SD大型工程监理公司质量、职业健康安全和环境管理体系管理制度汇编.pdf

<p>S SD D大型工程监理公司大型工程监理公司质质量、职业健康安全和环量、职业健康安全和环境管理体系境管理体系管理制度汇管理制度汇编编前前 言言第三层管理制度是按照GB/T19001-2008质量管理体系 要求GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系 规范 标准、GB/T24001-2004环境管理体系 要求及使用指南的要求编制的管理体系作业文件，是XXXX工程监理有限公司(简称GTA)管理手册的支持性文件。本文件会签人：目录1、文件表格编码规定.12、图书、资料管理规定.93、文档管理制度.224、劳动用工管理规定.495、劳动管理制度.666、岗位任职资格规定.847、员工培训管理规定.928、人事档案管理规定.1069、员工考核管理规定.11510、库房管理规定.12711、物资、设备管理规定.13612、公务通信费用管理规定.15013、计算机及信息安全管理规定.15914、公务车辆及驾驶员管理规定.16915、会议管理规定.18616、公文管理规定.19817、公务接待管理规定.21318、保密工作管理规定.22119、印章、证书管理规定.22820、公寓房管理规定.23821、办公用房和基础设施设备管理规定.24622、员工信息反馈管理规定.25423、资质管理规定.26224、市场信息管理规定.27025、报价及合同评审管理规定.27926、工程报价管理规定.29127、顾客要求变更管理规定.3091XXXX 工程监理有限公司企业标准GTA/WP/0012016文件表格编码规定2016-12-25 发布2017-01-01 实施XXXX 工程监理有限公司发布受控本不受控本登记号：GTA/WP/001-2016修改码：02目目 次次前前 言言1 目目 的的2 适用范围适用范围3 规范性引用文件规范性引用文件4 职职 责责5 术语和定义术语和定义6 内容与要求内容与要求6.1 文件标识码管理6.2 公司表格编号管理6.3 其他表格管理7 相关文件相关文件8 参考文献参考文献附录附录附录A（资料性附录）文件修订记录表GTA/WP/001-2016修改码：03前前 言言本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）管理手册的要求编制的质量、职业健康安全和环境管理体系管理制度文件，是文件控制程序（GTA/MP/001-2016）和记录控制程序（GTA/MP/002-2016）的支持性文件。本文件中附录A至附录C是规范性附录，附录D是资料性附录。本文件由综合部起草和解释。本文件起草人：吴梦洁本文件审核人：朱骥本文件批准人：刘忠山GTA/WP/001-2016修改码：041 目目 的的为统一和规范 GTA 管理体系程序文件和作业文件、项目规程文件的编码格式，特编制此规定。2 适用范围适用范围本规定适用于 GTA 管理体系程序文件和作业文件的编写。3 规范性引用文件规范性引用文件GB/T19001-2008 质量管理体系要求GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范4 职职 责责4.1 综合部负责本规定的归口管理；4.2 各部门负责本规定的应用和检查。5 术语和定义术语和定义无6 内容与要求内容与要求6.1 文件标识码管理GTA/WP/001-2016修改码：056.1.1 公司文件文件名称标识码说明例子管理手册GTA/MS/001年份公司管理手册标识为：GTA/MS/0012016程序文件GTA/MP/标准条款号年份文件控制程序标识为：GTA/MP/0012016作 业 指 导书制度GTA/WP/流水号年份公司第 1 个作业指导书文件表格编码规则 标识为：GTA/WP/00120166.1.2 公司发文文件名称标识码说明例子会议纪要GTA#HYJY#部门代码流水号年份综合部2016年第一次会议：GTAZHBHYJY0012016来往函件GTALWHJ流水号年份GTALWHJ0012016对项目部发文GTAFW项目简称拼音工程类别（D 电 厂，B 变 电 站，X线路，S输变电，Z设备 监 理，其他Q）流 水 号年份220KV 和田变电站工程的第一个发文为：GTAHTBFW0012016GTA/WP/001-2016修改码：066.1.3 部门发文文件名称标识码说明例子部门发文GTA#FW#部门代码流水号年份GTAZHBFW00120166.1.4 项目部文件参照文档制度中相关规定执行。6.2 公司表格编号管理6.2.1 表格编号文件名称标识码说明例子公司表格GTA*制度中规定的表格名称或表格名称的拼音简称部门代码年份流水号6.2.2 部门代码综合部ZHB经营部JYB质安部ZAB电源项目管理部DYB电网项目管理部DWB设备监理部SJBGTA/WP/001-2016修改码：076.3 其他表格管理文件名称标识码说明例子国家、行业文件表格沿用原有的标识号沿用原有的标识号外单位表格遵循外单位的标识号沿用原有的标识号文件表格编码规则在执行过程中，如需补充或更改，应由综合部及其人员承担，若需要指派别的部门和人员更改时，所指派人员应有与原起草人相当的经验和知识，并能得到所必须的背景资料。对于规则的更改，其提出、授权、审核和批准与编制时相同。7 相关文件相关文件7.1 文件控制程序（GTA/MP/001-2016）7.2 记录控制程序（GTA/MP/002-2016）7.3 法律、法规和其他要求控制程序（GTA/MP/005-2016）7.4 标识和可追溯性管理程序（GTA/MP/018-2016）8 参考文献参考文献无附录附录GTA/WP/001-2016修改码：08附录 A（资料性附录）修改码：0文件修订记录表表 TA1001序序号号修订内容修订内容修改码修改码页码页码修改修改人人审核审核人人批准人批准人及批准及批准日期日期原原改后改后原原改后改后9XXXX 工程监理有限公司企业标准GTA/WP/0022016图书、资料管理规定2016-12-25 发布2017-01-01 实施XXXX 工程监理有限公司发布受控本不受控本登记号：GTA/WP/002-2016修改码：010目目 次次前前 言言1 目目 的的2 适用范围适用范围3 规范性引用文件规范性引用文件4 职职 责责5 术语和定义术语和定义6 内容与要求内容与要求6.1 图书、资料有效性管理6.2 图书、资料购置管理6.3 图书、资料的入库、编号与分发6.4 图书、资料借阅与销毁7 相关文件相关文件8 参考文献参考文献附附 录录附录A(规范性附录）书籍、规范借阅申请表附录B(规范性附录）书籍、规范借阅登记表附录C(规范性附录）书籍、规范验收入库单附录D(规范性附录）书籍、规范遗失处理单附录E(规范性附录）书籍、规范出库登记单附录F(资料性附录）文件修订记录表GTA/WP/002-2016修改码：011前前 言言本文件是按照 GB/T19001-2008质量管理体系要求、GB/T28001-2001 职 业 健 康 安 全 管 理 体 系规 范 标 准、GB/T24001-2004环境管理体系 要求及使用指南的要求编制的管理体系作业文件，是 XXXX 工程监理有限公司（简称 GTA）管理手册的支持性文件。本文件中的附录 A 至 E 是规范性附录，附录 F 是资料性附录。本文件由综合部起草和解释。本文件起草人：吴梦洁本文件审核人：朱骥本文件批准人：刘忠山GTA/WP/002-2016修改码：0121 目目 的的加强和规范公司图书、资料管理工作，最大限度的发挥图书资料的作用。2 适用范围适用范围本规定适用于 GTA 图书资料购置、入库、借阅、归还、销毁的管理。3 规范性引用文件规范性引用文件GB/T19001-2008 质量管理体系要求GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范4 职职 责责4.1 综合部负责本规定的归口管理；4.2 各部门负责本规定的具体实施。5 术语和定义术语和定义5.1 图书：指公开出版发行的书籍、规程、规范、标准等，以下简称图书。5.2 资料：指需归档的会议交流资料、内部出版资料、从外单位收集的工程资料、工程图集等。以下简称资料。6 内容与要求内容与要求6.1 图书、资料有效性管理档案管理人员根据质安部发布的有效清单，每年对图书、资料进行清理。图书、资料按相关规范进行清理。综合部对旧版本规程规范保存一份，清理后的图GTA/WP/002-2016修改码：013书、资料安排其进入销毁程序。6.2 图书、资料购置管理6.2.1 购置程序：各部门根据需求填写书籍、规范借阅申请表，如需长期领用则按照物资设备管理规定的要求填写物资设备领用申请表，申请批准后由综合部负责购买并发放至申请部门。6.2.2 购置范围：标准文件，规程规范，培训教材、学习资料、参考资料资料等。6.3 图书、资料的入库、编号与分发6.3.1 整编根据“图书、资料台帐”所录的编号顺序对要入库的书籍进行编号，加盖“XXXX 工程监理有限公司资料专用章”，按编号入库。6.3.2 入库档案管理人员负责对整编后的图书、资料进行验收，核对信息与图书、资料是否相符，确认无误后统一入库。6.3.3 分发档案管理人员收到图书、资料后，应认真进行清点、验收，核对无误后按审批的分发要求进行分发，并保存分发签收记录。分发到各部门的图书、资料不用整编。6.4 图书、资料借阅6.4.1 借阅管理6.4.1.1 本公司图书、资料由综合部编制目录供员工查阅，借书人限本公司员工。6.4.1.2 借用人根据需要提出借阅申请，经所申请部门领导、档案管理人员同意后方可借出。借用人借阅密级资料（如区域地震资料、水文气象资料、规划图等），须按照本公司保密制度的相关要求办理审批手续后方能借出。综合部保存的孤本图书（标准、规范、手册、工具书等）不提供外借，仅限于在借阅室查阅。借用人借出的图书、资料，在使用过程中应妥善保管，不得在图书、资料上涂改、拆散、剪贴和批注，不得转借给其他人员或外单位，防止图书、资料损坏、丢失，GTA/WP/002-2016修改码：014确保安全。使用密级资料应注意保密。6.4.2 归还管理6.4.2.1 归还流程：资料管理员确认图书资料无损坏后，在“文件和资料借阅登记表”登记归还日期，且在“图书、资料台帐”上进行注销。6.4.2.2 若“文件和资料借阅登记表”上所有的图书、资料都已归还，可将其销毁。6.4.2.3 归还要求：借阅图书、资料最长期限为 30 天，到期应及时归还；对于长期使用的图书、资料应按照物资设备管理规定的要求办理领用手续。离职人员在离职前必须清还所借图书、资料。6.4.3 图书遗失与损坏6.4.3.1 对于图书遗失的，由书籍资料保管员填写“书籍规范遗失处理单”。一般规程规范须照原图书版本购赔或照原价赔偿。6.4.3.2 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有以上行为者，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。6.4.4 图书出库登记批准领用的图书不需填写书籍、规范借阅申请表，综合部应做好出库登记单并由领用人签名确认。6.5 图书、资料的销毁6.5.1 图书、资料的销毁参照文档管理制度（GTA/WP/003-2016）中的相关规定执行。7 相关文件相关文件7.1 文档管理制度（GTA/WP/003-2016）7.2 物资设备管理制度（GTA/WP/012-2016）8 参考文献参考文献无GTA/WP/002-2016修改码：015附附 录录GTA/WP/002-2016修改码：016附录 A(规范性附录）修改码：0XXXX 工程监理有限公司书籍、规范借阅申请表表 TA0041编号：GTASJSQ2016001申请部门申 请 人日期序号名称标准代号单位数量单价（元）总价（元）备注总金额（元）申请部门意见：部门负责人：日期：已有情况：综合部专职：日期：综合部意见：综合部负责人：日期：GTA/WP/002-2016修改码：017附录 B(规范性附录）修改码：0书籍、规范借阅登记表表 TA0042公 司 号：姓名：部门：移交人：接收人：编号：GTASJDJ2016001号号编号编号馆藏号馆藏号名名称称标准代号标准代号受控受控状态状态数量数量 公司号公司号姓名姓名借阅日期借阅日期归还日期归还日期备备 注注GTA/WP/002-2016修改码：018附录 C(规范性附录）修改码：0书籍、规程验收入库单表 TA0043编号：GTASGYR2016001编号名称标准代号单位数量单价（元）总价（元）备注其 他附 件备注经办：验收：部门主管：年月日GTA/WP/002-2016修改码：019附录 D(规范性附录）修改码：0书籍、规范遗失处理单表 TA0044编号：GTASGYC2016001部 门 名 称书籍遗失清单目录：序号编号名称（简）单价（元）数量（本）备注经 办 人日 期部门意见：部门负责人：日期：鉴定意见：综合部专职：日期：综合部意见：综合部负责人：日期：GTA/WP/002-2016修改码：020附录 E(规范性附录）修改码：0书籍、规范出库登记单表 TA0045编号：GTASGCD2016001部 门 名 称书籍出库清单目录：序号编号名称（简）单价（元）数量（本）备注领用人：领用日期：GTA/WP/002-2016修改码：021附录 F（资料性附录）修改码：0文件修订记录表表 TA1001序序号号修订内容修订内容修改码修改码页码页码修改修改人人审核审核人人批准人批准人及批准及批准日期日期原原改后改后原原改后改后22XXXX 工程监理有限公司企业标准GTA/WP/003-2016文档管理制度2016-12-25发布2017-01-01实施XXXX 工程监理有限公司发布受控本不受控本登记号：GTA/WP/003-2016修改码：023目目 次次前前 言言1 目目 的的2 适用范围适用范围3 规范性引用文件规范性引用文件4 职职 责责5 术语和定义术语和定义6 内容与要求内容与要求7 相关文件相关文件8 参考文献参考文献附附 录录附录A(规范性附录）归档范围一览表（企业类）附录B(规范性附录）档案查/借阅申请表附录C(规范性附录）保密文件查/借阅申请表附录D(规范性附录）档案信息条目检索附录E(规范性附录）归档文件目录附录F(规范性附录)档案移交目录附录G(规范性附录）公司内部档案盒背脊图附录H规范性附录）销毁清册附录I(规范性附录）卷内目录附录J(规范性附录）变更归档文件申请表附录K(资料性附录）文件修订记录表GTA/WP/003-2016修改码：024前前 言言本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）管理手册的要求编制的档案管理制度，是质量、职业健康安全和环境管理体系程序文件汇编中文件控制程序（GTA/MP001-2016）的支持性文件。本文件中的附录A至J是规范性附录，附录K是资料性附录。本文件由综合部起草和解释。本文件起草人：李天皋、吴梦洁本文件审核人：朱骥本文件审批人：刘忠山GTA/WP/003-2016修改码：0251 目目 的的为加强 GTA 档案管理工作，促进档案工作更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理规定、结合公司档案管理工作实际，制定本规定。2 适用范围适用范围本管理制度适用于 GTA 归档的各种文件。3 规范性引用文件规范性引用文件GB/T19001-2008 质量管理体系要求GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范4 职职 责责4.1 综合部对负责组织实施本规定。4.2 各部门负责在本部门内实施本文件。4.3 各工程项目部负责归档文件内容的完整性、真实性和有效性。5 术语和定义术语和定义5.1 档案：档案是在有关工作完成后，按照一定的归档制度集中保管的具有参考和凭证价值的非现行文件，档案是历史的真实记录。本公司档案可按保存形式分为文书档案、声像档案、电子档案三大部分。按照文件来源分为人事档案、合同档案、工程档案、其他档案等。5.2 文书档案：公司在日常工作活动中直接形成的、保存备查的文件材料。5.3 声像档案：公司在日常工作活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带和影视片等特殊载体的历史记录。5.4 电子档案：是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和GTA/WP/003-2016修改码：026其他相关数据。5.5 人事档案：公司在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事合同、档案5.6 合同档案：公司在经营、采购等工作活动中所形成的具有法律效力的合同文件及其相关的补充协议、支持性文件、委托书等。5.7 工程档案：公司在工程监理、工程监造、项目管理等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。5.8 报价档案：在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的工程招标文件、询价文件、投标文件等。5.9 荣誉、实物档案：指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。5.10 审计档案：指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。6 内容与要求内容与要求6.1 档案库房的设置具体见库房管理规定（GTA/WP/011-2016）。6.2 文档管理GTA/WP/003-2016修改码：0276.2.1 文件归档流程如下图所示（其中目录要求同时提交电子版）：自检合格/整改完成退回整改附目录验收不合格退回整改验收合格附目录验收不合格验收合格6.2.2 文件归档期限的基本原则：6.2.2.1 文书档案、人事档案在次年第一季度末前移交归档。6.2.2.3 生产管理资料按季度装订整理，在本年最后一季度末归档。6.2.2.4 技术研发项目于项目终止或结题后 1 个月内移交，重要或大型跨年度项目，根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单。6.2.2.5 工程建设资料一般情况下于工程竣工验收后半年内移交归档。6.2.2.6 报价文件在招投标或报价过程中，经营部临时保管所有文件。收到(未)中标通知书或签订合同后，在确认资料、信息的完整性后，于 2 个月内移交综合部归档。6.2.2.7 合同文件的相关材料由经营部收集、汇总并整理。经营部在合同执行过程中临时保管相关材料，在项目执行完成，并结清费用后 2 个月完成归档。6.2.2.8 国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后 1 周内归档。6.2.2.9 公司重大活动的照片、录像带，生产管理中形成的图片资料等声像档案于需归档文件各部门档案管理工作负责人综合部档案管理工作负责人入库归档GTA/WP/003-2016修改码：028活动结束后 1 周内归档。6.2.2.10 公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字画、宣传画片、卡片等，由获得或制作部门于活动结束后及时向综合部移交。6.2.3 档案使用管理：6.2.3.1 查阅/复印/借用密级档案，应严格执行公司保密管理制度。在提供使用时，由公司领导签批，填写保密文件查/借阅申请表。查/借阅一般档案则填写档案查/借阅申请表。6.2.3.2 查阅/复印一般档案资料需经所在部门专责签批。6.2.3.3 借用一般档案资料需经所在部门主任领导签批。6.2.3.4 借用公司资质、证照复印件需经利用部门主任签批，借用原件需经公司总经理签批。6.2.3.5 填写“档案查阅/借用申请表”时，必须注明借用原因及借用期限，并按时归还。确因工作原因不能按时归还时，应办理续借手续。6.2.3.6 从档案室借出的档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。借出的档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。档案资料借出后不得转借他人。借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋归还。6.2.3.7 档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的使用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。6.2.3.8 公司档案仅对内部员工提供查询/借用；外单位和非本公司人员需查阅时，需由对口业务部门承办，办理借阅手续。6.2.3.9 载有公司档案信息的磁盘、光盘一律不得外借。6.2.3.10 档案资料在借出期间丢失或损坏，由经办人书面说明遗失过程和原因，所在部门领导确认后，提交综合部报公司领导。如涉及公司重大机密需追究个人责任时，按中华人民共和国保守国家秘密法和中华人民共和国档案法处理。6.2.3.11 文档管理员每月 25 日前对当月借出档案进行统计，对到期未归还档案进行催交，或重新办理续借手续。6.2.4 档案保管6.2.4.1 公司全部档案均由综合部统一管理，工商注册资料及重要产权文件等由经GTA/WP/003-2016修改码：029营部保管。6.2.4.2 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。长期为十五年（含）以上至五十年，短期为十五年（不含）以下。6.2.4.3 保密档案资料涉及公司知识产权和经济利益，各文档管理人员应高度重视，自觉遵守有关保密规定，严格管理，防止密级档案资料泄密。6.2.4.4 公司档案库房实行专人管理，并定期对库藏档案保管情况进行检查。6.2.5 鉴定销毁6.2.5.1 档案鉴定是鉴别、核查已到保管期限档案的使用价值，决定档案续存或销毁的依据。档案鉴定小组每年应对档案进行一次清理，做到帐物相符；每三年开展一次档案鉴定工作，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。6.2.5.2 通过鉴定，对已过期限确无保存价值的档案要编造销毁清册，对已过期但通过鉴定认为仍需保存的档案重新设定保管期限。销毁申请的审批程序执行 XX天联集团公司的相关规定。6.2.5.3 档案销毁工作由综合部进行，监销人员签名，并注明销毁日期，销毁清册应存档备查。6.2.5.4 档案销毁后，综合部应对档案纸质目录和电子目录同时进行修订，注销已销毁的档案目录信息。6.3 编号6.3.1 档号的结构文件归档编号按照：6.3.1.1 工程档案：工程简称参建单位 类别号流水号6.3.1.2 合同档案：公司代号年份类别项目代号流水号6.3.1.3 文书、报价档案、报价档案等：公司代号年份类别流水号6.3.2 编制规则6.3.2.1 年号为文件归档的年号；案卷号用四位数阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不留空号。GTA/WP/003-2016修改码：0306.3.2.2 部门代码设定如下：综合部ZHB经营部JYB质安部ZAB电源项目管理部DYB电网项目管理部DWB设备监理部SJB6.3.2.3 档号示例例如：GTA20162 2 1 10001案卷号四级目录（招标、投标）三级目录（物资供应）二级目录（物资管理）一级目录（经营管理）年号（2016 年）公司简称0001 1 10018 0 3 80001案卷号四级目录（监理）三级目录（工程管理性）二级目录（综合）一级目录（基建）参建单位简称（GTA）机组（一号机组）工期（一期）项目简称（平海电厂）GTA/WP/003-2016修改码：0316.4 归档要求6.4.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。外单位来文必须附文书处理意见并扫描归档。6.4.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得随意更改。6.4.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。6.4.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。6.4.5 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。各级责任人必须按规定签署齐全。6.4.6 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。6.4.7 应本着“简化整理、深入检索”的原则，采用立卷和立件相结合方式科学整理归档文件，立卷应遵循文件的自然形成规律，确保文件的有机联系；立件应按照“一事一件、专事专件”的原则，确保文件的迅速检索。6.4.8 其他载体的档案材料如声像、照片、光盘等应附上包括时间、地点、人物和事由等标志性要素的相关文字说明。6.5 卷（件）内文件的排列文字材料按事项、专业、产生时间顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸则按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。GTA/WP/003-2016修改码：0326.6 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。6.7 对于已归档的档案需要变更其归档方式的，需要申请部门与归档部门主任审核，并由总经理签字。7 相关文件相关文件7.1 库房管理规定（GTA/WP/011-2016）8 参考文献参考文献无附录附录GTA/WP/003-2016修改码：033附录 A（规范性附录）归档范围一览表（企业类）分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般0党群工作党群工作01党群工作综合党群工作综合02党务工作综合党务工作综合020党务工作党委综合性工作1长期 短期次年第一季度末之前综合部党委会1长期 短期其他事务性工作1长期 短期03组织工作组织工作030组织工作组织建设1长期 短期次年第一季度末之前综合部党员干部管理1长期 短期党费管理1长期 短期其他事务性工作1长期 短期04纪检工作纪检工作040纪检工作纪委工作安排、计划、总结1长期 短期次年第一季度末之前综合部05工会工作工会工作050工会工作职代会、工作记录、劳保福利、文体活动等1长期 短期次次年第一季度末之前综合部06共青团工作共青团工作060协会工作各专业学会、协会工作1长期 短期次年第一季度末之前综合部1行政工作行政工作10行政管理综合行政管理综合11董事会、股东会、监事会工作董事会、股东会、监事会工作110董事会工作董事会决议、会议纪要1永久长/短期次年第一季度末之前主管董事会相关工作形成的资料1永久长/短期111股东会股东会决议、会议纪要1永久长/短期股东会相关工作形成的资料1永久长/短期112监事会监事会决议、会议纪要1永久长/短期监事会相关工作形成的资料1永久长/短期12行政事务行政事务120各公司、部门工作计划、总结行政工作计划、总结、通知、规定、办法等1永久 长/短期次年第一季度末之前综合部公司内部整顿形成的相关资料1永久长/短期121会议纪要、决定总经理办公会纪要1永久长/短期综合部各专题会议纪要、协调会1永久长/短期次年第一季度末之前主持部门122技术资质申报资料1永久 长/短 申报工作结经营部GTA/WP/003-2016修改码：034分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般期束后 1 周内年检资料1永久长/短期资质证书1永久长/短期办结后 2 个工作日内123工商管理注册资料1永久办理完毕 1个周内综合部公司章程、验资报告1永久办结后 2 个工作日内营业执照1永久组织机构代码证1永久国、地税证1永久124法律事务诉讼案件资料1永久 长/短期办理完毕 1个周内质安部法律事务相关的资料1永久 长、短期125文秘机要工作政府、外单位来文、重要函件1永久 长/短期次年第一季度末之前综合部公司的对外发文、重要函件1永久 长/短期机要保密工作1永久 长/短期用印记录1永久 长/短期126公司大事记1永久 长/短期每季度最末月前13外事工作外事工作13外事工作外事活动的计划1长期 短期次年第一季度末之前综合部外事工作管理工作1长期 短期14资产140土地管理土地买卖及相关资料1永久综合部141房产管理房产买卖及相关资料1永久142设备管理设备台帐、明细1永久 长期次年第一季度末之前15公共关系公共关系150重要领导视察资料1长期 短期次年第一季度末之前综合部151重要客户、相关方考察资料1长期 短期152重大庆典资料1长期 短期153媒体报道、宣传1长期 短期154公司宣传画册、录像1长期 短期159其他1长期 短期16审计、监察工作审计、监察工作160监察工作监察工作计划、总结1长期 短期次年第一季度末之前质安部监察会议纪要、记录1长期 短期次年第一季度末之前案件处理材料1长期 短期161审计工作各专项审计工作（包括审核过程记录、审计1长期 短期GTA/WP/003-2016修改码：035分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般报告）17后勤福利170后勤福利工作后勤福利相关规定、决定1长期 短期次年第一季度末之前综合部2经营管理经营管理20经营管理综合经营管理综合21经营决策经营决策210重大经营战略决策规划战略、重要战略决策1长期次年第一季度末之前综合部公司中、长期规划、计划1长期 短期年度计划1长期 短期各项专业发展计划1长期 短期211公司改革公司改革相关资料1长期 短期次年第一季度末之前综合部212经营目标管理1长期 短期次年第一季度末之前经营部门213年度预算、资金计划1长期 短期214各类经营统计报表1长期 短期22物资管理（项目除外）物资管理（项目除外）220物资管理工作年度采购、分配计划1长期 短期次年第一季度末之前经营部221物资供应2211招标、投标1长期 短期招标或合同签订后 1 周内2212合同、协议1长期 短期2213来往函件1长期 短期222供应商/分包商供应商/分包商名单及考察评价记录1短期次年第一季度末之前23营销管理营销管理230经营管理工作经营计划、总结1长期 短期经营部经营管理的规定、通知1长期 短期231市场信息及推广市场分析、用户调查1长期 短期232营销工作2321 公司合同、协议、函件1长期 短期2312 投标、招标、议标的商务文件1长期 短期233销售相关工作售后服务1长期 短期统计、报表1长期 短期24投资项目开发投资项目开发240投资项目开发管理投资项目开发管理计划、总结1长期 短期经营部投资项目开发管理的规定、通知1长期 短期241投资基础信息项目立项申请资料、请示、报告1长期 短期投资环境及技术基础信息1长期 短期经营部242委托咨询招标及合同招标、议标记录、合同1长期 短期243咨询报告及批复1长期 短期249其他1长期 短期25与其他企业相关投资方面资料与其他企业相关投资方面资料3生产技术管理生产技术管理30生产技术管理综合生产技术管理综合GTA/WP/003-2016修改码：036分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般31生产管理生产管理310生产管理工作生产协调会、计划、总结1短期次年第一季度末之前各部门项目检查1短期311其他短期32技术管理技术管理320技术管理工作技术管理工作的规划、计划1长期 短期次年第一季度末之前质安部重要的通知、文件1长期 短期321合同、协议1长期322技术创新申报材料及认定证书1长期323技术引进1长期324专利申报专利申报材料1长期专利证书1长期325学术论文1长期33安全环保安全环保330安全环境管理安全环境管理的计划、总结、通知1短期次年第一季度末之前质安部安全教育培训、取证1短期331劳动保护1长期332安全环境事故调查、处理1长期处理完毕后1 周内333环保及污染治理1长期次年第一季度末之前334统计报表1长期339其他1长期34质量管理质量管理340质量管理工作质量管理的计划、总结、通知1短期次年第一季度末之前 电源部电网部质量管理培训、取证1短期341计量及设备检定1短期342产品及工程创优1永久活动结束后2343质量回访及反馈1长期次年第一季度末之前电源部电网部质安部344QC 小组活动1长期345质量事故调查、处理1长期处理完毕后1 周内346统计、报表1长期次年第一季度末之前349其他1长期35标准化管理标准化管理350标准化管理工作标准化管理工作的计划、总结、通知1长期次年第一季度末之前电源部电网部质安部351管理标准各公司、部门管理标准1长期352技术标准各公司、部门技术标准1长期GTA/WP/003-2016修改码：037分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般353体系内审及监督1长期354外审及认证1长期359其他1长期36信息工作信息工作360信息管理工作信息管理工作的计划、总结、通知1长期 短期次年第一季度末之前部门负责人361信息化3510信息系统项目实施立项请示、批复1长期招、投标、合同1长期需求分析报告1长期验收报告1长期操作手册及使用说明1长期3511信息系统运行维护设备清单1短期故障处理记录1短期数据备份1短期系统信息安全问题记录1短期3512软件资料1长期3513档案工作档案管理标准1长期次年第一季度末之前电源部档案工作的计划、总结1长期鉴定申请、报告；鉴定清册1长期销毁审批表及销毁记录1长期档案基本情况、统计表1长期归档移交清单1长期3514图书资料工作1短期3515情报工作1短期3519统计1长期4财务管理及财务审计财务管理及财务审计归口天联集团公司归口天联集团公司41财务审计综合财务审计综合42财务管理财务管理420财务管理工作财务管理制度、规定、办法、通知1长期421财务工作流动资金核定、结算1长期固定资产的新增、报废、调拨1长期财务收支计划、利润、年度决算1长期税收1长期43会计账务会计账务430会计账务报表1长期账册1长期凭证1长期会计档案移交清册1长期44财务审计工作财务审计工作440审计工作审计工作的通知、规定、计划、总结1长期GTA/WP/003-2016修改码：038分类号分类号科目名称科目名称卷内文件内容卷内文件内容归档份数归档份数保管保管期限期限归档时间归档时间归口管理归口管理部门部门电子正本副本图纸重要 一般专项审计的通知、报告、总结、证明材料1长期45融资管理融资管理450融资管理工作融资计划1长期融资方案1长期授信、融资申请材料及批复1长期5人力资源管理人力资源管理50人力资源管理综合人力资源管理综合51人力资源管理基础人力资源管理基础510规划、计划1长期次年第一季度末之前综合部511管理规定、办法、通知1长期52组织管理组织管理520公司二级组织机构设置组织机构设置成立、撤销、合并、更名、变更隶属关系1长期次年第一季度末之前经营部521三定方案1长期53人事管理人事管理530招聘人才库1短期次年第一季度末之前综合部招聘计划、招聘及录用记录1短期531劳动关系管理员工劳动合同1长期保密协议及相关材料1长期532员工奖惩1长期533员工异动1长期534员工档案1长期535工资管理工资计划、总结、会议纪要1长期工资的定级、工资计算等1长期奖金、津贴1长期536考评管理考评记录1长期537职称及个人资质管理1长期538教育培训教育培训计划、总结等1短期GTA/WP/003-2016修改码：039附录 B（规范性附录）修改码：0档案查/借阅申请表表 TA0046编号：GTADCJS2016001查/借阅人查/借阅日期所在部门/单位手机/座机所在项目及总监查/借阅事由查阅借阅 复印 借阅期限自年月日起至年月日止资料名称项目资料序号档</p>