公司办公文书管理制度模板.doc

文书管理制度

第一章 总 则
第一条 为使文书管理制度系统化、规范化、标准化、信息化，为提升办公效率，特制订本措施。
第二条 文件管理内容关键包含：政府及所属部门函、电、来文；商业实体函、电、来文；本企业上报下发多种文件、资料。
第二章 公文种类
第三条 企业常见公文种类：
1. 决定：适适用于对关键事项做出安排，奖惩相关部门及人员，或依据企业发展情形适时调整和变更企业相关决定。
2. 通知：适适用于转发上级领导机关公文，传达需要我企业、各部门办理、实施或周知事项及任免人员等。
3. 通报：适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。
4. 汇报：适适用于我企业向上级机关或企业内各单位向集团董事长、总经理汇报工作、反应情况、回复问询。
5. 请示：适适用于我企业向上级机关或企业内各单位向董事长、总经理请求指示、同意。
6. 批复：适适用于回复企业内各部门请示事项。
7. 意见：适适用于对关键问题提出意见和处理措施。
8. 函：适适用于和不相隶属单位之间商洽工作，问询和回复问题。
9. 会议纪要：适适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第四条 公文通常由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、专题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
上报企业公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。
第五条 公文按要求采取国际标准A4型（210mm×297mm）纸打印，左侧装订。对内行文正文用小四号仿宋体字，对外行文正文用三号仿宋体字。（详见《xx房地产开发公文格式》）
第四章 行文规则
第六条 行文关系依据隶属关系和职权范围确定，通常不得越级请示和汇报。
第七条 企业统一对外行文，企业各职能部门不得自行对外正式行文。企业职能部门职权范围内工作如需向下正式行文，可由行政部转发。
第八条 上报企业公文事项如包含企业多个职能部门，应事先和包含部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内具体问题，应该直接报送该主管部门处理，无须向企业行文。
第九条 “请示”应该一文一事。“汇报”不得夹带请示事项。
第十条 除企业领导直接交办事项外，不得以单位名义直接向企业领导报送“请示”或“汇报”。部门责任人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。
第五章 公文管理
第十一条 企业各类文书原件由行政部统一归口管理。各部门业务文书如需复印，须填写复印申请表经审批后方可复印，确需借阅原件须严格根据借阅权限及文件密级办理借阅手续，并于行政部阅读。
第十二条 公文签收：
1.凡商业实体函、电，来文均由企业前台登记签收后交行政部拆封。在签收和拆封时，前台和行政部职员均应注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对信件开口函邮票被撕应拒绝签收。
2.对政府部门发来文件要进行信封、文件、文号、编号查对。如有不符应立即汇报该政府部门并登记差错文件文号。
第十三条 公文编号保管：
1.行政部对政府部门来文拆封后应立即附上“文件处理传阅单”并分类登记编号保管。须由各部门承接或归档也应办理对应手续：对于各部门承接，原件留存行政部存档，复
印件交各部门并签收。对于存档应统计已存档并编号。
2.各部门收到和企业业务相关外来信件或文件应立即送行政部进行登记编号保管，不得个人保留。
第十四条 公文阅批和分转：
1.凡正式文件均须行政部依据文件内容和性质阅签后，送承接部门阅办。为避免文件积压通常应在当日阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.通常函电、单据等行政部直接分转处理。如包含多个部门会办文件应同主办部门联络后再分转处理。
3.为加速文件处理，行政部应在当日将文件呈报董事长、总经理审批后督促承接部门在要求时间内办理，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出 2 天（特殊情况除外）。
第十五条 文件传阅、催办和保密：
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借她人阅看。对还未传达文件内容不得向外泄露。
2.借阅文件原件应办理借阅手续，并在档案室阅读，阅完后应立即将文件交档案管理员归档。如有指示或拟办意见等，行政部应责成相关部门或人员按文件所提要求办理。
3.阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，预防泄密。
第十六条 行政部对文件负有催办检验监督义务，承接部门接到文应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需复印，应根据相关要求保密，并取得行政部同意后才可复印摘抄。
第六章 发文办理
第十七条 发文办理指制发公文过程，包含草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 企业常见发文字号有：
akak-zgb（总经办）
akak-fwb（法务部）
akak-cwglzx（财务管理中心）
akak-sjjhb（审计稽核部）
akak-clcgb（材料采购部）
akak-rlzyb（人力资源部）
akak-hswyglzx（会所物业管理中心）
akak-xzb（行政部）
akak-tzb（拓展部）
akak-yxzx（营销中心）
akak-sckfb（市场开发部）
akak-zjb（造价部）
akak-zsb（总师办）
akak-xmgcb（项目工程部）等。
未编文号但以企业和行政部名义印发公文含有相同效力。
第十九条 草拟公文注意事项：
1.公文内容不得违反政策及法律法规要求。
2.从企业全局出发，从实际出发，见解明确，层次清楚，文字简练并应注明密级（绝密、机密、秘密、一般）。
3.使用简称要规范，应先用全称并注明简称。
4.文中如包含企业统计数据，应和行政部或财务部门核实。
5.公文内容如包含多个部门，主办部门应送相关部门会签。
6.行政部负责对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏、内容、格式不妥文件应退回拟稿部门重新确定。
7.待行政部初审合格后按要求程序会签后报董事长、总经理审核。
第二十条 草拟公文应一律采取A4纸打印，并附电子文本，逐项填
写“x公文呈签单”，送企业行政部。有时限要求公文，承接部门须提前一天送行政部。特事特办。
第二十一条 草拟公文经行政部呈董事长、总经理签发，签发前应作好审核工作。审核关键是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本制度要求等。
第二十二条 发文权限及步骤：
1.各部门对内公文一律经各部门责任人同意后交行政部初审合格并呈董事长、总经理（或主管董事长、总经理）审核，批复后原件留存行政部，复印件由行政部统一下发各相关部门。
2.各部门对外公文（含寄送公文）一律经各部门责任人同意后交董事长、总经理办初审合格并呈董事长、总经理核准，批复后原件留存行政部一份，方可对外公布或寄送。
3.公文一经签发，不得更改，确需改动，应报签发人重新审核后方可。
4.公文正式印制前，应由企业行政部进行复核，复核关键是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
5.发文格式：详见《xx房地产开发公文格式范本》。
第七章 收文办理
第二十三条 收文办理指对收到企业内外公文处理过程，包含：签收、登记、审核、拟办、批办、承接、督办等程序。
第二十四条 行政部收到其它部门呈报公文时，应进行审核。关键是：是否应由该部门办理；文种使用、公文格式是否规范；包含到相关部门事项是否已协商、会签。
第二十五条 经审核，对符合本要求企业内公文，行政部应立即提出拟办意见，呈董事长、总经理指示；行政部按董事长、总经理指示意见应立即转交给承接部门；紧急公文，应向董事长、总经理和承接部门说明情况，当日回复。对不符合本要求企业内公文，经行政部主任确定后退回呈报部门，并注明理由。
第二十六条 承接部门收到交办公文后，应按时限要求立即办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理，应立即退回行政部，并注明理由。
第八章 文件借阅和清退
第二十七条 各部门工作人员因工作需要借阅文件，由部门责任人向行政部申请，行政部应严格根据文件密级及借阅权限要求办理，对符合借阅要求需在借阅收发管理底档中作好统计。因工作需要确需越权借阅保密文件，应由董事长、总经理审批后方可借阅。
文件密级分为：绝密、机密、秘密、一般
借阅权限要求：
1.通常职员：一般
2.中层管理人员：一般、秘密（副总经理审批）
3.HR总监、总监、副总经理级管理人员：一般、秘密、机密（总经理审批）
4.董事长、总经理及董事会组员：一般、秘密、机密、绝密（董事会审批）
第二十八条 借阅文件应严格推行借阅登记手续，并应于行政部内阅读保密文件，任何人不得违规将保密文件带走，不许可拆卷、复印和在文件上勾划等。
第二十九条 行政部对承接公文应抓紧催办，并定时对已办妥企业内文件和相关部门要求清退文件进行收缴和清退工作。如发觉文件丢失必需立即查明原因和责任者并如实向董事长、总经理汇报。
第三十条 各部门应指定一位责任心强人负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。
第九章 立卷和归档
第三十一条 公文处理完成后，应立即整理（立卷）、归档，定时向行政部档案部门移交。
第三十二条 文件立卷归档应根据内容、名称、作者、时间次序分门别类地进行整理归档。
第三十三条 立卷时要把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。
第三十四条 要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合。关键工作会
议形成文件要立即立卷归档。
第三十五条 各部门每六个月需作一次文件整理，并分别于每十二个月1月15日和7月15日向行政部进行文件移交。
第十章 销毁
第三十六条 对多出、反复、过时和无保留价值文件行政部应随时清理以免和正式文件相混淆。

第十一章 附则
第三十七条 本要求自公布之日起施行。

安 康 发 文 呈 签 表
年 月
签发
会签
校稿
承接部门：
拟 稿 人：
发文字号

密级： 绝密 机密 秘密 一般
akak 字 号总第 号

速级： 紧急 急 普
印发份数
年 月 日封发
标题
附件
主报
抄报
报送

发文形式： 传阅 发文
部门
时间
签字
部门
时间
签字

xx 发 文 记 录 簿
登录部门：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年度：
序
号
发文日期
拟稿单位
签发人
文　件　标　题
发往单位/部门
收件人签字
处理统计
归档日期

x 收 文 记 录 簿
登录部门：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年度：
序
号
收文日期
来文机关
来文字号
文　件　标　题
份数
承接者
办理情形及移交统计
归档
日期
档案
编号
备注

附件

x 公 文 格 式

一、公文用纸幅面和版面尺寸
（一）公文用纸采取A4型胶版纸或复印纸（210mm×297mm）
（二）公文页边和版心尺寸
1. 上白边：25mm（使用东泰信笺纸打印时上边距为50 mm）
2. 下白边：25mm（使用东泰信笺纸打印时上边距为30 mm）
3. 左白边：25mm
4. 右白边：25mm
5. 版心尺寸：以上述标准制订版心尺寸为156mm×225mm即纸张汉字字区域。
二、排版规格和装订要求
（一）正文对内用4号仿宋体字，正文中一级标题用4号黑体字；单倍行距，每页22行，每行32个字。正文对外用3号仿宋体字，正文中一级标题用3号黑体字; 单倍行距，每页22行，每行28个字。
（二）左侧装订，通常采取骑马订或胶订，在距纸张上、下
边缘8mm处各订一钉，书钉距纸张左边缘3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢靠。若条件不含有，可暂用明订。
三、公文中各要素标识规则
（一）眉首（红线以上部分）
1.秘密等级和保密期限：对内用4号黑体字，对外用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
2.紧急程度：要求同上一条。如需同时标识秘密等级和紧急
程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标
识在版心右上角第2行。
3.发文字号：发文机关标识下空2行，对内用4号仿宋体字，居左排布；对外用3号仿宋体字，居右排布。
4.签发人：请示和汇报需标识签发人姓名，平行排列于发文
字号右侧，发文字号距版心左边缘空1字位置排布，签发人距版
心右边缘空1字位置排布；“签发人”3个字用4号仿宋体字，
后标全角冒号，签发人姓名用4号楷体字。
（二）主体（红线以下至专题词以上部分）
1.公文标题：红线下空2行，对外用2号加粗宋体字，对内用4号加粗宋体字，一行或多行居中排布；回行时，注意词意完整、排列对称、间距合适。
2.主送机关：公文标题下空1行，左侧顶格，对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字，后标全角冒号；回行顶格，最终一个主送机关名称后标全角
冒号。
3.正文：对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字；每自然段首行左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行，经过调整字间距处理。
4.附件：正文下空1行，左空2字，对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字；“附件”后标全角冒号；两个或两个以上附件，需标明序号，序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件通常应和公文正文一起装订，并在附件左上角第1行标明“附件”，有序号时标明序号；附件序号和名称要前后一致。
5.成文机关：单一机关制发公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。
6.成文日期：成文日期以领导签发日期为准；留足印章位置
（印章上边缘距正文1行），距版心右边缘空4字位置排布，对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字，将年、月、日标全；用“○”，不能用“零’或“0”。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应经过调整
行距加以处理，务使印章和正文同处一面，不得采取注明“此页
无正文”措施处理。
7.附注：对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
（三）版记（包含专题词、抄送机关、印发机关和印发日期）
1.专题词：“专题词”3字对外用3号黑体字，对内用4号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目对外用小3号宋体字，对内用小4号宋体字，每个词目之间空1字。
2.抄送机关：如有抄送机关，在专题词下1行，左右距版心
边缘各空1字，对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字；“抄送”后标全角冒号；抄送关之间用逗号隔开，回行时和冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发日期：在抄送机关下1行（如无抄送机关，
在专题词下1行），印发机关和印发日期占1行位置；对外用3号仿宋体字，对内用4号仿宋体字；印发机关距版心左边缘空1字，印发日期距版心右边缘空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标明。
版记在文件最终一页底部，在专题词、抄送机关、印发机
关和印发日期下分别加一条和版心等宽线条。
4.除单页外，必需添加页码，页码为阿拉伯数字。若双面印
刷，单页码居页面右下角，双页码居页面左下角；若单面印刷，
页码居页面底部正中。

x 打 印 公 文 标 准
公文格式方面标准
具体内容
标 准 要 求
备注
秘密等级
首页右上角，黑体字

紧急程度
首页右上角，黑体字

发文机关标识
名称规范正确，印制标准规范（套红、居中），排列

发文字号
部门代字简明，年月日用8位数字表明，序号用阿拉伯数字标注、不设虚位，三者排列次序符合要求。

签发人
对内行文均应标注签发人姓名。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号距左空1字，签发人姓名距右空1字；签发人用4号仿宋体字，标全角冒号，用4号楷体字标识签发人姓名。

标题
正确概括公文专题，标明公文种类，通常不加标点。

主送机关
名称规范正确，位置符合要求。[标题下空1行，左侧顶格对内用4号仿宋体字标识，对外用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。]

具体内容
标 准 要 求
备注
附件说明
位置符合要求，名称和所附件一致，不得加书名号，多个附件用第3级序号标注。[在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号]

成文日期
汉字书写，位置符合要求。[右空4字]

印章
上不压正文，骑年盖月，文字图案不盖压成文日期（特殊文种按特殊要求），不得出现此页无正文现象，联合行文要符合要求。

附注
位置符合要求，请示必需标注联络人和联络电话。[如有附注，用4号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行]

附件
标题所在页左上角标注“附件”或“附件1”等（附件和正文不装订在一起还应在此标注公文发文字号），附件说明要和装订次序一致。

版记
应置于公文末页最下端。

专题词
位置符合要求，要反应公文专题，严格控制自创词，有类别词、类属词、文种词。[“专题词”对内用4号黑体字，对外用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目对内用小4号宋体字，对外用小3号宋体字；词目之间空1字

印刷份数
位置符合要求。

抄送机关
名称规范正确，标注符合格式要求，同时抄送上级和下级要分段。

印发机关
不应是个人名字，位置要符合要求。[左空1字]

印发日期
阿拉伯数字标注，位置符合要求。[右空1字]

公文规范语言方面标准
具体内容
标 准 要 求
备注
人名、地名
要正确

数字
要正确，除要求可用汉字外要用阿拉伯数字，一组数字不得回行，年份写全称。

引文
要正确、可靠、符合愿意；引公文名称先引标题，后引发文字号，并用圆括号括入；引外文就注明汉字含义。

结构层次序数
要符合规范要求。[一 （一） 1 （1）]

法定计量单位
按国家要求使用。

简称注释
注释要规范，注后要使用。

外文注释
使用国际组织名称或其缩写形式，应在第一次出现时标明正确汉字译名。

错别字

标点符号
标注正确，规范。

公文种类
公文文种和行文方向相符；公文文种和公文内容相符。

公文用纸
使用A4型纸

印刷
整齐，清楚。

装订
无颠倒，无错页，页边整齐。

对内行文样式：注：A4纸标准字数为每页22行，每行32字
[ ]—在符号里找
○—在符号里找，采取宋体字

4号黑体

机密★1年
2号宋体 特急

xx房地产开发文件

4号仿宋体 部门简拼 年 月 日 4号仿宋体 4号楷体

akak-×××字0109号总第1号 签发人：×××

相关×××××××请示←4号宋体加粗
4号仿宋体

×××××：
一、××××××××××××××××××××××××××××××。
（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1.×××××××××××××××××××××。
2.××××××××××××××××
一、××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
可否，请指示。
附件： 1. ××××××××××××××
2. ××××××××××××××
二○○九年××月××日
（联络人：×××；联络电话：×××××××）
4号黑体 小4号宋体
专题词：×× ×× ×××
4号仿宋体 （共印×××份）
↓
抄送：××××××，××××××，××××××××。
xx房地产开发 ××月××日印发
4号仿宋体 注：A4纸标准字数为每页22行，每行32字

附件1
×××××××××××× 4号宋体加粗
4号仿宋体
↓
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
4号仿宋体 注：A4纸标准字数为每页22行，每行32字
附件2

×××××××××××× 4号宋体加粗
4号仿宋体
↓
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
对外行文样式：注：A4纸标准字数为每页22行，每行28字
[ ]—在符号里找
○—在符号里找，采取宋体字
1号宋体xx房地产开发文件
akak-×××字0109总第1号
3号仿宋体

相关×××××××函←2号宋体加粗
3号仿宋体

×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××
××××。
二○○四年××月××日

3号黑体 小3号宋体
专题词：×× ×× ×××
抄送：××××××，××××××，××××××××。
3号仿宋体

受控文件清单

文件
编号
文件名称
发行
日期
最新
版号
发放部门
旧版收回统计

文件签收目录
日期：　　　　年　　月　　日
序号
文件编号及名称
电子版
附件份数
备注
收到
未收到
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

签收情况：□收齐
□未收齐：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
签收人： 日　期： 部　门

行 文 表

保密区分
绝对机密

另文
呈

受文者

副本份数

附件

发文号数

函

机 密

令

密

事由

校对员

发文日期

一般

传输法
限时送

特快送

快 件

核办人

核稿人
…
…
承接人

普 通

保留

年

文件资料移交表

序号
移交时间
文件资料名称
份/页数
备　注

移交人： 　　　　　　　　接收人：