手册-优迪集团人力资源管理手册.doc

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
手册执行说明
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/2
1、目的
为完善公司人力资源管理体系，规范公司人力资源管理政策，优化公司人力资源管理流程，明确公司人力资源管理职责权限，保证人力资源政策的统一，保障公司人力资源安全，从而提升人力资源管理效率，为公司战略目标的实现提供强有力的人力资源保障，特制定本手册。
2、范围
本手册是集团人力资源管理的最高效力法规，集团所有的人力资源管理活动均须遵守本手册规定。
3、职责
3.1集团人力资源部是集团人力资源管理的主导部门和第一责任部门，是集团一切人力资源管理活动的主体。
3.2 人力资源部负责本手册的制定、修改、解释；负责通过人力资源稽核等监督方式监督手册在集团各部门的执行；负责对全集团范围内违反此法规定的现象、事件及相关责任人给予及时纠正及处罚。
3.3 各分公司总经办为分公司人力资源管理的第一责任部门,负责贯彻落实集团人力资手册规定，负责在集团人力资源手册的框架下制定适合本部门的人力资源管理细则并实施。
4、内容
4.1基本法内容
本手册的内容为集团人力资源管理范围内各管理模块基本政策与管理规定
4.2政策执行
4.2.1此手册一经颁布，在新的法规未出台前，无论任何情况必须无条件严格执行。任何部门不得出台与基本法相违背或冲突的法规文件。
4.2.2凡集团原有《员工手册》或相关制度文件与本手册有冲突的均按本手册规定执行，与本手册有冲突的文件从此手册颁布之日起停止执行。
4.2.3各分公司可在本手册的范围内由各分公司总经办组织编写分公司《人力资源管理细则》，但必须经过分公司负责人、集团人力资源部负责人、执行总经理共同审批生效。审批后的文件必须提报人力资源部备案。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
手册说明
生效日期：2006年11月1日
页 码：2/2

4.2.4为保证人力资源管理的规范性与统一性，所有与本手册有关的人力资源管理表单与质量记录，统一由集团人力资源部进行设计格式及编号，通过电子邮件的方式发送各分公司总经办，由各部下载打印复印使用。新的表单一经发布，原有表单即停止使用，若分公司需要基本表单之外的人资源表单时，必须经过人力资源部的审批方可使用。严禁各部门继续使用原有表单或自行设计表单，违者一经发现将予以处罚。
4.5违纪处罚
凡违反此手册规定的，均按本手册规定的处罚标准予以行政处罚，凡手册中未明确规定违纪处罚标准的，均视情节轻重给予相关责任人10-300元处罚。

人力资源手册

文件编号：WY-ZG-05-02
版 本：1.0
组织与人事结构
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/1
1、目的
明确公司的组织人事架构。
2、范围
公司的人力资源组织人事架构的设置均按本组织人事架构执行。
3、职责
3.1集团人力资源部负公司及各分公司的组织结构设计
3.2 各分公司总经办负责按规定的组织结构进行本部门各岗位的设置，当本部门组织结构及岗位有调整变动需求时，需提报集团人力资源部审批后统一调整。
前台文兼人事文员
4、内容
4.1公司人力资管理系统组织人事架构图：
招聘专员
执行总经理

绩效专员

集团人力资源部经理知名人士

前台文员兼人事文员
前台文员兼人事文员
前台文员兼人事文员
前台文员兼人事文员
广东优迪总经办主任
XXX分公司总经办主任
上海优迪总经办主任
浙江优迪总经办主任
培训专员

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
组织与人事架构
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/1

优迪（全国）组织与人事架构

（三）优迪分公司组织与人事架构

分公司总经理（副总）
总经办
（主任）
商品计划部
（经理）
物流部
（经理）
财务部
（经理）
销售管理部
（经理）
市场部
（经理）
客户服务中
心（经理）

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
人力资源组织运作原则
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/1

1、目的
明确人力资源部与各分公司总经办在人力源管理职能组织角色定位，明确集团人力资源组织与分公司人力资源管理组织运作的原则，减少人力资源组织内部运作冲突，提高人力资源组织体系整体运作效率。
2、范围
集团人力资源管理组织与分公司人力资源管理组织运作均按此原则执行。
3、职责
3.1人力资源部代表总经理行使集团人力资源管理职责及权限，对整个集团人力资源管理负管理责任；
3.2各分公司总经理对本部门的人力资源管理工作负领导责任；
3.3各分公司总经办对本部门人力资源工作负责直接管理责任。
4、内容
4.1集团人力资源部与各分公司总经办组织角色定位
4.1.1人力资源部代表总经理行使集团人力资源管理职责及权限，是集团人力资源管理的最高权力部门。在人力资源管理各业务板块，公司下属各分公司总经办必须服从集团人力资源部的统一管理。
4.3.2 人力资源部按照集团矩阵式组织结构管理要求，对各分公司人力资源管理进行业务指导与监督，指导公司下属各分公司的人力资源管理体系的建立与完善，对各分公司贯彻集团人力资源政策情况进行监督，对各分公司人力资源管理职能履行情况进行评估。
4.3.3人力资源部经理对各分公司总经办主任有业务考核权及人事建议权。各分部负责人对各分公司总经办主任行使日常人事管理权。人力资源部经理通过对各分公司总经办主任的人力资源管理业务考核评估结果，向各分部负责人行使对他们的处罚、人事异动的建议权。当人力资源部经理与分公司总经理未能达成共识时，直接提请总经理仲裁。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
人力资源管理职责
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/2
1、目的
明确集团各级部门人力资源管理职责。
2、范围
集团各部门人力资源管理职能及人力资源岗位职责均以此为准。
3、职责
人力资源部负责集团人力资源组织系统各部门职能的制定，负责下部门直属各岗位的职责制定，各分部副总办或总经办负责本部门各岗位职责的制定。
4、内容
4.1人力资源部职能
1)根据集团发展战略要求，制定集团人力资源整体战略与计划并组织实施。
2)围绕人力资源发展规划，建立和完善集团人力资源管理各职能模块的基本政策及管理体系。
3)统筹集团企业文化、招聘、编制、培训、人才储备、绩效管理、薪资福利、劳资关系、人力源基础管理的日常宏观管理工作；
4）指导各分部人力资源管理体系的建立与完善，监督各分部人力资源管理运作状况。
5)根据集团经营管理决策，制定与策划人力资源管理各业务板块的具体策略、方案与计划并组织推行。
6)建立健全集团人力资源管理组织的沟通、考核与培训机制，优化与提升人力资源组织的整体素质与工作绩效。
4.2分公司总经办人力资源管理职能
1)根据分部及集团人力资源规划,制定本部门人力资源工作计划并组织实施.
2)在集团人力资源基本法的框架下建立和完善本部门人力资源管理制度与体系并组织实施.
3)负责本部企业文化、招聘、编制、培训、考核、薪资福利、劳动关系及各项人力资源基础事务性工作的日常管理与实施。
4）负责本部门行政后勤管理体系制度的建立及日常行政后勤事务的统筹。
5）负责副总经理或总经理办公室的日常事务或上级交办的事务处理。
6）负责接受集团人力资源部的业务指导与监督，建立与集团人力资源部的工

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
人力资源管理职责
生效日期：2006年11月1日
页 码：2/2

作沟通机制，积极配合人力资源部的工作安排，严格遵守集团人力资源政策与规定。
4.3分部各负责人人力资源管理职责
1)各分公司总经理责贯彻集团人力资源策政与规定并督导本部副总办主任或总经办主任根据集团人力资源政策法规建立和完善本部门的人力资源管理体系；
2）负责督导集团人力资源政策法规及本部门人力资源管理制度的执行；
3）负责就本部门人力资源管理工作建立正常的沟通机制。
4.4各分公司下属各部门负责人人力资源管理职责
1)严格遵守集团及所在分公司的人力资源政策、规定及流程；
2）积极配合所在分公司总经办组织的人力资源工作方案或管理计划。
3）在分公司总经办的指导下积极开展所负责部门的人力资源管理工作。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
工作沟通管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/3

1、目的
为加强集团各部门之间的沟通与合作，规范各项工作程序，提高各部门工作时效和解决问题的效率，特制订本程序。
2、范围
本程序所指集团内部工作沟通方式包括会议、工作计划与总结、工作日志、工作报表、工作联络函、投诉函。
3、内容
3.1会议
3.1.1会议种类
3.1.1.1 集团会议按行政效力分为集团级会议、分公司级会议、部门级会议。
(1)集团级会议指集团总经办例会、执行总经理主持的专题工作会议及集团职能中心与各分公司的工作沟通会议。
(2)各分公司会议指分公司总经理主持的分公司内部专题会议。
(3)部门级会议指各部门组织召开的工作例会或沟通专题会议.
3.1.1.2集团各级内部会议必须按统一格式形成规范的会议记录，集团级会议记录由执行总经理秘书记录，分公司会议记录由总经办主任记录，部门级会议由各部门负责指定专人负责。
3.1.1.3为提高会议效率及质量,凡集团级会议及分公司级会议，会议主持人须将会议议题提前一天以电子邮件形式发送给与会人员，与会人员收到后应做好相应的应会准备。
3.1.1.4各会议记录人在会议结束后，将记录整理好的会议记录由会议主持人签名后以文本的形式发送给与会各人员，并要求与会人员在会议记录原件上签名，会议记录原件由记会议主持人保存。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
工作沟通管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：2/3

3.1.1.5凡集团级、分公司级内部会议形成的会议记录属具有法定效力的公司文件，对会议记录里形成决议或规定应予积极执行,凡不执行或拖延执行的,会议主持人有权处罚相关责任人员。
3.2工作计划与总结
3.2.1集团各层级部门每月须按行政层级关系,按集团统一格式上报月度或周工作计划与总结。月工作计划须在每3日前上报,上月工作总结须在每月5日前上报。周工作计划与总结在每周一10点前按层级上报。
3.2.2分公司各职能部门工作计划与总结除上报分公司总经理外,还须提报给对应的集团职能管理部门。各上级部门对下级部门提报的工作计划与总结进行审核调整与评估，集团各职能中心对下属各业务归口管理部门的工计划与总结有调整权和评估权。
3.2.3各部门每月、每周必须准时上报工作计划与总结,凡超出规定时间的给予关责任人10元/天或10元/小时的标准处罚。
3.3工作日志
3.3.1为加强人员日常工作管理,提高管理效率，公司各正式员工必须按层级关系以提交工作日志的方式向直接或间接上级汇报当日工作情况。
3.3.2工作日志以电子邮件或文本格式提报，凡缺少的按5元/天标准处罚。
3.4工作报表
凡规定需向上级提交工作数据报表的部门或个人须准确及时按规定的格式提报,凡延迟上报的按3.2.3条处罚标准处罚。
3.5联络函与投诉函
3.5.1须以联络函解决问题的含定义:
本部门内部无法解决，需请示上级领导解决或需与相关部门协调解决的突发性、临时性事项，或通过正常的工作程序未获得解决的事项。
3.5.2问题处理程序
3.5.2.1公司各部门在工作过程中如发现问题，必须立即予以解决。对于能在本部门解决的问题，必须首先在本部门内部解决。本部门解决不了的问题，应及时与相关职能部门协调解决。
3.5.2.2各部门在日常工作中发现的本部门处理不了的问题，需提请跨分公司

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
工作沟通管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：3/3

或集团相关职能部门解决时，应先请示本分公司总经理或集团职能部门负责人同意后，以《联络函》的形式提请相关部门协助解决。需提请分公司内部相关部门解决的，则直接以《联络函》的形式提请协助解决。
3.5.2.3各部门收到《联络函》后应在提请部门持有的《联络函》上签名确认，并在三天内未解决，对于不能在三天内解决的应给予明确的解决期限，不能解决的应给予充分的解释。否则，提请部门可向被提请部门投诉。对于分公司内部的，可写《问题处理投诉单》直接向分公司负责人提报。对于跨部门的可提交《问题处理投诉单》到执行总经理秘书处，由秘书转发至被投诉的集团职能部门负责人或其它分公司负责人。各相关负责人收到《问题处理投诉单》后须在上在签署意见并及时责令属下相关部门立即解决并予以跟踪。执行总经理秘书必要时应将《问题处理投诉单》及投诉处理结果向执行总经理汇报。同时应将《问题处理投诉单》妥善归档保管理。
3.5.2.4凡部门收到问题处理投诉成立,各相关责任人给予50元/次的处罚。凡下属部门被投诉后，各分公司或集团职能部门对投诉处理跟进不及时或漠然处之的，给予予200元/次的标准罚。
3.6工作沟通记录保存
各分公司对工作沟通中产生的会议记录、工作计划总结、工作日志、工作报表、工作联络函、投诉函等记录表单均须按《文件管理程序》进行妥善保管理。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
人力资源系统内部沟通程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/2

1、目的
建立集团人力资源管理组织系统的沟通渠道与机制，提高人力资源组织内部的沟通效率，提升工作效率与质量。
2、范围
分公司人力资源组织与集团人力资原部的内部沟通与交流均按此程序执行。
3、职责
1）各分公司总经办负责通过各种沟通方式定期向集团人力资源部汇报本部人力资源工作，提请集团人力资源部的业务指导与支持需求。
2）集团人力资源部负责通过各种沟通方式下达集团人力资源政策与规定，了解与指导分部的人力资源工作的开展，负责沟通方式的与规定的制定。
4、内容
4.1沟通方式
人力资源组织内部的沟通方式为文件、联络涵、工作计划与总结、人事报表、SKYPE工具、电子邮件。
4.1.1人力资源文件
1）对于集团人力资源部下发的文件,各分公司总经办必须严格执行，并组织分部员工进行文件的学习，确保让分部每位员工知晓文件精神，学习完文件后员工必须在文件背面签名确认，以示员工已学习与知晓文件精神。集团人力资源部下发的文件属集团受控文件，各分公司总经办须将其文本版及电子版归档保存。
2）各分公司发布本部门人力资源管理文件时必须提请集团人力资源部审核通过后报分公司总经理审批颁布执行。
4.1.2 工作计划总结
每月3日前，各分部副办或总经办须按集团统一格式提报当月工作计划与总结给人集团力资源经理审核备案。每周一10点前须提报本周工作计划及上周工作总结。
4.1.3人事报表
各分公司总经办须在规定的时间内向集团人力资源部前台文员提交以下月或周人事报表。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：2/2

报表类型
报表内容
提交时间
周报表
《部门人员编制表》
每周一10点前
《人员档案表》
月报表
《部门人员编制表》、《员工入离职报表》
每月3日前

4.1.4联络涵
当集团人力资源部须郑重的下达业务管理要求或分公司总经办有需郑重向集团人力资源部请示、申请或批复的事项时，按集团统一的联络函方式进行沟通。
4.1.5 SKYPE工具、电子邮件
用于日常的工作交流与沟通，当需要召开远程会议时用SKYPE工具，其会议要求按集团会议管理规定执行。集团下发的文件不能使用电子邮件的形式，必须采用文本形式。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/5
1.目的
为规范对集团产品、经营、质量体系有关的文件和资料进行管理，使集团各类事务管理规范化、制度化和标准化，切实维护公司利益，特制定本程序。
2.范围
适用于公司所有有关产品、经营和质量体系有关的发文文件和收文文件的控制。
3、文件分类
3.1公司文件按类别分为程序文件和公文
3.1.1文件的种类
管理手册、管理规程、管理工作细则、工作表单记录，此类文件按ISO程序文件的格式规范进行编写。
3.1.2公文的分类
3.1.2.1按发行对象分
1） 上行文，指对上级部门的发文；
2） 下行文，指对有直接隶属关系的下级部门的发文；
3） 平行文，指对平行关系的部门进行的发文。
3.1.2.2按发文格式分为请示、报告、命令、通告、决定、通知、通报、函
3.1.4按文件的效力分为:集团级文件及分公司级文件
集团级文件为集团总部各职能部门发放,在全集团范围内产生效力的文件,分公司级文件指由分公司发放在本公司内部产生效力的文件.
3.1.3文件按保密级别分为秘密文件、机密文件和绝密文件
(1)秘密文件是指公司一般秘密，泄露会使公司的权益受到损害的文件。文件内容涉及公司人事档案、各类合同、协议、员工资收入、尚未进入的市场、编订成册的质量手册、管理手册、公司尚未对外公开的各类信息资料。
(2)机密文件是指包含公司重要秘密，泄露会使公司的权益受到非常严重损害的文件；文件内容涉及公司尚未付诸实施的经营项目和经营决策、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、供应商资料、客户资料等。
(3)绝密级文件是指涉及公司董事会、股东会的重大决策、公司已经确定但尚未正式实施的公司发展战略、长期规划和经营方向等的信息资料。
3.1.4文件按是受控类别分为受控文件与非受控文件。
集团内部使用的均为“受控文件”，发往外部的文件为“非受控文件”。
4、发文管理流程
4.1发文需求的审核

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：2/5
集团各级部门因工作的开展产生文件发行需求时，由需求部门提报发文需求,经总经办文控室审核发文是否必要。如无不必要,则不发文；如必要，则由发文需求部门进行拟稿。
4.2发文审核签发
4.2.1发文审核签发流程
发文需求部门拟定文件的初稿，交由部门负责人审核；审核无误后，提报电子文档给集团总部对口职能部门负责人审核；审核确认后，回复给发文需求部门负责人；最后由总经办文控室，按照文件规范进行审核，审核无误后报总经理或总经理授权代理人审批签发。
4.2.2总经办文控室对文件发行审核事项
(1)是否有规定权限人员审核签字,是否有规定权限人员审批签字.
(2)格式是否符合要求，对不同发文对象的发文种类是否正确。
(3)是否符合保密规定，秘级文件是否有标注秘密级别。
(4)是否与公司现行制度有冲突，如有冲突，有无经审批的《文件修改申请书》。
(5)是否符合国家法律法规的要求。
(6)是否知会相对应职能中心负责人并征求其意见。
4.3文件发行
4.3.1公司所有文件均需总经理或总经理授权代理人签发；
4.3.2公司所有文件均需总经办文控室审核后盖“准予发行”章后方可发行生效，无发行章的一律无效；
4.3.3受控文件需加盖“受控文件”印章；
4.3.4公司密级文件、须加盖“秘密、机密、绝密”章；
4.3.5所有已签批并准予发行的文件的原件均须保留于总经办文控室，由总经办文秘管理员统一分类保管。
4.4文件编号
程序文件的编号参照ISO程序文件的编号进行管理；
4.4.2公文的编号
所有文件由总经办文控室负责统一编号,其它任何部门不得自行编号。
公司文件统一编号为：XX公司字（2006）XX号
4.5发文登记
总经办文控室必须对已发放各类文件进行分类详细登记，并及时对各部门文件发放汇总表进行及时更新，确保文件汇总表所列文件清单为公司目前最新文件。
4.7文件的补发
当文件使用者的文件破损严重，影响使用时，必须到总经办文控室办理更换手

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：3/5
续，交回破损文件，补发新文件。
当文件使用人将文件丢失时，必须书面总经办报告，非密级文件由总经办核定处罚措施后补发新文件。密级文件，必须报请总经理核定处罚措施，并经总经理书面同意后方可补发新文件。
4.8公司文件的有效性。所有文件必须具备以下条件，否则收文部门可以拒绝执行，并须向公司文控室投诉反映。
4.8.1文件的形式：
（1） 须总经理签字并盖有发文部门公章；
（2） 要有总经办文秘管理人员签字核对；
（3） 要盖有“准予发文”章；
（4） 需保密的文件，需盖有密级章；
（5） 受控文件须盖“受控文件”章。
4.8.2文件的内容：
（1）部门发文内容不能与公司发文相抵触；
（2）有公司签发的文件内容不能与集团总部文件文件内容相抵触。
4.9文件修订
4.9.1公司的所有经营管理活动，凡有文件规定的都要按文件规定执行，任何人都不能以口头通知改变，要改变都只能以文件形式改变。
4.9.2文件的修订，须知会原签发人审核同意。
4.9.3文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改部门的负责人提出书面《文件更改申请报告》，说明更改原因，对重要的更改还须附有充分证据。
4.9.4程序文件的更改分为换版和换页两种。
1).文件更改量大和有原则性更改时，采用换版，其标识初始版次为A，换版后依次为B.C.D……等英文字母，每换版一次，往后更改一次字母。
2).文件更改量较少且没有太大的原则性变更时，采用换页。其标识是初始修改码为0，换页后修改码依次为1.2.3……等数字，每更换一次变为一位数字，换页5次，则应重新换版。
3)文件的更改以“版次”和“修改码”作为标识和识别依据。
4.9.5发放更改的新文件时，应同进收回作废的原文件，当更改的文件若有保存价值时，由总经办文控室加盖“作废”章后保存，若无保存价值则应销毁处理，并记录于《作废文件处理清单》。
5、收文管理流程
5.1总经办文秘管理人员须建立收文登记簿，公司各部门也须建立部门的收文

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：4/5
登记簿；
5.2凡公司收到的文件,统一由总经办文秘管理人员签收登记，并及时提报总经理审阅签批，根据签批意见，转发至公司各相关部门；
5.3公司各部门须建立本部门收文登记汇总表,并保证汇总表与总经办文控室的文件发放汇总表保致一致。
5.4公司各部门收到总经办转发的文件后,须由专人负责签收登记；秘级文件由部门负责人签收并专门保管。
5.4部门收文后,文件管理人员须及时提报部门负责人,部门负责人必须组织属下员工认真学习并贯彻实施。公司各级管理人员、员工在学习完文件后，必须在文件上签名。总经办将不定期对公司各级员工学习贯彻文件的情况进行检查，对未签名的员工均视为未学习，罚款10元/次。
6 文件的保管
6.1各部门都必须有专人负责文件的保管工作，并建立严格的文件管理制度，并做好相关人员的保密纪律教育。
6.2公司各部门文件保管的实行部门负责人制。
6.3各部门文件保管人必须将来文分门别类，依文号存放整齐，并保证文件的完整性；密级文件，各保管责任人须用独立的文件夹装订，并妥善收藏。
6.4公司任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。特殊情况需复印、摘抄和外传文件，须由公司副总级以上人员批准；密级文件复印、摘抄和外传，须由总经理批准。
6.5公司所有文件签发时都必须清楚注明保存期限“××个月”，各发文部门门在起草文件时,务必注明该文件保存期限。总经办文控室在登记已发放文件清单必须注明各文件的保存期限。文控室每隔二个月对各部门超期文件定期清理一次。各部门在收到总经办文控室文件收回通知后,应在三天内将过期文件发回给总经办文控室，由文控室统一对过期文件进行处理。其它各部门无权对过期文件进行处理。凡部门逾期不发回的，每拖延一天给予文件保管责任人20元处罚。凡发回文件有缺失的按文件缺失处罚规定处理。
6.6当文件保管责任人员异动时，由各部门通知总经办文控室列出异动人员保管理文件清单发给工作交接双方。双方跟据提供的文件进行核对交接。发生文件缺失的，按文件管理处罚规定予以处罚，并将文件缺失情况及处罚结果及时报总经办文控室备案。否则将视为文件承接人责任。
6.7各部门在工作中形成的各类记录，包括会议记录、决议、方案、照片、图表、录像带、各尖表单等有保存价值的资料，部门文件管理人应收集齐全，分类归档保

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
文件管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：5/5
存，每三个月清理一次。公司行政类各种记录表单统一由总经办编制，其它各类类表单由各部门拟制,报总经办审核。
7、违纪处理
7.1 非保密文件如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以责任人20元之罚款。
7.2随处乱放保密文件者，经查实将给予每次30-50元罚款；连续三次违反者将给予降职处理或除名处理；如因保管不善，或对无关人员宣扬，发生泄密给公司带来损害者，轻者除名，重者将视情节追究法律责任。
7.3保密文件如在保存期内检查发现缺少页数的现象，每缺少1页处50元罚款；缺少5页以上者，公司将依泄露公司机密处罚。
7.4越权发文和未按公司规定发文，可对相关责任人处以50-100元/次罚3.2.8.5违反本程序条款规定，未明确处罚规定的，情节较轻的，给予20-50元/次罚款；情节严重的，带来损失的，给予除名处理，并追究经济和法律责任。

文件编号：UD-RG-06-01
版 本：1.0
电脑与网络管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：4/4

1、目的
为规范各分公司电脑网络管理，保证各分公司电脑网络信息安全，特制定本程序。
2、范围
此程序管理包括电脑上网权限的管理、电子邮件的管理、电脑数据端口管理、电脑系统权限管理、电脑数据资料管理。
3、职责
3.1各分公司总经办负责此程的具体操作与执行。
3.2 分公司各级人员须尊守此规定。
4、内容
4.1电脑上网权限与管理
4.1.1除各分公司总经理外，凡岗位工作必需且经常上网的，经须经过相关审批流程后方可开通上网功能。审批流程为：
本人提出书面审请 总经办主任审核 分公司总经理审批 总经办开通权限
4.1.2当已开通上网权的员工因工作发生变化或发生人事异动时,应由总经办及时撤销其上网权限。凡不及时的给予总经办负责人30元/次罚款。
4.1.4凡已开通上网权限的员工只能进行与工作业务有关的上网活动，如进行与工作无关的上网活动（网上聊天、玩游戏、浏览与工作无关的网站），一经发现，给予罚款100元/次。
4.1.5各总经办应经常对公司各部门员工电脑使用情况进行严格监督，发现违纪现象立即进行评教育并予以处罚。凡因未加强监督管理而致电脑上网管理混乱的，将追究总经办主任的管理责任，并视情况给予50-100元的处罚。
4.2电子邮件管理
4.2.1凡新入职人员需开通电子邮件时，需由员工本提出申请，报所在分公司总

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版 本：1.0
电脑与网络管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：4/4

经办审批后提交人事文员处开通。
4.2.2当员工离职时,应及时删除离职员工的电子邮件地址。
4.2.3电子邮件的群发规定
4.2.3.1电子邮件群发指邮件接收人为5人以上.
4.2.3.2电子邮件发件人因工作需要须群发邮件时均由公司指定部门统一转发。凡群发范围全分公司范围内的分公司总经办统一转发.
4.2.3.3下列情形邮件不得群发:
(1)邮件发放内容属公司秘密的；
(2)员工的离职信息；
(3)邮件内容有不当言论的或与企业文化相冲突的；
(4)其它内容会引起不良反应或后果的邮件。
4.2.3.4总经办在转发群发邮件时应按4.2.3.3条款情形进行审核后方可转发，如未经严格审核而转发的，其引起的不良后果由转发部门或转发人员负责。
4.3电脑系统权限管理
4.3.1凡因工作需要须开通电脑管理系统(EOL、SAP)使用权限的，均需经过相关审批流程后方可开通。
本人提出申请 总经理 总经开通权限
4.3.2凡系统使用人员须妥善保存好系统权限密码，凡发生密码泄露或丢失的将追究使用人的责任并处予10-50元处罚。
4.4电脑数据端口管理
4.4.1除分公司负责人、电脑管理人员外，其它所有员工的电脑均须由电脑部封闭数据端口（USB接口），电脑联接了打印机的，应在主机打印端口接口处贴上
由电脑部制作的封条，除电脑部人员外，任何员工无权拆除封条。凡员工因工作需

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电脑与网络管理程序
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要须使用电脑数据端口拷贝资料的，需由使用人提出书面申请报总经办主任审核后在总经办的监督下拷取资料。
4.4.2凡属从数据存储器拷入电脑的，则无需相关人员审批即可由电脑部监督操作。
4.5电脑数据资料管理
4.5.1公司所有电脑使用责任人需对电脑内存储的各类资料，分门别进行妥善保存。属于公司秘级资料的应设置打密码并进行必要备份，严禁将秘密资料放置于电桌面。凡违反上述规定的，给予相关责任人50-10元/次罚款。违反公司保密规定的按公司保密制度规定处理。
4.5.2当使用电脑的关键性、敏感性员工离职或被辞退时，各相关行政部门应立即通知电脑部人员对其电脑进行封闭。
4.6违纪处罚
凡违反上述程序规定而无相关处罚标准的均按10-100元的标准处罚。

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版 本：1.0
企业文化管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/2

1、目的
为保证集团文化的统一，充分发挥企业文化管理的作用，促进各分公司企业文化的建立，营造分公司良好的文化氛围，促进集团战略目标的达成。
2、范围
各分公司的企业文化建设与管理均依本规定执行。
3、职责
3.1人力资源部负责集团企业文化建设整体推行与归口管理；
3.2 分公司总经办负责本集团企业文化在本部门的宣传与推行；
3.3分公司各部门及各级人员积极参与集团企业文化的推行;
3.4分公司总经理负责分公司企业文化的建设的管理.
4、内容
4.1企业文化的功能
企业文化的功能包括导向功能、规范企业形象功能、约束功能、提高经济效益功能、凝聚功能、改善人际关系功能、教育功能、激励功能、促进有效管理功能、辐射功能。
4. 2企业文化的基本结构
1)价值理念系统，包括核心价值观、企业精神、企业目标、经营宗旨、管理方针、企业作风等；
2）行为规范系统，包括企业制度行为、企业管理行为、企业道德行为、企业经宫行为。
3）形象识别系统，包括企业领导形象、企业环境形象、企业员工形象、企业产品形象。
4.3企业文化管理要求
4.3.1培训要求
1)各分公司总经办须采取各种形式定期开展集团企业文化的培训，对于新入职员工须发放集团《企业文化手册》并在入职上岗前进行培训，确保每位员工均能理解集团企业文化的内容。

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版 本：1.0
企业文化管理程序
生效日期：2006年11月1日
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4.3.2制度与行为要求
1）各分公司所有的制度、员工的行为、管理行为、经营行为均须符合集团企业文化手册的内容，须体现集团的价值理念。
2)各分公司必须加强各项制度的执行力，严格规范员工的行为，规范管理者的管理行为，从而使员工行成良好的行为习惯。
4.3.2外部识觉形象要求
公司的VI形象识别系统须与集团保持统一。公司LOGO、公司网站、员工工衣、工牌、管理表单记录、公司内部企业文化形象宣传、对外宣传、员工精神面貌、团队工作氛围等公司形象均须符合集团企业文化的要求，与集团保持高度统一。
4.4企业文化宣传
分公司总经办须通过培训、会议、专题研讨、文化活动开展、员工沟通会、典型事例宣传等形式加强对集团企文化的宣传与落实，强化员工的企业文化意识。
4.5企业文化监测与改进
1）各分公司总经办须根据集团企业文化内容及企业文化的三个层面随时监测分公司整体的企业文化氛，若侦测到与企业文化不符的现象或整体的企业文化氛围出现偏离或不良趋势时，应积采取有效措施予以预防或纠正，从而随时营造分公司积极、健康、安全、创新、活跃的企业文化氛围。
2）各分公司每季度须向人力资源部提报本部门企业文化建设总结报告。
3）人力资源部每半年、每年通过人力资源稽核或调研活动对各分公司企业文化现状进行监测或调研。经过检查或调研，发现企业文化工作中存在的问题，并制定改进措施。

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版 本：1.0
人力资源稽核与调研管理程序
生效日期：2006年11月1日
页 码：1/3

1、目的
对集团各分公司人力资源管理体系进行全面的稽核，对各分公司人力资源管理存在的问题进行调研诊断，制定相对的改进措施，不断促进和改善集团及各分公司人力资源管理水平
2、范围
本程序适用于集团人力资源稽核与调研活动的开展。
3、职责
3.1人力资源部负责对各分公司的人力资源政策与制度的执行情况，负责分公司人力资源管理体系的诊断与调研。负责各分公司人力资源稽核与调研诊报告的撰写与上报。
3.2各分公司总经办负责本部各部门人力资源稽核，对各部门执行公司人力资源制度与政策进行稽核，负责配合集团人力资源部的人力资源稽核与调研诊断工作，负责本部人力资源稽核与调研诊报告的撰写与上报。
3.3执行总经理及分公司总经理负责审批人力资源稽核与调研诊断报告。
4、内容
4.1人力资源稽核
4.1.1人力资源稽核内容
本手册各项管理制度的执行与落实情况。
4..1.2人力资源稽核方式
1)日常稽核
人力资源部通过工作计划总结、人力资源报表、电子邮件、联络涵、电话或聊天工具等沟通方式了解各分公司日常人力资源工作及制度的执行情况。
2）定期稽核
每半年、每年集团人力资源部对各分公司的人力资源制度执行及人力资源