集团炼化公司物资供应管理制度汇编样本.doc
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1、Q/LHYW炼化企业制度 Q/LHYW010D陕西延长石油集团炼化企业物资供给管理制度7月27日公布 7月27日起实施陕西延长石油集团炼化企业公布陕西延长石油集团炼化企业物资供给管理制度第一章 总 则第一条 为使炼化企业物资供给工作达成管理科学、安全高效、节资降储,愈加好服务于企业生产建设总体目标,结合炼化企业行业特点,特制订本制度。第二条 本制度遵照“统一管理、分级授权、公开透明、高效快捷”标准,使物资管理工作满足炼化企业现代化管理要求。第三条 本制度适适用于陕西延长石油(集团)有限责任企业炼化企业及下属各厂、炼化项目指挥部,陕西延长石油精细化工科技、榆林综合服务企业参考实施。第二章术语、机
2、构和职责第四条 术语(一)物资指在生产、建设中由炼化集中采购、各厂自行采购一切交由供给科负责保管、发放设备和材料。(二)仓库指物资储存和保管场所(包含:库房、露天堆场、集装箱库和其它临时储存场所)。(三)物资供给管理物资供给管理指对从物资需求计划提出到采购、验收、保管、发放等一系列管理工作。第五条 机构设置(一)二级管理体制炼化企业物资管理实施二级管理体制。即炼化企业物资部及所属各厂、项目指挥部供给科(以下简称供给科)两级.(二)权责明确标准供给科岗位设置应遵守权责明确标准并满足物资部业务管理统一要求。第六条 职责(一)物资部职责1、负责企业物资采购相关制度建立和落实实施;2、负责对供给科业务
3、指导,监督管理工作;3、物资部参与物资采购招标和行使招标以外其它职能,招标办行使物资采购招标组织职能。企业所属供给科参与物资采购招标和行使招标以外其它职能,招标办行使物资采购招标组织职能;4、 负责统一炼化企业物资供给系统业务步骤、工作标准、多种表格;5、 依据企业生产、项目建设、年度计划和下属各厂具体情况,负责接收、汇总、编制物资采购净需求计划,并负责企业所属各单位计划调整和监督实施;6、负责物资(按分类)分级采购权限划分,对供给科具体单项计划采购有授予和收回权力;7、负责向企业招标办公室提供物资采购招标工作所需基础文件及日常业务中需提交招标领导小组讨论相关事宜;8、负责物资采购资金预算、申
4、报、使用及管理;9、对已准入协作企业(网络供货厂商)协议履约能力、售后服务、产品质量、资质信誉等情况,有如实反馈信息职责;10、负责企业物资系统建档管理;11、负责建立维护物资管理系统网络信息平台及功效开发创新;12、负责接收各厂报废物资处理、作价变卖申请,并提请招标领导小组明确处理措施;13、负责整合各类物资定额(1)物资部负责贮备资金管理和通常材料贮备定额制订和监督实施;(2)机动设备部负责组织各厂制订机动设备配件、备品合理贮备定额,物资部负责实施;(3)科技部负责制订各厂化工原材料合理贮备定额,物资部负责实施;(4)物资部依据相关单位提供贮备定额,整理汇编形成炼化企业库存定额管理方案。1
5、4、负责企业所属单位物资供给业务指导和采供人员业务培训。(二)供给科职责供给科职责由各厂、项目指挥部依据本制度标准精神自行制订。第三章 计划管理第七条 计划管理(一)计划编制标准和要求1、正确立即,保障实际使用需要;2、充足了解、灵活利用市场信息;3、优先平衡库存,主动利用、代用闲置物资;4、周密细致,考虑全方面,尽可能降低补报计划和应急计划,在保障科学合理库存前提下,应考虑经济批量;5、明确计划科目、使用去向和具体要求(如到货时间、品牌、提议厂商、原始计划责任人等);6、各厂编制物资计划必需是经过企业相关职能部门审批生产、项目建设需求计划(按科技部、机动部、安质部、办公室等相关部门审批程序遵
6、照实施)。编报单位责任人为其正确性负责并负担对应责任;7、各类表格必需符合物资部统一格式要求。凡呈报计划、审批表等必需提出时间要求,有报出人署名和领导确定签字,并加盖公章。(二)计划管理体制物资需求计划实施两级编报制度,即:供给科在汇编本单位物资计划时必需平衡现有库存,形成本单位净需求采购计划后依据采购权限实施。物资部根据集采权限在企业范围内再次进行平衡后实施。计划编制、审核、审批、汇编上报等各步骤应有明确责任人,对计划正确性、严厉性、节省性负担责任。物资部、供给科可依据造成不良资产库存物资追究相关人员责任。(三)跟踪分析计划供给科每个月10日前将各单位上月入库物资统计表和库存动态分析报表(按
7、NC系统要求格式)上报物资部。物资部牵头做好各库余缺调剂,努力降低库存。第八条 计划实施(一)试车物资计划试车物资由试生产单位编制计划报企业相关专业部门和主管领导审批,批复后转各厂按分级采购权限负责实施;(二)生产计划1、生产消耗性材料化工原材料计划申报审批程序:各厂依据本单位下月生产计划、当月消耗和消耗定额编制下月需求计划,并于本月25日前上报企业科技部。由科技部审定、主管领导批复后转交各厂,供给科依据审批后计划,平衡库存后按分级采购权限负责实施;新筛选化工原材料按炼化企业化工原材料管理制度实施;2、大修计划大修物资计划,依据各厂年度大修计划编制,检修材料计划审核根据炼化企业机动部装置检修管
8、理制度实施;供给科依据审批后计划,平衡库存后按分级采购权限负责实施;3、维护修理计划正常维护修理物资计划在各厂根据程序审批完结后,依据炼化企业计划管理及审批程序审批后转供给科,供给科依据审批后计划,平衡库存后按分级采购权限负责实施;4、设备配件设备备品备件计划编制、审核程序根据炼化企业备品备件管理制度实施。(三)技改技措计划技改、技措计划经批复后,实施单位依据对应项目设计文件编制项目物资计划,报科技部审核、主管领导审批。批复后物资计划作为采购计划依据,由各厂报供给科平衡库存后根据采购权限实施采购(附相关批文)。上报时间应充足考虑物资供给周期,以免影响项目实施进度。(四)项目建设计划由炼化项目建
9、设指挥部管理建设项目,指挥部供给科依据物资部对指挥部物资采购权限划分组织实施(附指挥部物资采购权限目录)。(五)设备购置计划设备购置年度计划(含计划外设备购置)实施时,由机动设备部取得呈报单位意见后分月转生产计划部上报集团企业审批。审批后计划由机动设备部转交各厂,供给科依据审批后计划,按分级采购权限负责实施(各类轿车,集团统一采购设备除外)。(六)安全专题费用计划安全费用购置计划经集团企业审核批复后,审批后计划由安全环境保护质检部转交各厂,供给科依据审批后计划,按分级采购权限负责实施。(七)紧抢救援物资计划这类计划应遵守抢救在先、快速高效标准,依据相关计划由物资部或供给科直接采购,可不经过招标
10、程序。但事前应请示领导同意或会议决定(会议纪要)。第四章 采购管理第九条 采购标准(一)遵章遵法标准认真实施国家政策、法规、法令、规范,符合集团企业相关制度要求要求。(二)比质比价标准比质比价标准:一样产品比质量,相同质量比价格,相同价格比交货期、比服务。(三)供货厂商选定标准标准上全部物资采购必需在炼化企业供货商网络内进行,特殊情况需经法律事务部审核确定后方可在供货厂商网络外采购。首选厂家直供(包含厂家指定区域代理、进口物资中方唯一代理);其次选厂家品牌代理商或区域代理;最终选择通常供货商(即中间商)。此条款由纪检监察部门负责监督实施。(四)采购批次、金额划定标准多个计划中同一个物资应由一个
11、批次采购,果断杜绝将可一次采购划分为多个批次采购。集采物资中材料类物资(钢材、电缆)批次采购资金在五万元以下者,由物资部根据市场采购方法直接采购;自采物资批次采购资金在五万元以下者依据生产实际由主管领导审批后供给科可自行采购,五万元以上必需转招标办实施。(五)采购方法分类非招标项目(市场采购、单一起源采购、订单采购、比质比价采购、会议比质比价采购)、邀请招标采购、公开招标采购;采购方法审定由各级招标领导小组确定。第十条 采购权限划分(一)采购权限按物资大类划分。采购行使权分两部分:物资部采购部分和供给科采购部分;(二)物资部依据地域性标准、发挥集中优势标准、方便性标准、节省标准、保障生产标准,
12、合理划分供给科采购权限范围(权限划分见附件)。第十一条 采购程序(一)采购需求编制1、集采物资需求编制物资部负责接收各厂集采物资需求申请计划,收到计划后首优异行库存需求汇总平衡,生成净需求采购计划;同时编制物资需求请购单,经部门经理审批后,转招标办实施(订单采购物资部直接实施)。2、自采物资需求编制供给科负责接收各使用单位物资需求申请计划,收到计划后首优异行库存需求汇总平衡,生成净需求采购计划,集采物资上报物资部,自采物资编制物资需求请购单,经供给科长审批后,转招标办实施(订单采购供给科直接实施)。(二)采购实施请购单编制审批完成后,公开招标、邀请招标、订单采购(生产消耗性材料应该以年度计划需
13、求计算,标准上进行一次性招标)、会议比质比价、比质比价采购方法由招标办公室组织招标比价活动并将中标结果(经过物资管理NC系统)转送物资部(供给科)。物资部(供给科)依此进行商务协议签署。1、单一起源经招标领导小组会议决定后由物资部(供给科)进行商务谈判和协议签署。2、市场采购经招标领导小组会议决定后由物资部(供给科)组织,相关部门参与进行商务谈判。报账发票必需有经办人、验收人、物资部经理(供给科长)、主管领导签字后按财务制度报账。3、订单采购,物资部(供给科)依据招标办年度招标结果,签署年度供货协议。依据实际供货数量签署协议。(三)施工方代为采购物资价格确实定措施1、施工承包方代为采购物资计划
14、(或采购清单)必需由我方确定施工代表及责任人审核签字;2、由承包施工方代为采购物资时必需采取控制价措施管理。预决算部门提供代为采购物资控制价,控制价提出依据为:在设计文件概算价(估算价)或市场询价基础上依据物资分类下浮百分点方法提出;3、我方负责控制价主管领导、项目责任人或授权指派价格确定人员,在接到承包方采购清单后,三个工作日内必需依据我方内定物资采购控制价一览表给予回复;特殊情况必需在五个工作日内给予回复;4、当施工承包方代为采购物资价格高于控制价时,我方价格确定人员应呈报负责控制价领导审批。超出控制价百分之三(含百分之三)由负责控制价领导报企业领导或企业招标领导小组审批。第五章 协议管理
15、第十二条 物资采购协议管理标准(一)遵章遵法标准全部协议必需符合协议法、陕西延长石油(集团)炼化企业协议管理措施要求。(二)真实性标准果断做到协议“五不”签约资质不符者不签;超出履约能力者不签;信誉和经营情况不好者不签;代理人超代理权限不签;“三证”(营业执照、税务登记证、组织机构代码证)“一书”(授权委托书)不全不签。(三)维权性标准杜绝隐含限制一方权力和扩大一方义务条款存在。(四)资金安全标准协议条款中应坚持货到验收合格后凭发票付款,通常不付预付款。但遇大型设备、进口设备等确需预付款条件时,在预付款条款中应有银行担保条约或按国际通例实施。(五)保密性标准协议文本及其附件必需在确保炼化企业对
16、应权益前提下保管。未经领导同意,不得向协议以外任何第三方透露协议内容和保密信息。(六)标准约定标准协议条款中,要求供货商必需根据炼化企业设备材料采购标识要求、炼化企业包装储运图示标志、炼化企业危险货物包装标志、炼化企业设备材料运输包装通常要求实施。协议文本必需符合炼化企业法律事务部规范要求并统一编注协议编号。电子档案、纸质档案必需根据物资部统一格式建档。(七)质量技术确保标准技术附件是协议文本关键组成部分,和主协议含有相同法律效力。技术部门负责协议技术附件(技术协议、技术协议)谈判和签约;物资部(供给科)负责商务协议条款谈判和签约。没有技术附件(协议)协议应在质量条款中明确说明产品材质、实施标
17、准及编号、质量等级、精度和附加质量要求等,必需时应注明产品检验方法。(八)协议业务规范标准1、协议审签必需认真负责,各相关部室审签人员依据部门职责在协议审批表中签注专业意见、姓名、日期,同时加盖部门公章,并负担对应责任。协议审查审批过程需在延长石油法律事务管理信息系统上完成。2、协议生效。由协议签约人签字,协议管理部门加盖协议专用章即生效。签约人标准上炼化企业由企业总经理委托授权物资部经理,各厂、项目指挥部由厂长、指挥委托授权供给科长签字,计划员为经办人。签约人负责协议履约全过程责任。3、依据管理需要,协议文本要确保协议管理部门、财务资产部门各一份,供给部门留存两份(验收、存档)。协议结束后向
18、协议管理部门反馈协议实施情况。4、协议存档资料中应有物资需求请购单、协议审批表、协议文本、技术协议、中标依据及定价资料、厂商资质证实及相关授权委托人证书、协议相关会议纪要、报价评审结论文件等。5、供给科每个月将所定协议及协议台账电子版呈报物资部一份留存立案。6、协议签字生效后,不得随意修改和变更,若确需修改或变更,必需经企业招标领导小组和法律事务部同意。7、协议变更、中止、转让、解除时,由协议经办人负责填写协议变更审批表。必需注明协议变更原因、依据及协议变更内容。协议变更审批表审签人应是原协议审批表审签人。第十三条 协议履约、监管及货物催交(一)物资部门负责协议履约、监管和货物催交工作。(二)
19、通知供货商事项1、供货商发货前必需以文字形式通知协议经办人,待协议经办人签字确定后方可发货;2、发货时必需填写统一格式运料单,经协议经办人签字后随货同行;集采物资协议经办人同时将签字后运料单反馈给供给科计划员;3、协议经办人要明确通知交货地点,计划员(接运人)姓名及联络方法;4、协议经办人应明确通知规范性引用文件相关要求。(三)以采购订单做为收货依据炼化企业采购物资,招标工作结束后,招标办在第一时间内将中标通知书或等效文件转协议经办人,协议经办人需在第一时间在NC系统中生成采购订单,方便供给科立即做好货物接运前准备工作。(四)中间验收和工厂验收中间验收和工厂验收由物资部牵头,对应专业部门配合组
20、成验收组,并由协议经办人填写制造厂检验申请表,验收完成后由验收组同意填写工厂检验放行单后,制造厂方可发货。(五)质保金给付程序质保金保留期限标准上是设备、材料使用满十二个月或货到十八个月,具体情况根据协议约定条款实施。集采物资由使用单位出具质量证实文件,并经使用单位主管科室和主管领导审批同意后转交企业对口专业技术部门审批,审批后物资部方可按财务程序办理付款;通常材料(如钢材、电缆、管阀件等)质保金到期后,若没有接到相关质量否定意见,可由物资部门直接出具质保金结算单;自采物资可参考以上程序实施。(六)协议违约处理我方违约,物资部门应组织相关部门研究做好违约谈判准备,以降低损失。对方违约,物资部门
21、应立即组织相关部门研究补救方法(如寻求替换或另签协议)以满足生产建设需要。同时做好违约谈判准备,维护好企业利益。引发法律纠纷立即通报企业法律事务部。(七)催货管理在物资采购过程中,需加强对采购物资催交工作管理,确保供方按协议要求进度和内容提供文件资料和约定标。1、催货管理措施适适用于炼化企业及所属各厂在采购过程中对设备、材料等物资催交工作。2、催交工作通常采取以下两种方法:办公室催交,指经过电话、传真、邮件等通讯手段实现催交;工厂催交,指催交人员直接抵达供方生产制造工厂进行实地敦促和督办。3、催交工作程序(1)中标通知书或采购协议一经发生,货物催交工作随即产生。(2)催交工作由专职催交人员或各
22、专业对口计划员兼职完成。(3)催交人员应熟悉和掌握采购物资起源、去向、供货周期和现场施工和安装工作进度。(4)和供方再次确定中标通知书或采购协议所约定供货周期一致性。(5)协议生效后24周内,催交员根据协议相关条款和进度要求制订采购协议催交计划,关键包含:制订催交等级(见附件),供方图纸催交,原材料采购监督,产品制造监督,供方工作计划监督,货物发运等。(6)催交员负责为每份协议制订一份催交工作统计表,并认真填报。(7)要求供方按时提供工作进度计划,其中包含设计进度、材料进度、制造进度等,方便催交员随时掌握供方产品实时状态。(8)催交工作进入关键阶段后,按需方要求,供方随时提供书面到货周期时间表
23、及催交相关其它文件。(9)当存在可能或已经发生延迟交货状态时,催交员应立即敦促供货商出示延迟交货书面说明书(如设计变更原因、工厂生产原因、原材料短缺原因等),必需时召开专题催交会议,明确延迟后果,更新催交方案。(10)若采购协议中包含清偿和索赔条款,催交员应立即将已经发生延迟交货状态通知计划员及相关领导,严格根据协议约定采取必需处罚方法。(11)设备抵达现场,进入安装程序后,因为现场实际工况而追加、补充零配件也应立即催交。同时,对于售后服务人员立即到位催交人员也应认真落实。(12)采购物资及相关文件完全根据协议条款约定抵达现场后,催交工作即告一段落,催交员认真填写催交工作统计,并移交计划员,催
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