公司各业务单元的内部审计工作指南.doc
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1、集团公司商贸业务单元财务审计工作指南第一条 为规范商贸业务的财务审计监督,提高审计工作质量和效率,根据集团内部审计办法,制定本指南。第二条 本指南所称商贸业务财务审计,是指审计中心对集团及各下属企业、控股公司和联营公司等独立企业或集团内部各相对独立的成本中心、利润中心所从事的商品物资(不包括固定资产)的采购、储运、验收、入库和销售、发运、收付款、帐务处理等各个控制环节和控制功能、程序、记录等各控制手段的有效性、真实性、合理性和合法性等影响财会控制的事项进行的审计监督。第三条 商贸业务审计的目的是:(一) 监督审查期内所有货物的采购、运输、验收入库、储存、调拨、出库发运、销售各环节活动的真实性、
2、合法性,确保经营方针、政策的贯彻执行,以及评价内部控制制度的完善程度,促进加强购销存管理;(二) 检查采购与销货预算计划和采购资金、库存资金、销货资金及营业现金流量预算计划的执行情况;(三) 查实采购、销货、库存货物的品种、质量、数量及金额的真实性和正确性;(四) 监督审查购销过程中严格执行国家政策法令、财经法纪和集团的预算制度及履约情况;(五) 揭发和防止购销过程中出现的投机倒把、营私舞弊、贪污盗窃及各种损失浪费等错弊现象。第四条 采购业务内部控制系统的审查(一) 采购内部控制制度主要相关内容包括:1 计划预算管理制度;2 采购制度;3 采购与验收制度;4 发货制度;5 储存保管制度;6 进
3、货凭证和付款管理制度;7 调拨与退料制度;8 货物收、发、结存设帐控制制度;9 货物收发凭证连续编号、复写纸套写以及填制传递管理制度;10 消防安全及保险制度;11 采购管理报告及采购分析制度等。主要内部控制制度控制要点参见附录。(二) 审查的重点内容1 检查采购计划预算编制、审批及其执行情况;2 检查、评价采购合同的签订及其执行情况;3 检查、评价采购所涉及的业务部门和业务环节的职责分工情况;4 检查、评价采购业务过程的手续制度,主要包括请购、订购、验收、付款和记录等各环节;5 检查、评价货物购进会计核算控制,查明是否经常进行帐簿登记和核对。(三) 审查的方式对上述货物购进内部控制系统进行审
4、查、评价,可用两种方式同时或选用一种进行:1 逻辑评价,就是以货物采购业务的某种标准控制系统、模式与企业实际制订的相应内部控制系统进行比较、评价,找出其逻辑缺陷;2 符合性测试,可选用帐务追索和实务追索两种方法。前者是按货物购进业务的帐务处理系统,检查、评价货物采购业务内部控制系统的实际缺陷,详见第 4 号指南;后者是顺着企业正在进行的采购业务,跟踪采购内部控制系统是否实行,从而发现其实际缺陷。第五条 采购预算(计划)业务处理的审查(一) 审查目的1. 了解采购预算(计划)的编制、编制预算的资料来源、内容是否确实可靠;2. 核查采购预算是否与销货预算相配合,销货预算变更后,是否调整采购预算;3
5、. 采购预算是否确实执行,差异原因是否查明。(二) 审查重点与程序获取请购单、采购预算表、销货预算表和购销存计划表作如下审查:1. 预算编制审查(1) 采购预算的编制是否与销货(需用)预算相配合衔接。采购预算是否考虑存货政策和采购政策,是否考虑存量管制,并制定安全存量、最低最高存量及请购点、经济批量等因素;(2) 预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。2. 实际请购是否与采购预算相配合,并严格控制;是否机动配合销货和管理使用及库存而作出适当调整。3. 实际采购与预算产生的量差和价差有无查明原因,并作出适当的记录和调整。第六条 请购业务处理的审查(一) 审查目的1. 了解
6、请购业务是否依规定办理;2. 审核请购是否与预算符合,并依授权权限核准;3. 请购内容是否作出良好的台帐登记控制。(二) 审查重点与程序获取请购单、安全存量控制表等,作如下审查:1. 各种类别商品(货物)是否由负责请购的部门和专人开立请购单,并依授权核准后办理采购事宜;2. 请购单是否连续编号,空白和作废的请购单是否妥善保存;3. 请购单内容填报是否详实,并经授权主管人员签批;4. 请购单上的货品规格、数量、质量等如有变更,是否经授权主管领导批准;5. 紧急采购是否经常发生,其原因是否充分适当;6. 请购数量是否有预算,是否配合库存需要或售卖需要或自用需要。第七条 货物采购合同签约业务处理的审
7、查(一) 审查目的:以国家合同法和集团合同管理办法等为依据,检查评价采购合同的适用性、合法性和执行情况。(二) 审查重点与程序1. 审查合同内订购的商品货物及其品种、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算计划的要求和销售、使用部门的请购需要,并适合销售或使用进度安排;2. 审查订购货物的价格是否合理,交货方式和结算方式是否适当;3. 审查、评价合同是否依据经济合同法签订,主要包括供货单位经济性质与信誉、手续是否完备、有无经双方主要领导审查批准,副本有无交财会部门备查;4. 审查采购人员有无与外单位不法分子相勾结,签订假合同、骗取货款进行私分或在物品采购过程中存在索贿、受贿的情况。第八条
8、 采购业务处理的审查(一) 审查目的1. 审查采购询价、招标、议价、比价等方式的决定是否合理,并依规定程序办理;2. 评估采购业务手续或程序是否合理。(二) 审查重点与程序获取请购单、采购合同、文件呈批表、供应商资料卡等资料,作如下检查:1. 审查采购人员是否选择最有利的采购方式办理采购,以节省采购资金和成本;2. 各种货物的采购手续与程序是否都于规定期限内处理完毕,若限期变更,有无依规定通知仓库、财务等有关部门;3. 各项货物的供应商是否货比三家,对各供应商是否均建立了供应商资料卡,并逐期更新有关信息;4. 调阅采购档案,审查其中询价报价单、订购单或合同等是否办理齐全,前后一贯,是否依采购程
9、序规定办理;5. 订购单(请购单)或采购合同的内容,采购货物的名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备,内容是否符合相关合同法规定;6. 是否保存完整的市场调查资料,每次询价是否均有记录。第九条 验收业务处理的审查(一) 审查目的1. 了解验收业务的验收程序是否符合规定、有效、合理;2. 查明是否存在如下现象:(1) 货物已经到达而长期未验收入库,使货物没有实物负责人进行管理;(2) 货物已验收入库,而仍然保留在采购帐户上;(3) 由于验收把关不严,使实际购入货物的品种、质量、数量和规格、单价与合同不符,或者不符合经营管
10、理需要,导致长期积压;(4) 由于验收把关不严,使实际购入货物的品种、数量、质量、规格、单价与发货票不符,导致帐实不符、虚假长余或短缺。(二) 审查重点与程序获取请购单、验收单、送货单、发票等作如下检查:1. 采购部门是否会同需用或销售部门、验收部门及其他有关部门或专人共同验收;2. 有关技术部分是否指派有专业技术人员负责测试验收;3. 是否遵守短交以补足为原则,超交以退回为原则,并及时办理往来文件;4. 检验不符标准但尚可使用或售卖,是否予以扣款,无法使用或售卖的有无退回供应商,并办理相关文件;5. 分批收取的有无收足,如遇短缺,瑕疵破损或品质不达要求有无报告并办理相关文件立即处理;6. 有
11、关商品货物进货是否设立控制商品货物进货的登记事项和记录;7. 商品货物检验人员是否依据送货发票上之品名、货号、数量、单价逐一点验和或计量,并将正确之商品货物实收数填列于实收栏内;8. 商品货物检验人员对于验收时遇有商品货物不符、标签不合的情形是否做适当处理;9. 对于送货商品货物有退出事项的,是否按规定开立放行单交检验人员检视其品名、数量是否一致,其不符处是否采取对策措施;10.查验货物实际运达期与合同交货期是否相符;11.查验收货单是否及时登记库存实物帐,并与财会部门会计记录核对相符。第十条 采购成本业务处理的审查(一) 审查目的:采购成本构成项目的合规性、采购费用分配比例的合理性、采购价格
12、的合法性和采购成本计算方法的科学性。(二) 审查重点与程序1. 货物采购成本项目中包括一些不应列入的项目记入采购成本,如将包装物押金、采购人员奖金和生活困难补助、供货单位应负担的运杂费,不能及时支付货款的罚金和责任事故造成的损失等。相反,也可能将应列入的项目未列入。如购入货物的外地运杂费、合理损耗及入库前整理、挑选等费用。2. 货物采购成本未按适当标准或比例摊入各种货物,而是任意进行分配等;3. 货物采购价格偏离订价和市场价格,它可能意味采购人员故意抬高进价,从供货方索贿受贿等;4. 货物采购成本计算不正确,如企业或者少列货物成本,或者多列货物成本。第十一条 在途货物的审查(一) 审查目的:确
13、保在途货物安全、完整、正确。(二) 审查重点与程序1. 供货单位未及时发货,或货不对路,或发错了收货地;2. 货物在运输途中被盗窃、丢失、挪用,造成货物损失;3. 货物运达后,长期未验收入库,造成货物质量损失,如霉烂变质等。第十二条 不履行合约或罚款业务处理的审查(一) 审查目的1. 查核不履行合约的原因及扣款的执行情形;2. 核算不履行合约对公司销售(经营或管理)所产生的损失;3. 查核罚款计算的正确性。(二) 审查重点与程序获取采购合同、交货异常报告单、索赔处理单等,作如下审查:1. 查明延期交货的购货是否按合约规定罚款;2. 所交货物品质、规格与合约不符,但可使用或售卖,如因急需,免予验
14、收使用,有否经有关主管事前认可,是否按扣款或减价处理;3. 如因检验不合退回更换,或因故申请延期交货,有否事先报请公司有关主管同意,并依合约确定逾期罚款或其他处理办法;4. 因供应商违约另行采购,而超出原采购价损失部分,其差额如按合约应由原订合约供应商负责,如未付款是否办理扣款或处理文件;5. 供应商发生违约或索赔案件,是否将此情形录入供应商资料卡,以避免此类事件重复发生;6. 逾期已久而尚未交货的合约,应逐一查核其原因;7. 违约扣款是否列入跟催,会计是否列帐,有无变价相抵销其他科目。第十三条 仓储管理业务处理的审查(一) 审查目的:审查商品的收发、储存、结报等手续是否依规定办理,其正确性、
15、适时性与安全性如何。(二) 审查重点与程序获取验收单、领发货单、商品(货物)管制卡、安全检查日报表等,作如下审查:1. 商品(货物)的储存,是否依类别分存各库(罐)或分档保存,各库(档)是否分设,各仓(档)是否设分区货架并分格编号,编号是否清晰有系统规则,收货及发货是否便捷。2. 库房(油罐)安全措施是否完善,例如库房(油罐)承载量是否经过勘察而无安全顾虑,库房是否加锁,消防配备是否足够,库房温度湿度是否调节,易燃、易爆的危险性货物,是否与其他货物隔离并作警示性标语,有无办妥足够的保险。3. 供应商交运商品货物时,应该对送货单、发票、装箱单等单据,与请购单内容核对无误后办理收验货手续。4. 交
16、货入库数量超过或未达订购量部分,是否作妥当处理。5. 供应商送货时是否均适时开立验收单实施品质检验,以确保货物品质。6. 所有领货,是否均根据经正式核准的领货单办理。7. 领货量异常时,有否查明原因,对于已领货未办手续的,或已办手续未提领的,有无追踪控制。第十四条 付款业务处理的审查(一) 审查目的:审查采购付款业务是否按规定办理。(二) 审查重点与程序获取请购单、验收单、供应商发票、传票(记帐凭证)、应付帐款明细帐(表)等,作如下审查:1. 财会部门是否依内部稽核规定,详细审查商品货物采购付款所有的凭证。2. 国内采购是否于办妥验收手续,备齐有关凭证送会计部门审核后,编制传票(记帐凭证)后再
17、付款。3. 国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。4. 交货期延误或品质、数量不符的采购,是否按合约规定执行扣款或罚款手续。5. 出纳付款是否根据会计部门填制的传票(记帐凭证)签发支票,签发支票是否划线,并在发票人签章处加盖“禁止背书转让”戳记。6. 预付购货款部分,应核对传票(记帐凭证)与原始凭证、请购单、合同书、进口报单等是否相符。7. 有关银行结汇、海关报关、支付保险公司、船运公司等预付款项与规定标准及合约是否相符,制定标准是否适当,计费方式是否合理。对于无支付标准的各种相关费用,是否依责权事先报准支付。8. 预付货款和预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附的原始凭证是否经核准,内容
18、是否正常。悬列较久,或转销金额与原列金额不符,留存尾数尚未冲销的,应查明原因。9. 依据应付帐款明细表核对明细帐、总帐是否相符。10.依据应付帐款明细表观察本期冲销情形,如有久欠未还,或性质不明的,应查明原因。11.调阅原始文件、合约、凭证,查证应付帐款余额是否正确。必要时发函向卖方查证积欠金额。12.查阅有否已收料,并经检验合格已发领用部门使用或售卖而仍未列帐及付款等情形,如有应查明原因。13.查阅有关付款支出及法律文书,检查采购违约罚款支出的原因和数额是否真实正确。14.查验退货与折让记录同验收入库记录单据核对,检查退货与折让的原因是否真实,进货退出和折让的收回记录和回单是否相符,相关会计
19、处理是否正确,退货与折让款是否已经收妥,特别注意审查有无隐匿赔款、罚金、退款等情况。第十五条 货物售卖、领用、发出业务处理的审查(一) 领用审查。首先检查发料凭证与帐簿发货记录是否相符;其次,查核成本结转,有无错漏;再次,查核其实际用量,有无多余货退回,如有多余货退回,应作调整。(二) 委托外部加工货物的审查。重点应审查对双方签订的委托加工合同,发出加工货物的品种、质量和数量,发货与收货记录,加工费的支付,多余货的退回。(三) 货物出售审查。审查出售凭证,并与发货记录核对是否相符。审查重点应放在有无套购贩卖、投机牟利、营私舞弊等情况。审查程序是先审查出售的货物是紧俏稀缺,还是多余积压;其次,了
20、解购进单位的经营业务和用途;再次,检查其出售价格,是否低于或超过规定同类货物的价格,如削价出售,有无经主管领导批准。第十六条 存货的财务审计(一) 审计目标1. 确定存货是否存在;2. 确定存货是否归被审计单位所有;3. 确定存货增减变动的记录是否完整;4. 确定存货的品质状况,存货跌价的计提是否合理;5. 确定存货的计价方法是否恰当;6. 确定存货年末余额是否正确;7. 确定存货在会计报表上的披露是否恰当。(二) 审计程序1. 核对各存货项目明细帐与总帐的余额是否相符。2. 检查审计期间资产负债表结算日存货的实际存在:(1)参与存货盘点的事前规划,或向其索取存货盘点计划;(2)审计人员亲临现
21、场观察存货盘点,监督盘点计划的执行,并作适当抽点;(3)盘点结束后索取盘点明细表、汇总表副本进行复核,并选择数额较大、收发频繁的存货项目与仓库部门和财会部门的永续盘存记录进行核对。3. 如未参与资产负债表结算日盘点,应在审计外勤工作时对存货进行抽盘:(1)获取并检查期末存货盘点计划及存货盘点明细表、汇总表,评价盘点的可信程度;(2)根据存货盘点的可信程度,选择重点的存货项目进行抽查盘点或全面盘点,并倒推计算出资产负债表结算日的存货数量。4. 在监盘或抽盘存货时,要检查有无代他人保存和来料加工的存货,有无未作帐务处理而置于(或寄存)他处的存货,这些存货是否正确列示于存货盘点表中。5. 在监盘或抽
22、盘存货时,要注意观察存货的品质状况,要征询技术人员、财务人员、仓库管理人员的意见,以了解和确定存货中属于残次、毁损、滞销积压的存货及其对当年损益的影响。6. 获取存货盘点盈亏调整和损失处理记录,检查重大存货盘盈盘亏和损失的原因有无充分合理的解释,重大存货盘盈盘亏和损失的会计处理是否已经授权审批,是否正确及时地入帐。7. 检查存货跌价损失准备状况及其计提和结转的依据、方法和会计处理是否正确,是否经授权批准,前后期是否一致。8. 查阅资产负债表结算日前后若干天的存货增减变动的有关帐簿记录和原始凭证,检查有无存货跨期记录现象。如有,应作出记录,必要时作适当调整。9. 根据存货计价方法,按 ABC 分
23、类法抽查期末结存量比较大的存货的计价是否正确。10.抽查采购帐户,对大额的采购业务,追查自订货至到货验收、入库全过程的合同、凭证、帐簿记录,以确定其是否完整、正确,抽查有无购货折让、购货退回、损坏赔偿、调换等事项,抽查若干在途货物项目,追查至相关购货合同及购货发票,并复核采购成本的正确性。不设“材料或商品采购”科目的,上述检查方法适用于对在途货物和原材料、外购商品、备品配件、办公用品、包装物等货物购进的检查。11.抽查存货发出的原始凭证是否齐全、内容是否完整,计价是否正确。12.抽查委托外部加工货物发出收回的合同、凭证,核对其计费、计价是否正确,会计处理是否及时、正确;有无长期未收回的委托外部
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