村镇银行综合档案管理制度模版.doc
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1、xxxccxx村镇银行综合档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强对xxxccxx村镇银行综合档案的有效管理,根据中华人民共和国档案法(以下简称档案法)和国家档案局的有关规定,特制定本制度。第二条 本制度所称xxxccxx村镇银行档案,是指我行在各项业务和工作活动中形成的,有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。第三条 本行档案工作的基本任务贯彻执行国家关于档案工作的法律(令)法规、方针、政策、规定及保密制度;科学管理档案,维护档案的完整与安全,积极提供利用,掌握利用情况,总结利用经验,提高利用水平,为本行的改革发展服务。第四条 各机构按照总行授权并根据本制度规定的原则集中统一管理本行档案
2、,以维护我行档案全宗的完整与安全。第二章 档案工作管理体制与机构第五条 综合管理部负责辖内档案工作的统一规划和领导,并依法接受地方档案行政管理机关的监督和检查。各机构应根据工作量大小,配备专职或兼职档案工作人员。第六条 档案管理部门的主要职责(一)总行档案管理部门的主要职责1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法律(令)、法规、方针、政策、规定及保密制度,维护档案的完整与安全。制订xxxccxx村镇银行档案工作的规章制度和标准规范,并负责监督、指导和检查执行情况,制订xxxccxx村镇银行系统档案工作规划并组织实施。2.对xxxccxx村镇银行全系统的档案工作实行统一领导,对分支机构的档案工作进行
3、业务指导、监督和检查,牵头档案信息系统的需求制订、开发和推广,负责组织档案人员培训和业务交流。3.对总行各部门文件、资料的形成、积累、归档以及各分档案室的档案管理进行监督、指导和检查。4.负责总行各类档案的收集、保管、统计和提供利用。5组织安排对已超过保管期限的档案进行鉴定,对无保存价值的档案进行销毁。(二)总行各档案管理岗的职责1.贯彻执行国家和总行关于档案工作的法律法规和制度规范;2.统一负责所分管专业档案的收集、整理、保管、业务、信息化处理。(三)总行未设专业档案管理岗的部门应履行的档案管理职责收集、整理属于归档范围的各种文件材料,并按照规定向档案管理部门移交归档。(四)各级机构职责:1
4、.贯彻执行国家、总行关于档案工作的法律法规和制度规范;2.根据总行的授权,并结合本行的情况制订档案规章制度的实施细则并组织实施;3.对辖内的档案工作实行统一的指导和监督,研究部署档案工作计划,组织档案工作检查、指导和考核,对档案人员进行专业培训;4.负责本行各类档案的收集、整理、保管、统计、信息化处理和提供利用。第七条 我行各级各类档案室所承担的工作任务(一)按照有关制度和规范,接收与征集本室保管范围内有保存价值的档案;(二)建立、健全档案的借阅利用、安全保密、库房管理、鉴定销毁等管理制度,保证档案的完整与安全;(三)统一管理室存档案,做好收集、整理、信息化处理和保管工作,并按照有关规定进行档
5、案的移交或销毁;(四)编制各种检索工具,开发档案信息资源,积极提供档案为本行各项工作服务;(五)对档案的接收、移交、保管、利用和销毁情况进行统计,收集、整理档案利用效果;(六)收集、整理和保管与室存档案有关的资料。第三章 档案工作人员及其职责第八条 各级行应重视档案工作人员的选配,加强业务培训,提高综合素质和管理水平,保持档案人员的相对稳定。档案工作人员(包括以做档案工作为主的兼职人员)的业务能力考核,职称或职务的评定、晋升按照国家及我行的有关规定执行。第九条 档案工作人员的岗位职责(一)负责收集、整理、保管和统计本行的档案;(二)统一管理本行各门类档案,编制检索工具,开展档案编研,积极提供利
6、用;(三)参加档案的鉴定、销毁和移交工作;(四)对文件材料的立卷归档及所属单位的档案工作进行指导、监督和检查;(五)收集、整理、保管与本行档案有关的资料,配合档案提供利用;(六)严格执行党和国家的保密规定,不断完善档案的保管条件,维护档案的完整与安全。第十条 档案工作人员上岗前必须达到的条件(一)政治可靠,严格遵守档案机密;(二)忠于职守,遵纪守法,遵守银行和档案工作各项规章制度;(三)无任何党纪政纪处分等不良记录;(四)具有大专以上学历、档案专业部门颁发的档案上岗资格证书或总行确认的任职资格。第四章 档案的分类第十一条 档案管理部门应对属于归档范围的全部档案进行科学分类并实行集中管理, 不断
7、提高档案的综合管理水平。第十二条 档案分类的基本原则档案分类以本行全部档案为对象,根据本行职能,结合档案的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系和清晰条理,统一性与规范性并重,实用性与逻辑性兼顾,尽量保持历史原貌,分类体系相对稳定,便于科学管理与开发利用。第五章 档案的收集、整理与保管第十三条 档案管理制度档案制度主要指档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等制度。文书、磁性载体、电子、照片、基建、实物档案等实施细则由综合管理部制定。会计、信贷等其他专业档案管理制度由相关部门制定。第十四条 档案的整理(一)各门类档案的整理应按照文件材料的形成规律,区分不同价值,分类归档,使各门类档案
8、能正确地反映本行的各项活动,并便于保管和查找利用。(二)文书档案根据国家档案局发布DA/T222000归档文件整理规范要求,按年度、部门、保管期限、以件为单位进行分类整理、分盒存放。(三)其他专业档案由各档案产生部门按照该门类档案管理制度进行整理,没有整理规范标准的,相关部门须先制定档案整理规范或标准,会同综合管理部审定印发。(四)信息化建设档案、设备档案和基建档案等技术档案的整理,应与项目建设同步进行,在验收工作结束半年内,将全部档案资料向综合管理部移交。(五)特种载体档案的整理,档案产生部门应将摄像、照像、录音和说明一同整理,于每年底填写移交清册,向综合管理部移交;电子档案应采取相应措施确
9、保档案的完整、安全,不仅存储在电子介质上的档案应完整归档,与其相关的程序、软件以及纸质文件等也应完整归档。(六)实物档案的整理,按照实物档案管理制度,由各部室将应归档的实物档案进行分类、整理,于每年年底前填写实物档案移交清册,向综合管理部移交。第十五条 应采用先进的信息化手段进行档案管理。应使用符合档案管理要求的档案管理软件,不断提高档案的信息化管理水平和服务效率。第十六条 档案的保管各种门类的档案实体由综合管理部实行集中统一保管。保管各门类档案应有专用库房和装具。档案办公、档案阅览、档案库房应三分开。为防范事故和安全保密,严禁档案库房和办公场所混用。各级行在新、扩建办公用房时应按国家有关技术
10、规范把档案库房建设列入基建计划。各门类档案应分类有序存放,预留10-20 年档案进库的余量,并做好防盗、防火、防霉、防尘、防鼠、防虫、防水、防光等工作。各级行应为档案管理部门配置档案管理所需的设备。第十七条 档案的保管期限应根据查考价值确定材料的保管期限,国家有规定的按国家规定执行。第十八条 档案统计档案管理部门应建立档案的统计制度,及时对档案的进出、保管、利用等情况进行统计。第十九条 各级新设或临时机构在业务开展的同时,应重视相关的文档资料的收集归档,健全档案的管理制度,指定专人规范管理各类档案。第六章 档案的移交第二十条 xxxccxx村镇银行各级机构保管的档案都是我行档案全宗的组成部分,
11、按照统一领导、分级管理的原则,由各级机构分级进行保管,档案的最终处置权属于总行。各行对外移交档案应报综合管理部审批,移交清册应永久保存。按制度销毁到期档案应报综合管理部备案。第二十一条 各门类专业档案由业务部门按照有关专业档案管理制度收集、整理、装订、编目、装盒,并于规定的期限内移交档案管理部门保管。第二十二条 被撤销或合并的单位,应对各门类档案进行认真整理,妥善保管,并按下列制度进行移交:(一)被撤销单位,其档案应向上级主管单位移交;(二)一个单位并入另一个单位,或几个单位合并为一个新单位,其档案也应一并移交给合并后的单位代管;(三)一个单位内一部分业务或一个部门划归其他单位,其档案材料留在
12、原单位不得带走,需要时可以借阅或复制;(四)被撤销或合并的单位,其没有处理完毕的文件材料,同其档案一样,移交给有关的单位处理并归档;(五)临时机构由挂靠部门管理,机构撤销后,其工作人员不得带走任何文件材料及档案。第二十三条 本行工作人员和档案管理人员调动工作时,必须在办理完文件材料及档案移交手续后方能离开岗位。第七章 档案的鉴定和销毁第二十四条 对于超过规定保管期限的档案,需定期进行鉴定和销毁。(一)成立鉴定小组在分管档案工作行领导的负责下,各行档案鉴定前,应由综合管理部负责人和档案人员、有关业务部门负责人和业务档案人员组成鉴定小组。(二)初步鉴定档案产生部门根据档案保管期限的有关规定,对档案
13、作初步鉴定,确定档案的存毁。(三)二审鉴定综合管理部和各部门负责人作二审鉴定,对确无保存价值的档案登记造清册,对其中一部分转为资料的档案,应分别登记造册,留用一段时间后,再提出鉴定工作报告。(四)审批手续应销毁处理的档案,由本行分管领导批准,并报综合管理部备案后,方可进行销毁。(五)监销档案销毁时,应由二人负责现场监销,监销人员要在销毁清册上签字,档案材料销毁登记表应归档并永久保存。(六)任何单位和个人不得出售、变卖或随意处理应销毁的档案材料。第八章 档案的利用第二十五条 各级机构应重视档案信息资源的开发利用工作。档案工作人员应熟悉室藏档案的情况,主动了解我行各项工作对档案的利用需求,编制必要
14、的目录和检索工具,尽可能利用现代科技手段,开发多种利用形式,提供较好的利用环境,为各级领导和各项业务提供优质服务。第二十六条 档案管理部门应开展档案的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编以及规章制度选编等不同形式的参考资料。第二十七条 各级档案保管单位应建立完备的档案借阅制度。档案管理人员应严格履行借阅手续,调阅档案一般要求当日归还;如需连续使用,应及时办理借阅手续,最长不得超过三天。档案利用者应对所借档案的安全和保密负责,并不得以任何方式改变档案的原有状态。第二十八条 我行保存的各门类档案主要供本行内部使用。外单位利用档案时,应通过本行对口业务部门,并持单位
15、介绍信,说明利用目的和范围,经综合管理部的主管领导批准后方可利用。任何部门和人员未经批准,都无权对外公布xxxccxx村镇银行档案的有关内容。第二十九条 因利用档案解决重大问题并产生较大经济效益或社会效益的,应填写档案利用效果登记表。第三十条 调阅党组织会议记录,必须经党组织负责人签字批准,并限在档案室借阅。第三十一条 调阅秘密档案资料,须经本部门领导签字,综合管理部负责人同意后,方可办理借阅手续;调阅密级及以上档案资料,需经行级领导签字后,方可办理借阅手续。第三十二条 档案人员对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损;不得抽换、涂改、勾画文件;不准拆散案卷;非经综合管理部负责人同意,不得复印。
16、第九章 奖励与处罚第三十三条 xxxccxx村镇银行各门类档案受档案法的保护,各级机构和员工都有保护档案完整与安全的义务。第三十四条 在档案的收集、整理、利用和保护等方面成绩显著,在档案工作中做出突出贡献的单位和个人,依据我行的有关规定给予表彰和奖励。第三十五条 有下列行为之一而造成档案损失的,根据我行的有关规定对直接领导和责任人进行处理,情节严重的追究法律责任:(一)将公务活动中形成属于归档范围的文件、资料据为己有,拒绝移交归档的;(二)擅自提供、销毁、涂改、伪造档案的;(三)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;(四)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成
17、档案损失的。第十章 附 则第三十六条 本制度为xxxccxx村镇银行档案的综合管理制度,适用于xxxccxx村镇银行。各门类档案的具体管理制度或规则另行制订。第三十七条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第三十八条 本制度自发文之日起施行。附件1、xxxccxx村镇银行档案分类方法2、xxxccxx村镇银行电子档案管理办法3、xxxccxx村镇银行磁性载体档案管理办法4、xxxccxx村镇银行照片档案管理办法5、xxxccxx村镇银行实物档案管理办法6、xxxccxx村镇银行文书档案管理办法7、xxxccxx村镇银行基建档案管理办法附件 1xxxccxx村镇银行档案
18、分类方案为加强本行档案的科学管理,实施国家档案局8号令及档案分类试行规则,特制订本行档案分类方案。第一条 本行档案分类对象为本行各种门类、载体档案,档案分类标准,应保持相对的统一。具体分类时结合本行档案的形成特点,以利于档案的保管和查阅利用。第二条 类目设置:本行档案分类的类目,共设置三个层次,即分别为一级类目、二级类目和三级类目,如果需要也可以增设四级类目。第三条 一级类目按照国家规定的和档案部门通用的档案种类,以及不同的物质载体进行划分;二、三级类目可根据本单位档案形成规律和整理方法进行划分。第四条 本行档案的类目共划分为十个大类:即文书档案类、会计档案类、基建档案类、设备档案类、资金运营
19、档案类、声像档案类、实物档案类、稽核档案类、信贷档案类、股权档案类,以后随档案种类增多而增加新的大类。第五条 文书档案文书档案保管期限分为永久、定期(30年、10年)。分类采用年度组织机构进行分类。文书档案按照机构分为:股东会、董事会、监事会、党支部、共青团、综合管理部、计财运营部、风险合规部、市场发展部共计9个部门,卷内文件一般按时间顺序排列整理归档。第六条 会计档案按问题分类:会计凭证、会计账册、会计报表、其他。会计档案保管期限分:年度报表为永久,其余为定期。第七条 基建档案参照国标建设工程文件归档整理规范结合地方城建档案规定整理归档。第八条 设备档案按设备项目(型号)分类相关设备相同型号
20、归档一份随机文件、保修卡。第九条 声像档案(1)照片档案:按年度内容分类。照片以张为单位组成卷,卷内按拍摄时间先后顺序排列,每一本照片为一个案卷号,编制案卷目录。(2)录像带:以盒为保管单位,一盒一号按形成时间先后顺序排列,混年度编写大流水号,编制案卷目录。(3)光盘:按年度以张为保管单位,一张一号按形成时间先后顺序排列,混年度编号大流水号,编制案卷目录。第十条 实物档案按实物一年一度时间,混年度编写大流水号,编制案卷目录。第十一条 资金运营档案。按年度编小流水号。第十二条 稽核档案按年度编小流水号。(1)全面稽核(2)离任稽核(3)专项、特别、后续跟踪稽核。第十三条 信贷档案一企一档按年度编
21、小流水号。分成(1)贷款(2)企业综合授信(3)贷审会其他事项(4)抵债资产处置现接收(5)投资业务(6)会议记录原始稿(7)呆账、抵债损失核销第十四条 股权一人一档按年度编写小流水号。附表:xxxccxx村镇银行各门类档案总分类方案表附表xxxccxx村镇银行各门类档案总分类方案序号门类类 目 名 称备注1文书档案1.股东会 2.董事会 3.监事会 4.党支部 5.共青团 6.综合管理部 7.计财运营部 8.风险合规部 9.市场发展部2会计档案1.会计凭证 2.会计账册 3. 会计报表 4.其他3工会帐会计凭证、会计帐网、会计报表4基建档案1.建设项目5设备档案1.设备项目(型号)6资金运营
22、档案1.承兑汇票票据贴现 2.回购交易成交单7声像档案1.照片 2.录像 3.光盘8实物档案1.获奖证件9稽核档案1全面稽核 2.离任稽核 3.专项、特别、后续跟踪稽核10信贷档案1.信贷 2.企业综合授信 3.贷审会其他事项 4.抵债资产处置与接收 5.投资业务 6.会议记录原始稿 7.呆账、抵债损失核销11股权档案1.会议记录 2.股权转让 3. 股权质押附件 2xxxccxx村镇银行电子档案管理制度为加强对电子公文的归档与管理,有效维护电子公文的真实性、完整性和有效性,科学地整理和利用好电子档案,根据中华人民共和国电子文件归档与管理制度,结合我行实际,特制定本制度。第一条 本制度所称的电
23、子文件是指各部门在正常公务活动中产生的,在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于光盘、磁盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送,具有保存价值的电子文件。第二条 形成电子文件的部门应指定专人负责本部门电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任。档案管理部门应参与和指导电子文件的形成、收集和归档等工作环节。第三条 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案管理部门负责。第四条 电子文件的收集与积累要求(一)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。对正式
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