文档管理制度与文员工作细则样本.doc

文
档
管
理
文
员
工
作
细
则

文档管理文职员作步骤图
附1综累计划中心副总

档案管理制度
文楼处理程序
公交处理实施细则
文书管理制度
文件档案保留年限
填制相关表格
声像档案管理制度
文书档案交卷制度
文书管理制度
岗位职责
办公室主任
文档管理文员
文档管理制度
公文管理规范
企业文件管理制度
企业打字复印工作制度
文件收发要求
文印室管理要求
填制档案表格
工作总结

附件2：
岗位职责
职权
1．作好企业文件档案管理工作。
2．有权拒绝打印不合格文件。
3．及进正确做好公文处理工作。
职责
1．对文件档案归档应立即负责。
2．对文档散失、损毁负责。
3．对私自外借文件、档案负责。

附3
文档管理制度
文印室管理要求
1．企业文件，有打印必需时方予打印。内部递传简单请求汇报或其全不需打印文件，通常不予打印。
2．企业发文，需由起草人定稿抄正，经有同意发文权领导签字同意后方准打印。通常文件打印、复印、传真，须经所在部门责任人签字同意后才予办理；部门经理不在时，能够总裁办公室主任同意后办理。
3．私人资料，不得在企业打印、复印或用企业传真机递送，以免影响企业正常工作。
4．文印室工作人员应认真做好本职员作，按时完成任务。对收到文件资料，应立即给相关部门，人员送发，或立即通知相关人员到文印室来拿取回，不得延误。
5．文印室人员应树立严格观念，不得随意将打印、复印或传真资料中相关商业秘密或企业管理中须保密事项透露给她人，不得截留任何文件。
6．文印室对送来打印、复印、传真文件资料，应做好登记，并在月终作统计核实。属业务部门，由各部门负担费用；属行政、管理部门，统一归列行政开支。
7．文印室工作人员首次违反上述要求，给批评或处50元以上罚款，屡教不改或给企业造成不良社会影响或较大经济损失 ，处50元以上罚款直至解聘。
文件收发要求
1．企业文件由办公室负责起草和审核，企业总经理签发；企业本部各部门文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。
2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
3．文件和原稿，由办公室分类归档，保留备查。
4．属于秘密文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密要求，由专员印制、报送。
5．文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人汇报报送结果。秘密文件和由专员按核定范围报送。
6．外来文件由办公专员负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件要求报送给相关部门，不得积压迟误，属急件，应在接件后即时报送。
7．传阅文件由办公室专员负责收回，对领导指示文件，办公室应立即组织传达和落实。
企业打字、复印工作制度
1．凡以企业名义上报下发文件，报表工作计划，总结，请示，汇报，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任免决定，表彰或处理决定，以企业领导同意翻印文件，材料均属条印范围。
2．由归口部门负责拟订、编写带有全局性指导意义全企业性月生产，工作计划和一个时期全企业工作安排和关键专题会议纪要等，也应安排打印。
3．不需上报各部门工作计划，临时性工作安排，非全企业性活动讲课提要，非上报通常表格、通常技术和便函全部不属打印范围。
4．凡需打印文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门责任人审查同意并经XX审核修改、统一编号，相关部门会签，分管企业领导签发，方能交付打印。
5．打字员接稿后，应认真检验文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要求文件，打字员有权拒绝打印。
6．打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按要求内容和要求统一登记。并依据企业安排轻重缓急次序，进行打安。打字时要做到快速，正确，排版合理美观，用力均匀。
7．打字员要严格遵守保密制度，不得将打字内容向外泄露，和工作无关人员不得进入打字室。
8．打字员要珍惜计算机等物品，按要求做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作。
9．文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。校对者校后应在原稿上签字，以示负责。
10．通常以企业名义上报下发文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达成字迹清楚，版面清洁，装订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。
11．两办秘书对文件差错情况，要进行登记考评。
12．复印文件要严格根据审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存。
企业文件管理制度
(一)总则
第一条 为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，依据中央相关文件处理相关要求，结合我厂实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发多种文件，资料。
第三条 根据党政分工标准，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理。
（二）收文管理
第四条 公文签收
1．凡来厂公启文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2．对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件，文号、机要编号四对口核定，假如其中一项不对口，应立即汇报上级机要部门，并;登记差错文件文号。
第五条 公文编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应立即附上文件处理传阅单，并分类登记编号，保管。须由工厂承接或归档厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办理正常手续。
2．本厂外出人员开会带回文件及资料应立即分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保留。
第六条 公文阅批和分转
1．凡正式文件均需分别由两办主任依据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承接部门阅办，关键文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承接部门阅办。为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完，紧急文件要即阅即办。
2．通常函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如包含多个单位会办件，应同主办单位联络后再分转处理。
3．为加速文件运转，机要秘书应在当日或第二天将文件送到厂领导和承接部门，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出两天。
第七条 文件传阅和催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对还未发达文件不得向外泄露内容。
2．阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件通常不得超出两天，阅后应署名以示负责。如有领导指示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。
3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。
4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5．两办机要秘书对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得两办同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。
6．根据阅文范围，离、退休干部，通常由相关部门定时组织学习相关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文管理
第八条 发文要求
1．全厂上报下发正式文件权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2．各群众团体、部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机构设置和业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文。群众团体文件由党委批转。
3．对全厂影响较大，包含两个以上厂领导分管范围文件，须由党委书记或厂长同意签发。其它文件均由分管厂领导同意签发。
第九条 发文范围:
1．通常以党委、厂部名义发出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2．党委、厂部下发文件关键用于:
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或依据上级文件精神制订工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项;
(4)公布全厂性重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定;
(5)公布相关奖惩决定和通报;
(6)其它相关全厂重大事项;
3．党委、厂部上行文、外发文关键用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示汇报、处理决定;
(2)同弟兄单位联络相关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4．在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经分管厂领导同意后，由主管业务科室书面或口头通知实施，通常不用厂部文件公布。
5．凡各业务科室如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考，能够科室名义用(工作简讯)发会议纪要。
6．各业务科室和外单位发生通常业务联络，可用各科室名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序和要求
第十条 发文程序要求:
1．各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2．党委、厂部同意发文时，主办单位应以党方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3．草拟文稿必需从全厂角度出发，做到情况确实、见解鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4．文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位和拟稿人，并署名、盖章、标定日期和密级;
5．两办应依据党委、厂部要求和上级相关指示精神，相关文件要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6．经两办审查修改后文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7．对审核时修改较多，有碍打印和存档文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;
8．需经会签文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9．文稿审核会签后，按同意权限要求分别呈送党委、厂部领导审定同意签发;
10．经领导同意签发后文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上署名;
12．文件打字后，由两办派专员按数印刷，再由两办机要秘书分发并检验落实情况，对印刷质量不好文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件借阅和清退
第十一条 各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，需经本部门责任人签写便条，对有密级文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格推行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 两办机要秘书对承接公文应抓紧催办，应定时对事情已经办妥本厂文件和上级要求限期清退文件，进行收缴清退工作。(通常为月底一小清，季末一中清、年底一总清)。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向领导汇报。
第十四条 各部门应指定一位责任心强同志负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。
(六)文件立卷和归档
第十五条 文件归档范围:
1．凡下列文件统一分别由两办负责归档，
(1)上级机关来文，包含上级对工厂汇报、申请批复;
(2)党委、厂部发出汇报、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会和多种专业例会统计;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级党群组织召开代表大会所形成汇报、总结、决议、讲话、简报、会议统计等;
(5)有保留价值人民来信来访统计及处理结果;
(6)参与上级召开多种会议带回文件、资料及本厂在会上汇报讲话材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检验视察工作汇报、指示统计，和本厂向上级进行汇报提要和材料;
(8)反应本厂生产、经营活动、优异人物事迹及厂领导工作等音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复文件及上报相关材料。'
2．业务科室，各群众团体日常工作中形成活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1．文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。
3．要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。
4．上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。
(七)文件销毁
第十七条 对于多出、反复、过时和无保留价值文件，两办机要室应定时清理造册，并按上级相关要求，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定纸厂监视销毁。
公文管理要求
第一条 本企业公文，是传达落实上级指示精神、请示和回复问题，指导或商洽工作关键工具。
第二条 本企业公文，实施统一管理。公文管理，要做到规范、正确、立即、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条 各部室、各单位及各相关人员，对公文中包含国家、政府或本企业应保密事项，必需严守机密，不准随便向她人泄露。
第四条 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种，其它为通常文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容确定。
第五条 企业发文程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(企业领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
企业收文处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条 草拟公文应注意以下事项:
(一)内容要符合党和国家路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
(二)反应情况要客观，实事求是。
(三)文字要正确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
(四)人、地、物名、51文立即间要具体、正确。
第七条 各级领导对送来公文要立即阅批，急件，当日批复;通常文件，三天内批复。
第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要署名并注明日期，不得团阅。需要签署具体意见，要明确、具体。
第九条 企业全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。有领导指示，还应附批复件。
第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件内容，分送相关领导阅示。阅示完成后，由总裁办收回归档。
第十一条 全部文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条 企业发文，一定要由总裁办统一编号:
(一)以企业名义对外发文，一律xxx字(xx年)xx号;企业党总支发文，用xx党字(xx年)xx号;以工会、共青团、妇联名义发文，用xx政字(xx年)xx号;
(二)企业监事会发文，用xx监字(xx年)xx号;
(三)董事局发文，用xx董字(xx年)xx号;
(四)董事局委员会发文，用xx董汉字(xx年xx号;
(五)董事局委员会所属机构发文，用xx董xx字(xx年)xx号;
(六)其它管理部门发文，用xxx字(xx年)xx号。
第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，通常不对外发文。
第十四条 红头文件，只适适用于需遵照实施制度、要求、决定、决议、纪要、任命等，其它文件通常见企业信笺印发。
档案管理制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 依据邮电部《邮电文书立卷归档措施)为加强本企业文书立卷工作，特制订本制度。
第二条 归档文件材料必需按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成多种有保留价值文件材料，全部要根据本制度要求，分别立卷归档。
第三条 公文承接部门或承接人员应确保经办文件系统完整(公文上多种附件一律不准抽存)。结案后立即交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。
(二)文件材料搜集管理
第四条 坚持部门搜集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门文件材料，并保持相对稳定。人员变动应立即通知档案室。
第五条 凡本企业缮印发出公文(含定稿和两份打印正件和附件、批复请示、转发文件含被转发原件)一律由办公室统一搜集管理。
第六条 一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。
1．企业工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动相关人员核报差旅费时，必需将会议关键文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给核报差旅费。
2．本企业召开会议，由会议主办部门指定专员将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书职责:
1．了解本部门工作业务，掌握本部门文件材料归档范围，搜集管理本部门文件材料。
2．认真实施平时归档制度，对本部门承接文件材料立即搜集归卷，每十二个月三月份前应将归档文件材料归档完成，并向档案室办好交接签收手续。
3．承接人员借用文件材料时，应主动地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。
第九条 上级机关发来和本企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件材料。
第十条 本企业对外正式发文和相关单位来往文书。
第十一条 本企业请示和上级机关批复。
第十二条 本企业反应关键职能活动汇报、总结。 ·
第十三条 本企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。
第十六条 本企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。
第十七条 本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。
第十八条 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。
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(四)平时归卷
第十九条 各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用"案卷类目"。"案卷类目儿条款必需简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料，搜集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应立即将已归卷文件材料，根据"案卷类目"条款，放入平时保留文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总要求是:遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数一般文电假如和绝密文有亲密联络，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度计划放在针正确第十二个月立卷;跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。
第二十八条 卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。
第二十九条 卷内文件材料应按排列次序，依次编写页号。装订案卷应统一在有文字每页材料正面右上角后面左上角打印页号。
第三十条 永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录。填写字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 相关卷内文件材料情况说明，全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检验人姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按要求用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。
第三十三条 案卷装订和案卷各部分排列格式:
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏文件材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散应复制并和原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结方法装订。
第三十四条 案卷各部分排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保留。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
声像档案管理措施
(一)总则
第一条 为加强本企业声像档案，特制订本措施。
第二条 本企业声像档案是指本企业各部门或个人在社会实践活动中直接形成，对国家、社会和企业有保留价值录音、录像、照片、影片等辅以文字说明历史统计。
声像档案通常由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本企业全宗组成部分，必需由档案室实施集中统一管理。
(二)声像档案资料搜集
第四条 搜集范围
1．反应本企业关键职能活动工作结果和存在问题声像资料;
2．各级领导人和著名人物参与和本企业相关重大活动声像资料;
3．本企业相关人员组织或参与关键会议，会见和外事活动声像资料。
4．包含本企业和邮电系统权益声像资料。
5．其它单位形成和本企业相关关键声像资料。
6．其它含有保留价值声像资料。
第五条 搜集时间
l．声像档案资料应在形成后30天内随文档部门其它载体形态档案同时归档;如有特殊情况能够合适延长归档时间。
2．档案部门应随时搜集零碎具体保留价值声像资料。
第六条 搜集要求
1．录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要搜集齐全，按时归档并建立归档控制方法。凡末按要求归档，其形成费用不予报销，以防散失;
2．接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3．声像资料内容要真实，底片、原件和影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料征集
1．档案部门有责任随时征集关键声像资料;
2．在征集声像资料中，凡包含国家和全国邮电部门重大事件，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用报销
本企业各部或个人凡按本措施第四条形成声像档案费用，只要将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给核报费用。
(三)声像档案整理
第九条 声像档案整理，包含分类、组合、排列和编目，便其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案整理由摄录人员负责，档案部门帮助。
第十一条 分类、编号
1．照片档案按年代、问题分类。同属一类照片按时间次序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号－流水号。
2．录音带、录像带、摄像带按年代－问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3．编注和其它载体档案相联络参考号。格式为(档案形态)档号／（档案形态)档号。
第十二条 保管期限:应视其内容关键程度、时间、名称、可靠程度、有效性等原因，划定保管期限。
第十三条 文字说明编写
l．文字说明基础内容包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2．编写文字说明要求:
(1)正确揭示档案材料内容，概括其反应全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片自然张(内容相近亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联络亲密应加文字说明:
(3)文字简练、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1．照片编制采取横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号一摄制时间一摄制者。
2．录音带、录像带、摄像带编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1．将含有共同专题内容若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2．卷内目录:
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案著录依据GB3792，5一85(档案、著录规则)进行。
(四)声像档案保管
第十七条 声像档案人库前要进行检验，对已被污损，要进行必需技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13一15度之间，相对湿度应保持35%一45%;照片库温应保持14一24度，相对湿度应保持37·5%一67·5%;录音、录像带库温应保持18度－24度，相对湿度应保持40%－60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必需避开30奥斯特以上磁场，磁场盒和盒间距大于3mm';存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存照片档案，要两年检验一次。
第二十一条 归档保留声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必需经过判定，取得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，依据声像档案机密程度，确定利用范围。
第二十五条 含有专利声像档案，外单位利用时，应按《中国专利法》相关要求办理。己移交档案馆，所得专利收益，标准上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版通常不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导同意后，方可限期外借。利用率高声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按相关要求收费，实施有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密前提下，各单位可利用声像档案举行汇报会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，主动开发利用现存声像档案。

附4
文档处理程序
一、文件、档案保留年限
档案分类
存档年限
档案名称
永久

5年
3年
2年
1年
备注
经
营
类

档
案
文
件
相关企业章程类档案
○

股东大会档案
○

股东名册、股东印鉴名薄
○

关键干部会议统计
○

关键干部到职宣誓书、关键干部名册
○

经营计划
○

相关组织、单位档案文件
业务组织规章
○

修改组织相关文件
○

相关会计业务档案方面
年度决算汇报
○

人事档案文件
职员名册
○

职员履历表、户籍誊本、就职宣誓书
○

总务、庶务文件档案

销售业务档案文件

生产作业档案文件

二、文书管理规章
□ 总则
第一条 目标
为使文书管理制度化，以促进文书处理之品质及效率，特订定本规则。
第二条 范围
本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各企业(含事业部、业务实施部门)和外界来往文书(包含电报)及关系企业(含企业内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理和控制。
□ 承接部门
第三条 总收发部门
总企业各部门和外界来往文书收发由总管理处总务部门统一办理，各企业(工厂)所在地总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条 管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各企业以企业名义和外界来、往文书，以各企业总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务训l练等业务部门文书，得以各该业务部门最高主管部门为管理部门。
(二)各企业(工厂)所在地和外界来往属地域性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各企业、部门问来往文书标准上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。
(四)管理部门应指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书末按要求处理者，管理部门不得受理。
第五条 主办及会办部门
(一)文书内容所包含业务主办部门为核项文书主办部门，如有包含其它部l门时，其它部门则为核项文书会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送主办、会办及提供部门以下表
资料服送对象
主办部门
提供部门
备注
一、金融机构
二、主管机构
（一）税务主管机构
（二）商业及证券主管机构
（三）工厂主管机构
（四）外汇贸易主管机构

三、报界资料
四、业务往来用户
五、股东及通常性用户营业部门
财务部门

各企业会计处
法律事务所

各企业总经理或独立厂区之管理部门
资材部

秘书室
营业部门
各企业总经理室
各企业会计处

各企业会计室
各分司会计处

各分司会计处及技术、工务部门
各分司会计处

各企业总经理室
由营业部门委请设计
编制
各企业及总管理处相关部门

会：法律事务室

会：法律事务室财务部如公布资料包含企业业务政策事项应汇报长核定后始得向外宣告
（一）务求文字简明，设计新奇，方便作为企业宣传之辅助工具。
（二）编印前先会法律事务室
□ 行文
第六条 行文类别
(一)函:公布规章或临时性要求及对机关团体、企业行号、私人或关系企业各企业间及企业内各部门间行文使用。
(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣告时使用。
(三)便函:关系企业各企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。
(四)签呈:下级对上级有所请示或汇报时使用。
(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文:政府机关要求之表格式公文及企业人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
(七)其它:1．司法文书依据司法部门要求程序实施;诉讼文书，依政府相关部门诉讼审议委员会要求程序实施。
2．会议纪录及例行表报等发送无须行文。
第七条 行文名义、署名及印信借用
(一)对关系企业外机构行文名义、署名及用印要求以下:
1．以企业名义由董事长署名盖董事长职章:
属政策性或影响企业重大权益行文。
2．以企业名义由总经理署名盖总经理职章:
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。
3．以企业名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
A对省政府、市政府所属二级机构等行文。
B对当地市、县政府及其所属一级机构行文。
C对税务、金融机关行文。
D总管理处各部、室、中心代表各企业对外行文(但本款第六项另有要求者从其要求)。
4．以企业名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
对本款第二项所列以外公家机构或公民营企业、法人团体行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商之行文。
5．以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
营业、资材、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商行文。
6．以部门名义盖部门章:
A采购部门对厂商行文。
B人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人行文。
7．应依本款第四项名义、署名及用印要求行文而该行文单位元经理者，得盖用企业公章行文。
8．因环境特殊或事实需要，须另行要求行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列要求签署、用印:
l、正式行文者，以企业名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之;以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
2．总管理处各部、室、中心对各企业行文油印函件，盖用部门章。
3．工务、资材、会计、总务等服务部门对其它部门行文盖部门章。
4．厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。
(三)公告、人事通知单、聘用书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖企业或业务专用章文