集团公司行政管理制度样本.doc

行政管理制度

一、 办公室工作秩序
第一条 保持仪表端正，衣着整齐。
第二条 保持室内外卫生清洁，办公及个人物品放置有序。
第三条 办公室内不得大声喧哗，上班时间不得做和本职员作无关事。
第四条 在办公室保持良好精神状态，上班时间不得在座椅或沙发上倒卧、睡觉等。
第五条 接待来访人员要主动热情，自觉使用文明用语，同时讲究谈话礼节，注意倾听对方讲话，或点头示意，或微笑对答。
第六条 上班期间不得串岗，不得利用办公电话聊天和用办公电脑玩游戏。
第七条 主动主动按答电话，电话铃响不宜超出三声，要轻拿轻放电话机。
第八条 各部门办公室接听电话，标准用语为：“您好，西域XX部”。
第九条 讲究谈话礼节，注意倾听对方讲话，或点头示意，或微笑对答。
第十条 办公室墙面只能张贴工作必需图表，其它文字图片一律不准张贴。
第十一条 办公室内不准放置易燃易爆物品，注意防火、防爆、防盗。
第十一条 办公室和机房每七天一上班后大扫除，按时值日，平时保持责任区卫生整齐，尤其是系统设备不得存有灰尘
二、会议制度
第一条 总则：为改善作风、降低会议、缩短会议时间、提升会议质量，特制订本制度。
第二条 部门例会：每个月最少召开一次，会议内容自行确定，由部门主管自行安排并统计会议内容，存档后以备考评。
第三条 行政例会：每个月第一个星期一召开，由行政副总主持，各职能部门部长列会。各职能部门讲话时间5分钟，简短叙述本月工作计划、上月工作计划中未完成工作项目、本月工作计划中需和其它部门协同工作项目。工作汇报完成后进行简短讨论，最终由行政副总进行总结。
第四条 生产经营例会：每个月第一个星期六召开，由总经理或生产经营副总或财务总监依据生产经营实际需要召开会议，讨论集团企业生产经营现实状况、存在问题和面临困难和研究处理措施；各单位需发展开拓新项目、新领域可行性研究等。
第五条 总经理会议：由董事长或总经理依据实际情况而定，由行政秘书通知相关人员开会。
第六条 为达成会议目标，全部会议必需有会议统计和会议考勤。会议统计由行政文秘负责，按要求整理会议纪要，发送至相关领导和部门，并督促落实会议决议相关内容。会议召集者负责落实会议讨论结果实施及处理情况。
第七条 不管是正式会议还是非正式会议，全部参会者必需按时到会，迟到者一律罚款50元。无故不参会者按旷工一天计。会议召集者不能按时到会，须提前通知会议顺延或取消会议，不然，按到会人数每人50元标准对会议召集人进行罚款。
第八条 会议期间，全部参会人员必需关闭手机，会议期间接手机者罚款50元。
第九条 本制度所指会议是指集团企业范围内全部会议。

三、接待管理制度

第一条 目标：加强接待管理，提供优质服务，提升工作效率，发明企业内外最好舆论气氛，树立企业良好形象，促进企业健康发展。
第二条 标准：
1、 精简节省标准
2、 优质服务标准
3、 重视实效标准
第三条 接待对象：和企业有业务关系、融资关系、上下级关系和有利于企业发展单位领导和业内人士；

第四条 接待活动由对口部门部长会同行政部长提出具体接待方案，行政副总核批实施，重大接待活动由总经理同意。
第五条 接待工作由行政部组织实施，具体做好接待准备和接待过程中各类保障及协调，确保接待活动效果。
第六条 对突发接待活动通常由行政部长视具体情况立即组织接待。
第七条 各部门未经行政部同意接待费用，其费用企业不予报销由 接待人自行负担。
第八条 行政部做好接待工作事项统计及建档工作，对口部门立即反馈信息，加强接待事后相关工作事项沟通和具体跟踪落实工作。
一、凡和企业各部（室）、各子企业及各领导联络来企业参观、考察、学习团组或人员，必需事先未来访人员名单、目标及要求以电话或书面形式通知接待部门，接待部门接到通知后，统筹做好接待安排。
二、凡来企业参观、考察、学习疆内团体单位（指企业单位、各党校、各大中专院校等），只在每七天周六安排，其它时间均不接待该类贵宾。

一、接待部门依据来访团组和人员要求和目标，快速确定接待规格和等级，统一制订接待方案，并提前呈企业领导审核，方便领导了解情况和做好工作安排。
二、接待部门要对每次来访团组或人员进行具体登记，并做好档案建立工作。
四、各子企业领导安排接待团组或人员，需要企业领导接见或使用企业会议室，应提前通知接待部门。
第三节 接待人员职责
一、必需严格遵守企业各项规章制度，工作时间内必需着工作装、挂牌上岗。
二、待人要热情，态度要诚恳，礼节要周到，一直保持良好精神状态。
三、要有强烈责任心，对贵宾要主动问清姓名、工作单位、职务和来访目标，细致耐心地处理好对方提出问题和要求，一直维护企业良好形象。
四、要对企业及企业下属各子企业过去、现在和未来有比较系统、全方面了解，不仅要对贵宾提出多种问题立即、正确地加以解答，而且要主动了解贵宾和本企业业务相关情况。
五、在接待工作结束后，立即整理统计和资料，总结、归类、建档，并向企业领导递交接待汇报。
六、在介绍企业情况或率领贵宾参观过程中，做好企业保密工作。
第四节 业务接待程序
一、各业务部门对确需接待贵宾，填写 “业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字盖章后报综合部接待处。综合部依据申请书内容进行审核，符合业务接待要求，填写“业务接待审批单”并加盖印章后报综合部部长签字。
二、全部业务接待须严格按程序办理，严禁先斩后奏。确因事急或特殊情况由各部室责任人和综合工作部领导联络后，可先安排接待，但必需在二日内补办相关审批手续。
三、业务接待按接待对象、目标及场所分为以下三档：
A档：尤其关键和重大接待。
B档：比较关键和重大接待，人均标准40元以内（不含酒水）。
C档：通常接待，人均标准30元以内（不含酒水）。
四、因业务接待需企业陪同人员，陪同人员标准上不得超出客方人数二分之一。
五、凡中午安排业务接待标准上不许可上酒，企业陪同人员严禁饮酒。
第五节 业务接待费用管理
第一条 各业务部门对确需接待贵宾，填写 “业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字后，在200元以内（含洒水）报综合工作部，综合工作部依据申请书内容进行审核，符合业务接待要求，填写“业务接待审批单”并加盖综合工作部印章后，各部室方可凭单消费；在200元以上填写“业务接待审批单”报经总经理同意后各部室方可凭单消费；下属各企业因业务需要，400元以下接待签单由下属各企业领导审批，并到综合工作部办理“业务接待审批单”后方可凭单消费，400元以上按房产企业要求报经总经理审批。
第二条 全部业务接待须严格按程序办理，严禁先消费后报批，确因事急或特殊情况由各部室责任人和综合工作部领导联络后，可先安排接待，但必需在二日内补办相关审批手续。
第三条 因业务接待需企业陪同人员，陪同人员标准上不得超出客方人数二分之一。
第四条 凡中午安排业务接待标准上不许可上酒，具体业务部门视情况而定。
第五条 各签单酒店、餐厅、烟酒专卖店、娱乐场所（企业认定）到企业结账，必需出具“业务接待审批单”，财务部凭“业务接待审批单”办理。没有“业务接待审批单”企业一概不负责，由本人自行负担，企业相关业务接待费用及其申请、同意、结算一律按本制度实施。和企业签定协议单位，一律根据协议办理，协议中未注明人员签单均由个人负担，企业一律不予结算。
第六条 企业任何接待不得背离企业经营目标和要求，必需注意接待费支出项目和接待用途及目标相一致。
第七条 接待费用开支，必需本着最小支出、最大效果标准，不超出所在部门费用预算核定标准。充足考虑和认清每一次接待目标，接待对象和接待方法，有效使用经费开支。
第八条 接待需烟酒尽可能从企业领用，以降低经费开支。
第九条
四、公文管理制度
第一节 总 则
一、依据国家标准GB/T9704-1999要求，为了实现集团企业公文全方面和国际通例接轨，为做好企业、企业各部门、各分企业公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据企业实际，制订本措施。
二、本企业公文，是传达落实上级指示精神、请示和回复问题，指导或商洽工作关键工具。
三、本制度归口管理部门为企业行政部，由其负责制度实施、维护和完善工作。
第二节 公文种类
一、公文关键种类有：命令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；汇报、请示；批复；函；会议纪要。
二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其它为通常文件。绝密、机密文件打印一定要经过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
三、文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容确定。
第三节 公文格式
一、公文通常由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文以后注明附件名称和次序。注：请示通常只写一个主报机关，如需同时送其它机关，应用抄报形式。
二、企业及各经营单位红头文件等正式公文格式规范以下：
1、公文使用纸张：
(1)、使用标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm
(2)、公文用纸天头（上白边）为：37＋1mm
(3)、公文用纸订口（左白边）为：28＋1mm
(4)、版心尺寸为：156mm×225mm
2、排板规格和印制装订要求：
(1)、排版规格：正文为3号仿宋体字，通常每面排22行，每行排28个字。
(2)、印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超出2mm。
(3)、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超出4mm。骑马订或平订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
3、公文中各要素标识规则
公文分为眉首，主体和版记三个部分，企业各部门在使用时，做以下要求：
(1)、眉首
发文机关标识：以机关简称+字+〔年号〕+文号组成，字体00为仿宋体小3号字。
签发人用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；
(2)、主体
公文标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距合适；
主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，加寿时仍顶格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。
公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；
成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；
单一发文印章：单一机关制发公文在落款时不署发文机关名称，只标识文时间；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时，就将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。
附注：公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行。
(3)、版记：
专题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；
抄送：公文如有抄送，在专题词下1行；左空1 字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时和冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。如主送机关移至专题词之下，标识方法同抄送机关；
印发机关和印发时间：在抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字。印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准。用阿拉伯数码标识。
三、信函、通知、会议纪要等非正式公文格式规范以下：
1、函、通知、会议纪要等公文使用纸张：
使用标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm；发文机关名称上边缘距上页边距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。主体（参见红头文件规范实施。）
2、信函、命令、会议纪要等公文中各要素标识规则：参见红头文件规范实施。
3、相关信函、命令、会议纪要发文机关标识要求：
以机关简称+函（令，纪要）+[年号]+文号组成，字体为仿宋体小3号字。为了便于检索，提议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位添零补齐，同一天下发两个以上信函、命令、会议纪要再加流水号。
附：企业及各部门发文标识具体要求
一、以企业名义发文，用于下行文时为昌吉州天元发[XX年]XX号；用于上行文时为昌吉州天元字[XX年]XX号；用于任免时为昌吉州天元任[XX年]XX号；用于商洽工作时为昌吉州天元函[XX年]XX号。
二、董事会发文，用西域集团董发[XX年]XX号。
三、监事会发文，用西域集团监发[XX年]XX号。
四、以党总支名义发文，用西域集团党发[XX年]XX号；
五、以工会名义发文，用西域集团工发[XX年]XX号；
六、以团组织名义发文，用西域集团团发[XX年]XX号；
七、以行政部名义发文，用西域集团行字[XX年]XX号；
八、以人力资源部名义发文，用西域集团人字[XX年]XX号；
九、以财务部名义发文，用西域集团财字[XX年]XX号；
十、以企业发展部名义发文，用西域集团企字[XX年]XX号；
十一、以销售企业名义发文，用西域集团销字[XX年]XX号；
十二、以企业名义发文，用西域集团字[XX年]XX号；
十三、以物业企业名义发文，用西域集团物字[XX年]XX号；
第四节 行文规则
一、用企业名义行文公文有：
1、向国家行政单位联络关键事务；
2、转发国家行政单位关键文件；
3、向各部门、各子企业下达关键指示、决定、批复、工作指导等；
4、企业对其它企业进行业务联络事务。
二、用各部门、各子企业名义行文公文有；
1、在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况；
2、向企业领导汇报、请示工作；
3、凡能够用各部门、各子企业名义行文，一律不用企业名义行文。各部门、各子企业职权范围内能够处理问题，通常不要向企业行文。
三、请示性公文，通常应一文一事，除领导直接交办事情外，请示不要直接送领导者个人。非特殊情况，不要越级行文请示。
第五节 公文处理
一、各部门、各子企业要有专职公文人员，明确职责范围，集中精力做好公文处理工作。
二、各部门、各子企业呈报企业公文，应由各部门、子企业办公室负责审核，并加盖公章，由公文人员负责传输。
三、公文管理通常包含发文、收文、用印、归档、销毁等内容。企业发文程序分为拟稿、审核(部门领导)、签发(企业领导)、发文、催办、立卷、归档、销毁等。企业收文处理程序分为收文、分文、传送、催办、立卷、归档
四、公文处理必需严格实施相关保密要求，必需做到正确、立即、安全。
五、公文处理实施统一计划、分类处理标准。各类公文标准上依据业务分类，由各相关部门负责收发、起草、办理、实施。最终由档案室负责统一归档保管。
第六节 公文起草
一、草拟公文要使用企业要求发文格式，应注意以下事项：
1、内容要符合党和国家路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2、要实事求是，开门见山，杜绝套话、空话。
3、文字要正确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
4、人名、地名、数字、引文要正确。时间应写具体年月日，不要用前年、上月等字样。年份应写全，比如不要将一九九五年写成九五或95年。
5、公文中数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必需用阿拉伯数码者外，通常见汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致。
二、公文应标明拟稿单位或拟稿人姓名。公文稿拟出后，要由单位责任人核阅、签署。未经责任人签署公文，可不予受理。
三、凡涉有其它部门及属于其它部门管理权限问题，主办部门应主动和其它部门协商会签；不能取得一致意见时，上报公文，要如实反应。
四、凡以企业名义对外联络关键事务行文，必需经综合部核稿。以子企业名义对外联络关键事务行文，必需经过其办公室核稿。核稿时，可对文字进行技术性润色和处理；对文件内容关键改动，应和主办单位协商，或退拟稿人自行修改。
第七节 公文收发、上报、批转
一、各部门、各子企业全部要建立收发文登记制度，全部文件收发，要有登记、签收手续。
二、对企业外部收文，如无明确目标单位，则统一由办公室负责处理。综合部收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件内容，分送相关领导阅示。阅示完成后，依据文件性质由综合部收回归档。有明确单位可由收发室直接送达目标部门。
三、对企业内部公文，标准上对口受理，各子企业上报党工团文件由党工部受理，其它类文件由综合部受理。
四、全部上报公文必需采取A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必需由办公室附加《天元房产地产开发有限责任企业公文处理单》，此单应该订于文档之上，作为文档一部分，长久保留。
五、公文处理单填写应注意以下多个方面：
1、全部提交文件部分必需填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写接收文件单位均能够提出拒收。
2、全部公文分转前全部须进行电子文档登录。
3、公文分转时，经办人要对分转过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈，依据领导指示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见签署。
4、公文最终处理，是由办公室责任人对于最终处理情况（通常归档）进行最终批注，完成公文处理闭环。
六、未根据上述条款进行公文上报，授文部门能够合理拒收。
七、由总经理批出，己送企业其它领导阅批或交相关部门、子企业承接公文，由综合部负责催办。
八、各级领导对送来公文要立即阅批，急件，当日批复；通常文件，三天内批复。各部门、各子企业收到承接公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不宜由本单位主办，应快速退回办公室并申明理由。
九、各级领导阅完公文后要署名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见，要明确、具体。
十、企业全部发文印鉴统一由综合部审核、盖章。企业全部发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示，还应附批复件。
十一、董事会机构及综合工作部门除经对方同意，通常不对外发文。
十二、红头文件，只适适用于需遵照实施制度、要求、决定、决议、纪要、任命等，统一有企业综合部负责印发，其它文件通常见企业信笺印发。
十三、公文必需经过发文单位责任人签发。以各部门、各子企业名义行文公文，由各部门、各子企业领导人签发。以企业名义行文公文，通常可由主管副总经理签发；包含全局性关键公文，由董事长、总经理签发。
五、档案管理制度
第一条 总    则
1、依据《档案法》、《企业法》和《企业档案管理要求》相关内容，为加强档案科学管理，开发档案信息资源，愈加好地为企业经营管理提供立即、有效服务，特制订本管理制度。
2、档案管理基础标准是：统一领导，分级管理，维护企业档案完整和安全，便于企业和社会对档案有效利用。
3、集团档案是指集团各部门及各子/分企业在各个历史时期各项活动中形成全部档案，包含文书档案、科技档案、会计档案和非纸质档案（声像材料、电子文件、实物）等，它们全部是集团档案有机组成部分，应依据其本身特点妥善管理，统一归档。
4、集团档案工作归属由集团办公室管理，由档案员具体负责，集团各部门及各子/分企业档案工作由对应部门责任人分管，并设兼职档案员，负责本部门、本企业档案管理工作。
第二条 文件材料形成、积累、归档和移交
1、归档范围： 通常直接记述和反应本企业、部门、各子/分企业含有现实和长远查考价值文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保留。
2、工作程序：集团各部门、各企业兼职档案员立即整理本部门、本企业需要归档资料，按时间和归档要求，定时整理后移交档案室集中管理。
3、归档要求
（1）归档文件材料必需是原件(定稿)，经过整理齐全完整，正确地反应生产、科研、经营管理各项活动真实内容和历史过程，关键或利用频率高文件材料依据需要可复制若干份归档；
（2）归档文件材料，其制成材料必需易于长久保留，同时要确保图像清楚、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。
（3）归档案卷质量符合档案管理部门要求和标准。
4、职员人事档案归为人事部门搜集保管，但必需按档案管理规范要求保管。凡集团内各企业变更、清算、破产等，各企业应主动将企业全部档案材料整理好以备移交，财务档案由集团企业财务部负责接交，人事档案由集团企业人力资源部负责接交，资产档案由投资部负责接交，其它档案由集团档案室负责接交。
第三条 档案管理
1、有条件单位、部门设专门存放档案库房，依据保留档案数量，设置存放档案箱柜，并含有防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类，分卷装订成册，编制归档目录，完善检索工具；保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必需图物相符，帐物相符。
3、依据相关要求及企业实际情况，确定档案保管期限。经确定需销毁档案，由档案管理员编造销毁清册，经企业领导及相关人员会审同意后销毁。
第四条  档案利用制度
1、借阅档案和复印必需经档案主管部门责任人同意签字后进行，严格推行档案借阅登记手续，注明复印人、用途、时间、份数等相关内容。
2、档案无特殊情况不许可外借，特殊情况经主管领导审批后严格根据时间和要求立即归档：文书档案不超出5天，科技、财务档案和密级资料必需在1日内归还。
3、本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，必需持有单位介绍信，经主管领导同意后方可查阅。
4、查阅档案应珍惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丢失，依据情节轻重给予处罚。
5、所借档案必需妥善保留，按期归还，不得转借她人。
6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报主管部门立即处理。
第五条  档案保密制度
1、档案是国家宝贵财富，企业各门类档案本身含有机要性质，所以，档案部门和工作人员，必需遵守保密制度，推行保密手续，严格遵守保密十条标准，确保档案安全。
2、通常利用档案，必需经档案人员提供，任何人不得直接动用。
3、外单位查阅档案，需持介绍信经企业领导和主管部门同意。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由主管部门严格根据审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。
4、不许可传抄、自行翻印机密文件和带密级档案材料。
5、不许可将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
第六条 档案销毁制度
1、档案销毁，是指对没有保留价值不归档文件和保管期限已满无须继续保留档案进行销毁处理。
2、档案销毁，必需根据国家要求档案销毁标准，严格进行判定，审批推行同意手续后，建立销毁登记。
第七条 本制度自下发之日起实施。

（四） 印章管理制度
第一条
1、 印章定义：本要求中所指印章是在集团发行或管理文件、凭证文书等和企业权利义务相关文件上，需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。
2、 印章包含：行政、党务、劳感人事、财务、协议、结算章和预留银行印鉴和行使多种票据权利义务鉴章。
第二条 集团行政章、协议章由集团办公室负责管理，行政秘书为保管人，集团办公室主任为主管。集团财务章、结算章、预留银行印鉴、行使多种票据权利义务鉴章由集团财务部负责管理，保管人根据《会计法》相关要求管理，主管为财务总监；党委公章由党委负责管理，保管人为党委副书记，主管为党委书记；工会公章由工会负责管理，保管人和主管均为工会主席；团委公章由团委负责管理，保管人和主管均为团委书记；劳资专用章由集团职员事务部负责管理，劳资管理员为保管人，部长为主管。下属子/分企业，各类印章保管人由其经理确定，经理为其各类印章主管。
第三条 制订和改刻、废止
1、 集团各部门、各子/分企业印章制订、改刻和废止议案由各印章使用管理部门提出。
2、 印章使用管理部门必需在提出议案中将新旧印章种类、名称、形式、使用范围、管理权限说明。
3、 刻印和改刻
集团各部门和各子/分企业印章刻制、更换、废止须由领导签字书面申请，并具体说明原因，报请集团办公室审核，由总经理同意。同时各保管人要快速将旧印章交归集团办公室处理。
4、 废止印章保留年限
除尤其需要，由集团办公室对废止印章保留三年，然后在取得原使用者意见后再行处理。
5、 散失、损毁、被盗
印章在受到散失、损毁、被盗情况时，各管理者应快速向集团办公室递交说明原因汇报书，由集团办公室依据情况办理注销及改刻手续。
第四条 登记
1、 印章登记
印章保管人应建立印章使用台帐，具体登记文件名称及审批、经办人姓名等信息。
2、 集团各部门、各子/分企业使用印章，应先填写“用印审批表”。印章主管审核签字后，印章保管人方可盖章，并将需加盖印章文件复印存档。
3、 集团各部门、各子/分企业对外进行文件、材料上报、申报、竞标、招标等公务活动一律统一使用集团印章，各子/分企业印章（财务、协议章除外）仅限在集团内部使用。
4、印章使用人
印章使用由印章保管人或文件处理人掌握。印章保管人必需严格控制用印范围和仔细检验用印申请单上是否有同意人签字。
5、 一切介绍信、委托书等证实文件，均由集团办公室统一开具。集团各部门、各子/分企业无权开具。开具证实文件审批时，由该文件使用人填写“用印审批表”，经办公室主任签字后方可盖章，并将文件复印件存档。严禁开具空白介绍信、证实，确因工作需要经总经理书面同意方可开具。空白介绍信、委托书等证实文件由印章保管人具体保管。
6、 外出办理公务需携带印章时，由总经理签字。使用以后，必需按时交印章保管人，并办理交接手续，由印章主管判定。
7、 印章使用范围仅限本集团公务活动，不得为非本集团人员或单位开含相关证实。
8、 任何人无权在为集团以外单位担保贷款担保书上加盖所需印章。
9、 印章及空白介绍信、委托书等证实文件发生遗失，需立即上报部门领导和通知相关部门。
第五条 处罚
1、未经审批，印章保管人私自加盖印章，一切责任由保管人负担。
2、印章及空白介绍信、委托书等证实文件因保管不善造成遗失或被她人盗用所造成一切法律责任即经济损失由印章保管人负担。
3、因为印章主管审批失误，造成一切责任由印章主管负担。
4、外出办理公务携带印章时，如印章丢失或私自加盖印章，一切责任由印章携带人负担。
第六条 本制度自下发之日起实施。

固定资产购置申请表
填报单位： 填报时间： 年 月 日
资产名称

规格型号

数量

单位

单价

金额

供货单位

报价

询价人

经办人

申购说明

总经理/董事长意见

年 月 日
集团办公室意见
年 月 日
信息中心意见
年 月 日
财务部意见
年 月 日
集团总经理/董事长意见
年 月 日
固定资产处理（转让、报损）单
填报单位： 填报时间： 年 月 日
资产名称

规格型号

数量

原值

折旧额

净值

购置时间

经办人

处理说明

年 月 日
总经理/董事长意见

年 月 日
集团相关部门意见

年 月 日
集团总经理/董事长意见

年 月 日

固定资产内部调拨单（一式三份）

填报时间： 年 月 日
调入单位

调出单位

资产名称

数量

原值

净值

规格型号

经办人

内部调拨原因

年 月 日
使用单位领导意见

年 月 日
借出单位领导意见

年 月 日
集团相关部门意见

年 月 日
集团总经理/董事长意见

年 月 日

（五） 车辆管理制度
一、车辆调配
1、集团总部车辆由办公室统一调配。派车时，用车部门（人）必需事先填写“派车单”，驾驶员接到“派车单”后方可出车。
2、集团总部紧急调用下属子/分企业车辆时，子/分企业应服从车辆调配。
二、费用
用车部门负担用车期间发生油费、过路费、停车费。
三、入库
集团总部公车，完成当日出车任务后，驾驶员必需将所驾车辆停入指定车库。不然，发生车辆丢失、被损等一切后果，由驾驶员全部负担。
四、车辆审验
驾驶员须按时办理公车审验，交纳各项费用。如违反相关部门要求，所产生罚款等一切责任由其本人负担。
五、维修、保养
车辆需要维修、保养时，由驾驶员填写“车辆维修保养申请单”，经车辆管理部门审核同意后，方可维修。不然一切费用由驾驶员负担。
六、公车私用
未经同意、私自出车属公车私用。严禁公车私用。如发生公车私用，一经查出，驾驶员须负担一切费用，并罚30天工资；如发生交通事故，驾驶员负担一切责任。
七、公车外借
将公车借给她人办理私事，属公车外借。严禁公车外借。如领导同意公车外借，外借期间所造成一切后果，由同意者全部负担；如驾驶员私自外借，由驾驶员全部负担。
八、违章
1、因违章驾驶所发生一切罚款，由驾驶员全部负担。
2、发生交通事故时，驾驶员负担保险赔偿以外全部费用。
九、酒后驾车
严禁酒后驾车。专职驾驶员因酒后驾车所造成一切后果，由其本人负担。
自驾车辆人员，因公务需要设酒宴招待客人时，应提前通知集团办公室，由办公室安排专职司机驾驶其车辆。不然，酒后驾车一样由其本人负担一切后果。
十、节假日期间，集团公车给予封存。如需办理公务必需经主管部门审批。
十一、自驾车辆人员和专职驾驶员一样，必需严格遵守本制度。
十二、集团下属子/分企业车辆管理具体措施参考本制度实施，其措施若和本制度冲突，按本制度实施。
十三、本制度自下发之日起实施。

（六） 办公用具管理制度
第一条 为完善企业办公设备、办公用具管理，确保各项费用合理开支，物品管理责 任到人，达成企业经营管理需要，特制订以下管理措施。
第二条 集团总部办公设备及办公用具管理由集团办公室负责，并指派专员进行办公用具专管、采购、发放、收缴等工作。
第三条 办公设备管理：
1、办公设备指办公桌椅、电话机、传真机、文件柜、打印机、扫描仪、电脑……等。
2、各部门在实施办公设备购入（含转入）时，采购人员持购物发票或转入凭单在办公室办理入库和出库手续。采购人员持“出入库单”和发票在财务部报帐。
3、凡分属各部门使用办公设备，均由使用人会同采购人员进行验收、检验，无误后在《入库单》《出库单》上签字。
（1）部门对使用办公设备负安全责任，如因使用不妥或违规操作造成损坏，要追究责任人责任；在物品出现故障时，应立即通知采购人员负责联络保修或维修。
（2）办公设备因为非人为原因已丧失使用价值，使用部门提出报损申请汇报，办公室、财务部会签意见报企业领导核准，由办公室帮助使用部门进行报损处理。（残值收入按财务要求办理）
第四条 办公用具管理
1、办公用具分为消耗品、管理消耗品及管理品：
（1）消耗品为常常使用、轻易消耗或损坏、价值较低办公用具，包含：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、订书针、电池……等。
（2）管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、炭素笔、修正液……等。
（3）管理品：文件夹、签字笔、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、算盘、打码机、 日期戳、印泥、打印台……等。
2、办公用具领用
（1）办公用具分为个人领用和部门领用两种“个人领用”系个人领用保管物品，如炭素笔、橡皮擦、直尺、信笺纸……等。“部门领用”系本部门共同使用物品，如打孔机、订书机、打码机、打印纸……等。
（2）消耗品可依据领用统计（如以过去六个月耗用平均数），经验法则（估量消耗时间）设定领用管理（如橡皮擦每个月每人发放1块），并可随部门或人员工作情况调整发放时间。
（3）管理消耗品应限定人员使用，自第二次发放起，必需以旧品替换新品，不然不予发放。
（4）管理品列入移交，如有故障或损坏应以旧品换新品，不然不予发放，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
第五条 办公设备、办公用具采购、申领及监督。
1、办公设备/用具采购：集团办公用具采购实施统一采购，并遵照以下步骤：
（1）每个月25日前各部门将各部门部长审批同意“办公设备/用具申购单”报办公室，由办公室确定采购计划，报行政副总同意后方可采购，超出1000元须报总经理审批， 如不按时报送计划者，则本月办公用具不予配置。
（2）特殊办公用具办公室无法采购者，经办公室授权后由该部门自行采购。
（3）采购人员至财务部借款采购。
（4）办理办公用具入库手续。
（5）财务报账。
（6）办公用具采购要求：采购存量适中，不得耽搁正常工作；采取招标形式采购办公用具，确保采购物品物美价廉；不得借机谋取私利。
2、办公用具申领：
（1）办公用具申领应于每个月1日-5日由各部门向办公室提交“办公用具申请单”，经核准后进行发放。
（2）每人及每部门设置“办公用具领用单” ，由办公室统一保管，于办公用具领用时分别统计，并控制文具领用情况。
（3）领取人务必自觉正确填写“办公用具领用单” 。
3、办公用具领用标准
（1）通常职员领用标准为6元/月，整年累计不超出72元。
（2）中层管理人员领用标准为10元/月，整年累计不超出120元。
（3）副总级以上管理人员领用标准为20元/月，整年累计不超出240元。
（4）各级人员办公用具超支部分由个人负担。
3、检验监督
（1）每十二个月12月30日之前，由财务部、审计部组织固定资产盘点，做到帐实、帐表相符。
（2）办公室责任人对固定资产及非消耗性办公物品不定时检验，关键针对有没有转借、丢失及浪费情况，针对出现问题立即向集团提出处理意见。
（3）因业务需要，部门间调整办公设备、非消耗办公物品应立即到办公室变更登记手续。
（4）部门责任人对本部门物品使用负管理责任。
第七条 后勤主管对出库办公用具进行电子台账登记，并将各部门申请单归档。并按月对各部门办公用具领用量进行统计立案，月底核实各部门办公用具支出费用并公布。
第八条 办公用具专管员因工作变动、调整时，应编制《物品移交清单》，办理交接手续，经办公室主任审核后，方可办理变动、调整手续。
第九条 严禁职员将企业办公用具取回家中私用，如经发觉处以所取用办公用具价值