装饰工程公司行政管理制度汇编样本.doc

四川祥和园装饰工程

行
政
部
管
理
制
度
汇
编

二OO三年一月

目 录

职位说明书………………………………………… 第3页
行政部经理………………………………………… 第4页
行政部文员………………………………………… 第7页
行政部采购………………………………………… 第8页
行政部司机………………………………………… 第9页
管理要求 ………………………………………… 第10页
考勤管理制度…………………………………………第11页
会议管理制度…………………………………………第14页
办公室规范管理制度…………………………………第17页
印章管理制度…………………………………………第19页
协议管理制度…………………………………………第20页
书籍管理措施…………………………………………第23页
电话及传真管理制度…………………………………第24页
物资采购管理制度……………………………………第25页
物资入库及库存管理制度……………………………第27页
物品领用管理制度……………………………………第28页
司机行车及工作管理制度……………………………第30页
车辆肇事管理措施……………………………………第32页
清洁卫生管理制度……………………………………第34页
奖惩制度………………………………………………第35页
档案保密制度…………………………………………第28页
行政部管理制度汇编

第一章 职位说明书
第一章 职位说明书

行政部经理

一、基础资料
职位名称
行政部经理-樊春梅
定员人数
1人
直属上司
总经理
直接下属
行政部职员
二、工作概要
处理企业行政事务和对外联络事务，充足发挥行政部协调、服务和管理功效。协调企业内部各部门、办公室各职能主管之间和企业外部和政府相关部门、小区相关方面之间关系；负责企业行政部日常工作；落实实施上级指示决议，检验督促各部门工作落实情况；做好后勤服务工作。
三、岗位职责
1. 全方面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制订本部门每十二个月、每个月和每七天工作计划。
2. 管理行政部人员编制。
3. 负责制订企业行政规章，经总经理签发后督促各部门落实实施，并注意搜集实施情况，从企业实际出发，不停完善企业规章制度。
4. 负责联络企业各部门工作进展情况，注意搜集各方面意见、提议、优异事例和存在问题，并向总经理汇报。
5. 负责协调企业各部门之间关系，努力发挥企业整体组织优势。
6. 负责安排、督导办公室各职能主管工作，确保办公室各项功效有效发挥。
7. 负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。
8. 依据总经理指示，负责安排企业各类会议，做好会议统计，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或相关决议，检验会议精神落实落实情况，并立即编写企业大事记。
9. 负责起草、修改以企业名义送发各类公文函件、请示、汇报等。
10. 指导和督导办公室相关人员做好企业文件及关键档案资料编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。
11. 根据总经理指示搞好专题调查研究，拟写调查汇报，为总经理提供决议依据。
12. 负责拟写企业阶段性工作总结和工作计划，编制行政开支预算。
13. 严格管理和使用印章、介绍信，需经签字同意并进行登记后方可用印。
14. 组织做好函电收发、书籍报刊征订和保管工作。
15. 负责对外协议审核盖章及对外事务协调，审查企业内部文件、统计及内刊。
16. 管理企业车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。
1． 组织和安排企业活动。办理经同意企业职员暂住证、保险福利。
2． 管理企业职员及住房，管理环境卫生，负责企业防火、防盗及交通等安全管理工作。
3． 安排外贵来宾住宿。
4． 组织落实企业相关创建文明单位和文明班组计划和布署，抓好企业两个文明建设。
5． 负责联络政府相关部门和小区相关方面关系，搞好对外合作，并依据总经理要求参与相关社会活动。
22．认真完成总经理交办其它工作。
四、职权要求

1． 有权向企业各部门索取必需资料和问询各部门工作情况。
2． 有权检验督促对总经理指示落实实施情况。
3． 有权催促各部门按要求完成企业下达工作任务。
4． 有权催促各部门立即做好文件和资料立卷、归档工作。
5． 有权按总经理指示，协调各部门之间工作关系。
6． 有权安排、调度公车使用。
7． 对各部门以总经理办公室名义起草文件有审核和校正权。
8． 对不符合要求，或质量不高、效果不大文件、资料，有权拒绝打印发放。
9． 对要求各部门主管参与会议，有综合平衡或精简压缩权力。
10.有权依据总经理指示，对办公用具、用具标准化进行检验、督促。

五、职责要求
1． 对得悉企业出现重大异常情况后未立即向总经理反应，以致造成重大损失负责。
2． 对总经理办公室行文差错，搜集和整理资料失实而造成后果负责。
3． 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。
4． 对公文、函件、报刊传输不立即，或发生误传现象，影响工作负责。
5． 对印章、介绍信管理不严或使用不妥而造成不良后果负责。
6． 对下属工作质量造成不良影响负责。
7．对未立即依据企业方针目标相关要求，编制好本室方针目标或未立即检验和落实负责。
六、注意事项
1． 要认真学习政府相关建筑装饰、房地产管理政策法规，了解《企业法》基础内容，掌握相关业务基础知识和专业管理知识。
2． 在对外关系中要四处注意维护企业声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家尊严。
3．不停提升自己思维判定、组织协调、语言文字和应变处理等方面能力。

行政部文员
一、基础资料
职位名称
行政部文员
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属

二、工作概要
依据行政部经理指示，负责搜集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。

三、岗位职责
6． 负责前台接待、登记、引见、接送来访来宾。
7． 负责接转电话，做好电话统计。
8． 负责企业书籍、电子文件、报刊整理、搜集、分类、编号、保管工作。要求搜集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，立即督催促归还。
9． 负责文件、资料打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、正确、立即。
10． 负责请假及加班申报单保管、汇总、造表。
11． 熟悉各类物品品种、性能、规格、物价，掌握库存物品使用情况。
12． 负责办公用具、电脑耗材等物品库存保管工作，熟悉各类物品品种、性能、规格、物价，多种用具、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。推行领用签字登记手续。
13． 保管、登记和按要求发放企业办公文具和器材。
14． 负责传真收发和登记。
15． 管理饮水，登记、发放水票。
16． 负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发觉故障，立即通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。
17． 负责监督打卡和汇总考勤。
18． 每个月对企业物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式上报。
19． 完成领导交办其它工作，做好其它部门帮助工作。

六、注意事项
a) 在工作中要谦虚谨慎，勤备扎实。
要坚持标准，秉公办事，遵守纪律，严守企业机密。
行政部采购

一、基础资料
职位名称
司机
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属

二、工作概要
负责各类办公用具、劳动保护用具和工程部备品备件日常采购。
三、岗位职责
10． 汇总各部门主管和仓库保管员填制《采购计划清单》，经上报领导审批后立即进行采购。
11． 严格实施货物验收入库制度，确保货物品种、规格、质量、数量和请购要求相符，和发票内容相符。
12． 严格实施财务报销制度。采购后立即办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。
13． 认真做好采购统计，对计划表上采购不到物资要立即向需用部门、仓库保管员说明情况，提出处理措施。
14． 广泛搜集和本企业相关各类产品信息（包含搜集各类材料供给商、办公用具、电脑耗材厂商价格表等），立即提供给工程部、设计部及相关使用部门参考。
15． 坚持“货比三家”和“质优价廉”标准，既确保质量又节省支出。
16． 常常主动了解库存情况，立即做好各类物品补缺，避免供给中止。
8．对于管理上急需物品，即需即购，确保供给，但采购手续要完备。
9．完成领导交办其它临时性工作。
六、注意事项
7． 工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障精神。
8． 以企业利益为重，不利用职务之便谋取私利。
3．要熟悉商品市场，经过比较选择信誉好供给商，建立良好合作关系。

行政部司机

一、基础资料
职位名称
司机
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属

二、工作概要
确保公车正常、合理使用和出行安全。
三、岗位职责
3． 确保企业业务部门用车立即出行和安全。
4． 按要求用车，用车人在出行前认真填写《派车统计单》，包含行程、用车原因、估计时间、返还时间等项。经行政部经理同意后，司机方能出行（临时、紧急情况除外）。
5． 车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检验车辆安全情况（油、水、电），以确保车辆正常运行。
6． 对自己所开车辆多种证件有效性应常常检验，出车时一定确保证件齐全。
7． 外出行车时，如不能立即返回，行车司机需立即通知企业行政部，以利调度。
8． 认真填写每日行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日志作为油费、路桥费、餐费报销依据，不然费用不予报销。
9． 确保企业用车立即及贵宾接送用车。
10． 负责使用车辆保管及日常清洗、维护、保养工作。
11． 具全办理车辆年检、年审、保险、维修并和管理部门联络。
六、注意事项
a) 司机人员接送贵宾及人员，应含有基础礼貌礼仪，以将客人、贵宾送至目标地大门口为标准，不得将车辆未驶进目标地即让客人下车步行。
b) 车内不准吸烟。本企业职员在车内吸烟时，应有礼貌地阻止；企业外用户在车内吸烟时，应婉转通知本企业陪同人，但不能直接阻止。
c) 不准酒后驾车。
d) 遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。
e) 确保通讯联络设施通畅，以方便企业领导随时调遣。
f) 妥善保管车辆资料。

工程部管理制度汇编

第二章 管理要求
第二章 管理制度

考勤管理制度

第一条 本企业除各分部、各小区项目组外，其它部门均实施天天8小时、每七天40小时，周六周日休息工作制。
作息时间：
夏季：星期一至星期五8:30——17:30，午休12:00—13:30
冬季：星期一至星期五9:00——18:00，午休12:00—13:00
分部和小区项目组：每七天工作六天，由分部经理安排休息时间（周六、周日必需上班）设于装饰市场中设计分部上下班时间应和所在装饰市场营业时间一致。人力资源部不固定地抽查某个分部职员在岗情况。午餐时间：11:45—12:45。
精品设计室上下班时间同企业要求。
第二条 职员上下班时必需签到、签退。总部职员在行政部签，分部设计师、业务人员在分部经理办公室签，遇公事外出迟到企业，提前向行政部经理或直属分部经理说明。
第三条 职员考勤包含迟到、早退、事假、病假、旷工。
迟到：上班时间开始后1小时以内未到岗者。如电话请假经分部经理同意后补办手续，计半天事假；未请假者计旷工半天。
早退：下班时间结束前1小时内提前离开企业者。下班提前1小时以上离开、经分部经理同意，按事假计；未请假者计旷工。
旷工：上班时间开始后1小时以上未到企业者，下班时间结束提前1小时以上离开企业者；超出迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假，记半天至一天旷工；以去工地、处理用户事宜等为由未到企业上班，经查不实，假期届满未续假不到岗者；代人签到、签退或伪造出勤统计者，经查明双方均按旷工论处。
病假：提前以口头或书面形式通知人力资源部（视病情严重程度决定请假形式），设计师病假在一天以内由分部经理同意，登记考勤表，两天以上报人力资源部同意。病假结束后需到行政部进行销假，销假时必需出具医院证实、就医统计和买药发票，不然按事假处理。
事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或分部经理同意后方可休假，报人力资源部立案；特殊情况不能提前请假，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签署意见报企业人力资源部同意后方可按事假处理；未按上要求办理，均按旷工处理；年度内累积事假超出15天，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超出30天，给予解聘。
第四条 违反劳动纪律要求：
1．迟到、早退：
次数
第一次
第二次
第三次
第四次
第五次
罚款
20元
30元
50元
按旷工一天计
解聘
旷工：
① 旷工一天以内，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；
② 旷工两天或以上解聘，视为自愿放弃全部未结款项。
2．事假：
1． 当月事假累计不超出三天：当月工资=全额工资—全额工资/26天×事假天数=全额工资/26天×出勤天数；
2． 当月事假累计为四天或以上：当月工资=产值工资—产值工资/26天×事假天数=产值工资/26天×出勤天数。
3．病假：
1． 当月病假累计不超出三天：当月工资=产值工资—（等级工资+补助）/26天×病假天数；
2． 当月病假累计为四天或以上：当月工资=全额工资/26天×出勤天数。
4．自动离职：自动离职，视同放弃全部未结款项。
5.节假日依据国家相关要求实施，分店依据轮休表实施。
6．婚假
i. 凡经过试用期职员，凭结婚证可享受五天有薪婚假。
ii. 婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。
7．丧假
职员真系亲属（指配偶、儿女、父母、配偶之父母、弟兄、姐妹）逝世，可申请三天有薪慰唁假。
8．分娩假
凡符累计划生育要求并在企业工作十二个月以上女职员，凭医院证实，经企业人力资源部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。
9．有薪年假
工作1年以上、无其它不良统计，一般职员每十二个月享受年假3天，主管级人员享受年假5天，经理级及以上级她人员享受年假7天。工作2、3年以上者，以这类推。
10．加班
第一条 企业不提倡加班，因工作应急需加班者，须提前通知行政部，并填写《加班统计》，设计师取得分部经理同意后方可加班。
第二条 加班费均在效益工资中表现。
第五条 附则
1、 本《考勤管理制度》解释权归行政部。
2、 本制度自二OO三年一月一日起施行。

会议管理制度

会议是企业议事、决议关键方法，是确保企业正常运行必需手段。会议目标在于集思广益，促进沟通，统一思想，提升行动能力，进而处理问题。过多会议肯定造成形式主义、官僚主义，既耽搁工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。所以，必需加强对企业会议管理，精简数量，讲求质量，提升会议效率，为此，特制订本制度。
第一条 会议组成
企业会议由董事会会议、企业例会、专业会议、部门会议（设计师会议）及其它会议组成。
第二条 会议内容
i. 董事会会议：每个月最少召开一次，由企业董事长主持，参与人员为企业股东、总经理、副总经理等关键领导组员。
会议内容：
a) 讨论、制订企业一定时期经营策略。并就一定时期工作事项做出研究、决议、布署和安排。
b) 研究、分析企业在近期在经营发展中出现重大情况和关键问题，并制订处理方法和方案。
c) 研究制订总业务目标、长久、近期计划及实施计划。
d) 评定各部门工作表现，检验及修正各经理及其所属人员委任。
e) 布署各部门工作，并给予支持引导。
ii. 企业例会：每七天召开一次，每七天一下午4点举行，由总经理主持，参与人员为企业总经理、副总经理和部门经理、店面经理、主管及其它管理人员。
会议内容：
①总经理传达董事会会议精神，落实落实做出决议、安排。
②部门经理汇总本周工作情况，汇报成绩，指犯错误，并提出改善方法，和需请总经理或其它部门协调处理问题。
③各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤和完成日期。
④由总经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作关键点，进行部署和安排。
iii. 专业会议：即企业各部门工程技术、业务综合等会，依据具体需要不定时举行。由具体分管副总经理同意，主管部门经理负责组织，参会人员为相关部门人员及专业技术人员。
iv. 部门会议：每七天最少举行一次。由部门责任人或具体分管副总经理主持。
市场部会议：每七天五下午4点举行，参会人员为分管市场副总经理、统装部经理、分部经理、设计总监、业务主管和设计主管。工程建设部会议依据需要另行确定。
会议内容：
a) 汇报本周工作进展情况，分析、处理本周工作中出现问题。（如某关键用户设计方案到何进度、某协议推行进展到何步骤等）。
b) 提出下周工作计划和需请其它部门协调处理问题。
c) 由具体分管副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作关键点，进行部署和安排。
v. 设计师工作会议
主旨：向设计师，分部领导宣传企业文化、企业理念，加强分部、设计师和各部门沟通了解，提升设计师签单力度。
时间：每七天五早晨9:30举行，主持人为分部经理。
和会人员：分部经理、主任设计师及分部设计师。设计总监不定时参会。
会议内容：
1. 介绍企业经营管理动态及行业动态。
2. 由企业相关部门介绍本部门工作职责、工作步骤及和各分部交叉工作及最近工作情况。（设计师对其它部分工作发表意见和提议。）
3. 设计师对其它部门工作发表意见和提议。
4. 总结本月各设计分部设计师工作情况，针对设计师出现问题，提出企业处理意见。
5. 听取设计师对企业工作意见和提议，并给对应回复。
vi. 业务人职员作会议（待定）
vii. 其它会议：突发事件、重大问题等需临时开会处理，由事件主管部门组织临时召开。
第三条 会议安排
ii. 董事会会议及企业例会：由行政部提前将会议内容通知参会人员，专业会议、部门会议、设计师、业务人职员作会议及其它会议由部门召集人通知。
iii. 会议主持人和召集部门分别做好相关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案等材料，落实会场，备好茶水、奖品、纪念品等。
iv. 会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求讲话。讲话人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应立即提醒，言归正传，把握全局。在必需延长会议时间时，应取得参会者同意。
v. 会后两天之内整理、公布《会议纪要》或《会议统计》。董事会会议、企业例会由总经理助理整理统计，部门（班组）会议由部门责任人指定人员统计，专业会议由参会部门整理统计，《会议纪要》或《会议统计》发放后，报行政部立案一份。
第四条 会议要求
1． 开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。
2． 参会者提前拟好会议讲话提要，讲话时简练明了，严格遵守会议限定时间。
3． 会议参与者在会上要畅所欲言，各抒己见，许可持有不一样见解和保留心见。但会上一旦形成决议，不管个人同意是否，全部应认真落实实施。
4． 严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
5． 控制会议人数，和会议内容无关者，无须参与会议。
6． 控制会议时间，企业会议时间为2——3小时；部门通常会议时间为30——60分钟。
7． 会议期间，和会人员关闭手机或呼机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。
8． 会议结束时，主持人要和全体参与人员确定会议结论。
9． 参与会议人员不许可迟到，迟到者按企业考勤制度给予处罚。确因急事不能参与者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。
第五条 此要求自二OO三年一月一日起实施，解释权归行政部。

办公室规范管理制度

为使企业办公管理及文化建设提升一个新层次，特制订以下管理制度。
第二条 仪表规范
1、 总体要求：得体、协调、整齐、大方。
2、 职员上班必需佩戴企业胸牌，胸牌应佩戴在左胸前合适位置处。
3、 头发洁净，梳理整齐，男职员头发不过耳，不得留胡子；女职员头发整齐，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型。
4、 衣饰熨烫平整、挺括、洁净整齐，领带正挺。
5、 皮鞋亮净。
6、 女职员上班提倡化妆，饰物佩戴适当。
第三条 办公室规范
1、 办公桌：桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不许可放其它物品。
2、 辅桌：放文件夹、少许工具书、工作统计本。
3、 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
4、 电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
5、 垃圾篓：罩塑料袋，置于办公桌下右前角。
6、 报刊：必需放上报架，或阅毕后放入办公桌内；
7、 饮水机：放指定地点，不得随意移动。
第四条 语言规范
1、 交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；
2、 电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！祥和园装饰”。请问，谢谢，再见。
3、 接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打搅您，好，行。
第五条 行为规范
1、 坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；
2、 上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做和工作无关事情；
3、 为保持地毯洁净，不在办公室就餐。
4、 接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。
5、 不利用企业电脑上网聊天，打游戏，做和企业无关事，发觉一次，罚款20元。
6、 上班时间尽可能不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。
7、 吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。发觉一次，罚款20元。
8、 依据《清洁值日轮番表》，值日人员必需按要求打扫办公室清洁卫生。
9、 纸杯是为用户提供，故企业职员不得使用企业纸杯，饮水者自带水杯。
严守考勤制度，不得代人签到、签退。
10、 节省用水、用电，最终一个离开企业者检验水、电、气是否根本关闭。
11、 不将企业烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。
12、 珍惜企业花草树木，不得人为损坏。
第六条 自制度自二OO三年一月一日起实施，解释权归行政部。

印章管理制度
印章是文件生效、记载凭证，是权威象征，是企业经营管理活动中行使职权、明确企业多种权利义务关系关键凭证工具。印章管理，关系到企业经营管理活动开展，甚至影响到企业生存和发展，为预防无须要事件发生，维护企业利益，制订本制度。
(1) 印章定义：本制度中所指印章是指企业发行或管理文件、凭证文书等和企业权利义务相关文件，因需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用印章。
(2) 印章使用范围：
a) 企业章：以企业名义向企业向外发出公函、文件、资料及介绍信用章。
b) 部门章：刻有企业部门名称印章。
行政部章：就相关行政、人事、后勤等方面业务代表企业用章。
财务部章：就有计划、财务等方面业务代表企业用章。
c) 协议专用章：以企业名义签署协议、协议和相关会议纪要等。
d) 职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及署名印章。
(3) 印章使用要求
a) 对企业经营权有重大关连、包含政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构以企业名义行文，盖企业章。
b) 企业对外签署装饰装修协议、工程施工协议、材料采购等协议，盖协议专用章。
c) 以企业名义对国家机关团体、企业核发证实文件，及各类规章典范核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。
d) 各部门于经办业务权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人行文和收发文件时，盖部门章。
(4) 印章保管
1、企业章、行政章、协议专用章由行政部经理保管，财务章由财务部经理保管，职衔签字章由个人保管。
2、各类印章保管人负责保管，如有丢失、损毁或被盗情况，应快速向总经理汇报，并由保管人负全责。
3、印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。
(5) 印章使用
a) 用印前，先填写《印章使用记录表》，写明盖印用途，签字后方可用印。
b) 印章通常不许可带出企业，特殊情况需经印章保管人同意后方可带出。
(6) 印章更改、废止，由董事会研究后决定。本制度自二OO三年一月起实施。
协议管理制度

为规范协议管理工作，避免和降低因协议管理不妥造成损失，依据国家相关法律、法规要求，结合本企业实际情况，制订本制度。
i. 企业协议包含：
a) 企业和用户签署装饰、施工工程协议。
b) 企业和材料供给商、物品供给商、印刷制作商、广告推广商签署合作、合作协议。
c) 企业和职员签署劳动协议。
ii. 协议起草　
a) 由项目责任人负责起草，凡有国家印制专业规范协议，应优先采取。
b) 语言应严谨、简练、正确，意思表示清楚，不模棱两可，令人产生歧义。
c) 协议文本应该正式打印或印刷制成。协议文字除标准用二号黑体外，其它文字内容统一用小二号宋体。
d) 协议中术语、特有词汇、关键概念应设专款解释。
e) 同中包含数字、日期时须注明是否包含本数。
iii. 全部协议签定，均应含有以下内容：
a) 协议各方法定名称、地址、邮政编码、联络电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联络方法；
b) 签约目标和依据；
c) 协议标；
d) 数量和质量，包含检测标准和方法；
e) 价款或酬金，包含支付方法；
f) 推行地点、期限和方法；
g) 争议处理方法；
h) 违约责任；
i) 变更或解除条件；
j) 依据法律或协议性质必需含有条款或双方当事人共同认为必需明确条款；
k) 正副本份数、存放地点；
l) 生效时间和条件；
m) 约定联络方法；
n) 签约各方开户银行及账号；
o) 签约各方公章或协议专用章；
p) 法定代表人或代理人签章。
q) 当事人协商一致修改、补充协议文书、电报、电传、图表等是协议组成部分。
iv. 协议审查
i. 协议对方主体资格及资信审查，由负责签定协议当事人进行了解和审查。包含：
① 主体资格正当：含有经年检营业执照，其核载内容和实际相符；
② 欲签协议标应符合当事人经营范围，包含专营许可，应含有对应许可、等级、资质证书；
③ 由代理人代签协议，应出具真实、有效法定代表人身份证实书、授权委托书、代理人身份证实；
④ 含有对应履约能力：含有支付能力或生产能力或运输能力等。必需时应要求其出具资产负债表、资金证实、注册会计师签署验资汇报等相关文件；
⑤ 含有履约信用：过去三年重协议、守信用，无违约事实，现时未包含重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
2．协议对方当事人履约能力或资信情况有瑕疵，不应和其签署协议；必需签署协议时，应要求其提供正当、真实、有效担保。其中，以确保形式作出担保，其担保人必需是含有代偿能力独立经济实体，并应对担保人适用前款要求进行审查。
3．业务协议审查，由市场部副总经理和行政部经理共同审核。包含工程技术，由工程部副总经理和行政部经理共同审核。审查内容包含：
b) 无损本企业商誉、商业秘密及其它利益。
c) 市场需求情况属实，估计可靠、合理，投入产出核实经济、正确。
d) 工程技术依据真实、可靠；技术方法完备、可行；技术标准和参数科学、真实、可行。
e) 经济效益或社会效益含有真实性，含有可操作性。
f) 价款、酬金确实定正确合理、正当；资金结算、酬金支付方法明确、具体、正当。
g) 内容正当，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容。
h) 　条款齐备、完整；
i) 文字正确，逻辑清楚，无语病，不使用模糊、易产生歧义词句。
v. 协议签定形式
i. 除即时清结者外，一律采取书面形式。
ii. 凡有国家或行业标准示范文本，应该优先适用。
iii. 协议一式两份，企业和另一方各保留一份。
vi. 关键、或标额较大协议谈判，应有法律顾问和经济技术等专业人员参与。
vii. 协议保管
1． 和用户签定装饰施工协议，协议当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。
2． 和合作单位签定材料采购、合作协议，协议当事人签定后，交行政部统一分类登记编号，行政部登记后，交财务部会计统一保管。
3． 企业和职员签定协议，行政部统一登记编号，并负责保管。
viii. 协议借阅
a) 协议当事人或和推行协议相关企业人员，需借阅协议者，在具体保管协议部门签字登记后方可借阅。
b) 凡和协议无关，因工作需要借阅协议者，除在具体保管协议部门推行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理同意后方可借阅。
ix. 本制度自二OO三年一月一日起实施。解释权归行政部。

书籍管理措施

本企业书籍，泛指设计，工程，策划，财经管理，杂志刊物及其它由企业出资购置书籍。
一、购置
① 部门经理依据工作需要，向行政部提出购置申请，并填写《书籍购置申请表》。
2． 行政部经理审核，签字同意后，部门经理方可购置。应急购置，最少应取得行政部经理口头同意。
① 《书籍购置申请表》一式二份，行政部留存一份，购置部门经理处留存一份。
二、报销
a) 书籍购回后，购置人将收银条、发票、收据等相关票据交行政部书籍管理员。
b) 行政部书籍管理员依据收银条金额，清点实际购置数量，填写《入库单》，并输入电脑备份，将《入库单》返回购置人。
3． 购置人填写《费用报销单》，持《入库单》、收银条、发票、收据等相关票据，经行政总监签字后，方可到财务部报销。
二、借阅
1． 借阅程序
① 企业职员借阅，需在《书籍借阅记录表》上签字，认真填写借阅细目。归还时，推行销借手续。
② 非企业职员借阅，除推行上述手续外，还必需打借条，并取得行政部经理签字同意。
2． 借阅制度
① 按时归还书籍刊物，不得无故延期归还。全部书籍借阅期限不超出30天。
② 不得损坏书籍刊物。归还时发觉书籍有破裂、缺页等情况，处以罚款10元/次。
③ 不得在书籍上乱作标识，随意涂画。违者处以罚款10元/次。
④ 不得有意弄脏书籍刊物。违者处以罚款5元/次。
⑤ 不得在书籍借回家后，又转借她人。因复制、拷贝等引发版权争议，将由借阅者负担责任，企业概不负责。
第三条 本措施自二OO三年一月一日起施行。

电话及传真管理制度

1、标准上不准许拨打长途电话，如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后，方可拨打，需登记通话时间，并从每个月工资中扣除；
2、严禁用企业电话打信息台、私话、或联络私人业务；
3、接听电话时，应使用一般话：“您好，祥和园装饰工程企业！”如当事人不在，应通知对方，“请问有什么事，需要我帮助或转告吗？”如对方有事需转告，应做好相关统计，方便查询；
4、在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话统计并立即转告，以免影响正常工作；
5、标准上企业传真由专员指定接收及发送，包含到机密内容应妥善保管；
6、在接发传真时，应做好登记工作，并立即把传真内容交由当事人，如当事人不在，应保留好传真文件。
7、各部门及分企业对本部电话和传真机应保持通畅、完好，有问题立即维修，以免影响工作。

物资采购管理制度

为确保企业物料用具供给立即、正常，规范采购用具程序，特制订本制度。
i. 本企业采购物资用具包含：
1． 企业固定资产及低值易耗品；
2． 办公用具、电脑耗材等用具用具；
3． 工程部材料用具（另行要求）。
ii. 采购程序：
每个月26日各部门上报下月办公用具、电脑耗材、工具用具《物资采购月计划表》到采购员处；
采购员预算下月采购金额，依据物资库存现况填写《库存物资数量表》和各部门上交《物资采购计划表》于行政部经理；
行政部经理依据各部门库存物资进行审核，金额在 元以内办公用具，由行政部经理签字同意；金额在 元以上，由总经理签字同意。
总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额；
财务部备留1份后， 将剩下2份已同意之计划分别交行政部和采购员处；
行政部经理按计划安排实施采购。
采购员依据轻重缓急完成当月之采购计划。
iii. 临时应急采购
1．应急采购，必需含有以下条件：
部门经理核实无误，行政部经理签字同意；
确定物品（材料或工具）属应急必需品，经检验维修，仍不能正常工作。
2．采购步骤：
应急采购部门填写《请购单》交部门经理核实；
部门经理核实无误，金额在 元以下，交行政部经理签字同意；金额在 元以上，交总经理签字同意；
签字同意后交财务部，财务部备份1份，另2份分别交行政部和采购员。
3．采购员持已同意之《请购单》立即采购回物资。
iv. 说明
1．《物资采购计划 月报表》。一式三份，采购员（行政部）1份，财务部1份，部门1份。
2．《物资库存数量表》一式三份，行政部经理1份，库存1份，财务部1份。
3．《请购单》一式3份，库管兼采购1份，财务部1份，部门1份。
v. 本制度自二OO三年一月一日起实施。解释权归行政部。
物资入库及库存管理制度

为了企业愈加好发展需要，加强财务管理，提升核实质量，规范商品入库、出库手续，确保企业商品物资安全完整，切实提升各部门工作效率，特制订商品入库、出库制度，请务必遵照实施。
企业所购、所领一切商品，必需办理商品入库、出库手续。
企业所购一切商品，应办理商品入库手续。当日购货必需当日入库，不能延误。入库单一式三联，第一联存根联由库房留存登记商品入库帐，第二联用户联交用户和财务对账，第三联记帐联交企业财务记帐。填写入库单应写明商品产地、规格、单位、单价、数量等，假如商品由市场直接购进则由购进者办理商品入库手续，假如商品由供货方送货到企业，库房则应将用户联交供货方到财务对帐；假如商品由供货方发货到企业，则由验货人或相关部门经办人办理商品入库手续。库房将用户联和记帐联交购进者到财务报帐或统一交到财务记应付帐款。
企业所出一切商品，应办理商品出库手续。出库单一式二联。第一联存根联由库管留存登记商品出库帐，第二联记帐联交到财务记帐。
库管员应定时依据商品入库、出库单据，作好商品进、销、存电脑帐、手工帐。并常常检验帐实是否相符。
计划采购物资入库时需附 “发票”、“协议”或厂商盖有公章送货单