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日期：-6-18
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发布版次：2.0
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公司费用管理系统
顾客需求阐明书

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变更阐明
作者
-06-18
1.0
初始版本
刘昆云
-07-10
2.0
使用流程引擎
刘昆云
-07-20
2.1
简化业务需求
刘昆云

签字确认

系统模块
相应章节
相应部门
负责人签字

目录
1 概述 4
1.1 目 4
1.2 背景 4
1.3 范畴 4
1.4 术语定义 4
1.5 参照资料 5
1.6 任务概述 5
1.6.1 目的 5
1.6.2 顾客特点 6
1.6.3 假定和约束 7
1.7 运营环境 7
1.7.1 软件环境 7
1.7.2 硬件环境 7
1.7.3 接口 8
1.7.4 控制 8
1.8 需求规定 8
1.8.1 对功能需求 8
1.8.2 对非功能性需求 16

1 概述
1.1 目
本阐明书目在于明确阐明系统需求，界定系统实现功能范畴，指引系统设计以及编码。
本阐明书预期读者为：顾客代表、项目构成员。
1.2 背景
a) 拟开发软件系统名称为：公司费用管理系统。
b) 本项目由中软卓越重庆培训中心提出，指派给技术规划部进行开发。
c) 本项目以中华人民共和国内资公司普通费用管理制度为根据。
d) 本系统为一种独立运营系统，暂不考虑和其他系统连接关系。
1.3 范畴
本系统目的是管理公司费用筹划和使用过程。
系统涉及公司费用预算和报销两项基本管理工作；
系统涉及为了开展上述工作而作组织构造设立、费用体系设立、管理角色设立、审批体系设立。
系统还涉及为了监控、分析各项基本管理工作而编制各项记录报表。
1.4 术语定义
【费用】本文中，费用指公司生产经营活动中产生各项费用。例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。
【预算】用数字编制将来某一种时期筹划，也指经公司决策部门批准公司在一定期期收支预测。公司各项支出只能在预算范畴内审批，有助于控制公司费用支出。在本系统中，预算仅指在支出预算。
【报销】指个人因解决公司事务或受公司指派执行公司某项公务而发生费用，由经办人或申请人按公司规定，根据业务发生原始单据(发票)向公司报销费用，领取钞票或银行存款一项经济活动。
【审批】指预算和报销中审核、批准操作。审批控制操作时，普通由费用发生部门业务人员提出申请，经关于管理人员审批后执行。审批普通遵循归口分级管理原则。
【归口管理】即按照管理职能安排公司内部各部门、各单位在期间费用上权责制，调动各部门、各单位管理好有关费用积 极性。例如，管理费用重要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理， 财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理，进一步说，管理费用报销事项要由行政主管领导批准、销售费用报销事项要由销售主管领导批准。
【分级管理】各管理部门应当依照各项费用品体状况，将费用控制责任层 层分解，层层贯彻，让归口管理部门所属单位和个人都对有关费用控制和管理负 有责任，从而加强对费用控制。例如，销售部经理 负责确认销售费用发生状况属实，销售总监负责确认销售费用发生是必要，财务经理负责确认每一笔报销是在预算范畴内支出。
【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。所有预算由财务部统一初审。所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。

1.5 参照资料
a) 01 - 某单位《成本费用管理办法》
b) 02 - 某单位《费用支出管理规定》规定
c) 03 – 某单位《公司费用支出管理》规定

1.6 任务概述
1.6.1 目的
本项开发任务拟建立一套简朴、易用公司费用管理系统，用来支撑公司费用管理工作。
本软件将作为一款独立软件。

1.6.2 顾客特点
顾客是一家典型高科技产品生产公司。
本软件最后顾客是公司全体工作员工，她们都受过电脑使用培训，可以纯熟地使用网页浏览器、输入和解决各种文字信息。
公司有专职网络管理员，可以对操作系统和惯用软件进行维护，解决常用配备问题。
本系统将7×24小时运营，将来3年内同步在线人数预测不会超过100人。
公司组织构造图及顾客角色如下：

部门
系统使用人员
职务与分工
总经办
李大智
总经理
文学建
技术总监

马凯
销售总监
孙菲

财务部
陈鹏
部门经理
丁红
会计
罗丽
出纳
行政部
周晓康
部门部经理
李蕊

成晓东
仓库管理员
销售部
张漫漫
部门经理
李国强

陈雪薇

技术部
张阳光
部门经理
丁德隆

谢玉明

生产部
龙奋滔
部门经理
郝文斌等30人

网络中心
曾宝和
网络管理员

1.6.3 假定和约束
软件需于公司成立五周年前一周开发完毕、测试完毕并上线运营。
软件运营于公司局域网上，但出差在外员工可通过VPN虚拟专网连入公司进行使用操作。
1.7 运营环境
1.7.1 软件环境

名称
版本
语种
服务器操作系统
Windows Server
SP2
中文
客户端操作系统
Windows XP
SP3
中文
操作系统附加功能

数据库平台
Oracle
10G

应用平台
Tomcat
6.0

邮件系统
无

客户端软件
Internet Explorer
FireFox
8.0
3.0

1.7.2 硬件环境
列出运营该软件所需要硬设备。阐明其中新型设备及其专门功能，涉及：
a) 解决器型号及内存容量；
b) 外存容量、联机或脱机、媒体及其存储格式，设备型号及数量；
c) 输入及输出设备型号和数量，联机或脱机；
d) 数据通信设备型号和数量；
e) 功能键及其她专用硬件

服务器
最低配备
推荐配备
应用和数据库服务器
CPU 1.5 GHz
CPU 2.8 GHz
内存 2 GB
内存 4 GB
磁盘 160 GB
磁盘 320 GB
网卡 100 MBPS
网卡 1000 MBPS

邮件服务器

1.7.3 接口
本软件没有同其她软件之间接口和数据通信合同。

1.7.4 控制
本软件将通过Web服务器提供服务 。Web服务器应当可以开机自动启动。

1.8 需求规定
1.8.1 对功能需求
本系统对各项费用发生，按照有筹划（预算）、有审批原则进行控制管理。
1.8.1.1 系统功能层次模块图

依照公司费用管理制度，费用实行先筹划、后执行管理办法，就是先编报预算、再报销支出，因而形成预算管理模块、报销管理模块。
预算和报销针对是特定费用项目、有不同公司人员参加执行、审批流程也需要实现指定，因而系统必要具备一种维护模块。
公司管理中，审批人和申请者之间具备两种重要关系。一是行政管理关系，例如部门经理是部门职工行政主管，总经理是公司全体职工行政主管； 二是业务管理关系，例如会计管理所有员工和部门资金账务信息、仓库管理员集中存储、保管全体职工采购回来物品。第一种关系用组织构造来表达，第二种关系可以概括为角色。因而，系统管理模块应当具备组织构造维护子模块、角色维护子模块。
公司中发生费用，普通都要统一命名、定义，以便全体员工使用相似 名称来表达相似意思。因而系统管理模块要有一种费用项目维护子模块。
费用审批工作要使用规定好流程来控制。不同步期、不同费用，会有不同合用审批流程。对这些审批流程进行增长、暂时停用、恢复使用操作，集中在一种流程维护子模块进行管理。
作为一种管理系统，需要一种记录分析模块来汇总管理费用发生状况。
1.8.1.2 系统管理模块功能描述

1.8.1.2.1 安全管理子模块
顾客使用系统功能前，必要登录。
系统管理员使用专用账号”admin”进行登录，其他顾客由系统管理员在组织构造维护子模块中添加。
管理员和登录普通顾客都可以修改自己密码。
只有管理员可以使用系统管理中维护模块。
顾客登录后可以执行退出系统操作。
1.8.1.2.2 角色维护子模块
角色是对相似工作岗位上解决事务人员概括，例如文秘、会计、库管、销售总监等。
系统只登记和费用管理关于业务角色，例如“会计”普通是必要一种角色，而“仓库管理员”则未必。如果有某个办公用品采购报销之类流程规定仓库管理员进行入库审核，则要登记“仓库管理员”这个角色，否则就不必登记该角色。
角色应当具备角色编号、角色名称。
数据示例：
角色编号
角色名称
001
技术总监
002
销售总监
012
会计
013
网络管理员

1.8.1.2.3 组织构造维护子模块
公司由人员构成，人员按部门组织。
公司具备职工名册，应当登记人员编号、姓名、业务角色。一种职工最多具备一种角色。
公司具备各种部门。大型公司部门划分也许是多级。本系统只需登记一级部门，一级部门下直接登记所有下属职工。
在形式上，可以设立一种部门“总经办”，在其中登记管理公司领导。
系统应当可以登记公司下属各个部门，可以解决部门增减变化状况。
应当登记各部门编号、名称、部门负责人。部门负责人从员工名册中选取，可以随时更换。部门编号在登记之后不得修改。
部门下属员工从职工名册中选取。一种职工只能属于一种部门。

1.8.1.2.4 费用项目维护子模块
系统应当可以登记、修改和删除费用项目，例如水电费、差旅费等。费用项目登记属性涉及：费用项目编号、费用名称。
常用费用项目如下：
寻常开支方面有：小额辅料、办公用品、办公室水电费、通讯费、汽油费、行车停车费、业务招待费、差旅费、办公费、快递费等。
生产开支方面有：原材料、辅料、厂房设备维修保养、生产用水电费、运费、广告费、推广费、渠道费等。
工资方面有：计时工资、计件工资、奖金、工资性津贴和补贴、加班工资等。
固定资产方面有：生产设备购买费；非生产设备购买费。
1.8.1.2.5 审批流程维护子模块
公司预算、报销等审批流程是丰富而多变。系统应当可以增长、删除流程。
常用流程举例：办公用品报销、小额差旅费报销、大额差旅费报销、小额业务费报销、大额业务费报销、其她寻常开支报销、固定资产报销、工资福利发放。
一种办公用品报销流程例子如下：
开始à入库审核(库管员)à预算合规性审核(财务经理)à总经理审核（总经理）à 结束
流程定义属性应当涉及：
【流程编号】自动生成一种编号。
【流程名称】概括流程任务极短文字，例如差旅费报销。
【流程描述文献】用技术性语言描述流程节点和流转规则，普通是一种XML文献。
流程实际执行时候，还应当涉及下列属性：
【流程实例号】用来表达一种在执行流程编号，普通是自动生成。
【执行状态】具备下列状态：
-1代表已取消
0代表已建立；
1代表执行中；
2代表执行完。

关于流程描述文献，使用专门桌面应用工具进行设计。

公司费用管理关于流程，应当可以和一种预算申请或者报销申请相应，在流程流转过程中，要可以查询到这个预算申请或者报销申请详细资料，至少应当涉及：
【申请人】提交申请、发起这项费用审批流程人。
【费用项目表】实际审批时可含1个或各种费用项目，每一种费用项目含费用项目编号、金额、凭证粘贴单号、用途阐明。
【费用总额】依照费用项目金额自动汇总成果。
【资金用途】使用资金工程项目代号或者业务活动名称。
【备注信息】启动流程时输入阐明信息。

1.8.1.3 审批流程执行模块功能描述

审批流程执行模块用来实例化并执行定义好审批流程。
执行模块关注于流程节点管理、转移条件判断和顾客分派，是通用技术性工作。执行模块独立于详细业务数据和业务模块。
可以使用通用、原则化流程引擎来实现流程执行。

1.8.1.4 预算管理模块功能描述

1.8.1.4.1 预算录入子模块
预算录入是将筹划申请费用项目录入电脑。
使用预算单元对预算费用进行统合管理。预算单元可以是单个工程项目，可以是某类业务工作，也可以是公司寻常开支或工资福利等。预算单元下面才有费用项目。
系统应当可以增减预算单元，可以修改预算单元名称。预算单元具备与否通过审批属性，新录入预算单元是“未经审批”。
系统应当可以在预算单元下增减费用项目、修改费用项目属性。费用项目属性有：编号、名称、金额。
1.8.1.4.2 预算审批子模块
对于预算内容，使用统一审批流程进行审批。
审批模块应当从已经定义好流程中，选取适合于做预算审批流程，来对录入预算进行审批。
审批通过后应将预算单元标记“审批通过”。
1.8.1.4.3 预算查询子模块
对于已经入库预算，提供查询功能。

1.8.1.5 报销管理模块功能描述
1.8.1.5.1 报销申请子模块
一次报销只能相应于一种预算单元。若报销申请页面上费用项目是空，可以选取或更换预算单元，若已经增添了费用项目，则不能再更换预算单元。
可以从相应预算单元下，选取任意费用项目添加到报销表中。同一代码费用项目可以重复出当前报销表中。
报销申请应当具备下列属性：报销人、费用发生日期、备注信息、共计金额。
每一项费用应当有相应金额、用途阐明、凭证粘贴单号。
填写报销申请时，还应当选取适当审批本次报销流程。
本子模块收集到数据，将存入数据库中。
新提交报销申请，处在“未经审批”状态。
1.8.1.5.2 报销审批子模块
对于报销内容，使用报销人选取审批流程进行审批。
审批通过报销，应设立为“审批通过”状态。

1.8.1.6 记录分析模块功能描述
系统应当实现下列固定报表。
1， 预算清单
详细列出指定期间范畴内所有预算单元，每一种预算单元下面列出费用项目及其详细信息。
2， 报销清单
详细列出指定期间范畴内所有报销单，每个报销单下面列出费用项目及其详细信息。
3， 报销总表
列出指定期间范畴内所有预算单元及其报销金额，汇总出报销总额。
报表应当支持下面几种组织方式：
预算单元-月份：纵向行为预算单元，横向列为月份（如下类推）；
预算单元-年份；
预算单元-部门；
部门-月份；
部门-年份。

1.8.2 对非功能性需求

1.8.2.1 对性能规定
1.8.2.1.1 精度
本系统中，货币计量单位为人民币元，货币精度为人民币分，也就是小数点后2位。
1.8.2.1.2 时间特性规定
普通页面响应时间不大于5秒，记录页面响应时间不大于15秒
1.8.2.1.3 灵活性
无规定。
1.8.2.2 输人输出规定
支持中文输入输出。

1.8.2.3 数据管理能力规定
无特定规定。

1.8.2.4 故障解决规定
无特定规定。

1.8.2.5 其她专门规定
无特定规定等。