采购业务流程经营规划指导书模板.doc
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1、KS-ERP业务步骤计划指导书广州市科思电脑系统编制.02.08KS-ERP业务步骤计划指导书5第一章 中小企业业务步骤概述5一、企业经营过程5二、业务步骤计划61、业务步骤定义62、业务步骤计划6第二章 业务步骤计划7一、KS-ERP业务总步骤7二、KS-ERP资金流总步骤7三、KS-ERP业务步骤计划步骤8第三章 采购业务步骤10一、采购业务步骤综述10二、采购订单步骤(一)101、目标102、适用范围103、部门职能104、业务步骤115、单据步骤116、步骤图12三、订单采购步骤(二)121、目标122、适用范围123、部门职能134、业务步骤135、单据步骤136、步骤图14四、采购
2、退货步骤151、目标152、适用范围153、部门职能154、业务步骤155、单据步骤156、步骤图16五、供给商管理措施161、目标162、适用范围163、部门职能174、关键点17第四章 销售业务步骤18一、销售业务步骤综述18二、销售订单处理步骤(一)181、目标182、适用范围183、部门职能184、步骤195、包含单据196、步骤图20三、销售退货步骤201、目标202、适用范围203、部门职能204、步骤205、包含单据216、步骤图21四、用户关系管理措施221、目标222、使用范围223、关键点22第五章 库存业务步骤23一、库存业务步骤综述23二、货物调拨作业步骤241、目标2
3、42、适用范围243、部门职能244、步骤245、包含单据24三、其它发货步骤251、目标252、定义253、使用范围254、部门职能255、步骤256、包含单据25四、其它收货步骤261、目标262、定义263、使用范围264、部门职能265、步骤266、包含单据26五、存量控制措施271、目标272、适用范围273、部门职能274、ABC货物分类275、存量基准设定276、用料差异反应及处理28六、盘点管理措施281、目标282、适用范围283、部门职能284、实施时间285、盘点前准备及相关注意事项286、盘点实施287、盘点后工作29七、过期及报废货物管理措施291、目标292、适用范
4、围293、定义294、部门职能305、作业程序30KS-ERP/K6业务步骤计划指导书第一章 企业业务步骤概述ERP就是相关步骤和数据系统,ERP系统就是用计算机程序实现企业业务步骤。KS-ERP整套系统全部是为实现中小企业业务步骤而设计,为达成企业经营目标而设计。管理首要任务就是业务沟通,企业内部业务沟通不良或不通畅,管理成效势必逊色。业务沟通,在KS-ERP中是经过单证、单据实施过程来实现,业务沟通方法可有两种:即审核步骤沟通和无审核步骤沟通,是否需要审核,依据该业务关键性、对后续业务影响程度由企业决定。企业中常常发生例行公事,为了提升效率,通常全部会签订标准作业程序,明确管理、决议业务过
5、程,人人依据既定游戏规则做事,不会有所争议。在传统工作中,就是经过电话、联络单、会签单、单据署名等方法实现,电话缺点是不能留下统计,联络单缺点就是速度慢,要经过空间运动,而且归集、存档、查阅全部是低效率,不过,它毕竟完成一个业务步骤规则,使企业能有条不紊运作。这些手工做法,企业中领导、干部、职员似乎没有一点疑义,运作很正常、很习惯,可是当进入ERP管理,进入KS-ERP系统中实现很类似这种业务步骤管理时,往往企业就极难适应,甚至不知所措,或认为极难实施,其原因就是,人工审核步骤带有很多不规范性,随意性和灵活性,而在ERP中,这种业务步骤比较规范,步骤愈加严密,控制愈加科学,所以,和传统做法发生
6、很大冲突。正因为如此,笔者认为具体描述在ERP环境下,怎样妥善、科学实现业务步骤是关键。并着重以KS-ERP为实例来讲述,中小企业怎样设计自己业务步骤。一、企业经营过程企业经营过程是由一系列相关任务组成,这些任务根据企业管理规章和业务步骤次序实施或并行实施,最终完成企业经营目标,如提供一个产品和服务。依据不一样需求,经营过程能够分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结算过程、产品发运过程等。一个经营过程是为了实现企业某个经营目标一个过程,它在部分或全部组织机构和人员参与下,利用企业资源(包含所需物料、货物、仓库、资金、用户、供给商、单据、信息、数据、设备、软件等等),根据预先确定规则,在
7、参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务传输、处理、审核、统计,从而实现预定经营目标。对企业整个业务步骤进行优化管理,降低成本,提升效率,精益生产和效益,进行事先计划,事中控制,事后追踪。科思KS-ERP在电脑化管理基础上,用新管理模式和业务步骤改造企业原有管理模式和业务步骤,是对企业全部资源和活动进行优化配置和效率管理。二、业务步骤计划1、业务步骤定义业务步骤就是根据一定商业规则、业务关系及其前后次序,依据要求审批程序,逐一实现经营过程每一个业务步骤实施过程,业务步骤通常全部是跨部门、跨专业、跨时间业务实施过程。2、业务步骤计划业务步骤计划,就是确定商业规则,确定业务关系,明确业务目标、流经
8、部门、步骤要经过哪些单据、单据有哪些实施过程,哪些步骤需要审核,谁审核等。而且要回复: 这个业务实施过程要做什么?即其目标或想达成目标是什么? 这个业务实施过程是怎样完成,有哪些任务并经过哪些步骤完成? 这个业务实施过程有谁参与完成,有哪些部门参与? 这个业务实施过程用了哪些方法或手段来完成?业务步骤计划图示:第二章 业务步骤计划一、KS-ERP业务总步骤二、KS-ERP资金流总步骤三、KS-ERP业务步骤计划步骤KS-ERP业务步骤经过设定单据核准机制、单据操作、单据审核、单据实施过程来实现,含有一整套科学业务步骤控制和完善业务步骤实现方法:1、 确定各部门职责;2、 确定企业业务步骤;3、
9、 确定各系统必需录入单据;4、 确定各部们负责单据,确定每个单据责任人;5、 确定单据下级单据,从而确定单据数据起源及流向;6、 确定哪些单据需要打印,打印份数,要分发人员或部门;7、 确定哪些单据必需审核,审核人,审核时间;8、 确定当审核人外出时,怎样进行代理审核程序;9、 确定需要定时打印报表,打印份数,分发人员;比如哪些每日打印一份,哪些按周打印,哪些按月打印等;10、确定月结日期,月结前各部门怎样核查、怎样检验数据;业务步骤计划步骤图示 EMBED Word.Picture.8 第三章 采购业务步骤一、采购业务步骤综述二、采购订单步骤(一)1、目标为使企业采购作业有所依循,货物有所控
10、制,达成提供适质、适量货物采购职能,确保企业采购产品均能符合要求条件,制订本程序。2、适用范围适适用于货物周转量大、品种多之生产货物等有形物采购管理注:非订单采购可直接进入本步骤步骤3。3、部门职能采购部门:生产货物采购经办单位货物部门:货物需求计划、货物请购计划制订及审核。仓库:全部有形货物数量验收。质量部门:货物品质验收。4、业务步骤1) 请购货物部门依据生产计划计算货物毛需求计划,再比对在库库存,确定货物请购计划,经过部门主管理审核同意后,提交给采购部门。2) 订购采购部门在接到请购计划后,确定采购订单,选择供给商(签署供货协议),下达订单,同时将货物采购订单输入系统并打印输出。订单一式
11、三联,第一联采购部门留存;第二联,加盖印章后发送给供给商;第三联,传输给货物部门,以备收货时核查。3) 接货货物达抵达后,货物部门收货人员必需依订单内容查对供给商送来货物名称、规格、数量,确定无误后输入计算机。若非订单之采购,货物部门收货人员必需依据经过审批后申请办理入库。4) 检验质量部门检验人员对进入待检区货物按相关要求进行质量检验,假如判定为全部不合格,拒收来料并作废已输入收货单据。假如判定部分合格,修改或冲红对应拒收货物。经检验合格货物,检验人员于物品包装上贴合格标签,以示区分。5) 收货单处理来料经过质量验收后,打印收货联单。收货单一式三联,第一联货物部门留存;第二联,随货物一同到指
12、定仓库办理进仓手续;第三联加盖签章交给供给商以备结算时核帐。6) 进仓仓库管理员查对货物和收货单明细,确定无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联,仓库留存;第二联,交财务部门供核帐之用;第三联,交采购部门,跟踪订单完成情况。7) 采购发票处理采购发票是对采购收货确实定,此单只能由经过审核采购收货单自动生成,不许可手工输入,但用户能够对发票明细进行修改。系统在此一样提供一张采购发票处理多张采购收货单,和一张采购收货单分开几张采购发票处理功效。 录入采购发票 审核采购发票 采购付款。5、单据步骤1) 采购订单采购订单是确定采购物资数量、单价、送货日期、运输方法,付款方法等要素单据
13、,也是以后采购收货步骤,按订单验收商品材料依据和汇总相关采购订货报表基础资料。2) 采购收货单在实际发生采购业务时,处理收到采购货物验收单据。用户能够采取两种方法填制采购收货单:一是按采购订单填制,假如企业和供给商开具了采购订单,在制作收货单时,应选择已审核过采购订单由系统自动生成采购收货单;二是按实际收到票据及货物资料手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单同时处理多张采购订单,或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单功效。采购收货单经过审核后,是制作进仓单和采购发票依据。3) 采购进仓单4) 采购发票采购发票是对采购收货确实定,此单只能由经过审核采购收货单自动生成,不许可手工输入,但用户
14、能够对发票明细进行修改。系统在此一样供一张采购发票处理多张采购收货单,和一张采购收货单分开几张采购发票处理功效。6、步骤图三、订单采购步骤(二)1、目标为使企业采购作业有所依循,货物有所控制,达成提供适质、适量货物采购职能,确保企业采购产品均能符合要求条件,制订本程序。2、适用范围适适用于货物周转量小、品种少之货物等有形采购管理注:非订单采购可直接进入本步骤步骤3。3、部门职能采购部门:货物采购经办单位。货物部门:货物需求计划,货物请购计划制订及审核。仓库:全部有形货物数量验收。4、业务步骤1) 请购货物部门依据销售计划及销售情况,对照在库库存,确定货物请购计划,经过部门主管审核同意后,提交给
15、采购部门。2) 订购采购部门在接到请购计划后,确定采购订单,选择供给商(签署供货协议),下达订单,同时将货物部门,以备收货时核查。订单一式三联,第一联,采购部门留存:第二联,加盖印章后发送给供给商;第三联,传输给货物部门,以备收货时核查。3) 接货货物到过后,货物部门收货人员必需依订单内容查对供给商送来货物名称、规格、数量,确定无误后输入计算机。若非订单之采购,货物部门收货人员必需依据经过审批后申请办理入库。4) 收货单处理货物部门主管对收货单据进行审核;假如不能经过,拒收货物并作废已输入收货单据。假如部分经过审核,修改或冲红对应拒收货物。5) 进仓货物部门仓库人员查对货物和收货单明细,确定无
16、误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式四联。第一联,仓库留存;第二联,交财务部门供核实之用;第三联,交采购部门,跟踪订单完成情况;第四联,加盖签章交给供给商以备结算时核帐。6) 采购发票处理采购发票是对采购收货确实定,此单只能由经过审核采购收货单自动生成,不许可手工输入,但用户能够对发票明细进行修改。系统在此一样提供一张采购发票处理多张采购收货单,和一张采购收货单分开几张采购发票处理功效。 录入采购发票 审核采购发票7) 采购付款5、单据步骤1) 采购订单采购订单是确定采购物资数量、单价、送货日期、运输方法,付款等要素单据,也是以后采购收货步骤,按订单验收商品材料依据和汇总相关采购订货报表
17、基础资料。2) 采购收货单在实际发生采购业务时,处理收到采购货物验收单据。用户能够采取两种方法填制采购收货单:一是按采购订单填制,假如企业和供给商开具了采购订单,在制作收货单时,应选择已审核过采购订单由系统自动生成采购收货单;二是按实际收到票据主货物资为手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单同时处理多张采购计单,或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单功效。采购收货单经过审核后,是制作进仓单和采购发票依据。3) 采购进仓单4) 采购发票采购发票是对采购收货确实定,此单只能由经过审核采购收货单自动生成,不许可手工输入,但用户能够对发票明细进行修改。系统在此一样提供一张采购发票处理多张采购收货
18、单,和一张采购收货单分开几张采购发票处理功效。6、步骤图四、采购退货步骤1、目标为使用在采购货物出现质量问题等原因时和供货厂商之间办理退货有所依循,确保企业采购产品均能符合要求条件,制订本程序。2、适用范围适适用于采购货物因出现质量等原因时退货处理。3、部门职能货物部门:受理退货申请。采购部门:督办退货业务,负责内外部门之间联络和协调。4、业务步骤1) 退货申请在发觉入仓采购货物出现应由供货方负责质量问题后,货物保管单位应立即向货物部门提出退货申请;货物部门受理申请,将相关货物数据输入系统,认真核实后,打印输入退货单。退货单一式三联。第一联,货物部门留存;第二联,交付仓库以备办理退货出仓;第三
19、联,交付采购部门,由其通知供给商办理退货相关事宜。2) 通知供给商采购部门在接到货物部门提交退货单后,立即整理汇总,通知供给商。3) 退货出仓供给商接到通知后立即到指定仓库办理退货出库手续。仓库人员依据退货单输入出仓单,同时打印输入。出仓单一式五联。第一联,仓库留存;第二联,交财务部门供核实之用;第三联,由供给商留存以备核实之用;第四联,交付采购部门,通知退货处理完成;第五联,出门联,由门管收回。4) 采购退货发票处理采购退货发票是对采购退货确实定,发票内容不许可手工输入,只能由相关采购退货单自动生成,对生成发票内容许可修改。其中,退货数量不得超出此单入库数量。系统在此一样提供一张发票处理多张
20、退货单,呼一张退货单分开几张退货发票处理业务。 采购退货发票录入 采购退货发票审核5、单据步骤1) 采购退货单当购入货物因出现质量问题等原因需要退回原供给商时,除了能够在上述采购收货单业务中直接生成退货单外,用户还能够使用本模块进行退货业务处理,另外,系统还提供了一张采购退货单处理全部或部分退货业务功效。2) 采购退货出仓单3) 采购退货发票采购退货发票是对采购退货确实定,发票内容不许可手工输入,只能由相关采购退货单自动生成,对生成发票内容许可修改.其中,退货数量不得超出此单入库数量.系统在此一样提供一张发票处理多张退货单,和一张退货单分开几张退货发票处理业务.6、步骤图五、供给商管理措施1、
21、目标对供给商进行选择和评定考评,以期寻求最好供给商。确保供给商含有提供满足要求要求能力,促进产品品质得到稳定和发展提升,同时采购成本能得到很好控制。2、适用范围适适用于企业采购货物供给商管理。3、部门职能供给商评定小组(同总经理、质量部门、采购部门,财务部门等人员组成):对新供给商调查和评定考评;关键货物价格估算;核准合格供给商名单。采购部门:负责供给商资料搜集,帮助总经理对供给商进行评定、复核;质量部门:协同总经理对供给商进行评定及定时复核;负责供给商所供给货物相关数据分析和审核;负责对货物进行检验和试验并作统计;4、关键点1) 供给商资料搜集及初评采购部门主动开发且搜集含有合作潜力厂商相关
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