流出
平盘流出
合计
本外币
1
CNY

2
AUD

3
CAD

4
CHF

5
DKK

6
EUR

附件2
资金出入网点登记表
日期
时间
币种
金额
入库/出库
用途
经办人
复核人
备注
2011/2/23

HKD
18000

2011/2/24

HKD
20000

2011/2/28

KRW
70000

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