某公司合约审查管理程序书(doc-7页.doc

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XXXX線股份
合約審查管理程序書
文件編號
MS-S3-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第1頁共6頁
一、目的
確保合約簽訂之合理性、平安性與適用性，以確保公司與客戶之權益。
二、範圍
本公司對外銷售之產品適用之。
三、定義
1.規格品：本公司色卡上所有顏色的成品。
2.非規格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。
3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需於化驗室調配出相同顏色之色樣，供客戶確認。
4. Quotation：報價單。
流
程
圖

N
N

不異動
接單/取消
查詢/答覆
無庫存
Y
審核
A
詢價/答覆
訂單來源

Y

有庫存
B

N
N

排期/重排
生產製造
不變更
入庫/交貨
記錄存查
Y
Y
打樣
非規格品

A

B

XXXX線股份
合約審查管理程序書
文件編號
MS-S2-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第2頁共6頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
客戶
1
訂單來源

6.1.1口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。
6.1.2非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。

營業部
2
詢價/答覆

6.2.1業務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性質與要求及訂單
內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較後，向客戶報價，
假设客戶接受報價，則填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如附件1，向營
業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由營業所主管存
檔備查，假设客戶不接受時，依本作業內容6.2.3之規定處理。

時，應先了解客戶性質與要求及訂單內容後，調閱相同性質客戶之歷
史交易資料作比較後，填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如附件1或
〝Quotation〞(MS-S4-0302)如附件2，向營業部主管報准簽核後，以傳
真或電子郵件方式向客戶報價，假设客戶接受報價，請客戶於買方代表
欄簽名後，以傳真或電子郵件方式回傳後，先交由業務助理建立電腦
檔案，再由營業所主管或貿易組主管存檔備查。
6.2.3業務員遇以下狀況，無法直接報價時，須先以口頭方式向營業部主管
報備獲准後，方可答覆客戶，並填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如
附件1，向營業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由
營業所主管存檔備查。
6.2.3.1業務員報價，客戶無法接受時。

報價協議書
(MS-S4-0301)
Quotation
(MS-S4-0302)
XXXX線股份
合約審查管理程序書
文件編號
MS-S2-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第3頁共6頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程

6.2.3.2客戶訂單訂購量較多。
6.2.3.3同業競價時。
6.2.3.4新產品新規格。
6.2.3.5單一顏色之規格品，一次訂購60公斤時。

營業部
3
不異動

6.3.1以下狀況出現異常時，業務員需判定價格與交易條件是否需要異動，
假设不需要，進入流程4，進行接單，假设需要，則進入流程2，進行本
作業內容6.2.3。
6.3.1.1市場情形(如同業競價時)。
6.3.1.2客戶付款及信用狀況。
6.3.1.3訂單訂購量較多時。

營業部
4
接單/取消

6.4.1業務員或業務助理或貿易組主管接獲訂單時。
6.4.2客戶以各種方式下訂單時，經查詢目前無現品庫存，預定之交期又無
法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。

營業部
5
查詢/答覆
查詢/答覆
6.5.1業務助理接獲訂單，或業務員與貿易組主管請業務助理協助查詢時，
於電腦系統中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購單，假设有庫存，直
接回覆客戶並於暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，轉成〝送貨單〞
(MS-S4-0304)如附件3，進入流程12，進行交貨，如無庫存，則不輸
入交貨日期並請客戶待排定交期後回覆，進入流程6，進行審核。

送貨單
(MS-S4-0304)
XXXX線股份
合約審查管理程序書
文件編號
MS-S2-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第4頁共6頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程

6.5.2營業部助理確認交期後，以電話或傳真方式聯絡告知客戶，或通知業
務員與貿易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯絡告知客戶。

營業部
6
審核

〝業務(訂貨日)訂購一覽表〞(MS-S4-
0303)如附件4，分為已交貨與未交貨，呈營業所主管或營業部主管
審核。
6.6.2營業所主管或營業部主管判定客戶要求之交期或價格，無法接受者，
則進入流程4，婉拒該訂單，假设可以接受，進入流程7，進行判定
是否為規格品作業。

業務(訂貨日)訂購
一覽表
(MS-S4-0303)
營業部
7
非規格品

6.7.1業務員或貿易組主管判定是否為規格品，假设為非規格品，則要求客戶
提供供應品，進入流程8，進行試樣，假设為規格品，則進入流程9，
進行排期生產。

營業部
廠務部
8
打樣

【客戶供應品管制程序書】(MS-S2-0701)之相關
規定要求客戶提供供應品。
【配方管理程序書】(MS-P2-0502)之相關規定，進行打樣。
客戶供應品管制
程序書
(MS-S2-0701)
配方管理程序書
(MS-P2-0502)

營業部
廠務部
客戶
9
排期/重排

6.9.1營業部助理每天上午十點與下午三點時，彙集書面訂單並於電腦系統
中，以未交貨為查詢條件，查詢〝業務(訂貨日)訂購一覽表〞(MS-S4-

業務(訂貨日)訂購
一覽表
(MS-S4-0303)
XXXX線股份
合約審查管理程序書
文件編號
MS-S2-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第5頁共6頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程

0303)如附件4，填寫〝生產計劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，以傳
真或電子郵件方式，將〝生產計劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，
交給技術組主管排定生產日期並將交期填入〝生產計劃排程表〞(MS-
P4-0901)如附件5，以傳真或電子郵件方式回覆給營業部助理，營業部
助理分別以電話或傳真方式回覆客戶交期。
6.9.2假设客戶同意交期，則進入流程10，進行生產製造作業，假设客戶不滿意
交期，營業部助理先與客戶協商交期後，以電話聯絡技術組主管，協
商重新排定交期，假设可依客戶滿意之交期達成協議，營業部助理於
電腦系統中暫存之客戶訂購單，輸入交貨日期，並以電話或傳真方
式回覆客戶，營業部助理與技術組主管分別修改各自保管的〝生產
計劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，並分別由營業部與廠務部主管
簽核。
6.9.3營業部助理與技術組主管假设無法達成協議，必要時分別由營業部及廠
務部主管與客戶三方進行協商，議定客戶同意之交期後，則進入流
程10，進行生產製造作業。
營業部助理如接獲臨時插單或訂單變更或訂單取消時，須立即以電話
通知技術組主管修改〝生產計劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，營
業部助理與技術組主管分別修改各自保管的〝生產計劃排程表〞(MS-
P4-0901)如附件5，並分別由營業部與廠務部主管簽核，營業部助理
需修改電腦系統中相關暫存之客戶訂購單之交期。

生產計劃排程表
(MS-P4-0901)
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合約審查管理程序書
文件編號
MS-S2-0301
制訂日期：89年11月1日
修訂日期：89年12月1日
版次：A.1版
頁 次
第6頁共6頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，How to do，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
廠務部
10
生產製造

【生產計劃管理程序書】(MS-P2-0901)之相關
規定辦理。
生產計劃管理程
序書
(MS-P2-0901)

營業部
廠務部
客戶
11
不變更

營業部相關人員，變更訂單或取消訂單，進入流程
9，通知廠務部修定生產計劃排程，假设無，則進入流程12，進行入
庫或交貨作業。

廠務部
營業部
12
入庫/交貨

營業部所有相關人員依【成品搬運、儲存、包裝、保存與
交貨管理程序書】(MS-S2-1501)之相關規定，辦理入庫作業。
營業部所有相關人員依【成品搬運、儲存、包裝、保存與
交貨管理程序書】(MS-S2-1501)之相關規定，辦理交貨作業。
成品搬運、儲
存、包裝、保存、
與交貨管理程序
書
(MS-S2-1502)

廠務部
營業部
13
記錄存查

6.13.1營業部助理、技術組主管、貿易組主管與營業所主管依【品質記錄
管制程序書】(MS-M2-1601)之相關規定，彙集所有相關之表單記錄
並妥善保管。
品質記錄管制程
序書
(MS-M2-1601)