QQ大型集团公司行政管理制度汇编.pdf

<p>QQQQ 大型集团公大型集团公司行政管理制度汇司行政管理制度汇编编二二 O O 一六年七月一日一六年七月一日前前言言为促进集团公司及其下属各单位的管理逐步走向科学化、标准化、规范化与制度化，特编制了本手册。本手册系依据公司章程和公司的实际相结合编制而成，包括：公司行政事务管理体系的范围；公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件；本手册为公司的受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由集团总裁办公室统一负责，未经董事长批准，任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时，应将手册交还集团总裁办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理中心。管理中心应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审；定期对手册加以修改，执行。由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。集团公司管理中心目 录一、手册说明.111.手冊內容.112.适用范围.113.用语解释（本手册出现的术语或简称）.114.手册管理.12二、管理部组织结构及岗位说明书.131、管理部组织结构.132、岗位说明书.142.1.管理部经理岗位说明书142.2.行政主管岗位说明书152.3.行政助理岗位说明书162.4.前台接待岗位说明书172.5.驾驶班长岗位说明书182.6.驾驶员岗位说明书19三、管理程序及流程.201、发文流程.202、专题会议流程.213、合同管理流程.223、法律服务流程.234、外部关系流程.245、公司文档管理流程.256、车辆管理流程.267、办公用品管理流程.278、信息分类归档程序.289、行政事务管理改进控制程序图.29三、行政管理制度.301、文件编号及格式规范管理制度.301.1.总则301.2.字母缩写规范301.3.文件编号规则311.4.文件格式规范341.5.文件的签发与处罚措施361.6.各类文件参照范本（附表）361.7.附则372、前台接待制度.442.1.总则442.2.岗位行为规范442.3 接待来访442.4 外出登记452.5 邮件收发452.6 电话接听452.7 电话转接流程462.8 附则472.9 附表473、文明办公管理规定.503.1 劳动纪律要求503.2 环境卫生要求513.3 人际和谐要求513.4 其他533.5 检查与监督533.6 附表544办公区域安全管理规定.564.1 总则574.2 消防安全管理574.3 防盗安全管理574.4 用电安全管理584.5 相关事项584.6 附则585图书管理制度.585.2 总则595.3 图书的购置595.4 图书的编号及登记595.5 图书的保管605.6 图书的借阅615.7 处罚条例615.8 附则615.9 附表626低值易耗品及办公用品管理办法.666.1 总则666.2 管理职责666.3 办公用品的界定和分类666.4 低值易耗品与办公用品消耗定额676.5 办公用品的购置与配给676.6 办公文具用品的采购686.7 办公设备的使用与管理686.8 办公用品的使用和管理696.9 印刷文印耗材的使用管理696.10附则706.11附表707员工名片印制管理规定.747.1 适用范围：747.2 名片的管理747.3 名片的申请与印制747.4 名片的保管与作废757.5 附则757.6 附表758会议管理制度.778.1 总则778.2 职责778.3 董事长办公例会788.4 总裁办公例会798.5 总经理办公例会808.6 专题会808.7 部门工作例会818.8 PMO 会议（项目运营决策机构会议）828.9 会议的准备及收尾828.10会议纪律838.11会议纪要848.12会议效率管理848.13附则858.14附表859会议室使用管理规定.9810固定资产管理制度.9910.1总则9910.2管理职责10010.3固定资产的增加与登记10110.4固定资产的分类与编号10210.5固定资产维修保养管理：10310.6固定资产的租赁与外借10410.7固定资产的闲置及处理10410.8固定资产的减少10510.9固定资产的调拨10610.10固定资产的报废及处理10710.11固定资产的核算10810.12固定资产的折旧10910.13新增固定资产的核算11010.14固定资产大修费用计提和使用11010.15附则11010.16附表11011车辆管理制度.12011.1总则12011.2车辆配备及购置12011.3用车管理12111.4车辆管理12211.5驾驶员管理12311.6费用管理12411.7车辆的日常维修与保养12511.8附则12611.9附表12612档案管理制度.13312.1总 则13312.2档案管理机构及主要职责13312.3档案的归档、立卷和移交13412.4档案保管和鉴定13812.5奖罚14012.6附则14112.7附表14113电子文档归档及管理办法.15413.1总则15413.2电脑文档的存放管理制度15413.3声像档案资料的收集15513.4声像档案的整理15613.5声像档案的开发利用15713.6声像档案的保管15713.7附则15814印章管理制度.15914.1总则15914.2印章管理员15914.3印章的刻制和缴销16014.4印章的保存和管理16114.5印章的使用16114.6使用范围及审批权限16214.7档案管理16414.8管理责任16414.9附则16514.10附表16515文件管理制度.17115.1总则17115.2收文的管理17115.3发文的管理17315.4集团公司管理体系文件17515.5工作记录17515.6附则17615.7附表17616经济合同管理制度.18216.1总则18216.2合同分类及订立流程18316.3合同签订19016.4合同保管19316.5合同的履行19416.6合同的变更、解除19416.7合同纠纷的处理19516.8违规责任19516.9附则19616.10附表19617出差管理制度.20617.1总则20617.2出差管理20617.3其他20817.4附则20917.5附表20918业务招待制度.21118.1总则21118.2计划21118.3管理21118.4注意事项21218.5附 则21318.6附表21319保密制度.21519.1总则21519.2保密范围和密级确定21519.3保密措施21619.4责任与处罚21719.5附则217四、信息管理制度1、公司网络使用管理制度.2181.1 目的2181.2 范围2181.3 主管部门2181.4 管理制度2181.5 处罚规定2191.6 附则2202、计算机管理制度.2212.1 目的2212.2 相关定义2212.3 管理职责2212.4 对违反以上相关项目的处罚2232、电子邮件管理制度.2241.1 总则2241.2 邮件服务器管理2241.3 邮件开户须知及签名设置2241.4 电子邮件使用规程2251.5 监督检查工作2261.6 违规处罚2261.7 附则2261.8 附表227五、法务管理制度.1.总 则.2272.合同管理.2273.规章制度管理.2274.外聘法律中介机构管理.2275.诉讼与仲裁管理.2276.非诉讼（仲裁）活动处理.2277.法律培训.2278.部门工作实务汇编.2279.附 则.227六、CI 规范管理制度.2401、目的.2402、CI 规范管理组织与职能.2403、CI 规范管理内容.2404、公司 CI 企划书.2415、制度检查要点汇总.245一、手册说明1.手冊內容1.1本手册是集团公司为导入、实施全面管理体系（GMS 管理模式）而编制，是全面管理体系的子体系，包括：集团公司行政事务、信息、法务管理体系的范围；集团公司关于行政事务、信息、法务管理体系要求的关键制度、规程文件。2.适用范围2.1本手册适用于集团公司本部、各部门和各二级子公司的行政事务、信息和法务管理。3.用语解释（本手册出现的术语或简称）3.1.“集团公司”、“本公司”、“公司”是指*集团；3.2.“集团公司本部”是集团公司所在办公场所和所有部门、人员，不含下属子公司；3.3.“子公司”是指集团公司独资或控股的下属子公司。3.4.“项目子公司”、“项目公司”是指集团公司独资或控股的下属子公司中从事房地产开发经营的子公司。3.5.“各部门”、“各职能部门”是指集团公司本部所属管理中心和管理中心下属职能部门等管理体系所覆盖的各职能管理机构。3.6.“决策层”是指集团公司董事长、副董事长、总裁和副总裁；3.7.“高层管理人员”、“高管层”、“高层领导”、“高管人员”是指集团公司决策层人员和各中心总经理；3.8.“分管领导”、“分管副总裁”是指集团公司分管或主管某项工作、某管理中心的副总裁；3.9.“中心领导”是指集团公司管理中心总经理；3.10.“部门负责人”除了另有说明外仅指各管理中心下属各部门经理；3.11.“项目公司负责人”指项目子公司第一经营责任人，即项目子公司总经理。4.手册管理4.1.本手册为集团公司受控文件，由总裁批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由集团公司战略运营中心管理部统一负责，未经集团公司总裁批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还企业管理部，办理核收登记。4.2.手册持有者：董事长总裁副总裁总工程师财务总监战略运营中心各职能部门经理各二级子公司总经理4.3.本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，企业管理部做好复印和发放登记。4.4.手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。4.5.在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到管理部。管理中心每半年（6 月 15 日、12 月 15 日）一次对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改。二、管理中心组织结构及岗位说明书1、管理中心组织结构董事长分管副总裁行政人事总监行政经理（空）行政主管软件工程师信息主管清洁工法务主管驾驶员前台2、岗位说明书2.1.管理中心经理岗位说明书岗位名称管理中心行政经理所在部门管理中心直接上级行政人事总监岗位定员1直接下级行政主管、信息主管、法务主管工资标准本职工作概要本职工作概要：提供优质、高效的服务保障、协调好各方面关系。管理日常行政事务，不断优化行政制度及流程。职责与工作任务：职责与工作任务：职责一职责表述：日常办公事务管理工作内容定期组织收集、分析、综合行政各方面情况，主动做好调查总结，及时向上级汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报（主要以部门月报的形式）。制定并及时修订各类行政管理制度和办公管理制度，并对执行情况进行监督部门间有关行政事务协调与分配制订部门的工作计划及月度总结制定（或修定）本部门的岗位设置，做好本部门人员培训与指导工作对员工的绩效管理和绩效考评（月度、季度或年度）部门办公用品及钥匙的管理与控制部门外联事务的管理办公室环境及纪律管理车辆的调配、日常管理各种证照的年检（含营业执照、组织机构代码证、车辆保险申领与年检等，不含资质证书年检）职责二职责表述：固定资产管理工作固定资产的管理集团办公用品及日常物料的采购及统计管理职责三职责表述：各类对外大型活动、公关事务、对内员工各项活动的组织策划工作内容企业内刊的策划与出版组织安排企业来宾的各项接待活动及日常会议管理对外、对内各项娱乐性活动的组织策划职责四职责表述：对各具体岗位的工作监督管理职责五职责表述：上级委派的临时任务权利：权利：1.对直接下级人员调配、奖惩的建议权、各类单据报表有审核权2.对所属下级的工作争议有裁决权3.对所属下级工作的监督、检查权4.对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权2.2.行政主管岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理部行政主管隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级行政专员、秘书、前台可轮换岗位分析日期工作概述协助经理搞好行政事务管理工作，确保公司安全文明环境。负责办理集团公司行政后勤事务性工作。工作职责与任务1.负责行政管理规章制度的制定。2.负责集团公司会议的准备和管理工作，保证会议环境有序，做好会务服务工作；3.负责公司公文管理，做好公文发文、收文、登记、传阅和存档工作；负责公司信函、传真分类及签收，传真机的使用登记，包裹邮寄与派发；4.负责保管公司行政印章，按照印章管理制度规定用印；5.负责固定资产、低值易耗品、办公用品的实物管理，做到帐物清楚、管理有序；6.负责公司办公设施、设备的维护工作；7.负责公司安全保卫、工作环境管理工作；8.负责员工宿舍的管理，办理员工入住、退房等手续，对宿舍内物资登记入册，帐物相符；9.做好公司高管层的文字打印、复印、卫生保洁监督等服务工作；10.负责部门经理委托或安排的其他事宜。岗位工作关系内部沟通：在行政后勤工作过程中与集团公司部门员工发生工作关系外部沟通：办公设备、办公用品等供应商，邮政单位等企业工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境管理办公室任职要求教育水平：本科以上学历；专业要求：行政管理、文秘等相关专业；工作经验：两年以上行政事务工作经验；知识技能：1、熟悉企业行政事务管理工作流程；2、灵活敏捷，具有较强的应变能力和良好的沟通能力；3、能够熟练使用计算机及办公自动化软件。个人素质：1、工作细致、认真，具备一定的沟通能力；2、具备良好的敬业精神和职业道德操守基本素质要求任职者需具有健康的体魄，充沛的精力，强烈的责任心；仔细认真的个人特征；2.3.行政助理岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理部行政助理隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级可轮换岗位分析日期工作概述负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。工作职责与任务1.董事长、总裁行政文秘工作；2.董事长、总裁文件传递；3.公司常用公章的保管；4.公司重要、机密文件和资料的保管及参与编辑（委托外部翻译资料对接与传递）；5.公司营业执照、证件等变更、年检、保管；6.公司各类档案（文书、电子资料、图纸、影象资料等）的保管；7.集团本部日常行政工作，办公环境的维护与公司领导的服务；8.办公用品采购、维修；9.行政费用预算、控制；10.负责公司邮件、信函、传真的收发工作；11.完成领导临时安排的工作。岗位工作关系（一）内部关系1所受监督：在行政事务处理方面接受经理的指示和监督。2所施监督：公司员工出勤情况的监督权，办公用具、办公用品、公司网络及员工提案管理权、公司印章使用的管理监督权。3合作关系：公司的内勤、外勤及网络管理，与公司员工发生协作关系。（二）外部关系1网络管理方面与公安部门发生协作关系。工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室任职要求知识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。技能要求文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。工作经验要求专科以上学历，计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。基本素质要求身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30 岁以下。前台接待岗位说明书岗位名称前台文员所在部门管理中心直接上级管理中心办公室副主任岗位定员1本职工作概要：本职工作概要：负责公司日常来访人员登记及接待，会议通知，考勤监督、报纸杂志及电话、快递登记等。职责与工作任务：职责与工作任务：职责一职责表述：考勤监督工作内容负责每日导出考勤信息交人事部门核对，并收集日常考勤单据负责对手签考勤及外出人员登记情况进行核实每月底上交本部门人员考情汇总表给人事职责二职责表述：公司会议管理工作内容整理审批好的会议管理单，并将会议信息及时通知相关人员会议前后场地物品安排，会中服务，会后现场巡查会议用餐的预订及报销部门办公例会会议纪要的制定与分发、存档职责三职责表述：工作内容报刊的接收与分发工作洗手间钥匙的领用监督名片定制、定房定票服务每日下班对办公环境的巡检对发现的违规行为及时劝阻职责四职责表述：电话通讯管理工作内容总机值班，熟悉公司各类电话号码对重要文件和电话做好相应记录、并及时转告负责企业邮寄业务及邮件的收取和分发职责五职责表述：接待造访公司领导和客人工作内容重要客人要主动引导，并做好服务领导及重要客人的日常用品配备与保管职责六职责描述：档案管理工作内容档案上传至 OA 系统，并将纸质档按分类存档需借阅档案时办理借用手续并及时监督交回签名影像录入职 责七职责表述：上级委派的临时性任务权利权利：有权阻止无关人员进入公司办公区有权对违反办公制度的行为进行劝阻工作协作关系：工作协作关系：内部协调关系公司的所有部门及员工外部协调关系票务公司、餐饮单位、酒店等驾驶班长岗位说明书岗位标识信息岗位名称驾驶班长隶属部门管理中心岗位编码直接上级办公室主任工资等级直接下级驾驶员可轮换岗位分析日期工作概述负责集团公司车辆及相关事务的管理，保证集团公司的用车需求。工作职责与任务1、负责集团公司总部所有车辆及相关事务的日常管理工作；2、负责集团公司车辆购买、车辆年检等相关手续的办理；3、按照集团的用车需求，妥善安排完成出车任务，并做好用车记录；4、负责集团公司总部车辆维修、保养和索赔等事务的日常管理工作；5、组织集团有关人员进行交通法规学习和业务培训活动；6、监督、指导集团公司司机的日常工作；7、负责集团公司与交警、公安等政府主管部门的沟通、协调；8、负责公司享受用车补贴员工的费用初审；9、完成部门经理委托或交办的其他事宜。岗位工作关系内部沟通：在车辆管理和使用过程中与集团公司各职能部门员工发生工作关系；外部沟通：1、交警、公安等政府主管部门；2、汽车修理厂、车辆保险机构等。工作时间在规定时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室任职要求教育水平：高中以上学历；专业要求：持有 B 型驾驶执照，无违章记录工作经验：五年以上车辆驾驶工作经验，一年以上车队管理经验知识技能：一、驾驶技术熟练，熟悉南京市和周边城市的道路路线；二、掌握车辆机械常识，熟悉车辆保养操作，会处理简单故障个人素质：吃苦耐劳，具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识2.4.2.4.驾驶员岗位说明书岗位标识信息岗位名称管理中心驾驶员隶属部门管理中心岗位编码直接上级驾驶班长工资等级直接下级可轮换岗位分析日期工作概述负责公司车辆管理、维修与保养。工作职责与任务1、按照车队队长的工作安排完成出车任务，并做好行车记录；2、认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能；3、出车过程中，严格遵守交通法规、地方规定和集团公司有关的规章制度；4、定期进行车辆清洁、卫生，保持车辆内外干净、舒适；5、负责对车辆进行日常保养，对故障进行维修，保持车辆的良好运行状态；6、严守秘密，不外传乘车人的谈话内容；7、按照公司规定有效控制车辆油耗、维修保养等费用；8、负责办理集团公司车辆的年检和登记手续；9、完成车队队长交办的其它工作任务。岗位工作关系（一）内部关系1所受监督：在行政事务方面接受行政办经理的指示和监督。2所施监督：对公司车辆的管理、使用及保养等方面实施监督。3合作关系：在车辆运输使用方面，与员工发生协作关系。（二）外部关系1在车辆管理方面，与公安交通部门发生联系。2在车辆使用方面，与相关部门或客户发生公共关系。工作时间在规定时间内上班，经常加班加点。工作环境外地流动任职要求教育水平：高中以上学历；专业要求：持有 B 型驾驶执照，无违章记录工作经验：三年以上车辆驾驶工作经验知识技能：1、驾驶技术熟练，熟悉南京市和周边城市的道路路线；2、掌握车辆机械常识，熟悉车辆保养操作，会处理简单故障个人素质：吃苦耐劳，具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识三、管理程序及流程三、管理程序及流程1 1、发文流程发文流程2、专题会议流程专题会议流程管理中心3、合同管理流程管理中心3、法律服务流程法律服务流程管理中心4、外部关系流程5、公司文档管理流程公司文档管理流程6、车辆管理流程管理中心7、办公用品管理流程8、信息分类归档程序管理中心9、行政事务管理改进控制程序图检查发现问题投诉反映问题问题报告书集团总裁办公室追踪登记表统计分析行政办逾期追踪评审责任归属改进方案分析非制度差异制度差异判断调查原因改进制度责任追究防范措施填表集团总裁办公室CI 委员会完善制度体系三、三、行政管理制度1、文件编号及格式规范管理制度编号：日期：1.1.总则1.1.1.为了规范管理，使集团文件格式化、标准化、信息化，特制定本试行办法。1.1.2.本办法适用于集团及各二级子公司。1.1.3.各公司文件编号、文件格式规范工作由公司管理中心负责管理。1.1.4.各部门行文编号、格式规范工作由各部门负责管理。1.2.字母缩写规范*集团：*JT公函：GH：公函传真：CZ：传真内部会议纪要：NBHY:内部会议对外会议纪要：DWHY：对外会议管理制度：ZD：制度内部行文：NW：内文内部协作：NX：内协表格：BG：表格审计监事：SJ：审计战略发展：ZL：战略投资发展：TZ：投资管理：GL：管理行政：XZ：行政法务：FW：法务信息技术：IT：Information Technology招标采购：ZB：招标人力资源：HR：Human Resource招聘：ZP：招聘考核：KH：考核财务管理：CW：财务研发设计：YF：研发成本管理：CB：成本工程管理：GC：工程营销管理：YX：营销物流：WL:物流范本：FB：范本发文：FW：发文管理手册：GLSC：管理手册1.3.文件编号规则总则:以公司为单位的:公司-类别-流水号以部门为单位的:公司-类别-部门-流水号1.3.1 会议纪要类内部会议:公司会议:公司-内部会议纪要（NBHY）-年度流水号（3 位数）：部门会议:公司-内部会议纪要（NBHY）-部门-年度流水号（3 位数）：与外公司会议：公司-对外会议纪要（DWHY）-年度流水号（3 位数）：1.3.2 发文类（公函）对政府行文公司简称+年度+流水号（3 位数）：对合作单位业务行文公司-公函（GH）-年度流水号（3 位数）：给外单位以传真方式的公函公司-传真（CZ）-年度流水号（3 位数）：1.3.3 公司管理制度公司-管理制度（ZD）-部门-年度流水号（3 位数）：如取代以前的制度，则以距离最近的文号表示：即：公司-管理制度-专业-年度流水号/原文件年度流水号：1.3.4 内部行文类工作指令下达类用途：用于公司集团总裁办领导向集团各职能部门和/或个二级子公司下达的指令。公司-内部行文（NW）-总裁办（ZCB）-年度流水号（3 位数）通知请示报告类用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作联系，包括通知、请示、报告等。公司-内部行文（NW）-部门-年度流水号（3 位数）：内部协作类用途：用于各公司、各部门间、公司领导间的工作协作。公司-内部协作（NX）-部门-年度流水号（3 位数）1.3.5 表格所有文件中涉及到表格的，需在文件中以链接方式及时获取。表格编号规则：公司-表格（BG）-部门-分部（若有）-内容，为便于日常使用，在类别中采取中文格式任何表单的编号是固定不变的，为了确保所有表单的唯一性、可识别性和可追溯性，各职能部门和二级子公司在实际使用表格时，按照以下编号规格进行编号，填入“No.”中，编号规则：部门缩写-年份流水号（3 位数）如取代以前的表格，则加修改号公司-表格（BG）-部门-内容-修改流水号1.3.6 管理手册编号公司-管理手册（GLSC）-部门-年度-版本流水号（2 位数）1.4.文件格式规范1.4.1 文件字体要求按集团规范文件格式使用，有文件字体要求：标题：三号宋体加粗，文号编号：小四号宋体，正文：小四号宋体，行距：1.5 倍页码居中，第 XX 页，共 XX 页页眉：LOGO 居左，尺寸：高度 1.5CM 宽度 3.5CM，彩色或黑白均可。1.4.2 内部文件实行正反打印。另：红头部分：标题：小二号宋体加粗，文号编号：四号宋体，正文：四号宋体，行距：1.5 倍，主题词：四号宋体1.4.3 排版原则（参见范本）1.4.4 签章要求本公司实行“两双眼睛”原则，任何报告需 2 位及以上人员签名，职位较高的签左边，职位较低的签右边，机打签名与手签同时应用。印章或签字在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日；如正文末页无空档另起一空白页注上日期盖章或签字，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。1.4.5 数字的写法正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。1.5.文件的签发与处罚措施行文者必须手签姓名，特殊情况下无法签字的，至少保证该部门负责人的意见为手签。签发后的公文不得再作任何修改。若确实需要修改，必须重新送签。公文签发后，由管理部专人负责打印、盖章、装订，并以电子版形式分发。本规定执行后前 3 个月，各职能部门及各二级子公司需及时将需要编号的文件提供给管理中心，管理中心在收到文件后指定行政人员负责统一编号。从第四个月开始，除对政府发文，其余编号需由各职能部门和各二级子公司自行排号并指定专人建立电子台帐，部门或各二级子公司指定的专人需在每月 2 日将上月的编号台帐报管理中心备案，管理中心在发现编号错误后有权要求部门修正编号。各部门上报文件以不符合上述规定的，以职能部门或各二级子公司为单位，第一次发现，由管理中心指出并登记在案，退回上报部门重发；第二次及以上发现或未发现存在的问题便直接上报或发送的，由管理部门退单并登记在案，月底汇总交人力资源中心，纳入绩效考核。1.6.各类文件参照范本（附表）1.7.附则各二级子公司参照本试行办法制定相应的实施细则，本试行办法自 2011 年 1 月1 日起执行，公司原文件编号规则、公文管理规定同时废止。本办法由集团管理中心负责解释。2、前台接待制度2.1.总则2.1.1 为了适应集团发展需要，维护企业良好形象，特制定本规定，规范前台接待工作内容。2.1.2 本规定适用于集团及各二级子公司。2.2.岗位行为规范2.2.1 前台工作人员须着职业装或工作服、挂工作牌，要有饱满的精神面貌。2.2.2 保持工作环境的清洁，除工作必须品以外的所有物品不得出现在工作台面上。2.2.3 工作期间不得看阅报刊、杂志等与工作无关的事宜，不能出现在前台与其他同事之间的闲谈场面，前台工作不能因任何原因出现空岗的情况，若临时离开，须交代邻桌同事代为接电话和接待客人，非前台工作人员禁止入内。2.3 接待来访2.3.1 客人来访时，主动起立问候并面带微笑，必须核对来访人单位名称及访问部门，并与被访者联系认可后，请来访人详细登记来访登记表后，主动指引被访部门路线；如来访人无法出示证件证明其身份的，须联系被访部门来人带领。如被访人不在，请来访者另行约定时间；如与被访者联系需等待时，前台应主动引导客人在休息区等待，重要客人引入接待室提供茶水。2.3.2 会客完毕，如客人离开时携带有大件、可疑物品的，前台人员应主动与被访人确认无误后方可指引客人离开。2.3.3 来访登记表按月度上交集团管理中心备查。2.4 外出登记2.4.1外出人员的登记管理，公司所有人员的外出，前台人员要主动询问外出意向，并填写外出人员登记表（附表 3）做好登记工作。2.4.2 外出人员登记表按月度上交集团人力资源中心备查。2.5 邮件、报刊及包裹收发2.5.1 每日的报刊及邮件、包裹等按部门进行分类，并送交至相关部门，并登记签收。2.5.2 各部门送发邮件，及时联系快递公司取件，并进行登记备查。2.6 电话接听2.6.1 接听电话应主动、热情。2.6.2 左手持听筒、右手拿笔，达到与客户沟通的目的。2.6.3 电话铃声响过三声之内接起电话，并应答“您好，*集团”。2.6.4 注意声音和表情，接听电话必须说普通话，话音必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，用正常的音调，用热情和友好的语气。调整表情，微笑服务。使用礼貌用语如“谢谢您”、“请问有什么可以帮忙的吗”、“不用谢”等。2.6.5 保持正确姿势。保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，使声音自然、流畅和动听。复诵来电要点2.6.6 电话接听完毕之前，如果来电者找不到相关部门，需要在前台留言，切记不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，提高工作效率。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误并及时将信息送交相关人员。2.6.7 最后道谢，尽可能让来电者先收线。2.6.8 在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线，在电话即将结束时，礼貌地请客户先收线。2.6.9 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。如电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。2.7 电话转接流程接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：2.7.1 使用以下语句：“您好，*”。2.7.2 不同的来电者可能会要求转接到某些人。任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里，保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。2.7.3 如果来电者要求转接某个职位的人，如“请找你们的人力资源总监听电话好吗？”回答：“我帮您转到他办公室。”然后，试着将电话转到相关的秘书或助理那里。2.7.4 如果来电者说出要找的人的名字你必须回答：“请稍等，我帮您转到他的办公室。”然后，将电话转给要找的那个人。电话转接的方法为：“闪断”键或“叉簧”后拨对方需要的部门分机号。2.7.5 如果你知道相关的人员现在不在办公室你必须说：“对不起，*先生暂时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？”或者说“对不起，*先生去出差了，请问有什么事情可以转告吗?”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。2.7.6 如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，你必须说“有什么可以帮到您的吗？”通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话，你应该仔细聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话，你必须说：“对不起，*先生外出了，暂时联系不上，您需要我转达什么信息吗？2.7.7 如果来电者拨错了号码，你必须说“对不起，您是不是打错了呢？这里是边城集团”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是 83249900”。2.7.8 如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个电话吗？”2.8 附则各二级子公司参照本规定制定相关管理细则，报集团管理中心备案，本规定自发布之日起执行，公司原前台管理相关规定同时废止。2.9 附表3、文明办公管理规定编号：为了营造公司整洁有序、团结协作的文明办公氛围，树立良好的企业形象，特制定本规定。3.1劳动纪律要求3.1.1 所有员工应严格遵守考勤管理规定，上下班全员指纹打卡，严禁迟到早退，中午一律不得提前就餐，下午应准时开始工作。3.1.2 员工在工作时间应着正装并佩戴工作牌。工作牌在员工入职后由人力资源部订制。3.1.3 员工在工作时间内，应认真履行岗位职责，努力提高工作效率,不得擅自离开工作岗位，如因公务需要外出，应向所在部门领导说明事由和去向，在集团前台办理外出登记手续后方可离开公司，各部门负责人应在月度对部门员工外出予以确认，并报人力资源中心。3.1.4 工作时间严禁做私事、串门或做其它与工作无关的事情。3.1.5 员工应保持办公区域的卫生清洁，不得在办公区域内吸烟，对外来人员在办公区域内吸烟行为应予以劝阻。3.1.6 电脑的使用管理应明确电脑管理责任人（公用电脑无法确定责任人的，部门主要领导为责任人），电脑必须纳入集团域管理平台，严禁安装、使用与工作无关的聊天、游戏等软件，已安装的应立即删除。3.1.7 外单位人员来访，前台必须履行登记手续。存有重要资料的部门（如投资、档案、财务部等部门），接待来客应安排在接待室。员工应加强对重要资料的保管，注意保密，严禁泄露。3.1.8 加强对复印机管理，管理中心指定专人监管负责，禁止复印工作以外的文件。3.2环境卫生要求3.2.1 集团公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。3.2.2 办公室布置应朴实美观，办公用品、个人用品等摆放有序，桌面无乱堆、乱放。办公桌桌面上仅放置办公电脑、电话、茶杯、台历、文件夹、文具等办公用品要统一放置于办公桌辅台上。办公室内不允许存放与工作无关的私人物品，地面保持整洁，无杂乱堆放东西的现象。3.2.3 办公室墙壁上禁止张贴任何纸张，如：电话联系表、日历表等。在必须张贴图片或照片的区域，应保证有关照片和图片放置美观整齐。3.2.4 会议室内设备、物品要摆设整齐，茶水备足，一次活动结束后应立即整理打扫，始终保持待用状态。3.2.5 走道必须定时清扫，坚持每日一小扫，每周一大扫，要做到无积尘，窗明几净。墙上无脏斑或剥痕，地面无痰迹、烟头等，楼道内不准堆放杂物。未经许可墙壁上不得张贴或悬挂图物。3.2.6 垃圾实行袋装化，天天清、装满后投放到指定废物筒内，不准乱扔。3.2.7 树木花草养护良好、定期浇水。3.2.8 办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）。3.3 人际和谐要求3.3.1 办公区域内，员工必须使用文明用语，做到文明办公，不大声喧哗，不说粗话脏话。3.3.2 会客时要热情主动，轻声交谈，不影响其它员工的办公，遇到无理取闹的施工单位或业主，要学会利用正确的处理方法去据理力争，解决问题，不提倡吵嘴、扯皮，影响公司形象的作风。3.3.3 员工之间要坦诚相处，互帮互助、互相关心、互相尊重，遇到问题共同协商、积极解决，不推诿扯皮，勇于承担责任，团结共事。3.3.4 尊重他人，不得随便翻动他人的抽屉或私人物品。3.3.5 不说不利于工作、不利于团结的话，不在背后议论他人长短。3.4 员工着装要求3.4.1 为规范员工的着装行为，树立良好的企业形象，促进公司的经营和发展，特制定本规定。3.4.2 上班期间，员工着装要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。对于公司统一配备工作服的员工，应当按照规定统一着工作服上班。3.4.3男员工着装规范如下：春夏季节穿衬衫、系领带；着衬衫时，不得挽起袖子或不系袖扣。秋冬季节外穿西装上衣与西裤，内着衬衫，戴领带。着与西服套装相配的正装皮鞋，以深色为宜并保持鞋面、边沿的清洁；不得穿布鞋、运动鞋、凉鞋、拖鞋、沙滩鞋等。保持头发干净整洁，不得留长发、蓄胡须。不得佩戴耳饰，手部不得同时佩戴三个以上的戒指，身上没有不适合西服正装和工作场合的饰品。不留指甲，并定期修剪，保持指甲和手部的清洁。3.4.4 女员工着装规范如下：在上班期间或正式场合，女员工着装一定要忌短（裙下摆至膝盖超过 15CM）、忌露、忌透。应按照以下三类服饰搭配要求上班：西套装或西套裙；长裤或裙子配上衣；连衣裙（上衣单只肩宽不得窄于 7CM）或两件套裙。任何时候不得着上衣配短裤、中裤；要穿着跟皮鞋，忌穿布鞋、凉鞋、拖鞋、运动鞋、后跟用带系住的女鞋或单只脚露3 只以上脚趾的鞋。可化淡妆上班，但不准浓妆艳抹，不准留过长的指甲，不涂耀眼的指甲油和花色指甲，佩戴饰物要得体。发型要大方，头发应整洁、自然，经常洗理，不准染过分异色。以上着装要求除怀孕的女员工外其他的必须遵守执行。3.4.5 部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。3.4.6 周五为便装日（咨询顾问没有便装日），但不得穿着不适宜的服装，如牛仔装、短裤、无领无袖及过于暴露的上衣（如单只肩宽窄于 7CM 的上衣）、带有广告或图案的 T 恤衫、圆领 T 恤衫、弹力紧身装等。3.4.7 员工应当自觉爱护工作</p>