OA办公自动化系统概要设计项目说明指导书.doc

办公自动化系统

概
要
设
计
说
明
书

XXXX信息产业有限责任企业
200X年7月

1引言 3
1.1编写目标 3
1.2背景 3
1.3定义 4
1.4参考资料 4
2总体设计 4
2.1需求要求 4
2.2运行环境 4
2.3基础设计概念和处理步骤 5
2.3.1概述 5
2.3.2 BS结构图 5
2.3.3系统权限图 5
2.3.4信息公布权限分析 6
2.3.5公文处理权限分析 7
2.3.6档案管理权限分析 7
2.3.7会议管理权限分析 8
2.3.10、短信平台权限分析 9
2.3.11、公共通讯录权限分析 9
2.3.17、车辆管理权限分析 9
2.4系统结构 9
2.4.1概述 9
2.4.2描述图 10
3接口设计 10
3.1用户接口 10
3.2外部接口 10
3.3内部接口 10
4运行设计 10
4.1运行模块组合 10
4.2运行控制 11
4.3运行时间 11
5系统数据结构设计 11
5.1逻辑结构设计关键点 11
5.1.1总体模块权限数据库逻辑结构 11
5.1.2个人办公模块数据库逻辑结构 12
5.1.3公文处理模块数据库逻辑结构 13
5.1.4档案管理模块数据库逻辑结构 13
5.1.5会议管理模块数据库逻辑结构 14
5.1.8短信平台模块数据库逻辑结构 14
5.1.9公共通讯录模块数据库逻辑结构 15
5.1.15车辆管理模块数据库逻辑结构 16
5.1.20信息公布模块数据库逻辑结构 16
5.2物理结构设计关键点 16
5.2.1总体模块权限数据库物理结构 17
5.2.2个人办公模块数据库物理结构图 18
5.2.3公文处理模块数据库物理结构图 19
5.2.4档案管理模块数据库物理结构图 19
5.2.5会议管理模块数据库物理结构图 20
5.1.8短信平台模块数据库物理结构图 20
5.1.9公共通讯录模块数据库物理结构图 21
5.1.15车辆管理模块数据库物理结构图 22
5.1.20信息公布模块数据库物理结构 23
6系统犯错处理设计 23
6.1犯错信息 23
6.2补救方法 23
6.3系统维护设计 23

1引言
1.1编写目标
本说明书是在充足了解系统需求分析基础上，为具体设计及编码设计准备。是具体设计和系统编码依据，同时也是和用户进行交流文档之一。
本文档读者为系统用户，软件设计师（具体设计），程序开发员，测试人员，售后技术支持人员等。
1.2背景
a. 本软件名称为：Oa办公自动化系统；
b. 办公自动化（Office Automation，简称OA）是70年代中期发达国家快速发展起来一门综合性技术。是利用优异技术，使原本由人来具体实施多种办公业务活动逐步由多种设备、多种人机信息系统来帮助完成，达成充足利用信息，降低办公成本，降低犯错率，提升工作效率和工作质量，提升生产效率目标。
伴随企业信息化建设不停深入，XXXX信息中心作为一个传统政府部门，为顺应信息化时尚，加紧本身发展，全方面提升办公效率，不失时机地提出了全方面实现企业内部办公自动化要求，并选定四川XXXX信息产业有限责任企业作为此次办公自动化软件开发商。
此次调研工作是XXXX信息中心实施办公自动化第一个阶段，也是对办公自动化系统能否成功实施含有决定影响一步。
此次调研工作是在前几次基础调研上深入，由专门从事办公自动化工作工程师和XXXX分管领导、行政工作责任人、技术责任人和各个科室、子企业相关人员共同完成
1.3定义
定义
说明
OA
办公自动化（Office Automation，简称OA）
管理员（超级管理员）
本文档中通常指OA超级管理员。拥有对本系统全权管理权限。
版块管理权限
负责系统一个或多个版块管理人
子管理员
由版块管理员分配权限对版块部分功效进行管理人。（注：超级管理员同时能对此人进行权限设置。）

1.4参考资料
列出相关参考文件，如：
a. 招标文件
b. 本项目需求分析
c. J2EE1.4编程指南。Sue Spielman,Meeraj Kunnumpurath著，电子工业出版社。
JSP实用案例教程。冯燕奎，赵德奎编著。清华大学出版社。
软件工程导论。张海潘编著。清华大学出版社。
2总体设计
2.1需求要求
请查看需求分析。
2.2运行环境
硬件环境：CPU主频2.4以上，内存2兆以上。

软件环境：windows7服务器版本 或 windows 8
JDK6.0及以上，Tomcat8.0及以上。
2.3基础设计概念和处理步骤
2.3.1概述
1、本网站采取B/S模式，便于维护和信息传输，有方便，快捷，高效优点。B/S模型图：
2、本站采取超级管理员对各管理员分配各版块管理权限，然后版块管理员向其它管理子管理员分配更具体权限，来达成管理网站目标。
3、在功效方面实现下列功效
² 可定制 组织机构、表单格式、工作步骤、文件管理体系、访问权限、打印和统计全方面提供自定义。
² 可计划 可依据单位具体情况计划系统应用。
² 可管理 工作分配和权限设置更清楚。
² 事找人 为领导和办公人员提供一个集中办理工作窗口。
² 可扩展 模块化设计，标准接口，设计开放，全方位定制，全方面支持二次开发。

办公自动化系统架构图

资产管理
资产管理功效

· 资产管理对企业内部全部有价值资产（固定资产，无形资产）进行规范化管理，实现资产申购、借用、盘点、出入库等相关功效，跟踪资产整个生命周期内使用情况，并提供多个角度对资产分析。
· 资产管理包含固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。可配置固定资产折算参数，新建、修改、降低固定资产，形成统一规范固定资产信息库，进行资产折旧处理，并可对资产情况进行统计、查询。全方面监控企业固定资产情况。
· 资产管理能够方便查询资产目前价值和历史价值，经过资产领用责任到人设计，能够明确使用责任人，有效杜绝资产流失。
· 资产管理设备仪器管理功效，可对设备仪器进行登记和使用预约，实现设备仪器使用合理统筹安排，提升设备仪器使用效率。
企业资产管理
· 资产管理由资产档案管理、使用归还管理、查询统计等功效。
· 能够使管理者随时对单位内部资产分布情况、使用情况做到一目了然。
· 经过资产领用责任到人设计，能够明确使用责任人，有效杜绝资产流失。

设备仪器管理
· 设备仪器管理对公用设备和仪器提供一个统筹管理，提升设备利用率、避免设备使用冲突。
· 经过设备使用登记、使用、归还和预约登记，实现设备合理使用安排。
· 提供设备仪器具体日程统计。
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办公用具管理
· 对办公用户采购、借用、领用进行登记和管理。
· 支持办公用具类别统计，部门统计，时间段统计。
· 支持库存报警功效。
· 领用管理：对于需要对办公用具进行领用用户，经过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用具领用全步骤管理。优异正确移动库存计算措施，可正确统计相关费用，自动完成库存增减。
· 统计查询：各级管理者可经过部门、时间段、类别等不一样口径进行对应统计查询。对于办公用具库存情况、领用情况、采购情况进行管理。有效降低库存浪费、合理监控相关费用。
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图书管理/资料管理
· 图书管理，关键管理企业图书、光盘、杂志资料等等。
· 经过系统建立资料管理档案，用户进行资料借阅在线申请、回复、借出登记、归还登记等全自动操作。
· 资料管理摆脱了传统手工管理效率低下，查找烦琐等弊端，方便了单位职员对于各类资料借阅操作，提升了内部资料利用率。
· 同时提供借阅统计、缺库登记等功效，对于资料管理工作提供了有效补充，能够快速正确了解各类资料使用情况，取得缺库信息。
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资产管理审批表单
· 资产管理审批表单关键有：
· 设备预约(申请)登记
· 会议室预约(申请)登记
· 用车申请
· 办公用具领用(申请)登记
· 借书登记(申请)

办公自动化系统模块和功效: 人事管理
· 人力资源是对组织中人事工作进行管理：括人员基础信息、履历信息管理、人员调动分配、人员信息查询统计、绩效考评、培训等。
· 人力资源管理除了传统人力资源管理功效外，更为关键是经过和其它模块协同工作，实现人力资源管理全方位化和个性化。
· 集中工作信息：在OA 办公自动化系统中，假如找到某一个职员，那么这个职员在企业内全部痕迹全部能被提取出来，比如相关文档，用户，资产，产品，服务，项目，工作任务和相关财务信息在相关权限控制下展现在你面前，为科学分析人员情况，制订人力资源策略提供强大工具。
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人事管理功效
部门管理
· 制订企业组织架构，指定架构各级责任人（经理）。
· OA 办公自动化系统支持使用企业组织架构来设计步骤、创建文件库、指定作业对象等设计，可极大提升系统灵活程度。
· 比如，用款申请需要财务经理审批，可直接指定财务部责任人，无需要指定具体经理人，这么，即使组员发生职务调动，也不会影响步骤正确实施。
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组员管理
· 管理系统组员资料，系统组员资料关键包含：登录名、密码、姓名、性别、所属部门等
· 后台系统组员用户由系统管理员注册，由系统管理员给予对应权限后方可登录进入系统
· 系统管理员有权添加、删除系统组员，也可屏蔽系统组员使用权限
· 会员可自行维护个人注册信息，可对个人注册信息进行修改和删除，如遗忘密码可在线查询密码。
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人事档案管理
· 人事档案管理全部些人事资料。
· 归口人员信息按类型部门职务、学历等分类。
· 按各部门人才分布情况，生成组织人才结构百分比，及人力资产百分比。
· 依据需要查索各类人员基础情况。
· 离职调任人员自动调整。
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人事调动管理
· 依据企业情况确定岗位职等。
· 依据组织结构确定职务职能名称。
· 作为劳动酬劳和任用、考评晋升、调配奖惩职员依据。
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考勤管理
· 考勤管理功效包含：请假、销假、销假核准、加班确定、加班核准、生成考勤统计、考勤统计查询、个人考勤信息查询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、请假类别字典维护。
· 考勤管理可生成考勤统计、考勤统计查询、职员考勤信息查询、单位考勤信息查询等。
· 考勤管理审批请假单、加班申请审批可使用定义步骤在办公事务中按工作步骤实施。
· 考勤管理能够实现和其它考勤系统数据对接（如：打卡式考勤机...）。
· 依据各部门实际性情况任意设计班次，对每日各职员考勤情况作具体记载，包含出差、加班、休假、迟到、早退等，每个月自动生成统计表，为工资计算提供考勤数据，此处，提供对不一样考勤数据接口。
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招聘管理
· 部门岗位需求登记、审批步骤。
· 公布招聘信息，以不一样职位、人数而选择不一样招聘方法把信息发出去。
· 随时显示职位空缺信息，针对不一样职位空缺，提供基础信息、职位说明、对职位具体要求、申请该职痊必备条件等管理。
· 分类建立应聘人员档案库，便于查询检索。
· 可依据自定义规则批量安排面试时间，相关人员面试后评价自动存放并汇总到人力资源部门。
· 录用人员数据自动转人职员信息库。
· 未录用人员转入后备人才库，以备以后查询。
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劳动协议管理
· 内建多种不一样协议版本，供签订，变更解除，批转。
· 劳动协议同分类统计，并转入档案等模块。
· 协议到期自动提醒。
人事审批申请表单
· 人事管理审批表单关键有：
· 请假申请和审批
· 加班申请和审批
· 调动、加薪、转正申请
· 辞职申请
· 出差登记
· 培训登记
· 岗位需求登记
职员投诉提议
· 设置职员投诉提议信箱。
· 对投诉提议自动分类，紧急情况提醒。
· 分析归类，并列出现在职员反应焦点问题。
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办公自动化系统模块和功效: 考勤管理
· 和个人考勤相结合，方便管理者查看考勤情况，掌握职员动向。
· 包含今日考勤，即查看当日人员上下班、外出、请假、出差情况；今日外出指示，即显示申请外出人员、外出原因，并进行外出申请审批；请假指示；考勤统计查询和管理；并可依据多种条件生成考勤报表和明细。
· 考勤统计可自动和工资计算结合，每个自动汇总。
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考勤管理功效
考勤统计报表
· 提供宏观面上考勤统计，对缺席请假职员、所属部门、事由、缺勤天数等进行分析方便作出对应方法
升蓝:hi-
导入考勤机数据
· 考勤功效可导入考勤机数据，支持多种常见考勤机。

办公自动化系统模块和功效: 车辆管理
· 对企业车辆建立统一信息库，并实时跟踪使用情况。包含车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护统计添加和查询等功效。
深圳升蓝

车辆管理功效

办公自动化系统模块和功效: 邮件系统
邮件系统
基于内部网邮件系统

办公自动化邮件系统模块图
· 邮件系统实现内部、外部邮件收发功效。
· 和日常使用一般Outlook、Foxmail或Gmail、MSN等常见邮件收发方法有显著不一样：本系统除了实现内、外邮件收发外，关键是实现邮件信息和内部系统事务相关联，并实现邮件信息共享。
· 使用数据库统一存放邮件，收发邮件自动和用户目录、联络人目录、订单、采购单、项目等系统内部表统计关联起来。
· 邮件系统信息共享：避免因某个组员请假或其它原因造成用户邮件丢失或工作停顿风险。
· 邮件系统工作协同：和外部邮件通常是一项事务（如报价、服务、咨询等事务），统一邮件系统能够实现事务过程跟踪、统计和协调。
· 邮件系统支持使用邮件模板和群发，模板可实现邮件内容和格式规范，群发可方便向用户或指定内部、外部对象组发送单一或批量邮件。
· 内部邮件可用于内部信息传输，和系统工作通知手段，适合企业用户上传、互传文件或信息。
· 因为强调协作共享，所以不能对邮件私密内容提供保障。
Shenzhen Hiblue Software

邮件系统功效
公共邮件管理
· 经过企业邮箱设置企业对象共用邮箱，使用OA 办公自动化系统收取公用邮件，置于共享文件夹内，使用人员可收查邮件转入自己文件夹保留。
· 公共邮件使用数据库统一存放邮件，收发邮件自动和用户目录、联络人目录、订单、采购单、项目等系统内部表统计关联起来，从而避免因某个组员请假或其它原因造成用户邮件丢失或工作停顿风险。
· 公共邮件管理可实现企业邮件统一管理，并和作业步骤关联（如能够和经办人关联），使用户来信得到立即回复、办理，从而提升业务成功率、提升服务质量。
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电子邮件模板
· 电子邮件模板有两种应用模式：
· 一个是邮件格式模板，此方法和日常使用邮件/文档模板相同。
· 另一个是按某个专题写好邮件模板，如“技术支持”、“产品报价”，发送邮件时只需要填写少许空白即可发送。
· 在模板应用中，系统可自动替换部分参数，如收件人、发件人、日期、收件单位、专题词，等，所以该方法也适适用于批量发送邮件。
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群发电子邮件
· OA 办公自动化系统支持群发电子邮件，群发时，收件人收到邮件不会显示自己以外收件人信息。
· 群发能够使用模板，系统可自动替换如收件人、发件人、日期、收件单位、专题词，等字段内容。
· 群发对象能够使用高级搜索功效，该功效还能够将结果保留下来供下次群发时调用。
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批量生成个性信函贺卡
· OA 办公自动化系统系统支持服务端绘图功效，可用来批量生成贺卡。
· 发送个性化信函或贺卡前，需要指定或上传模板，系统可自动依据对象参数（如姓名、职务等）为每个对象生成不一样标题图片或富文本格式邮件。
· 该方法也适适用于批量发送邮件。
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电子邮件转为销售机会、用户反馈
· 在OA 办公自动化系统中，收到电子邮件后，可指定对应办理事项，使邮件成为一项销售机会、一个用户反馈、一个服务请求。
· OA 办公自动化系统可依据指定作业步骤指派办理对象和办理步骤，从而提升业务成功率、提升服务质量。
· 对于不能自动分配对象邮件，业务人员能够使用竞争方法取得办理权限，系统会对业务人员办理业绩做出跟踪统计。
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电子邮件自动回复
· 能够对同一个专题邮件实施批量回复，以提升作业效率。
· 如有几封咨询邮件问询某产品价格，这种情况就能够进行自动成批回复。
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个人邮件管理
· 经过企业邮箱设置企业对象共用邮箱，使用OA 办公自动化系统收取公用邮件，置于共享文件夹内，使用人员可收查邮件转入自己文件夹保留。
· 公共邮件使用数据库统一存放邮件，收发邮件自动和用户目录、联络人目录、订单、采购单、项目等系统内部表统计关联起来，从而避免因某个组员请假或其它原因造成用户邮件丢失或工作停顿风险。
· 公共邮件管理可实现企业邮件统一管理，并和作业步骤关联（如能够和经办人关联），使用户来信得到立即回复、办理，从而提升业务成功率、提升服务质量。

2.3.2 BS结构图

DBMS

Web
层

业务逻辑层
查询,浏览,申请
处理请求
查询
结果返回
响应请求
返回信息

用户界
面层

2.3.3系统权限图
图1、超级管理员权限图
超级管理员
用户管理
板块管理
用户增删(包含板块和子管理员)
权限分配
单位管理
读/写权限
对栏目设置权限
设置栏目

图2、板块管理员权限图
板块管理员
用户管理
板块管理
用户增删(子管理员)
权限分配
读/写权限
对栏目设置权限
设置栏目

图3、子管理员权限图
子管理员
用户管理(对自己信息进行设置)
板块管理(对自己拥有权限板块里功效进行管理)

2.3.4信息公布权限分析
经过对需求分析总结，得到信息公布模块包含到权限问题以下图示：
信息公布模块权限图
信息公布模块权限
公布权限
网站管理权
系统管理权

相关权限描述：
1、公布权限：拥有某个栏目公布权限子管理员能够在这个栏目公布信息。（注：超级管理员和信息公布板块管理员默认拥有这个权限，能够删除。子管理员默认没有这个权限。）
2、网站管理权：拥有这个权限人能够对网站进行管理，包含网站栏目标设置同时设置子管理员对这个板块公布权限，网站连接管理等等，请见需求分析信息公布模块层次方框图。（注：超级管理员和信息公布板块管理员默认拥有这个权限，能够删除。子管理员默认没有这个权限。）
3、系统管理权：拥有这个权限人能够分配这个板块板块管理员还能够对本板块参数进行设置。
2.3.5公文处理权限分析
2.3.6档案管理权限分析
自然语言描述：本板块还是包含到超级管理员、板块管理员、子管理员权限。(基础上以下各个模块全部包含到这个权限，在下面将不再描述，见信息公布权限分析)。档案管理包含目录、档案、卷内权限方面设计。权限方面包含：查看权限，管理权限。板块管理员创建根目录，同时给根目录设置子管理员（能够设置此管理员是否统一下级目录管理权限）。
术语定义表
定义
说明
查看权限
包含目录、档案、卷内查看权限
管理权限
对目录、档案、卷内创建、编辑、删除权限
统一下级目录管理权限
对下级目录统一为全部些人全部能管理（注：这里全部些人是指拥有上级目录权限人）
档案管理权限图
档案管理
查看权限
管理权限
目录查看权限
档案查看权限
卷内查看权限
目录管理权限
档案管理权限
卷内管理权限

注：拥有目录查看权才能拥有下级档案查看权、拥有档案查看权才能拥有卷内查看权。
管理权也是一样。
2.3.7会议管理权限分析
自然语言描述：会议管理权限分为会议申请权限、会议管理权限、会议查看权限，各自定义以下图：
定义
说明
会议申请权限
能够申请会议
会议管理权限
能够管理会议，对向自己申请会议进行同意，只能查看向自己申请会议
会议查看权限
能够查看全部会议
板块管理员指定这些权限到子管理员。会议申请权限人向会议管理权限人提出会议申请请求。会议管理权限人能够同意向自己申请会议。拥有会议查看权限人能够查看全部会议。
会议权限功效示图
会议申请人
会议同意人
会议查看人
自己申请会议
自己同意会议
全部同意会议
自己还未批会议
全部还未批会议

2.3.10、短信平台权限分析
短信平台板块管理员给用户增加发信息虚拟货币，给其它人员分配本板块管理权限。设置透支方面信息。
2.3.11、公共通讯录权限分析
板块管理员添加本板块子管理，她们能够添加删除公共通信录里面东西。个人自己管理自己个人通信录。2.4系统结构
2.4.1概述
本节用一览表及框图形式说明本系统系统元素（各层模块、子程序、公用程序等）划分，扼要说明每个系统元素标识符和功效，分层次地给出各元素之间控制和被控制关系.
本系统分为19个模块，这19个模块系统管理员能够分配到不一样大分类下面（大分类可自己定义）。
2.4.2描述图
图1、分类示例图
个人办公
站点管理
等等。。。。
个人办公
信息公布
短信平台
电子刊物

等等。。。
等等。。。

3接口设计
3.1用户接口
说明将向用户提供命令和它们语法结构，和软件回复信息。
3.2外部接口
说明本系统同外界全部接口安排包含软件和硬件之间接口、本系统和各支持软件之间接口关系。
3.3内部接口
说明本系统之内各个系统元素之间接口安排。
4运行设计
4.1运行模块组合
说明对系统施加不一样外界运行控制时所引发多种不一样运行模块组合，说明每种运行所历经内部模块和支持软件。
4.2运行控制
说明每一个外界运行控制方法方法和操作步骤。
4.3运行时间
说明每种运行模块组合将占用多种资源时间。
5系统数据结构设计
5.1逻辑结构设计关键点
给出本系统内所使用每个数据结构名称、标识符和它们之中每个数据项、统计、文卷和系标识、定义、长度及它们之间层次或表格相互关系。
5.1.1总体模块权限数据库逻辑结构

5.1.2个人办公模块数据库逻辑结构

5.1.3公文处理模块数据库逻辑结构
5.1.4档案管理模块数据库逻辑结构

5.1.5会议管理模块数据库逻辑结构

5.1.8短信平台模块数据库逻辑结构

5.1.9公共通讯录模块数据库逻辑结构

5.1.15车辆管理模块数据库逻辑结构

5.1.20信息公布模块数据库逻辑结构

5.2物理结构设计关键点
给出本系统内所使用每个数据结构中每个数据项存放要求，访问方法、存取单位、存取物理关系（索引、设备、存放区域）、设计考虑和保密条件。
5.2.1总体模块权限数据库物理结构

5.2.2个人办公模块数据库物理结构图

5.2.3公文处理模块数据库物理结构图
5.2.4档案管理模块数据库物理结构图

5.2.5会议管理模块数据库物理结构图

5.1.8短信平台模块数据库物理结构图

5.1.9公共通讯录模块数据库物理结构图

5.1.15车辆管理模块数据库物理结构图

5.1.20信息公布模块数据库物理结构

错误！未找到索引项。5.3数据结构和程序关系
说明各个数据结构和访问这些数据结构形式:
6系统犯错处理设计
6.1犯错信息
用一览表方法说朗每种可能犯错或故障情况出现时，系统输出信息形式、含意及处理方法。
6.2补救方法
说明故障出现后可能采取变通方法，包含：
a. 后备技术说明准备采取后备技术，当原始系统数据万一丢失时启用副本建立和开启技术，比如周期性地把磁盘信息统计到磁带上去就是对于磁盘媒体一个后备技术；
b. 降效技术说明准备采取后备技术，使用另一个效率稍低系统或方法来求得所需结果一些部分，比如一个自动系统降效技术能够是手工操作和数据人工统计；
c. 恢复及再开启技术说明将使用恢复再开启技术，使软件从故障点恢复实施或使软件从头开始重新运行方法。
6.3系统维护设计
说明为了系统维护方便而在程序内部设计中作出安排，包含在程序中专门安排用于系统检验和维护检测点和专用模块。 各个程序之间对应关系，可采取以下矩阵图形式；