计算机专业办公自动化oa系统.doc

摘 要

近年来，随着信息技术的发展，办公自动化系统得到广泛的应用，互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个集团企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何通过互联网这一利器，使企业信息化建设完善起来? 这就需要一种高效，稳定的办公自动化系统！该系统应具有：查邮件、行政管理、公共信息、交流中心、个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理为一身的办公自动化系统。
针对中小企业提出了一个具体的OA解决方案和详细设计，论文中论述了JSP等办公自动化开发所需要的关键技术。该OA系统采用MVC结构设计，帮助用户降低重复劳动、提高工作效率。

关键词

办公自动化；JSP；三层架构

Abstract

In recent years, along with the information technology development, the office automation system obtained the widespread application, The Internet appearance and the rapid development, information technology step quickening, causes the enterprise to face the multitudinous challenges and the competition, In the competitive process, speaking of a group enterprise, to information grasping degree, The information acquisition whether prompt, the information whether does obtain the full use, To information response whether sensitive accurate, also more and more becomes weighs an enterprise market competition ability the important attribute. Its basic task is the use advanced science and technology, causes the people with the aid of each kind of equipment solution to a part of work service processing, Achieved enhances the productivity, the working efficiency and the quality, facilitates the management and the policy-making goal. This needs one kind of effectiveness, stable office automation system! This system should have: Looks up the mail, the administration, the public information, the exchange center, individual assistant, individual mailbox, the super management, the system administration is a body office automation system.
Proposed a concrete OA solution and the detailed design in view of the small and medium-sized enterprise, In the paper elaborated the key technologies which office automation developments and so on JSP needs. This OA system uses the B/S structural design, helps the user to reduce the repetition work, the enhancement working efficiency.

Keywords

Office automation;java sever page;threetire

ii

目 录

摘要………………………………………………………………………………………….i
Abstract………………………………………………………………………………………ii

第一章 前言 1
第一节 研究的目的及意义 1
第二节 我国办公自动化以前状况 1
第三节 我国办公自动化发展方向 2
第二章 办公自动化系统分析 3
第一节 办公自动化系统的界面设计 3
一、界面设计规范 3
二、界面色彩设计 4
第二节 可行性分析 4
第三节 系统的需求分析 5
第四节 系统功能模块分析 6
第五节 开发平台、工具及语言 9
第三章 数据库设计 10
第一节 数据库需求分析 10
第二节 数据库概念结构设计 11
第三节 数据库的逻辑设计与实现 13
第四章 办公自动化系统的功能实现 17
结论 23
参考文献 24
致谢 25

办公自动化系统
第一章 前言
第一节 研究的目的及意义
办公自动化管理系统(OA)，是伴随着Internet技术在各个领域的广泛应用，和各行各业企业信息化建设步伐的加快应运而生。
办公自动化系统的总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统，通过网络技术，提供本单位内部各部门，各员工之间的信息交换，建立高质量、高效率的信息网络”，本系统也是为实现这一根本目标建立的，它可以实现企业的办公现代化、信息资源化、传输网络化。
当代社会已经进入信息时代，信息技术革命使社会的各个领域都发生了翻天覆地的变化，每个企业都必须紧跟时代的步伐，加强企业竞争力和提升现代化企业的管理能力，以适应整个社会的发展变化。
企业对信息需求的增长，使计算机、网络技术已经渗透到企业的日常工作中。传统的企业内信息的交流方式早已不能满足企业对大量信息的快速传递与处理的需求，网络办公自动化管理系统的应用满足了企业的办公网络化、自动化的管理需求。
办公自动化系统开发的真正意义不是简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业，而是通过计算机系统的各种应用，使各独立的工作者能实现信息共享，协同工作，合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业，全面提高组织机构的办公效率，实现信息共享。
第二节 我国办公自动化以前状况
传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。
办公自动化提了多年，但效果并不明显，人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代来临。

1-1 传统办公模式示意图
第三节 我国办公自动化发展方向
随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、 财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公。
网络办公自动化系统，采用 Java 及 Internet/Intranet 技术，MVC结构，Java 语言可以对基础系统进行更改，而无需修改界面。最重要的是，使用 Java 技术和面向对象的方法使我们能够极其快速地部署新功能，从而对新需求做出回应。用户端只需使用 IE 浏览器即可对网络办公自动化系统进行访问，通过内部的网络或国际互联网可以实现无纸的办公和跨地域的交流。该网络办公自动化系统包括八个标准子模块：查邮件、行政管理、公共信息、交流信息、个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理部分组成。

第二章 办公自动化系统分析
第一节 办公自动化系统的界面设计
界面作为用户熟悉、操作和阅读的窗口，是相当重要的，好的界面可以提高系统的友善性，所以，这一次的系统开发，我重点研究了界面的设计。
一、界面设计规范
本系统是用于提供办公自动化信息管理的一种方式，所以，我们设计界面时要遵循如下设计原则：
（1） 在界面上要限制字体的样式和其它文本格式例如文字大小、颜色等，因为繁多的文字样式容易分散用户对文字本身的注意力。如果文本样式看起来过于图形化，用户会把它当作广告而忽略。
（2） 当然最主要的是页面要易读，这意味着，必须注重规划文字和背景颜色的搭配方案。不要使背景的颜色冲淡了文字的视觉效果，不要用花哨的色彩组合，一般来说，浅色背景下的深色文字为佳。这同时也意味着，最好别把文字的规格设得太小、也不能太大。另外，最好让文本左对齐，而不是居中。按当代中文的阅读习惯，文本大都居左的。当然，标题一般应该居中，因为这也符合读者的阅读习惯。
（3） 使用高对比度的文字颜色和背景颜色，从而使文字尽量清晰。
（4） 界面并不是越长越好。因为过长的页面会使用户觉得过于拥挤和繁冗。
（5） 另外，页面容量越小越好。有研究显示，如果一个网站页面的主体在15秒之内显示不出来，用户会很快失去兴趣。
（6） 最好使用动态页面设置，即在设计时最好使用相对位置设置，使界面大小的更改不至于影响到界面质量
（7） 网站导航要清晰，即所有的超链接应清晰无误地向读者标志出来，所有导航性质的设置，像图像按钮，都要有清晰的标志，让人看得明白，不能光顾视觉效果。链接文本的颜色最好用约定速成的：未访问的，蓝色；点击过的，紫色或栗色。清晰导航还要求：读者进入目的页的点击次数，不能超过三次。如果三次以上还找不到，那么用户可能就没有耐心了。
（8）网页风格要统一，即网页上的图像、文字，包括背景颜色、区分线、字体、标题、注脚等，要统一风格，贯穿全站，从而给用户一种舒服、顺畅的感觉。
二、界面色彩设计
根据专业的研究机构研究表明：彩色的记忆效果是黑白的3.5倍。也就是说，在一般情况下，彩色页面比较吸引人。
我们通常的做法是：主要内容文字用非彩色，边框，背景，图片用彩色。这样页面整体不单调，看主要内容也不会眼花。
而网页的色彩搭配的原理是：
（1）色彩的鲜明性。网页的色彩要鲜艳，容易引人注目。
（2）色彩的独特性。要有与众不同的色彩，使得大家对你的印象强烈。
（3）色彩的合适性。就是说色彩和你表达的内容气氛相适合。
（4）色彩的联想性。不同色彩会产生不同的联想，蓝色想到天空，黑色想到黑夜，红色想到喜事等，选择色彩要和网页的内容相关联。
基于以上对色彩的要求，系统界面作出了严格的设计。
第二节 可行性分析
从以下几个主面进行分析
（1）易用性
系统采用MVC结构，操作方便、使用简单，降低对使用人员的计算机专业技术要求；功能必须符合和优化手工管理习惯，体现计算机管理的价值和优势。使个部门能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，实现办公业务工作运转的电子化、科学化、系统化、自动化。
（2）可靠性
软件的可靠性主要通过系统逻辑原型的合理准确设计、系统权限严格分配、软件开发过程的质量控制、应用软件的全面测试、网络和系统软硬件平台的可靠支持等加以保障。系统充分考虑到可能出现的各种异常情况，具备快速应变能力和容错能力，采用高可靠性的设备和技术，保证数据资料的联机备份与恢复，确保系统整体安全和可靠。
（3）可支持性
系统的可支持性体现在应用软件设计可理解性、可测试性、可修改性。
硬件：设备的选型应遵循先进性、可靠性原则。
网络构架：网络构架的设计应适应未来的发展。同时具有可拓展性、易维护性和易管理性。
软件：软件设计要结合实际情况，找准最恰当的切入点，指定较为合理的解决方案，有简到难、有小到大、逐步实现的目标。
（4）应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。
（5）功能齐全
本系统拥有比较最齐全的功能模块，所有模块均精心设计。
（6）组织架构自定义功能
可解决企业管理架构变革及多组织架构管理的问题。当企业架构发生变革时，用户可通过系统操作容易地实现对系统中组织架构的修改和增删功能。
（7）工作流自定义功能
我们可通过工作流自定义协助用户在工作中对于工作流程进行自定义，从而使系统能及时地配合企业管理的变革。 可使用户根据自己的需要进行查询方案设定。
第三节 系统的需求分析
一般来说，办公自动化系统应以领导办公为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括查邮件、行政管理、公共信息、交流信息、个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理部分组成。
（1）提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
（2）处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对于复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
（3）包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如上报文件、发邮年等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理，最终到达流程的终点。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，发生于部门与部站之间。
（4）支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。
随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
第四节 系统功能模块分析

图2-1系统模块图

针对于这个底层模块，它并不需要实现实际的功能，它主要是负责完成应用层交付的任务和与底层数据库交换数据，所以它的功能是比较抽象的、统一的和可扩展的。虽然如此，我们还是将这个模块按不同的功能细分，因为办公系统有些模块之间联系并不紧密，比如内部通知与文件学习系统之间的联系就不是那么紧密，甚至可以完全分开。所以我们的底层管理模块针对于这些情况，办公自动化系统是一个功能完备的网站，由两大部分组成。
第一部分模块实现：查邮件、行政管理、公共信息、交流信息部分组成。
（1）第一部分用例图如下：

图2-2 第一部分功能模块图
第二部分模块实现：个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理部分组成。
（1）查邮件
  用于查看邮件的总数和日成提示信息。
（2）行政管理
行政管理主要负责对行政通知、文件学习、上报文件的工作，这三大块部分组成，有了这些子模块，我们可以很好的了解最新动态。
1）文件学习
文件学习这一功能是员工可以在这里学习有关单位政策、文件等，使得全体员工能够知晓有关单位最新的精神、政策及规定。为了保证通知内容的严肃性，这一功能的操作都是需要具有相应权限才可以执行，权限由系统管理员来设定。
2）上报文件
如用户有重要文件和请示须上传和审核包括拟搞、部门审核、领导审核、请示拟办、领导批示，领导批示查看、传阅、归档等都可在此进行远程网上交流。
3）内部通知
内部通知这一功能是将单位要对全体人员公布的政策、文件、通报等，在这里公布出来，使得全体人员可以在第一时间里能够知晓单位最新的精神、政策及规定。为了保证通知内容的严肃性，这一功能的操作都是需要具有相应权限的员工才可以执行，权限由系统管理员来设定
（3）公共信息管理
公共信息包含：公共留言、常用电话、常用地址、万年历等功能，主要是针对所有部门的一个共用系统，该系统可以采用传统模式，如论坛可以采用BBS系统等，底层主要是统一规范，提供基本功能。
1）公共信息：该菜单主要为所有人提供经常查看信息使用的网址，没有保密性。
2）常用电话：该菜单主要为个人提供单位和个人常用的电话号码，个人还可以编辑自己的号码簿加快工作效率。
3）常用网址：该菜单主要为个人提供个人经常使用的网址，便于用户及时访问。
4）万年历：该菜单主要为个人提供个人经常使用的日期，便于用户及时访问和查看。
（4）交流中心
     交流对于任何一个企业都是重要的，它包括：讨论中心，会议中心，软件下载系统等功能组成。交流的形式随着网络的发展也变得多样化起来，除了传统的交流，还有网络交流，视频交流等新型交流方式，使得相隔甚远的人之间也可以有了当面交流的环境。对于相隔较远的部门，如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这个即可以满足网速，也可以满足交流得需求。对于处于同一个大厦的各部门，建议使用视频交流，因为加入多媒体的功能，可以使得交流会议气氛跟贴近传统会议的效果，而且交流也更人性化，同时也可以得到局域网网速的支持也可以满足交流的需求。
1）讨论中心
讨论中心是为了用户发表自己看法，讨论某项主题而设置的相当于BBS的交流平台，在这里，用户不但可以发表自己的主题，也可以对别人发表的主题进行回复，以便加强人们之间的交流，并且也可以使单位能够了人们的想法，使人们能够真正的溶入到单位文化里来，从而提高人们参政议政为单位发展献计献策的积极性。
2）会议中心
会议中心不仅可以随时随地的召集相关人员开会，极大的节省了与会人的时间，节省了单位的费用，关键还在于会议的内容全面的记录到单位的数据库中，您可以方便的随时查看每个人的发言，避免了传统会议在开会过后无法查找会议内容，会议落实的事情无法执行等问题。再一点是网上会议与会者讲话比较理性，不会太多的感情用事，能真正的解决会议的问题。第三与会者不易偏题，会议效率极大提高，在时间就是金钱的今天，这一会议形式无疑是对传统会议革命性的挑战，为单位立于竞争的不败之地提供了强有力的武器
3）软件下载
该菜单为用户提供方便快捷的网络资源下载功能，使用户充分利用丰富的网络资源进行现代办公。
第五节 开发平台、工具及语言
1）选用Windows平台
微软公司自20世纪80年代推出Windows以来，经过广泛听取用户的意见并反复改进其产品，终于使Windows由一个操作系统的外壳发展成为主宰个人计算机操作系统市场的计算机操作系统产品。Windows 95 的推出标志着Windows 操作系统已成为个人计算机操作系统的划时代产品，真正奠定了Windows 产品在个人计算机操作系统领域的霸主地位。正因为Windows的普及性、使用性、稳定性等多种优点，我选用Windows 操作平台来开发此系统。
2）软件，硬件以及网络配置
1）软件配置：开发语言采用java 语言，必须安装JSP 服务器：JDK Version 1.42 sql 以及resin-3.0.22
2）硬件配置：计算机类型：各种PC机；内存要求：最低内存256M
3）网络配置：单机模式：服务器和客户端在一台计算机上；百兆模式：计算机网络的速度为百兆；千兆模式：计算机网络速度为千兆。

第三章 数据库设计
数据库在一个以网站形式的信息管理系统中占有非常重要的地位，数据库结构的设计直接关系到JSP代码的编写，同时也影响整个系统的效率。合理的数据库设计可以提高数据库存储的效率，保证数据的完整和一致。另外，合理的数据库结构将非常有利于程序的实现。
设计数据库系统时应该首先充分了解用户各个方面的需求，包括现有的以及将来可能增加的需求。
第一节 数据库需求分析
用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输入。收集基本数据、数据结构以及数据处理的流程，组成一份详尽的数据字典，为后来的具体设计打下基础。基于网络的办公自动化的数据项和数据结构如下：
1，服务器管理员信息表：包括的数据项有用户名，密码，权限，管理员的真实姓名、登陆时间及登陆次数。。
2，用户信息表：包括的数据项有用户名，密码，真实姓名，登陆时间及登陆次数。
3，邮件信息表：包括的数据项有编号（主键），时间，收件人，发件人，用户地址，用户名，附件，内容，标题，状态，信息，个人用户，提交。
4，讨论信息表：包括的数据项有编号（主键），标题编号，姓名，时间，题目，内容，图片，点击次数，地址。
5，万年历信息表：包括的数据项有编号（主键），标题，时间，唤醒时间，内容，状态，用户编号。
6，通知信息表：包括的数据项有编号（主键），名称，部门，类型，标题，文本，时间，地址，点击次数，用户编号。
7，邮编信息表：包括的数据项有编号（主键），姓名，单位，地址，邮编，职务，电话，传真，提交，信箱，备注，用户编号。
8，会议状态表：包括的数据项有编号，发送者，接受者，消息，主题，发言人，开始时间，结束时间。
9，地址信息表：包括的数据项有编号，开始，结束，国家，地址，详情。
10，文件信息表：包括的数据项有编号，类型，文件名，部门，标题，文本，文件大小，时间，国家，地址，内容类型。
第二节 数据库概念结构设计
根据上面的数据项和数据结构，设计出满足用户需求的各种实体，以及它们之间的关系，为以后的逻辑结构设计打下基础。这些实体包含各种具体信息，通过互相之间的作用形成数据的流动。
本系统根据上面的设计规划出的实体有：服务器管理员信息表，用户信息表，邮件信息实体，讨论信息实体，万年历信息实体，通知信息实体，邮编信息实体，会议状态信息实体，地址信息实体，文件信息实体。各个实体的具体E-R图描述如下：

管理员信息实体

用户名
密码

姓名
权限
…

图3-1服务器管理员信息实体E-R图

邮件信息实体

…
发件人
收件人
用户名
时间

图3-2邮件信息实体E-R图

讨论信息实体

时间
姓名
题目

内容

…

图3-3讨论信息实体E-R图

万年历信息实体

状态
…
标题
内容
时间

图3-4万年历信息实体E-R图

会议状态信息实体

消息
…
发送者
主题
接受者

图3-5会议状态实体E-R图

地址信息实体

编号
国家
开始

地址

…

图3-6地址信息实体E-R图
文件信息实体

部门
标题
…

文本

文件名

图3-7文件信息实体E-R图
第三节 数据库的逻辑设计与实现
数据只有用数据库来管理才能有自动化管理的可能。数据的结构将直接影响到整个管理机制的应用，而且一但建立以后要修改就会出现麻烦。所以一开始就要慎重的搭建一个完整合理的结构。在本系统中，所建数据库共有十张数据表。下面将分别介绍每张表的具体字段及表的结构。
服务器管理员信息表：用来存储服务器管理员的信息，共8个字段。
表3-1服务器管理员信息表
列名
数据类型
说明
username
varchar
用户名
password
int
登陆密码
power
varchar
管理员
Truename
varchar
真实姓名
LastloginTime
datetime
最后登陆时间
LastlogoutTime
datetime
最后推出系统时间
loginTimes
int
登陆次数
用来存邮件的信息包括的数据项有编号（主键），时间，收件人，发件人，用户地址，用户名，附件，内容，标题，状态，信息，个人用户，提交共13个字段。
表3-2邮件信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
time
datetime
时间
towho
int
收件人
stowho
varchar
发件人
userid
int
用户地址
usernamed
varchar
用户名
ssb
varchar
附件
sb
int
内容
title
varchar
标题
status
tinyint
状态
message
text
消息
url
varchar
个人用户
isread
tinyin
提交
用来存讨论信息表包括的数据项有编号（主键），标题编号，姓名，时间，题目，内容，图片，点击次数，地址共9个字段。
表3-3讨论信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
subjectID
int
标题编号
Name
varchar
姓名
Time
datetime
时间
subject
varchar
题目
content
text
内容
pic
varchar
图片
click
smallint
点击次数
ip
varchar
地址

用来存万年历信息包括的数据项有编号（主键），标题，时间，唤醒时间，内容，状态，用户编号共七个字段。

表3-4万年历信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号(主键）
title
varchar
标题
time
datetime
时间
remindtime
datetime
唤醒时间
content
text
内容
state
char
状态
usreid
int
用户编号
用来存通知信息包括的数据项有编号（主键），名称，部门，类型，标题，文本，时间，地址，点击次数，用户编号共10个字段。
表3-5通知信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
tname
varchar
名称
part
varchar
部门
type
tinyint
类型
title
varchar
标题
ttext
text
文本
time
datetime
时间
ip
varchar
地址
click
tinyint
点击次数
userid
int
用户编号
用来存邮编信息包括的数据项有编号（主键），姓名，单位，地址，邮编，职务，电话，传真，提交，信箱，备注共11个字段。
表3-6邮编信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
cname
varchar
姓名
company
varchar
单位
address
varchar
地址
postcode
varchar
邮编
duty
varchar
职务
phone
varchar
电话
fax
varchar
传真
handset
varchar
提交
email
varchar
信箱
remark
varchar
备注
用来存会议状态的信息表包括的数据项有编号，发送者，接受者，消息，主题，发言人，开始时间，结束时间共8个字段。
表3-7会议状态信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
send
int
发送者
receive
int
接收者
message
text
消息
zt
char
主题
who
varchar
发言人
time
varchar
开始时间
endtime
datetime
结束时间
用来存地址的信息表包括的数据项有编号，开始，结束，国家，地址，详情共6个字段。
表3-8地址信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
start
varchar
开始
ends
varchar
结束
country
varchar
国家
local
varchar
地址
detail
varchar
详情
用来文件的信息表包括的数据项有编号，类型，文件名，部门，标题，文本，文件大小，时间，地址共11个字段。
表3-9文件信息表
列名
数据类型
说明
ID
int
编号（主键）
type
tinyint
类型
tname
varchar
文件名
part
varchar
部门
title
varchar
标题
ttext
text
文本
body
mediumblob
主体
filesize
int
文件大小
time
datetime
时间
IP
varchar
地址
filename
varchar
文件名
第四章 办公自动化系统的功能实现
本系统使用方便、操作简单、功能比较完善、界面友好、通俗易懂，能够充分发挥系统功能。下面将分别从前台和后台来介绍各部分的功能。
1)用户登陆系统
通过浏览器打开系统主页，用户会看到前台的登陆框，如图4-1所示，只有用户登陆后才可以进入主页进行网络办公，否则会提示密码错误信息。用户通过注册这项功能，填写自己的真实身份，设置自己的用户名和密码，系统把用户填写的资料存入用户的数据字典中，当用户在登陆框中填写的用户名和密码通过系统验证成功后就可以进入主页进行下一步操作。

图4-1用户登陆界面
用户登陆后可以修改自己的密码，同时也可以注销登陆。

图4-2用户登陆成功界面
2)进入主界面
用户进入主界面后就可以看见在系统性能这个动能栏中显示了查邮件，行政管理，公共信息，交流中心，个人助理，个人信箱6个功能，如果是管理员登陆成功后将会有人员管理和信息管理2个功能显示在功能栏里，在右侧的大边框里显示的是新闻和视频，如果点击功能键后，将会成为功能操作栏。

图4-3系统主界面
3）各种功能的操作
1、查邮件：点击查邮件后将会显示收件箱的邮件数，和日程提示数如果有新的邮件可以进入个人邮箱进行操作。

图4-2查邮件示意图
2、行政管理内部通知：点击次功能后将会显示内部通知的名称，部门，类型，标题，时间，点击次数，如果要发布通知信息，可点击添加项，将会谈出对话框通过填写其中内容进行发布。

图4-3内部通知示意图
3、行政管理下的上传文件：此功能是发给上级单独的一个人的，可以在局
域网或者外网进行发送，可以通过附件添加项上传文件。

图4-4上传文件示意图
4、公共信息下的常用电话：通过此功能可以通过人名查询，或者翻阅查询来查找你所需要的电话号码，也可以通过添加选项输入自己的电话信息。

图4-5常用电话示意图
5、公共信息中的常用网址：通过此功能可以通过网站名称查找，或者翻阅查找来查看你想要的网址，也可以通过添加选项输入你常用的网址信息。

图4-6常用网址示意图
6、公共信息中的万年历：显示日期，也可以在具体日期上加注释。

图4-7万年历示意图
7、交流中心的讨论中心：此功能是发表和查看个人对某件事物的看法的平台，可以通过发布人或者翻阅查询来查看帖子，也可以通过添加项输入新帖子，标题是要评论的主题，文章内容是要填写的评论内容。

图4-8讨论中心示意图
8、交流中心的会议中心的网络会议：此功能大大节省了开会的时间，如果不是很重要的碰头会，可以通过此项在自己的电脑前就能进行会议，领导可以通过行政管理中的内部通知项发表会议开始的名称，时间，主题和必须参加的人命，其他人可以通过查询内部通知项看到此通知，当会议时间到来时，领导可以填写会议名称，来开始会议，其他人可以通过查询会议名称来确认自己是否是其中的一员，如果是即可以点击开始会议项参与其中。在会议进行时，参加人员可以通过网络会议中的发表栏（如图4-10）发讨论会议，如果你认为会议比较重要可以点击保存会议记录项把此次会议中的话保存下来。开始此次会议的人可以通过结束会议项结束此次会议。

图4-9网络会议示意图

图4-10网络会议讨论中心示意图
10、交流中心的软件下载：通过此功能，用户可以通过软件名称或者翻阅查询来查找自己所需要的软件，点击开始下载项可以把软件下载下来。还可以通过点击添加项进软件上传。

图4-11软件下载示意