房地产公司文控档案管理制度模版.docx

zz地产文控档案管理制度


目录
总则 1
第一章：档案管理办法 1
1.1 基本概念 1
1.2 档案管理体系与职责 1
1.3 档案管理具体内容 3
1.4 档案信息化管理 8
1.5 档案巡检 10
1.6 档案培训 10
1.7 奖罚措施 11
1.8 附则 11
第二章：印章管理办法 11
2.1 管理原则 11
2.2 印章种类及管理 12
2.3 印章的刻制 13
2.4 印章的保管 14
2.5 印章的使用 15
2.6 印章的处置 19
2.7 印章的统计 21
2.8 印章管理文件归档 21
2.9 责任 21
2.10 项目公司、合作项目公司印章管理 21
第三章：公文处理办法 22
3.1 基本概念 22
3.2 公文种类 23
3.3 公文格式 23
3.4 行文规则 28
3.5 发文办理 29
3.6 收文办理 32
3.7 公文归档 33
3.8 公文管理 34
第四章：保密管理办法 35
4.1 管理原则和职责分工 35
4.2 保密管理流程 35
4.3 员工保密管理规定 36
4.4 奖励与处罚 36
附件表单 37

总则
1.1 目的：为适应zz地产总部及所属企业（以下简称“各级公司”）工作需要，加强公司规章制度颁布实施、档案管理、印章管理、公文处理和保密管理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。
1.2 适用范围：本办法适用于地产总部及控股子公司, 关联公司、参股公司参照执行。
1.3 本制度自发布之日起正式实施，由zz地产总部综合管理部负责解释及修订。

第一章：档案管理办法
1.1 基本概念

1.1.1 本办法所称的档案，是指公司在各项经营管理活动及项目建设过程中形成的，具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据。
1.1.2 档案工作是公司重要的基础性管理工作，是公司管理的重要组成部分，必须给予重视和支持。
1.2 档案管理体系与职责

1.2.1 档案管理体系及总体职责
1.2.1.1 公司档案管理遵循地产本部统一领导、各公司分级管理的原则。
1.2.1.2 公司总裁/总经理为本公司档案管理的第一责任人，负责领导本公司档案管理工作； 各级部门（含项目部、售楼部等）负责人为本部门档案工作的第一责任人，负责领导本部门档案管理工作；各部门专兼职档案员（或内业资料员）为本公司（或部门）档案管理执行人；各部门业务经办人为所经办业务文件的归档直接责任人。
1.2.1.3 如因归档不及时或保管不当造成档案资料丢失、损毁、泄密等情况，各业务文件经办人员、保管人员及相关负责人均需承担相应责任；若给公司造成经济损失的，公司有权进一步追究相关人员的经济及法律责任。
1.2.2 职能部门档案管理工作职责
1.2.1 zz地产综合管理部是全公司档案工作的归口管理部门，负责地产本部及所属企业的档案工作监管和指导，负责公司本部档案管理业务工作的执行。各子公司及项目公司综合管理部是本公司档案工作的归口管理部门，负责本公司及下属企业的档案工作监管和指导，负责本公司档案管理业务工作的执行，并在业务上接受上级公司的领导和监督指导。
1.2.2 地产本部综合管理部职责：

（1） 负责宣传贯彻国家、行业、总部有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定zz地产档案工作的各项管理制度。
（2） 负责制定和实施zz地产档案工作发展规划和年度计划，对zz地产系统档案工作实行统筹规划和宏观管理。
（3） 负责计划和组织公司系统档案工作人员和资料员业务知识交流与培训。
（4） 负责推进公司整体档案信息化建设，主导运用先进信息技术提升档案管理水平。
（5） 负责监督、检查和指导系统内各企业、本部各部门、临时项目组及专项工作的档案工作。
（6） 负责本部档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用和档案信息资源的开发利用。
1.2.3 各子公司综管部职责：
（1） 负责在地产本部档案制度框架内，拟订适用于本公司的档案管理制度、规范及标准。
（2） 负责对本公司各部门及所属项目公司档案管理工作进行指导和检查。
（3） 负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
（4） 负责组织本公司及所属项目公司档案管理人员业务培训。
1.2.4 项目公司综管部职责：
（1） 负责本项目档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
（2） 定期按要求向隶属子公司综合档案室移交档案。
1.2.5 各级公司各职能部门职责：
（1） 配合综合管理部制定、完善档案工作相关规章制度；
（2） 公司各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；
（3） 公司各职能或承办部门及项目文件形成者和经办人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；
（4） 各部门专兼职档案人员、资料员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理 质量负责，并按要求定期向公司档案室（资料室）进行移交。
1.2.6 档案管理实施、保管机构设置
1.2.6.1 档案保管的三个阶段：
（1） 第一阶段是在本部门、项目部资料室保管：业务文件办理完毕后，应将具有保存价值 的文件第一时间交本部门兼职档案员或内业、项目资料员进行统一积累，并对文件进行整理序化，确保应归档文件完整、准确。
（2） 第二阶段是在公司档案室保管：各部门、项目部根据档案的重要程度和移交期限，将 档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本公司档案。
（3） 第三阶段是在地产本部档案室（馆）保管：当子公司撤销或发生其他变更情况，原单位已不适合保管档案文件，应将此部分档案移交到地产本部档案室（馆）集中分立管理，

保持原全宗完整性。
1.2.6.2 地产本部和各子公司应设立公司档案室，各项目公司应设立项目资料室，负责各级公司档案和文件资料的日常管理工作。
1.2.6.3 与子公司驻地同城的项目公司（或项目部）应在应归档的项目文件取得或办毕后， 及时将项目文件移交子公司档案室归档保存；距离子公司较远的项目公司（或项目部），项目结束后，视情况定期将档案整体移交子公司档案室保存。
1.2.6.4 地产本部各部门、子公司各部门根据保管需要可设置资料室，用于保存部门重要业务文件资料。
1.2.7 档案管理人员配备
1.2.7.1 各级公司档案室应配置至少一名具有专业知识的专职档案管理人员。
1.2.7.2 各级公司各部门应配备内业资料员或兼职档案员，工程项目资料员应持证上岗。
1.3 档案管理具体内容

1.3.1 档案收集归档
1.3.1.1 地产本部综合管理部依据相关法规，结合公司各项经营管理活动，制定《文件材料归档范围、归档时限和保管期限表》（具体参照附件 1.1）。各部门应根据本办法要求，按时将应归档文件材料移交公司档案管理部门。
1.3.1.2 各级公司专（兼）职档案员在文件材料归档过程中，如发现现行归档范围及分类标准与实际情况不相适宜时，应及时与地产本部综合管理部联系，提出修改完善意见。各子公司可依据公司文件归档范围和档案分类方案，细化制定符合本公司实际的归档和分类细则。
1.3.1.3 对于应归档的公司业务文件材料，必须按照规定时限及时移交，任何部门和个人不得自存保留或拒绝移交。
1.3.1.4 各级公司职能部门形成的专业档案（会计档案、人事档案等）如需部门自存的，需撰写书面说明并经公司分管领导审核签认后，可由各部门自行依规管理。自行管理需遵守以下要求：
（1） 各部门负责人是本部门档案资料管理的第一责任人，负责监督部门全员文件归集和档案资料管理工作的规范有效开展。
（2） 各部门负责人应指定专人作为部门资料员负责档案资料管理日常工作。
（3） 各部门需制定符合本部门管理实际的部门档案资料管理制度，并报综合管理部审核备案。
（4） 管理期间，各部门需形成完整准确的档案资料管理台账并按年度向综合管理部移交归档，并接受综合管理部对部门档案资料管理情况的监管和核查。

1.3.1.5 原则上，对于重要档案文件，如证照及开发报建等文件取得后，应先归档后办理借阅使用。如确因工作需要不能及时归档，应向档案管理部门报备及提交目录清单，并安排专人妥善保管，待使用完毕后立即归档。
1.3.1.6 各部门在移交档案前均须根据相关管理规定进行密级鉴定，未标定密级的要先标定密级，并按保密管理规定的程序要求向公司档案室移交。
1.3.2 归档文件质量要求
1.3.2.1 归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档；如以复制件归档的，应备注说明原因。电子文件须刻盘归档，并应有相应的纸质文件材料一并归档。使用档案系统进行文件归档工作的，应符合档案系统设置的路径和要求。
1.3.2.2 文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏传真纸、复写纸文件原则上不能直接归档， 须进行复印并与复印件一并归档。
1.3.2.3 所有归档文件必须保证其真实可用，应签字、盖章的文件必须手续、要素齐全。
1.3.2.4 移交归档的声像档案要图像应完整清晰、内容鲜明，移交人还应同时提供摄制背景、事由、时间、地点、摄制者等文字说明信息。
1.3.2.5 各部门移交档案时，应办理相关移交登记手续（批量移交时须同时提交纸质版、电子版案卷目录及卷内目录），档案接收人员应与移交人共同清点，确认无误后进行签认。
1.3.2.6 移交清单一式两份，由归档部门与档案室各自一份，交接双方要签认并写明移交时间，档案室对归档文件进行登记。（具体参见附件：《归档文件移交单》（包含在附件 1.6））。
1.3.2.7 使用档案管理系统进行文件著录移交的，移交人在归档移交实体档案的同时，须按规定将档案条目信息和电子文件录入档案管理系统，完成文件材料的实体与电子文件同步归档。
1.3.3 档案整理
档案管理人员须及时按规定对归档文件材料进行科学规范的分类整理，编制相关目录后， 装盒上架保存。（具体操作详见附件 1.2《档案分类方案及档号编制规则》；附件 1.3《归档文件整理细则》）
1.3.4 档案保管
1.3.4.1 档案载体与装具
1.3.4.1.1 档案载体分为纸质文件，以及实物、光盘、照片、电子文件等。
1.3.4.1.2 为保证档案实体的长期保管，各级单位应设置专门档案库房，并确保库房面积充足，满足公司管理类及项目档案保管的需要。档案应放置在专门的密集架或档案柜进行管理，如业务部门不具备条件，也应相对独立安全的空间，并存放在装有锁具的专用柜内。

1.3.4.1.3 纸质档案应采用符合档案保管要求的无酸牛皮纸档案盒进行保存。标准规格为外表尺寸 310mm 高 x220mm 宽，卷盒厚度尺寸为 20-50mm（特殊档案可制定专门的装具）。
1.3.4.1.4 光盘（照片）应装入光盘（照片）档案盒，竖立存放，且避免挤压，如具备条件应放在专用的光盘柜或防磁柜中。
1.3.4.1.5 数据库备份档案应由数据管理部门统一制作光盘或导入硬盘，并做相应备份处理后，保管在防磁柜中。
1.3.4.2 电子文件保管
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（1） 电子档案应采用稳定安全的数据库进行保管，对于重要的电子档案应定期分专题刻录光盘。光盘应采用寿命长的不可擦写的档案级光盘，保管过程中应注意防磁和定期复制，并作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
（2） 档案室应对电子文件的载体进行检查，每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
（3） 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3 年。
1.3.4.3 档案柜（架）管理
（1） 档案柜排列与编号：
（架）要统一编号，编号应按档案柜（架）的排列顺序从外到里的顺次编号。
（2） ）通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号， 以自然数编号， 例如第 1 号柜的第 4 层，编号为“1—4”柜。密集架编号组成为柜号+列号+层号，例如第 1 号柜的第 1 列
第 4 层，编号为“1—1—4”柜（密集架两面均需编写柜号）。
（3） 案柜（架）中的每层/抽屉都要贴指示标签，以指示所存资料的内容；需编制 档
案存放地点索引， 在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容， 以便快速取放档案。
（4 档案柜（架）的排列，要避开强烈光线直射，同时还要注意勿使档案架、柜的排列有碍通风。
1.3.4.4 库房管理
档案室必须做好防火、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防震工作。
（1） 防火：
装具、电器及其线路须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火设备。 减少档案在灭火过程中受到损害，灭火器材宜选用二氧化碳灭火剂，在条件允许的情况下应安装防火报警器和气体自动灭火装置。

（2） 防水、防潮、防高温：
档案室内及附近不能有水源和上下水管道。
档案室温度应控制在 14℃-24℃之间，相对湿度控制在 45%-60%之间。
电子文件的环境温度选定范围： 17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。档案管理员应对库房温湿度进行登记，定期除湿、除潮。
（3） 防光
窗户配置不透光的窗帘，尽量遮蔽户外阳光中的紫外线照射。
档案库房宜安装白炽灯，尽量不要安装日光灯，防止光照对纸质档案的损害。
（4） 防尘、防虫：
档案管理人员应随时擦试档案柜，维护档案清洁。可根据实际情况对档案室定期杀菌除虫。
档案不得擅自带离办公场所。档案在库房外使用时，不允许长时间摊放在桌子上，利用完毕后，应及时还入库房或专用的档案柜中锁好。
（5） 进出档案室时随手锁门、关灯、关窗；严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不允许在档案室逗留。
1.3.4.5 档案库房盘点
（1） 档案员每年需对档案库藏情况进行盘点。
（2） 统计库存档案的数量，鉴定和处理保管期满的档案，检查纸质档案与档案管理系统中所保存档案的一致性。
（3） 检查档案库房的硬件设施，并将缺失损坏的硬件设施报修或更换。
（4） 未有条件设立公司档案室的企业，应根据现有的档案库房空间和设备配置，尽量做到对档案的集中、安全、有序保管。
1.3.5 档案密级与保管期限
1.3.5.1 公司档案分为密级档案和普通级档案两种，密级档案又包括绝密、机密、秘密三种档案。
（1） 绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要事项或文件资料和信息，如公司董事局正在研究的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、投资计划、战略性的合作协议等、招标项目的标书、合作条件，公布前的商品房调价信息以及涉及公司投资拓展、融资担保、企业法人及股权权益变更的相关合同（如合并、分立、股权转让合同等）、标的金额在 1 亿元以上的重大合同及其他涉及到此类信息的各类公司经营性活动。
（2） 机密级为：公司的资金和财务、统计资料、公司经营情况、重要会议记录、人事档案、劳动合同、员工薪酬资料、技术资料、以及各类不宜公开的内部文件资料、信息等，以

及涉及到此类信息的各类公司经营性活动。
（3） 秘密级为：公司重要项目资料、项目合同等其他不宜公开的资料、信息等，以及涉及到此类信息的各类公司经营性活动。
（4） 普通级是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害。具体 参见并严格执行“第四章：保密管理办法”的相关要求。
1.3.5.2 标识文件密级
（1） 按照“谁主管、谁负责”的原则，由责任部门按照秘密信息密级划分表和实际工作需要，确定文件资料的密级。如果对密级的确定有异议，由公司总经理最终确定文件的密级程度。
（2） 密级文件的标识应在封面文件受控状态标识旁予以醒目、清晰、持久的密级标识。密级： A 级—绝密；B 级—机密；C 级—秘密。
（3） 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。其中长期分为 30 年、15 年；短期为 5 年。
1.3.6 档案借阅利用
1.3.6.1 档案利用形式分为查阅、复印、借用（含对外上缴）三种，各种形式的档案利用均须办理审批手续（档案利用审批权限详见附件 2）。由借阅人发起《档案借（查）阅审批单》（包含在附件 1.6）。借阅文件较多的应由借阅人写清借阅明细并附在《档案借
（查）阅审批表》（包含在附件 1.6）附件中。
1.3.6.2 对涉密档案的利用，利用人须符合公司保密管理相关制度规定的资格要求。
1.3.6.3 档案管理部门不直接受理外单位的档案利用申请，确因工作需要，须由公司相关对口部门按规定办理档案利用审批手续，并指定专人负责承办。
1.3.6.4 档案利用人员应严格遵守保密规定，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。涉密档案严禁私自转借、摘抄、复制。
1.3.6.5 借用档案应根据实际工作需要填写预计归还时间，原则上，借用档案原件单次时间不得超过 5 天，确因工作需要逾期无法归还，应提前 1 天办理续借审批手续。
1.3.6.6 按照政府规定须对外移交原件的档案资料，须报公司总经理以上级别审批，项目公司须报项目公司总经理以上级别审批，档案管理部门复制备查。借阅人同时填写《不归还档案登记台账》（包含在附件 1.6）。
1.3.6.7 借出档案必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，所借档案一旦发生损坏、丢失，必须立即向上级领导报告并向档案管理部门报备，档案管理部门可视情节轻重追究相关部门、人员的责任。
1.3.6.8 调动、离职等人员，办理调离手续前必须清还档案。员工调动、离职审批单上须有

公司档案管理人员签字确认，否则人事部门不得办理调离手续。
1.3.6.9 公司系统内各单位间互借档案，须经双方单位负责人共同审批。
1.3.6.10 地产本部允许各子公司根据需要，定制适合本公司的《档案利用审批权限表》（包含在附件 1.6），但需报本公司总经理批准并报地产本部综合管理部备案。
1.3.7 档案鉴定与销毁
1.3.7.1 按照规定对达到保管期限的档案需进行鉴定。公司组织成立鉴定小组，由公司领导、审计与风控委员会成员、各部门负责人、相关专业技术人员和档案人员组成，直接对档案进行鉴定。每次鉴定应形成鉴定报告、结论并附有提交鉴定的卷册目录，由小组成员签署意见和日期。
1.3.7.2 对保管期限已满，经过鉴定小组确认销毁的档案，需经过以下程序：
(1) 各级公司档案员/资料员每年末对库存的档案进行盘点，对保管期限已满的档案进行复审，挑选出保存期满的档案单独保管。
(2) 对经过鉴定要销毁的档案，需编制《档案文件销毁清册》（附件 5）。该清册应编制一式三份，一份报地产本部综合管理部备案，一份留子公司档案室保存，一份留档案所属部门资料室保存。
(3) 档案销毁清册由子公司部门负责人、综合管理部负责人联合会审，子公司由总经理复审，然后提交地产本部相关部门负责人审核，经拟销毁档案所属部门地产本部分管领导、地产本部总裁审核，最后由地产本部董事长终审。所有档案销毁均需报地产本部审批同意备案后方可销毁。
(4) 保密文件销毁参见“第四章：保密管理办法”相关规定。
1.3.7.3 档案销毁
(1) 经审批需销毁的文档资料，必须由各级公司包含档案管理员在内的二人以上（至少一名作为档案监销人）执行销毁。
(2) 销毁方式可以采用焚烧、粉碎或送指定的造纸厂化成纸浆。(3) 销毁电子文件，应将存储载体格式化或进行粉碎处理。
(4)销毁程序结束时，销毁经办人员及监销人需在销毁清册上进行签字。(5)档案销毁意见及清册归档永久保存。
1.4 档案信息化管理

1.4.1 档案信息化管理是指运用先进信息技术改进档案管理工作，推动档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
1.4.2 结合公司管理实际，目前公司档案信息化主要内容把包括实体档案数字化和档案管理系统建设。

1.4.3 各级公司要推进本公司推进实体档案数字化工作，采用多种方式，积极运用扫描、数码拍摄等技术手段，将纸质档案等传统介质档案转换为电子形式档案，为利用档案管理系统管理档案创造资源基础。
1.4.4 推进使用专门的档案管理系统对实体档案进行信息著录与电子文件挂接，并逐步实现与 OA 各业务系统平台实现贯通，实现业务系统电子文件办毕后及时向档案管理系统归档。
1.4.5 档案管理系统著录
各公司、部门、项目按照档案分类体系登记档案的电子目录，将整理好的档案目录导入或直接录入档案管理系统相应的分类模块。具体操作如下：
1.4.5.1 档案直接在档案系统著录的，著录内容包括：档号、归档日期、文件题名、文号、发文单位、文件日期、份数、页数、是原件或复印件、备注等。
1.4.5.2 档案在 EXCEL 表内进行线下档案著录的，向档案系统导入时，应保证 EXCLE 表中的著录字段与档案系统中的对应著录字段完全一致，方可将 EXCEL 表著录的字段导入到档案系统。（通常可直接由档案系统导出以 EXCEL 形式保存的著录字段模板，在该模板上进行线下档案条目著录）
1.4.5.3 如归档文件内容涉及多个项目或公司的，应分别在相关项目（公司）目录表中进行著录，并注明原件的存放地，以便检索。
1.4.5.4 归档时为原件，后因报政府部门备案或借出不再归还的档案，应在系统中对相应档案条目作及时调整和备注，并复制相关档案留作备查。
1.4.5.5 档案条目或扫描件上传档案系统后，不支持修改、删除。特殊情况确实需修改或删除的，需报地产本部综合管理部审批同意后，统一由地产本部综合管理部为子公司档案员开通相应档案的删除或修改权限。
1.4.6 档案数字化加工
1.4.6.1 纸质档案数字化就是采用专业的扫描仪、高拍仪和数码相机等数码设备对纸质等实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。各级公司各部门、各公司、项目部遵循“重要优先、常用优先、孤本优先、特色优先、目录优先”的原则开展档案数字化加工。
1.4.6.2 对公司长期以来积累的馆藏纸质档案分步分阶段进行数字化加工（扫描），并将数字化成果挂接到档案管理系统。
1.4.6.3 实物档案应用数码相机拍照，转为电子文件形式挂接档案系统对应条目下。
1.4.6.4 对于存储的电子版档案，如设计图纸，原则上应在对应的条目下，同时存贮电子版原件及由电子版原件转化的不可擦写的文件（如 PDF）两种格式的电子版档案。

9
特点
名称

TIFF 格式
支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等（占用空间大）
JPEG 格式
遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换等（常用格式，占用
空间小）
PDF 格式
多页压缩、易于转换、占用空间小
1.4.6.5 纸质档案的扫描要求：保存的图像格式应为 TIFF、PDF 或 JPEG 格式；分辨率为 300dpi。常见扫描格式有：
1.4.7 在档案管理系统内，应对各岗位职员有针对性的设置权限。各岗位职员在自己的权限范围内，可通过档案管理系统，实现管线内部跨层级、跨地域的档案查询利用。
（1） 档案管理系统中查询利用档案的形式包括：浏览、下载和打印全文以及查询档案条目信息。
（2） 用户在浏览、下载或打印其权限范围内的档案全文或查询档案条目不需要进行审批。
（3） 如用户要浏览、下载或打印其权限范围以外的档案全文，则需在 OA 中进行赋权申请。该申请按照档案密级分级报批。具体参见纸质档案借阅的申请和审批流程。
1.5 档案巡检

1.5.1 档案巡检由地产本部综合管理部负责，具体操作如下：
(1) 地产本部综合管理部组织相关部门成立联合检查小组，原则上每年两次，对档案业务线内的子公司、项目公司（项目部）、专业公司进行巡检，并出具检查报告；各公司须认真配合，积极落实整改建议、反馈整改结果。
(2) 各级公司综合管理部也可配合本公司各部门对各部门档案资料进行年度检查，时间由各部门与综合管理部协商确定。
(3) 根据情况临时安排档案检查。
1.6 档案培训

1.6.1 档案培训工作由地产本部档案管理人员、子公司档案管理人员负责组织和落实。
1.6.2 各部门新入职的兼职档案员、资料员由所属公司档案管理人员进行入职专业培训；新入职的子公司档案管理人员由地产本部档案管理人员进行专业培训。
1.6.3 对于新入职的子公司专职档案管理员，地产本部可视情况指定其他子公司档案人员进行专业带导培训。
1.6.4 公司整体档案管理业务培训由地产本部按年度组织举办。
1.6.5 各级公司亦可在公司有关规定范围内，参加社会性档案工作业务培训，或可经审批联系邀请行业档案管理专家、优秀同行到公司授课。

1.7 奖罚措施

1.7.1 公司将加强对档案管理员的管理。档案管理员有下列行为之一者，根据情节轻重，给予警告、严重警告、罚款、开除等处理，若构成犯罪则依法追究刑事责任。（文件经办人、档案借阅者违反以下行为，同等处罚）
1.7.2 将应归档的文件据为己有者，初犯给予警告处理；多次提醒仍不归档者，视情节严重程度给予罚款、开除等处理。
1.7.3 不按规定或不按期移交档案的，视情况在公司范围内进行通报。
1.7.4 毁损、丢失或擅自销毁公司档案；擅自向外界提供、公布、摘抄公司档案；擅自涂改、伪造、销毁公司档案的。对前述三种行为实施人，给予直接辞退处罚。
1.7.5 未办理手续就借阅、外带或越级查阅者，初次违反给予警告处理，多次违反者，罚款100 元/次。
1.7.6 倒卖、出卖公司档案给公司造成巨大损失的，直接辞退并追究相应的刑事责任。
1.7.7 如违反本制度“第四章：保密管理办法”相关规定，按照制度规定进行处罚。
1.7.8 地产总部将按年度对综合管理部对子公司、项目公司（项目部）的档案工作进行工作检查考核，并将检查结果抄送人力资源部，作为各公司年度考核依据之一。
1.7.9 凡对档案工作有突出贡献者，或通过档案管理创新性工作为公司作出贡献者，由子公司或者部门举荐至地产本部综合管理部评定，报地产本部分管领导批准同意后，给予激励奖金 3000 元。
1.7.10 奖罚处理
罚款：被罚款人缴纳现金，各级公司开立收据同时计入营业外收入。奖金：并入被奖励者当月工资薪金，合并纳税。

1.8 附则

1.8.1 会计档案按照财务管理部 20xx 年 4 月颁布的《zz地产会计核算及管理指引（试行版）》中有关会计档案管理内容执行。

第二章：印章管理办法
2.1 管理原则
2.1.1 用印审批原则：各级公司各类印章的使用均应严格把关，在经公司规定程序审批后方可使用，用印必须及时办理登记。

2.1.2 专人保管原则：印章的实际领用部门即为印章的管理部门，各级公司各类印章必须由各印章管理部门指定专人保管。印章管理员应定期检查印章是否齐全，应配置不可移动的保险箱保存，不得随意放于办公桌上或交于他人保管。
2.1.3 授权到岗原则：印章的审核和使用必须授权到具体岗位，由权责流程规定的授权审批人负责审批。
2.2 印章种类及管理
2.2.1 印章种类
2.2.1.1 公司公章：向工商行政主管部门登记的公司名称的印章。
2.2.1.2 公司业务专用章：公司因对外业务需要而刻制的专门用于某项业务的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。
2.2.1.3 法定代表人章：以公司法定代表人名字刻制的用于公务的印章。
2.2.1.4 公司公章、法定代表人章和各种公司业务专用章统称为公司级印章。
2.2.1.5 部门章：公司职能部门名称的印章，用于开展相关职能业务工作使用。
2.2.1.6 部门业务专用章：职能部门为便于内部专项工作开展，经批准而刻制的用于某项业务的印章，如内审章、结算审定章、变更通知专用章、工程签证专用章等。
2.2.1.7 部门章、各种部门业务专用章统称为部门级印章。
2.2.1.8 各级公司可根据业务需求刻制相应对内业务章，如作废章、收文章、归档（档号） 章、正（副）本章、保密章、绝密章、标示章、“打印专用复印无效”章、“此件仅限于”章等。业务(文件)控制类印章因需刻制和使用，只代表某项业务环节的确认， 本办法不作规定。
2.2.2 管理部门
2.2.2.1 各级公司综合部管理部是各公司印章工作的归口管理部门。
2.2.2.2 总部综合管理部是各级公司印章工作的业务领导机构，负责总部印章管理制度的制定修订，各级公司印章日常工作的监督、指导和检查。
2.2.2.3 各级公司综合管理部负责本公司各部门以及下属公司印章日常工作的监督、指导和检查。
2.2.2.4 公章、法定代表人章、合同专用章由各级公司综合部管理部印章管理专人保管和监印；法定代表人章（财务专用）、财务印章及发票印章由财务部门印章管理专人保管和监印，其中法人章与财务章须分开进行保管。

2.2.2.5 各印章管理部门应对印章管理员明确 AB 角制度，必要时还可设置 C 角，以此形成协同配合、相互补位的工作机制，保证印章管理工作在任何情况下不缺位不失位。
（1） 在人员不足情况下，可由部门负责人承担相关印章管理角色。
（2） 特殊情况下，依然无法满足 AB 角要求的，需报告相关公司领导，采取妥善必要的管控措施，确保管理要求得到落实。
2.2.3 管理内容
公司印章管理工作就是对印章的刻制、保管、使用和处置进行有效的制约和管控，并对工作程序和主要内容保留完整的记录。
2.2.3.1 印章刻制：包括印章的新刻制，因名称变更、原印丢失而重新刻制，因磨损需更换等。
2.2.3.2 印章的保管：包括印章的领用、保管、代管等。
2.2.3.3 印章的使用：即日常用印行为。
2.2.3.4 印章的处置：包括印章的封存、启封、销毁、报失等。
2.2.3.5 印章的统计：对印章管理行为进行表式记录统计。

2.3 印章的刻制
2.3.1 申请刻制
2.3.1.1 公司各类印章的刻制应符合公司机构设置、名称变更、工作职能需要、使用性能要求等合法需求。
2.3.1.2 公司各类公司公章、法定代表人章、公司业务专用章刻制必须提出申请，填写《印章刻制申请表》（附件 2.1）。
（1） 地产总部及各城市公司的公司级印章刻制均需审批至总部董事长。
地产总部由需求部门负责人、法务部负责人、综合管理部负责人、需求部门分管领导、总裁、董事长审批。
（2） 地产各城市公司级印章刻制应逐级审批至地产总部总裁。①各城市公司由需求部门负责人、综合管理部负责人、总经理核签，总部需求对口部门、总部法务部、总部综合管理部会签，总部需求部门分管领导、总部总裁审批，并报总部综合管理部备案。
②项目公司公司级印章刻制由项目公司需求部门负责人、综管部负责人、总经理核签，各城市公司综合管理部负责人、总经理核签，地产总部需求对口部门、法务部、总部综合管理部会签，总部需求分管领导、总裁，并报总部综合管理部备案。

2.3.1.3 申请刻制部门章、部门业务专用章的，由各需求单位的上级公司负责对印章刻制进行审批，依次经需求部门负责人、综合管理部负责人、需求部门分管领导、公司总经理，上级公司需求对口部门、法务部、综管部负责人会签，由上级公司需求部门分管领导批准。
2.3.1.4 在申请设立新公司时，可将印章刻制申请事项与公司设立申请一并提出合并审批， 并在审批流程上做出相应合并处理。在申请内容中，应明确提出刻章事宜，并写明刻制的准确章名、刻制数量等关键信息。
2.3.1.5 公司任何部门和个人未经批准一律不得私自刻制公司各类印章。
2.3.2 办理刻制
2.3.2.1 各级公司的印章刻制由各级公司综合管理部负责，在经公安机关备案的印章刻制机构进行统一制作。
2.3.2.2 公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章需向公安机关强制备案。其他涉及公司名称的印章，除当地公安机关不予备案的，均需主动向公安机关备案，具体按当地公安机关规定执行。对于公司已经刻制的印章，能备案的及时备案，对于不能备案的，在印章损坏或新刻制时，予以备案。
2.3.2.3 公司级印章刻制的样式和尺寸，严格按照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发（1999）25 号）以及当地公安机关有关规定执行。
2.3.2.4 部门章的命名规则为公司全称+部门全称，形制为圆形章，尺寸应小于公司公章；部门业务专用章的命名规则为公司全称+部门全称+业务名称全称+“章”字，形制为方形章，尺寸根据实际需要确定。

2.4 印章的保管
2.4.1 印章领用
2.4.1.1 各类印章刻制完成后，各印章管理员需向本公司综合管理部办理领用交接手续，签署《印章领用备案登记表》（附件 2.2）并留存印模后，印章移交印章管理员。印章初次刻制领用的，还需对印章的启用时间信息进行备案登记，并以通知形式公布印章启用。
2.4.1.2 各种条件下的印章领用，如有旧章的，均应同步对旧章发起处置程序。详见 2.6.印章的处置。
2.4.2 保管要求

2.4.2.1 各公司各类印章必须指定各印章管理部门专人妥善保管，并将印章存放在不可移动的保险柜内。
2.4.2.2 印章管理员应当签订《印章管理责任承诺书》（附件 2.3），明确印章管理员的法律风险防控职责。
2.4.3 印章临时代管
2.4.3.1 印章管理员外出时，其负责保管的印章，由 B 角或 C 角顺次接管，特殊情况下可由印章管理部门负责人指定临时代管人保管；所有公司各类印章未经批准不得擅自交给他人代管代用。
2.4.3.2 各类印章管理员如有变动或短期代管行为，管理人与代管人均应履行书面交接手续， 填写《印章保管交接登记表》（附件 2.4）。代管人在此期间受本管理制度约束，并对代管结果负责。
2.4.3.3 各级综合管理部及印章保管部门应妥善保管各自范围内使用的各类印章，使印章保管受控。

2.5 印章的使用
2.5.1 公司级印章的使用
2.5.1.1 凡是需要盖公司级印章的文件、资料等，经办人一律通过 OA 填写《用印申请表》（附件 2.5），说明用印目的、用途、范围等，注明用印种类、数量，并上传需用印文件支持用印审批（若文件数量较多不便上传，需详细列出所有用印文件名称、份数，如涉及事由、金额、期限、文件对方名称等文件指征性内容，亦需重点注明），按照权责手册经规定流程审批批准后，印章管理员方能用印，否则不得用印。印章管理员盖章前要确认盖章文本即审批人审批文本，防止偷页换页，篡改内容。各级各类公司级印章用印审批流程详见对应权责流程表。
2.5.1.2 如需用印的文件、资料属急件、涉密等特殊情况，可用纸质版《用印申请表》加速流转申请，若相关领导无法即时审批的，需通过电话、短信、邮件等形式请示相关领导同意后方可盖章，且用印后须及时后补用印审批手