综合事务部管理制度范本样本.doc
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1、综合事务部管理制度二一年七月目 录第一部分 岗位职责2第二部分 保密制度4第三部分 电话管理6第四部分 企业贵宾参观接待措施6第五部分 行政事务管理制度8第六部分 会议管理制度10第七部分 职员宿舍管理制度12第八部分 职员工作服管理制度15第九部分 办公区管理要求16第十部分 综合事务部内部管理制度24第十一部分 车辆管理25第十二部分 采购管理27第十三部分 企业文化宣传29第一部分 岗位职责1.综合事务部经理职责范围工作内容: 组织编制企业行政管理各项规章制度并报行政副总审批。监督检验制度落实情况。组织制订年度工作计划和月度工作计划并组织实施; 采购工作:严格根据企业采购步骤管理要求进行
2、采购工作,控制采购步骤各项费用,确保物品采购立即和正确; 行政费用控制:根据企业年度费用预算,严格控制企业各项行政费用支出,确定费用范围,按月分摊各项费用; 行政性财产物资管理:协调企业行政、办公设备及用具,统一安排人员购置。组织对企业行政财产物资进行登记、造册及定时盘点; 企业文化宣传工作:负责企业企业文化建设工作,编制、实施、检验、完善企业企业文化建设发展计划,提炼和宣传企业文化。创意、策划、制订、完善企业文化活动项目及规范程序; 车辆管理:负责企业行政车辆调度,协调各部门和各项目点企业车辆使用。安排好企业行政车辆日常维护、保养及驾驶员日常管理工作,组织建立企业车辆和驾驶员档案;控制企业交
3、通费用; 后勤保障工作:依据企业年度工作计划,组织、协调、安排企业后勤工作,包含集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、职员生活、福利发放等工作,确保企业整体正常有序地进行; 负责组织安排企业内部各项会议,负责安排对外会议接待、贵宾接待、参观等各项活动; 完成行政副总交办临时性工作。权责范围: 权力 行政管理方针制订、实施提议权力; 对行政检验中发觉问题,依据相关要求有处罚提议权力; 部门内职员考评权力; 部门内职员聘用、解聘提议权力; 其它相关权力。责任 对企业行政工作质量负有直接责任; 因工作渎职给企业造成损失,应负对应经济责任和行政责任。2、综合事务部内务员l 办公用具领取及发放工作;l
4、 零星物品市内采购工作;l 企业固定资产登记及管理;l 负责综合事务部和库房联络工作;l 参与各项会务准备及接待服务;l 帮助参与本部门内部其它各项事务处理,接收主管临时交办事务。3、办公文员l 负责企业各项工作协调处理,资料管理。l 文字性档案资料管理,包含对企业大事纪登记和存档。l 负责企业外采工作订单发放、联络、资料整理及所采购物品后续跟踪联络工作;l 通知、电话、传真、信件收发和登记,并确保信息传达正确立即。l 帮助完成企业文化宣传工作。l 负责帮助组织会议准备、接待服务,外来参观人员接待等工作。l 负责企业档案整理、保管工作。l 帮助参与本部门内部其它事务处理,接收主管临时交办事务。
5、4、司机l 根据企业要求立即正确送达各类耗品并做好耗品接收登记及验收工作;l 严格根据部门计划使用及保养所使用车辆,确保车辆安全、正常使用;l 帮助参与本部门内部其它事务处理,接收主管临时交办事务。第二部分 保密制度一 总 则第一条 为保守企业秘密,维护企业权益,特制订本制度。第二条 企业秘密是关系企业权力和利益,依据特定程序确定,在一定时间内只限一定范围人员知悉事项。第三条 企业隶属组织和分支机构和职员全部有保守企业秘密义务。第四条 企业保密工作,实施既确保秘密又便利工作方针。第五条 对保守、保护企业秘密和改善保密技术、方法等方面成绩显著部门或职员实施奖励。二 保密范围和密级确定第六条 企业
6、秘密包含本制度第二条要求下列秘密事项:(一)企业重大决议中秘密事项。(二)企业还未付诸实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议。(三)企业内部掌握协议、协议、意见书及可行性汇报、关键会议统计。(四)企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。(五)企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息。(六)企业职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。(七)其它经企业确定应该保密事项。通常性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 企业秘密密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最关键企业秘密,泄露会使企业权益和利益遭受尤其严重损害;机密是关键企业秘密,泄露会使企业权益和
7、利益遭受到严重损害;秘密是通常企业秘密,泄露会使企业权力和利益遭受损害。第八条 企业秘级确实定:(一)企业经营发展中,直接影响企业权益和利益关键决议文件资料为绝密级;(二)企业计划、财务报表、统计资料、关键会议统计、企业经营情况为机密级;(三)企业人事档案、协议、协议、职职员资性收入、还未进入市场或还未公开各类信息为秘密级。第九条 属于企业秘密文件、资料,应该依据本制度第七条、第八条要求标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。三 保密方法第十条 属于企业秘密文件、资料和其它物品制作、收发、传输、使用、复制、摘抄、保留和销毁,由综合事务部或主管副总经理委托专员实施;采取电脑技术存取、处
8、理、传输企业秘密由收发双方负责保密工作;第十一条 对于密级文件、资料和其它物品,必需采取以下保密方法:(一)非经总经理或主管副总经理同意,不得复制和摘抄;(二)收发、传输和外出携带,由指定人员担任,并采取必需安全方法;(三)在设备完善保险装置中保留。第十二条 属于企业秘密设备或产品研制、生产、运输、使用、保留、维修和销毁,由企业指定专门部门负责实施,并采取对应保密方法。 第十三条 在对外交往和合作中需要提供企业秘密事项,应该事先经总经理同意。第十四条 含有属于企业秘密内容会议和其它活动,主办部门应采取下列保密方法:(一)选择含有保密条件会议场所;(二)依据工作需要,限定参与会议人员范围,对参与
9、包含密级事项会议人员给予指定;(三)依据保密要求使用会议设备和管理会议文件。(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私人交往和通信中泄露企业秘密,不准在公共场所谈论企业秘密,不准经过其它方法传输企业秘密。第十六条 企业工作人员发觉企业秘密已经泄露或可能泄露时,应该立即采取补救方法并立即汇报综合事务部;综合事务部接到汇报,应立即作出处理。四 责任和处罚第十七条 本制度要求泄密是指下列行为之一:(一)使企业秘密被不应知悉;(二)使企业秘密超出了限定接触范围,而不能证实未被不应知悉者知悉。第十八条 出现下列情况之一者,给警告,并扣发工资50元以上5000元以下:(一)泄露企业秘密,还未
10、造成严重后果或经济损失;(二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条、第十七条要求秘密内容;(三)已泄露企业秘密但采取补救方法。第十九条 出现下列情况之一,给予解聘并酌情赔偿经济损失。 (一)有意或过失泄露企业秘密,造成严重后果或重大经济损失;(二)违反本保密制度要求,为她人窃取、刺探、收买或违章提供企业秘密;(三)利用职权强制她人违反保密要求。第三部分 电话管理第一条 为使电话使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本措施。第二条 电话管理由企业综合事务部总筹负责。使用则由各部门主管负责督导和控制。第三条 本企业电话,关键是作为方便和外界沟通、方便开展业务之用,不提倡职员在企业
11、内打私人电话。第四条 电话使用须知:(一)辖区内洽公。(二)时间以三分钟为限,自我控制。(三)注意礼节,长话短说,简练扼要,以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作统计。(五)通常电话铃声响五次无人接听,即挂听,即挂线。第五条 各办公人员接听电话标准用语为:您好,包头利和企业其它内容视情回复,总要求是规范、简练、礼貌第六条 职员不经同意即私挂香港或澳门长途电话,每次罚款50元;私挂国外长途电话,每次罚款500元。屡教不改,视情节给加倍罚款,直至解聘处理。第七条 企业为要求核准报销话费人员定额报销电话费。第八条 本要求自下发之日起开始实施。第四部分 企业贵宾参观接待措施(一)
12、为促进良好公共关系,扩大宣传效果,兼顾企业机密特订定本措施。(二)参观种类:1.定时参观:先以公文或电话预先约定参观时间和范围。(1)团体参观:机关学校或社会团体约定来企业参观者。(2)贵宾参观:政府首长社会名流和中国外各大企业责任人经企业允准来参观者。(3)一般参观:通常见户或业务相关人员来参观者。2.临时参观:因业务需要临时决定来参观者。(三)接待方法:1.团体参观:凡参观人数能在会客室容纳者,均以烟茶招待,不然一律免于招待,至于陪同人员由综合事务部协调相关部门决定。2.贵宾参观:按企业通知以烟茶、水果或其它方法招待,并由企业高级人员陪同,由相关单位报企业综合事务部。3.一般参观:以烟茶招
13、待,由综合事务部或相关部门派员陪同。4.临时参观:同一般参观。 (四)参观规则:1.贵宾参观及团体参观:由企业核准并于参观前一周内将参观通知送达综合事务部及相关管理管理部门以办理接待。2.一般参观:由企业核准,并于参观前三日内将参观通知送达综合事务部及各相关管理部门,以利接待,但参观包含两个部门以上者,应比照团体参观办理。3.临时参观:由企业核定,并于参观前一日内将参观通知送达综合事务部及相关管理部门,以利接待,如参观包含两个部门以上者,综合事务部给予协调办理。4.各相关管理部门接到参观接待通知后,要安排好接待讲解人员并做好接待准备(包含参观地点卫生、环境部署、接待物品准备等),接待人员讲解内
14、容应遵守企业保密制度。5.未经核准参观人员,一律拒绝参观,私自率领参观人员参观者,得按泄露商业机密论。6.参观人员应严格根据企业安排进行参观。(五)本措施自公布之日起开始施行。第五部分 行政事务管理制度(一)总 则第一条 为加强企业行政事务管理,理顺企业内部关系,使各项管理标准化、制度化,提升办事效率,特制订本要求。第二条 本要求所指行政事务包含档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及工作服管理、报刊及邮发管理等。(二)档案管理第三条 归档范围:企业计划、年度计划、统计资料、采购相关资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通告、通知等含
15、有参考价值文件材料。第四条 各部门档案管理要指定专员负责,明确责任,确保原始资料及单据齐全完整,密级档案必需确保安全。第五条 档案借阅和索取:1.总经理、副总经理借阅非密级档案可经过本部门档案管理人员办理借阅手续,直接提档;2.企业其它人员需借阅档案时,要经本部门主管经理同意,并办理借阅手续;3.借阅档案必需珍惜,保持整齐,严禁涂改,注意安全和保密,严禁私自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必需由行政副总经理同意方可摘录和复制,通常内部档案由本部门主管经理同意方可摘录和复制。第六条 档案销毁:1.任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料;2.若按要求需要销毁
16、时,凡属密级档案须经分管副总经理同意后方可销毁,通常内部档案,须经企业部门责任人同意后方可销毁。3.经同意销毁企业档案。档案管理人员要认真填写、编制销毁清单,由两人以上专员监督销毁。 (三)印鉴管理第七条 企业印鉴由企业综合事务部负责保管。第八条 企业印鉴使用一律由分管部门经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。如分管部门经理外出不能前批时,印章使用人员要进行电话请示,复述盖章文件内容,经同意后方可加盖印章,并做好登记。第九条 企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。第十条 企业通常不许可开具空白介绍信,证实如因工作
17、需要或其它特殊情况确需开具时,必需经分管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必需向企业汇报其介绍信用途,未使用必需交回。第十一条 盖章后出现意外情况由同意人负责。(四)公文打印管理第十二条 企业公文复印管理工作由企业综合事务部负责。第十三条 企业各部、室全部打印公文、文件,必需交综合事务部留底存档。(五)办公及劳保用具管理第十四条 办公用具购发:1.企业办公室各部门每个月25日前,各部门责任人将该部门所需要办公用具制订计划提交企业综合事务部;各项目点每三个月最终30天25日前,由各项目点责任人将该项目点所需要办公用具制订计划提交企业综合事务部;2.企业综合事务部制订各部门办公用具
18、计划及预算;经总经理审批后负责将办公用具购回,依据实际工作需要有计划于申请购置次月5日分发给各个部门,由部门责任人签字领回,其它时间一律不在发放办公用具;3.除正常配给办公用具外,特殊情况若还需用其它用具须经综合事务部经理同意方可领用;4.企业新聘工作人员办公用具,综合事务部依据部门责任人提供名单和用具清单,负责为其配齐,以确保新聘人员正常工作;5.负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支合适、用具保管好;6.负责购发办公用具人员要办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。7.办公室用具管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格根据规章制度办事,
19、不许可非工作人员进入库房。第十六条 工作服购发:工作服配给,具体遵照企业对应要求。 (六)报刊及邮发管理第十七条 报刊管理人员每十二个月根据企业要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理相关订阅手续。第十八条 报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类、登记,并分别送到相关部门。由各部门负责报刊保留、使用管理。第十九条 企业发行刊物,内容由企业刊物管理责任人进行核定印发。(七)附则第二十条 企业各部室邮发信件、邮件由部门责任人同意邮发。第二十一条 本要求如有未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需要,各部门可提出修改意见交企业综合事务部研究并提请企业批复。第二十二条 本要求从公布之日起生效。第六部分
20、 会议管理制度为了完善企业管理,愈加好地完成企业各项任务,切实实施企业经营方针,改善工作作风,提升会议质量,特制订本制度。第一条 企业会议关键有:企业例会、日常工作会议、企业职员大会、外单位在企业召开会议和业务会。第二条 企业例会:包含每日例会、月末例会、年中例会及年度总结大会。1、每日例会。企业每日早晨8:40召开例会,参与人员为办公室全体人员,会议主持由当日值日部门委派人员担任。每日例会关键是学习企业相关企业文化,普及相关知识,各部门之间协调处理当日工作事宜。2、月末例会。企业每个月末最终一周周六早晨9:00召开例会,参与人员为企业行政人员及各项目点责任人,会议主持由综合事务部委派人员担任
21、。月末例会关键是总结本月工作情况,提出工作中问题由各部门协调处理,并公布次月工作计划及任务。3、年中例会。企业每十二个月7月末最终一周召开例会,参与人员为企业全体行政人员及各项目点责任人,会议主持由综合事务部委派人员担任。年中例会关键是总结上六个月工作情况,公布下六个月工作计划及任务。4、年底大会。企业每十二个月年末选定日期召开大会,参与人员为全体管理人员及相关工作人员,会议主持由综合事务部委派人员担任。年底大会关键是总结本年度工作情况,表彰优异,制订和公布下十二个月度工作计划及任务。第三条 临时经理办公会由总经理依据工作需要安排或企业副总提议经总经理同意召开,依据会议所要研究内容确定由相关人
22、员参与。第四条 部门工作会议由各部门依据需要,经分管领导同意安排,但不得和企业例会冲突,必需时会议内容以会议纪要形式上报总经理。第五条 企业职员大会每十二个月不少于一次,具体内容由企业例会安排制订,企业综合事务部负责组织、实施。第六条 外单位在我企业召开业务会议或现场会议,由企业综合事务部协同相关部门受理安排,立即通知相关领导并做好准备工作。第七条 会议前由企业综合事务部负责通知,通知时要将会议关键议程、关键内容、需要准备会议资料通知到和会人员。并督促做好相关准备,包含会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决定决议草案;落实会场、安排好座次;准备必需用具。第八条 严格实施会议
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