房地产公司档案管理制度模版.doc
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1、第二章 档案管理制度为确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充,增强公司档案实用性,特制定本制度。1、归档范围界定原则1.1 凡是公司在经营活动过程中形成和使用过的、具有查考利用价值的文件均属归档范围,包括书面文件、声像文件、电子文件等。1.2 原则上可划分为:文书档案、技术档案(基建档案及预决算档案)、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案和电子档案七大类。不属归档范围的文件材料包括重份文件、一般事务性的无查考保存价值的文件、未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿、未经会议讨论、领导审阅签发的未生效文件。公司应明确界定各部门归档的具体内容,并报总经办备案。附:公司
2、归档范围参考:(一)总经办:1、董事会文件、公司制度性文件、对外发文、往来文件、企业设立与登记材料。2、公司荣誉证书、公司大型活动的影像资料。3、合同、诉讼文件。4、公司内刊、部门发文发函、工作请示单等。(二)外联部门:1、项目的报建报批资料、相关批复、项目涉及的盖章图纸、完整的竣工备案资料等。2、部门发文发函、工作请示单等。(三)工程管理部门:1、各项目的前期文件(A、项目审批、资金来源、各类许可证;B、征地、拆迁、建筑执照;C、设计任务书、扩初设计批复;D、勘察材料等)、内业资料(施工合同、开工报告、技术交底、图纸会审、出厂证明、质量鉴定、设计更改通知书、隐蔽工程验收记录、沉陷、位移变形观
3、察记录、施工日记、建材质保(试验记录)、工艺性试验报告(配合比)、分部分项质量评定记录、单位工程质量综合评定表等)、竣工资料(验收证明、交工验收证明、三材料销核、竣工决算书、决算审核文件、施工总结、竣工验收报告等)、设备说明书、竣工图(A、地面建筑:综合平面图、建筑竣工图、结构竣工图、水电设备安装图、地下管线综合图等;B、地下建筑:总平面图(坐标、高程)、主要路段横剖面图、全程纵剖面)。其中前期文件由工程部负责收集,内业资料和竣工图由施工单位负责编制;2、部门发文发函、工作请示单等。(四)、成本管理部门:1、认价单、结算书;2、各项目的经济签证单、技术核定单。3、部门发文发函、工作请示单等。(
4、五)营销管理部门:1、售楼合同、广告宣传资料、市场调研资料、营销策划报告、订价方案、年度推广方案、客户投诉资料、xx会相关资料、开盘等大型活动的声像资料。2、部门发文发函、工作请示单等。(六)财务管理部门:1、凭证、帐簿、报告、其他应当保存的会计核算专业资料;2、税务申报表、部门发文、工作请示单、往来文件等(七)设计部门:1、设计变更、对外联系函;2、部门发文发函、工作请示单等。2、归档职责设立原则2.1公司设立公司总档案室,隶属公司总经办,明确总经办为公司档案的总体管理部门。2.2 公司档案按“统一领导、分级管理”原则进行组织管理,即公司总档案室负责公司档案的总体管理,各部门指定专人负责本部
5、门的立卷归档工作,公司总档案室对各部门进行业务上的指导、监督和检查。3、归档时间确立原则3.1 公司对归档范围内的文件资料确立一个合理的归档时间,归档期一到,各归档责任部门向公司总档案室归档上一周期形成的文件资料。3.2 原则上文书档案一年为一个归档周期,基建档案在项目竣工结算完成两个月内归档,会计档案三年为一个归档周期,人事档案中离职人员档案及其人事资料五年为一个归档周期,部分重要文件可根据实际情况缩短或延长归档周期。实物档案两日内交由总档案室保管,合同、前期资料/验收资料及证件资料办理完毕两日内交由总档案室或指定部门保管。附:公司归档时间参考:(一)、凡行政机关的任何批文(含批复、许可证、
6、合格证、报告书等),均应在获得之日起两日内交总档案室或公司指定部门保管。(二)、合同类:销售合同由财务办理完有关手续后,整理移交档案室,其它经济合同或协议,承办部门在合同印章加盖齐全后两日内,交一份原件至总档案室或公司指定部门保管。(三)、基建档案:项目前期资料应在获得之日起两日内交总档案室或公司指定部门保管。竣工资料及图纸在项目竣工结算完成后2个月内归档。(四)、预决算资料:单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。(五)、会计档案:会计年度终了后,根据实际情况在财务部暂时保存3年后再移交总档案室。(六)、人事档案:根据人事解密程度,5年归档一次。(七)、各类实物档案(奖品、锦旗、证书、馈赠品等
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