集团采购管理制度模版.docx

集团采购管理制度第一节 总则第一条 为加强集团采购管理，规范集团公司及各子公司的采购方式和采购行为，提高采购的质量和效率，维护企业合法权益，根据中华人民共和国招标投标法等法律法规和公司章程、子公司管理办法、财务管理制度等企业制度，制定本制度。第二条 采购管理的范围包括集团公司及各子公司以合同、协议或者其它方式有偿取得采购目录列明的或采购管理领导小组确定的货物、工程项目和服务行为。货物是指集团各类生产物资、工程物资和药品、医用仪器、设备、耗材，包括原材料、辅助材料、燃料、设备仪器、五金配件、建筑材料、办公用品及设备、劳保用品、食堂副食品等。工程项目是指集团各类建设项目和技改工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮，以及相关设备的安装、搬迁、拆除、大修、改造等。服务行为是指除货物和工程项目以外的其它采购对象，包括工程设计、监理、咨询、软件开发、运输、保险、租赁、金加工、车辆维修、印刷以及其它劳务输入等。第三条 采购管理应当遵循公开、公平、公正、效益和诚实信用原则。第四条 为有序推进采购管理工作，实行公布年度采购目录并监督实施的办法。年度采购目录由各子公司（包括各子公司张家港市范围内的下属单位）编列，于每年12月上旬将下一年度的年度采购目录报监督管理部公布。集团公司及各子公司应当严格按照公布的年度采购目录实施采购，不得擅自变更采购范围和采购方式。未列入年度采购目录的新增采购类别，应当由采购管理领导小组讨论确定采购方式，并于确定之日起7日内报监督管理部对采购目录进行补正。第五条 采购管理由集团公司及各子公司按照年度采购目录和采购程序实施。监督管理部对采购管理实施事前服务指导、事中实时参与、事后监督检查。第六条 集团对内、对外投资项目的立项及可行性研究等，按照集团公司投资管理制度执行。第七条 集团公司及各子公司新建、改建、扩建项目的设计、施工、安装、监理，以及工程项目所需的主要材料、配套设备的采购，由集团公司项目总监牵头，组织建设单位分管采购的领导和置业公司工程部等部门商定采购方式，并严格按照有关制度规定的采购程序实施，实施结果报集团公司总裁批准，并于5日内将项目采购资料报送集团公司监督管理部备案。第八条 集团公司及各子公司新建、新办项目的生产设备，以及技改增添、维修、更新的生产设备，由采购管理领导小组牵头，会同供应、技术、生产负责人商定采购方式，并按照有关制度规定的采购程序实施，实施结果经本公司总经理审核后，报集团公司总裁审批，并于5日内将项目采购资料报送集团公司监督管理部备案。第九条 集团公司投资管理制度规定的重大投资项目的采购，以及本制度第七条、第八条所列的货物、工程项目、服务行为的采购，有关公司应提前合理期间邀请集团公司监督管理部进行全程参与监督。第十条 集团公司及各子公司工程项目的勘察、设计、施工、监理等，应按照中华人民共和国招标投标法及政府相关规范性文件执行，需聘请外部招标公司进行招标的项目，由项目总监会同建设单位办理相关手续。第十一条 集团公司及各子公司采购预算在10万元以下的小改小革和零星维修项目，可经本公司总经理审批后，按照有关制度规定的程序自行实施，并抄送自主创新部、监督管理部备案。维修项目的工程建设由置业公司统一组织实施。第十二条 为降低成本、增加效益，集团公司及各子公司（包括各子公司张家港市范围内的下属单位）零星采购的物资，经集中可形成全年50万元以上规模的，集团公司统一扎口管理，由招标中心牵头集中组织采购招标，任何单位、部门都必须服从进入。第十三条 任何单位和个人不得以任何方式阻挠或限制供应商自由进入本集团的采购市场。第二节 组织机构第十四条 集团公司及各子公司应成立采购管理领导小组，明确一名公司领导担任组长，由财务、生产、设备、采购等部门的分管领导或部门主管为成员，采购管理领导小组为集团公司及各子公司非常设机构，具体负责本公司的采购管理。第十五条 集团公司及各子公司采购管理领导小组应根据货物、工程项目、服务行为的不同要求，成立采购招标小组。采购招标小组应按不同性质的货物、工程项目、服务行为的要求，由公司分管采购的公司领导、分管财务的公司领导、采购人员、使用单位的负责人、技术人员参加。评标委员会基本成员应由采购招标小组决定。第十六条 采购管理领导小组的职责：一、根据集团采购管理制度的要求，制定适合本公司的实施细则；二、统一扎口管理本公司及下属各生产单位（工厂）、经营实体（医院、公司）的一切采购活动；三、确定货物、工程项目、服务行为的采购方式，并有权指定或组织采购招标小组；四、加强对采购部门、采购人员的管理，有权组建或撤销采购部门、任免采购人员。第十七条 采购招标小组的主要职责是：一、定期或不定期发布公司采购信息，收集和分析有关供方市场信息；二、按照集团公司确认后的采购目录，组织实施招标或议标采购，确定供应厂商、供应品种、供应数量和供应价格；三、及时掌握招标、议标等所涉供应商的情况，做好采购前供应商的资格评审以及定标后供应商的年度评审工作。第十八条 采购部门的主要职责是：一、在招标或议标等方式确定的供应商中，具体实施本企业所需物资的采购；二、组织实施本公司年度采购目录规定或采购管理领导小组确定的询价比价采购和单一来源采购；三、根据采购申请确定的名称、规格、数量、时间，制定采购计划，有责任保证及时供应。第三节采购方式第十九条 集团公司及各子公司的采购，采用公开招标采购、邀请招标采购、议标谈判采购、询价比价采购、单一来源采购等方式。公开招标采购，是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。邀请招标采购，是指以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。议标谈判采购，是指对三家以上供应商提供的报价进行必要的谈判，通过对价格、质量、服务的比较确定供应商的采购方式。询价比价采购，是对有限范围的供应商，进行询价比价的采购方式。单一来源采购，是指因采购对象来源单一而直接向供应商购买的采购方式。第二十条 符合以下情形之一的，必须采取公开招标方式采购：一、集团公司及各子公司通用的重要物资和专用的大宗物资；二、某一物资现有的供应商不足于形成充分竞争的；三、集团公司明确要求应当进行招标的货物、工程项目、服务行为。第二十一条 根据本制度规定应当招标的货物、工程项目、服务行为，因具有特殊性而只能从有限范围的供应商处采购的，可以依照本制度采用邀请招标方式采购。第二十二条 符合下列情形之一的，可以依照本制度采用议标谈判方式采购：一、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；二、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；三、由于产品生产工艺不同，造成采购局限性，或使用的材料有特殊要求的；四、市场价格不稳定的物资。第二十三条 采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的公司采购项目，可以依照本条例采用询价比价方式采购。第二十四条 货源单一的物资和设备，可根据本制度采用单一来源采购方式：一、技术性能特殊复杂，或不能事前确定详细技术要求，只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；二、为保证原有采购项目前后的一致性或者原有设备配套技术要求，需要继续从原供应商处添购，且添购费用总额不超过原合同采购金额百分之十的；三、有些加工材料或配件只能是固定厂商加工，而其它厂家无本单位加工资料档案，或原采购的后续维修、零配件供应、更新或补充，必须向原供应商采购的；四、发生不可预见的紧急情况而不能从多家供应商处采购的。第二十五条 集团公司工程项目建设管理规定对工程项目的采购有特别规定的，按照其特别规定执行。第二十六条 集团公司及各子公司需要采购的物资、设备及用品，在确定采购方式后应严格按照集团采购程序指引规范操作。第二十七条 招标、议标采购的资料应当按规定备案。询价比价、单一来源采购的资料应当按规定存档备查。第四节采购合同的订立与履行第二十八条 集团公司及子公司的采购部门应当根据招标、议标文件，及时与供应商订立书面合同，并抄送监督管理部备案。第二十九条 采购合同应由企业有关法律专业人员签证或提供合同样本，内容应符合中华人民共和国合同法和集团合同管理制度的有关规定。第三十条 集团公司及各子公司应当根据有关标准和规定对供应商的供货组织验收。第三十一条 所有物资采购的发票应由财务部门按照合同要求进行严格的价格审核和登记，方可按规定审批结算。第三十二条 招标小组应按权威质量体系标准的要求，分类建立供应商档案，记录该单位的基本情况及每次履约的情况。第五节监督管理第三十三条 集团公司监督管理部对集团公司及各子公司各种招标、议标谈判、询价比价、单一来源采购有参与权，有权对采购活动的全过程进行了解、咨询、审核、稽查、监督。了解、咨询、审核、稽查、监督包括以下内容：一、招标、议标、比价、单一来源采购是否符合法律法规和公司制度的有关规定；二、招标、议标、比价、单一来源采购方式和程序是否符合规定；三、采购合同的订立及履行情况：（一）日常供应情况审核集团公司及各子公司重大采购的定标资料应当报集团公司监督管理部备案。重大采购因市场行情或政策因素，价格发生浮动，供应商提出需要调整的，必须要提交书面报告予以说明，经原采购招标小组讨论同意后方可执行新价格，并应当及时报监督管理部备案。（二）日常供应商评审集团公司及各子公司采购部门、仓库对确定供应商的供应情况，如价格、质量、数量、服务信誉等进行日常的跟踪评审、记录，并有义务配合、协助监督管理部进行定期或不定期的稽查、审核。四、招标小组和评标委员会成员以及其他有关人员在采购管理过程中是否有违法违纪违规行为；五、其它应当监督检查的内容。第三十四条 监督检查时发现集团公司及各子公司在采购管理过程中严重违反有关制度，可能给企业造成重大损害或导致采购行为无效的，有权责令有关子公司或者部门停止并纠正。第三十五条 集团任何单位和个人有权对集团公司及各子公司采购中的违法违纪行为进行控告和举报，监督管理部应当及时进行调查处理。第三十六条 采购管理领导小组成员、招标小组成员、评标委员会成员、采购部门负责人及采购人员违反本制度规定的，根据集团公司相关制度进行处理。第六节附则第三十七条 集团公司及各子公司从国外进口设备的，或者为享受有关鼓励政策以技改形式购买国产设备的，或者按上级有关规定委托有资质的招标代理机构进行招标的，以及其它需要直接从国外或境外进口的物资，不属于本制度规定的应当招标范围。第三十八条 集团采购程序指引是本制度的附件，与本制度具有同等的效力。第三十九条 本制度适用于集团下属的在张家港市范围以外的企业，实施细则由各子公司制订。第四十条 本制度由集团公司监督管理部负责对适用过程中的具体问题进行解释。附件：集团采购程序指引附件：集团采购程序指引为规范集团采购程序，根据集团采购管理制度的规定，制定本指引。采购方式由年度采购目录规定，或者由采购管理领导小组确定。集团公司及各子公司应严格按照本指引规定的程序实施采购。第一节 招标采购程序招标采购按照以下程序实施：第一条 组织招标工作。 一、提出采购计划申请集团公司及各子公司，根据生产需要和库存情况，提出招标采购申请或计划，列明货物、工程项目、服务行为的名称、数量、用途、质量要求、技术数据、交货时间等需求情况。 二、采购计划审批集团公司及各子公司货物、工程项目、服务行为的招标采购申请或计划，按照相关制度规定的流程进行审批。 三、成立招标小组，制定招标方案集团公司及各子公司根据对招标采购的货物、工程项目、服务行为的要求，成立招标小组，组织编制招标方案，招标专职人员根据招标方案拟定招标书，并由分管采购领导审核签字后，批发招标书。第二条 发布招标信息。采用公开招标方式的，招标单位应当通过报纸、电视、信息网络、企业网站或者其他媒介发布招标公告。采用邀请招标采购方式的，招标单位应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择五家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。招标公告和投标邀请书应包括以下主要内容：一、招标人的名称和地址等信息；二、标的的名称、用途、数量和交货日期；三、对投标人的资格要求；四、获取招标文件的办法和时间；五、投标截止时间和地点；六、开标地点和时间；七、招标小组规定的其他内容。第三条 制作招标书。招标文件应包括以下主要内容：一、投标邀请书和投标人须知；二、提交投标文件的方式、地点和截止时间；三、开标、评标、定标的日程和评标方法；四、标的名称、数量、技术参数和报价方式要求；五、投标人的有关资格和资信证明文件；六、投标保证金和履约保证金的要求；七、交货、竣工或者提供服务的时间；八、集团采购合同的主要条款、订立方式及特殊条款等。第四条 出售标书。供应商获悉招标信息后，如有意前来投标的，可用电话或传真方式答复招标单位将参加投标，说明所要投标的项目类别，并在招标公告或招标邀请书要求的时间前到招标单位购买标书。每份标书的工本费应在100-500元范围内，根据项目采购预算确定，此工本费无论开标结果如何均不予退还。第五条 标书的澄清或修改。已发出的招标文件需要进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间10个工作日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。第六条 投标人准备投标书。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。投标书一般应包括以下内容：一、投标单位基本情况；二、货物介绍、要求的供应量；三、投标货物的技术质量情况；四、投标货物的价格；五、售后服务承诺；六、投标单位有关资质证明，包括营业执照、税务登记证、资信证明、质量环保或职业安全体系认证情况、生产经营许可证等相关证明；七、能够证明本单位拥有良好商业信誉及完善售后服务体系的材料等。第七条 投标。投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将密封的投标文件送达招标文件明确的投标地点。招标小组收到投标文件后，应当签收保存，不得开启。在提交投标文件截止时间后收到的投标文件，应当原样退还，不得开启。两个以上供应商可以组成投标联合体，以一个投标人的身份共同投标。第八条 投标书的修改与补充。投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面告知招标小组。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。第九条 投标保证金。投标时投标人应向招标单位交纳一定数量的投标保证金，保证金金额原则上为投标总金额的1.5%。如投标人未中标，由招标单位在定标后15天内如数退还给投标人；如中标则投标保证金自动转为履约保证金。对于中标后不按招标文件的要求与投标人签订合同的，招标方有权没收保证金。第十条 开标。一、开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序，由招标小组以公开方式进行；二、开标由招标小组的负责人主持。招标小组的有关成员、所有投标人、评标委员会成员及有关部门的代表参加开标会；三、开标时应当众验明所有投标文件的密封未遭损坏，经确认无误后由开标主持人或工作人员宣读所有投标文件的有关内容并作记录存档。第十一条 评标。一、评标由评标委员会负责。评标委员会由招标小组的代表和有关企业或部门的有关人员组成，成员人数一般为3人以上的单数。与投标人有利害关系的人不得参与评标。监督管理部有权审核、监督全过程的规范性。二、评标委员会在评标时主要考虑以下因素：（一）投标价格；（二）投标人的供货能力和资产情况；（三）投标人的售后服务措施；（四）投标方履约的资信情况；（五）其它有关情况。三、中标人的投标应当符合下列条件之一：（一）能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招标文件的实质性要求，有能力圆满履行合同，并且经评审的投标价格最低，对公司最为有利。但是投标价格低于成本的除外。四、评标委员会完成评标后，应当向招标小组提供书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。招标小组根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。五、为使供应商之间存在质量、价格、服务信誉上的比较，或者为避免因一个供应商出现供货不稳定而影响生产的正常进行，可以选定二家或二家以上中标单位。第十二条 公布中标结果。中标人确定后，招标小组应向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人和有关企业的采购部门，并报送监督管理部。中标通知书对招标单位和中标人具有法律效力。第十三条 对招标小组和投标人的要求。一、为示公允及避免暗箱操作，每次招标活动的参加人数原则上应在3人以上，且必须由招标小组和有关单位共同参加，不允许个人单独操作招标活动；二、招标小组成员与投标人不得串通投标，投标人之间不得相互串通投标报价，不得排挤其他投标人的公平竞争，不得损害集团或者其他投标人的合法权益；三、招标小组成员未经批准，不准在开标后与投标人进行任何形式的协商谈判；四、评标委员会成员和有关工作人员不得私下接触投标人，不得接受投标人的任何馈赠，不得参加投标人以任何形式组织的宴请、娱乐、旅游等活动，不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况；五、招标小组成员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标投标有关的其他情况。招标设有标底的，标底必须保密；六、中标的供应商所缴纳的投标保证金自中标之日起自动转为履约保证金。第十四条 应当进行招标的采购项目因违反本指引规定而导致中标无效的，应当依照本指引的中标条件从其余投标人中重新确定中标人或者依照本指引重新进行招标。第十五条 对特殊的物资或急用的物资按正常的招标程序不能操作时，以保障及时采购为前提可灵活采取其它采购方法。第十六条 招标小组应通过互联网、专业报刊、走访客户等渠道或形式收集供方市场信息，不断扩大供应网络。第二节 议标谈判采购程序第十七条 议标谈判采购按照以下程序实施：一、根据集团采购管理制度的规定，根据采购物资的不同，成立由不同人员参加的议标谈判小组，制定合理的议标谈判方案，并由分管采购的领导核签；二、应选择具有一定资质和相应生产经营实力，并能够提供相关经营状况资料的供应商。根据议标物资的需求量，可以选择3-5家供应商；三、参与议标的供应商，应将有关采购物资产品介绍、供应情况、技术质量情况、供应价格、售后服务等相关资料在规定的日期内提供给议标小组；四、议标谈判小组人员将供应商提供的资料，进行汇总，根据供应商的相关信息进行比质、比价、评标，形成书面的比质比价文件；五、经面对面的双边谈判，最终议定双方都能接受的合理价格，并制作谈判记录；六、议标谈判采购议标谈判方案、比质比价表、谈判记录等资料，应报监督管理部备案。第三节 询价比价采购程序第十八条 询价比价采购按照以下程序实施：选取信誉可靠的厂商说明采购条件，在数家厂商资料中分析各供应商提供物资的性能、品质、规格、质量，并建立比价标准，认真填写询价比价表，最后确定采购价格。一、询价从以下几个方面进行：（一）交货期是否符合生产需用日期；（二）应做好同规格不同品牌产品比较记录；（三）如需售后服务，应考虑供应商的售后服务信誉和年限；（四）新供应厂商和新产品应进行检验试用。二、比价从以下几方面进行：（一）厂商供应能力是否能按规定的交货质量确认；（二）是否有可靠的生产厂和直接供应商；（三）有无货价更低的其它经销商；（四）经成本分析后确定议标目标；（五）考虑日常供应中价格上涨下跌的因素。三、询价比价表等资料应当存档备查。第四节 单一来源采购程序第十九条 除紧急情况外，单一来源采购按照以下程序实施：一、以单一来源采购方式实施采购，应当符合采购管理制度规定的条件；二、根据供应商价格资料、市场行情、采购物资用料质量不同，采购数量的大小，付款周期的长短等，由分管领导及采购人员与供应商谈判确定对企业有利的价格；三、单一来源或特定供应商的采购物资不可盲目定价，应参考同类企业的采购价格、质量等，并结合各生产厂家的工艺和生产质量，进行分析比较；四、单一来源采购如需采用询价、比价方式的，可参照本指引的相关程序进行；五、单一来源采购应当建立采购档案并按规定存档备查。因紧急情况而实施的单一来源采购，应书面说明情况。