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网上报销管理系统处理方案

目录
第1章 项目背景 3
1.1企业财务信息化情况 3
1.2企业报销业务情况 4
第2章 需求分析 6
2.1总体需求 6
2.2具体需求 7
2.2.1功效需求 7
2.2.2性能需求 10
2.2.3集成需求 11
2.2.4运行界面需求 11
2.2.5安全性需求 12
第3章 功效设计 13
3.1总部借款报销业务分析 13
3.1.1总部借款业务分类 14
3.1.2总部报销业务分类 14
3.1.3总部借款、报销和还款业务步骤分类汇总 14
3.2预算管理功效设计 15
3.2.1预算编制 16
3.2.2预算调整 19
3.2.3预算实施控制 20
3.2.4预算统计和查询 20
3.3.借款管理功效设计 21
3.3.1电子借款申请单格式和说明 21
3.3.2电子借款步骤 23
3.3.3总部借款步骤特殊要求 25
3.4.报销管理功效设计 28
3.4.1电子报销单格式和说明 28
3.4.2电子报销步骤 33
3.4.3报销冲抵借款业务步骤 40
3.4.4总部报销步骤中特殊处理 41
3.5还款管理功效设计 42
3.6综合查询 43
3.6.1预算实施情况查询 43
3.6.2预算项目实施情况查询 44
3.6.3个人业务查询 44
3.6.4个人借还款查询（个人信用） 44
4.6.5部门借款报销情况查询 44
3.6.6组合查询 44

第1章 项目背景
伴随信息化在企业管理中不停深入，财务管理也发生了重大革新，一个网络财务时代已经到来。网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全企业乃至整个供给链，在预算、成本等很多方面掀起了一次企业全员财务革命。
1.1企业财务信息化情况
总部在完成财务核实平台建设基础上，财务信息化工作正在向财务管理纵深方向发展。借款报销业务作为总部财务管理前端，直接和业务信息接触，提升借款报销业务信息化水平含有覆盖面广、步骤明确、易于推广等特点。另外总部已经实现了CA认证和网上公文处理系统已经上线，所以含有了实施网上报销系统技术基础和应用基础。
网上报销系统作为信息搜集平台，实现了报销步骤标准化，规范了填单要求、审批步骤，而且和账务核实系统、预算管理系统和网上银行系统紧密集成，实现了报销信息立即反应和全部费用支出数据搜集和规范，完成了数据共享和集成。
经过网上报销系统，能够使经费预算从业务提议时就得到控制，加强了预算控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决议人员提供具体费用支出明细和预算实施情况。
网上报销系统是企业信息化建设一个关键组成部分，有利于企业总部利用信息化手段提升借款、报销业务处理能力，以适应工作模式转变，从而为企业优化管理提供有力支持。
总部已经实施了无币化报销，但实际工作中仍存在一定问题：比如手工录入业务单据信息不规范、查询困难，手工审批业务步骤不透明、效率低，预算和支持控制难度大，业务决议支持数据少等。
总部网络化财务管理其前端是由业务带来资金流信息，其中一大部分是费用报销，这部分业务发生资金金额和数量全部比较大，而且传统以纸化报销单为介质费用报销模式暴露出成本高、效率低、意见多、矛盾大问题日趋严重。另外，在财务精细化管理要求，伴随预算编制不停深入和细化，怎样加强费用预算支出控制手段，使预算管理工作能够落到实处，成为急待处理问题。要想深入开展预算管理，降低报销成本，提升工作效率，必需借助财务信息化手段实现网上报销。

1.2企业报销业务情况
现在总部费用报销采取手工填写报销单方法。这种传统手工报销方法存在以下关键问题：
1）预算控制手段比较落后
（1）总部现在采取经费本方法进行预算控制，仅限于对经费总量控制， 财务人员在报销时采取手工统计方法进行预算控制，效率低、正确性差、实效性差；
（2）对预算实施情况分析需要花费大量工作，时间滞后很长，不能立即给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。
2）报销速度较慢，影响工作效率
（1）报销人需要花费大量时间等候领导审批单据。
（2）领导天天需要花费大量时间和精力等候处理提交者单据签批，无法用心于更关键管理和决议工作。
（3）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次全部需要进行查对校验，花费时间，严重影响工作效率，也影响了报销款支付速度。
3）数据反复处理，财务工作量大
在手工报销步骤中，财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，因为缺乏有效信息手段需要对相同对象进行三次反复性处理，每次全部需要进行复核、校验，增加了财务人员工作量，严重影响工作效率，犯错风险较高，使财务人员无法将时间分配到更有价值管理工作中去。
4）填单不规范，财务审核程序多
（1）因为借款报销包含政策较多，分散在不一样文件，职员往往不能全方面熟悉相关政策，在填制单据时信息轻易不全或犯错，直接影响到了会计信息质量，为企业内部控制留下了巨大隐患，增加了财务风险。
（2）在手工报销模式下，职员将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全方面核查，又要审核业务审批步骤，最终才能编制记账凭证，输人会计信息系统，不仅工作量巨大，而且犯错率也比较高。
5）信息不能立即完整反馈，难以满足管理需求
因为整个报销过程是手工方法进行，不管是领导还是报销人无法立即正确了解本部门及个人报销情况和预算费用支出具体细节，难以满足职员查询及管理需要。
所以，应经过建立网上报销系统，规范管理、加紧报销速度，降低财务人员等相关人职员作量，增加报销过程透明度，加强预算监控，提升总部财务管理水平。同过网上报销系统能够优化整个报销步骤，打通企业财务信息传输过程中止档。

第2章 需求分析
2.1总体需求
财务信息化建设将和整个企业整体信息化建设步伐相结合，逐步实现财务、业务步骤一体化。
在总部财务管理信息化深入推进过程中，将逐步实现预算管理、网上报销、财务核实闭环管理。网上报销系统能够直接从全方面预算系统取数，对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核实系统，对预算实施情况进行汇总和分析，实现整个预算工作闭环管理。
另外，有效利用现有高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠网上报销系统，支持费用支出预算控制功效，实现个人、部门、项目标费用控制；依靠网络优势和合理管理步骤，实现财务管理规范有序，监督有力，同时借助于强大数据库资源为领导提供各类决议依据。
1）加强预算控制
（1）使经费预算从业务发生时就得到控制，能够实时统计、分析数据，各部门能够立即了解预算实施情况，促进财务部门和业务部门之间财务信息交流。
（2）利用预算和费用实施对比控制，建立全程预警预算管理模式，根本改变重预算编制、轻预算实施情况。
（3）经过完整预算实施信息，提升预算编制水平。
2）提升工作效率
（1）经过系统步骤再造和完整报销表格设计，帮助和规范职员填写报销单据，提升报销信息采集速度和质量。
（2）领导能够在任何时间进行单据网上签批和数字署名,节省领导和职员有效工作时间,提升工作效率。
（3）经过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证，降低会计人员反复劳动，能把更多精力放到增值工作上。
3）完善内部控制
（1）网上报销系统不仅仅是财务步骤电子化，它能够渗透到总部日常管理方方面面，以网上报销系统为契机，能够对总部日常管理制度及步骤进行梳理，规范总部管理，把规章制度经过步骤方法固化在网上报销系统中。
（2）经过其内部预设步骤，使得单据根据正规步骤逐层审批，审核会计也不再需要将精力过多投入在步骤检验上，提升审批速度。
4）提供满足用户需求决议支持信息
（1）网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关业务系统，使会计信息系统能够搜集到相关业务活动全部信息特征，而不仅仅是价值或金额方面信息，提升了信息透明度。
（2）能够提供个人、领导及财务人员所需要相关借款报销信息，为领导决议提供了信息支持，同时也提升了财务服务水平。
2.2具体需求
企业总部对网上报销管理系统需求包含功效需求、性能需求、系统集成需求、运行界面要求和安全性要求。其中功效需求可分为主功效需求、辅助功效需求、扩展功效需求三类，图2-1所表示。

图2-1 网上报销系统需求示意图
2.2.1功效需求
主功效需求包含个人业务处理、领导审批处理、财务业务处理。
1）个人业务处理
提供在线填单功效，即个人依据业务需要选择对应业务单据类型进行填写；业务单据包含借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单；个人填单如采取汇款方法，必需填写收款人名称、开户行及银行账号等信息；在提交单据未经审批之前，个人能够撤消；提交单据后，系统自动生成唯一单据号码。
提供个人业务查询功效，支持：查询个人全部申请单据，支持多维、组合、多种条件查询；查询个人审批过全部单据，支持组合查询；查询个人单据审批状态；支持个人入卡信息查询；单击查询出统计可查看具体单据情况；个人借还款查询（个人信用）；查询个人借还款情况；查询个人未还款情况。
提供个人薪酬福利情况查询：经过调用工资系统个人薪资费用部分数据，能够使用户在线查询出自己“工资条”和福利费用信息。
2）领导审批处理
提供领导审批功效，即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面，可点击查询每条单据具体情况；显示审批单据所列支预算项目标可用金额（设置按钮查看）；为方便领导审批，可查询提交单据职员历史单据情况和历史借款情况；领导可依据情况审批是否同意单据；如同意，依据步骤设定，单据将转至上一级领导或转至会签部门审批，或到财务审批；如不一样意，可附说明单据将返回提交人；领导能够对多条单据进行批处理审批。
提供预算项目实施情况查询，即依据权限定义，各级领导可查询权限范围内预算项目实施情况；选择特定预算项目后，可查询出该项目标全部明细支出情况，并可查询具体单据。
提供部门借款，报销情况查询，即部门领导可查询本部门全部职员借款、报销情况。
3）财务业务处理
提供会计审核功效。审核登录界面为默认待审核单据列表；会计经过查对原始凭证，签署审核意见；会计审核金额能够和提交金额不一样，审核金额如超出提交金额10%，不许可经过；为方便审批，可查询提交单据职员历史单据情况和历史借款情况；审核同意后，由会计打印单据，并粘贴原始票据，传输至出纳；如不一样意，签署意见后返回填单人；不许可审查对单据进行批处理；审核完成后，可查询审核人员审核全部业务单据。
提供出纳支付功效。出纳对于单据信息没有任何修改权限，但她有权查看经过会计核准后费用详情，并依据最终核准金额和付款方法，进行支付处理，处理后签署意见；假如是以入卡方法支付，出纳能够定时导出银行支付文件；假如是支票支付，出纳必需在系统中录入支票号码；假如是限额支票支付，出纳必需立即经过银行对账单取得支票实际支付金额，录入本系统实际支付金额；借款人假如借限额支票，必需在出纳录入实际支付金额后才能报销。
提供生成记账凭证功效。出纳付款后，会计人员定时能够经过本系统直接生成记账凭证。生成记账凭证应满足账务系统要求；本系统处理常规单据应能无缝生成凭证，生成凭证后不再需要修改；生成凭证中应包含科目、摘要、金额、个人往来、科研项目等基础信息；会计人员能够单张或批量生成凭证。
辅助功效需求包含个人信息管理、单据打印、组合查询、财务信息公布。
1）个人信息管理
职员能够自助维护个人常见信息，当职员发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。
2）单据打印
提供统计和打印功效。可灵活设置统计项和单据打印格式，并打印。
3）组合查询
查询功效设置为多条件查询，能够输入一个条件，也能够输入多个条件组合查询。
查询时依据查询条件进行分权限查询，查询条件为：预算项目、部门、处室、时间、人员、金额、借款、报销、报销费用类型、借款内容、报销内容、单据状态等。
以上多种状态能够进行复合查询，查询时需要依据人员不一样权限设定具体查询范围。
4）财务信息公布
提供财务信息公布窗口，能够查询最新公布财务制度和要求，也能够查看部分财务小知识，如怎样判别发票真伪等。
扩展功效包含系统初始化及维护、步骤管理和权限管理。
1）系统初始化及维护
系统初始化及维护中基础数据字典初试化及维护提供预算项目、费用类型、会计科目、个人职务消费数据、差旅费个人补助数据、出差地点类型、出差地点维护、业务类型、支付方法、银行账号、帐套，组织机构、角色和权限维护等。
系统初始化及维护中数据对应关系初始化及维护提供预算项目和部门之间关系、预算项目和帐套(单位)之间关系、费用类型（开支内容）和会计科目之间关系维护，及出差地点和出差地点类型之间关系初始化和维护。
2）步骤管理
提供用户依据业务实际情况和业务步骤变动情况自定义审批步骤功效。
3）权限管理
需要提供授权管理等，并根据权限进行审批或查询等。
2.2.2性能需求
为确保网上报销业务顺利进行，对网上报销系统运行速度、稳定性、操作友好性和系统安全性等方面提出以下需求：
u 方便——用户端应完全基于IE浏览器,不需要额外配置,简化系统安装和维护；
u 快捷——实现和账务系统无缝连接，直接生成记账凭证；和网络银行实现数据规范对接,能够直接产生付款信息在网上支付报销费用；
u 友好——提供友好用户界面，为多种不一样职责人员提供不一样界面，提供常见、易用操作风格，便于系统使用、维护和管理；
u 扩展性——实现和内网门户和办公系统系统集成；能够实现系统平滑升级和扩充；
u 可靠性——确保系统是一个有机整体，传输中不致出现数据丢失；当某节点发生故障时，不会造成整个系统瘫痪。
u 并发访问响应速度——要求系统多人并发访问平均反馈速度和企业OA系统速度基础一致。
u 安全——采取完善、可靠安全机制，在软件级、系统级、应用级、企业级全部有安全机制。领导审批使用优异CA数字认证。
2.2.3集成需求
网上报销管理系统是企业总部财务管理信息化体系中有机组成部分。经过网上报销管理系统和预算管理系统、账务管理系统、网银系统数据共享和步骤协同，才能有效支持从预算实施、借款、报销、冲账到预算考评、分析报销业务全什么周期管理。所以，对系统集成提出以下需求。
1）实现和预算系统集成
2）实现和账务系统集成：实现和账务系统集成，能够将网上报销系统中借款数据、报销数据批量传输到账务系统，并将借款、报销业务财务处理信息传输回报销系统。
3）实现和网银系统集成：经过网上报销系统，企业资金支付业务能力会有极其显著提升。出纳能够经过网上报销系统获取正确付款信息，并经过对这些信息批量处理能够轻松生成网络银行所需要接口文件，并传输到网络银行系统中完成资金支付。
4）实现和管理数据中心集成：根据企业信息共享标准规范要求，在总集成商和管理数据中心开发商配合下，从本系统业务数据库中整理提取相关报销类共享数据，经过必需格式转换后，自动提交到管理数据中心中报销数据库中。
5）同时要预留和人力资源管理（导入组织、角色等）、固定资产管理等系统接口。
2.2.4运行界面需求
(1) 用户端同时支持浏览器界面和图形用户界面；
(2) 支持个性化用户界面和打印输出：许可用户自定义界面（菜单、显示风格、工具条、界面显示项和位置），许可用户自定义账表输出栏位和大小；
(3) 界面采取简单明了表示方法，如树型结构、弹出式窗口；含有缺省值、操作提醒、自动检验、自动纠错功效；含有在线帮助、在线学习工具；
(4) 软件功效符合财务人员操作习惯；
(5) 能灵活地定义参数和处理规则，可方便地采取符合自己业务特点方案。
2.2.5安全性需求
系统安全性除了在系统中建立权限控制、信息加密等安全方法外，还应经过以下多个层面来深入加强：
1) 网络层面：经过计算网络本身安全方法（防火墙等）来实现计算机网络层面安全；
2) 系统层面：系统经过定义系统角色，实现对系统功效层面上访问控制，且系统系统管理员和安全管理员权限互斥。各个系统用户使用域管理，经过唯一标识身份KEY和系统中角色唯一绑定，避免安全管理员透过数据库管理系统来创建大权限现象发生；
3) 数据层面：系统提供对所控制数据进行访问控制能力，确保合适人在合适时刻看到合适数据；
4) 存放层面：系统提供数据加密功效，可对系统管理各类文档进行加密处理。

第3章 功效设计
在对总部借款报销业务分析和借款报销业务和预算管理业务关联关系分析基础上设计网上报销系统功效，满足企业总部对借款报销信息化支持借款报销业务功效和操作友好性方面要求。得到网上报销系统功效树图3-1所表示。
网上报销管理系统
预算管理
预算编制
预算调整
预算实施控制
预算统计和查询
借款管理
借款单审批管理
借款单管理
借款单查询
借款单打印管理
报销管理
报销单管理
报销单审批管理
报销单冲账管理
报销单查询
报销单打印管理
还款管理
还款单管理
还款单查询
还款单打印管理
综合查询
预算实施情况查询
预算项目实施情况查询
个人业务查询
个人借还款查询
部门借款报销情况查询
组合条件查询

图3-1 系统功效树
3.1总部借款报销业务分析
总部借款报销业务包含借款、报销、还款三大业务，其中报销依据是否偿还以前借款又能够分为报销及报销冲抵借款两类。三大业务之间关系图3-2所表示。

图3-1：借款、报销、还款业务关系示意图
3.1.1总部借款业务分类
预算项目依据预算项目标责任部门分为公共开支项目和部门预算项目。借款人只能申请使用本部门部门预算项目或公共开支项目中预算经费。总部预算项目明细表参见附件1：总部预算项目一览表。
依据所借款项从哪类预算项目中支出，可将借款业务审批步骤分为二类：一类为部门预算项目借款；另一类是公共开支预算项目借款。第二类借款步骤除需要借款人所在部门相关领导审批以外，还需要该公共开支预算项目标归口管理部门会签。
3.1.2总部报销业务分类
依据报销单据不一样，将报销分为经费报销和差旅费报销两类；经费报销又依据报销业务审批步骤不一样分为经典报销、实物报销、药费报销、带薪休假报销、固定资产购置报销、探亲路费报销、出国经费报销、课题费报销八类。
实物报销指所报费用类型为办公用具、办公耗材（包含低值易耗品）、资料费时，需要实物验收人签字，并附所购实物清单；药费报销需行保部卫生处领导审批；带薪休假费报销需企业文化部领导审批；固定资产报销需行保部领导会签，并附固定资产记录表和所购固定资产清单；探亲路费报销需人力资源部领导审批；出国经费报销依据出国费和出国培训费不一样分别审批步骤，出国费需办公厅领导会签，出国培训费需人力资源部领导会签；课题费依据归口管理部门不一样分别审批步骤，纳入总部课题研究课题费需发展计划部会签，对于自行开支课题费只需本部门审批。
总部费用类型清单及和报销步骤关系参见附件3：总部费用类型一览表。
3.1.3总部借款、报销和还款业务步骤分类汇总
总部借款、报销、还款业务步骤分类如表3-1所表示。
表3-1：总部借款、报销、还款业务步骤分类表
序号
业务类型
步骤分类标准
步骤类型
使用单据类型
说明
1
借款
预算项目类型
部门预算项目借款步骤
借款申请单

2
公共开支预算项目借款步骤
借款申请单
需归口部门领导会签
3
报销
费用
类型
经典报销步骤
经费报销单

4
实物报销步骤
经费报销单
办公用具、耗材、资料费报销，需实物验收人签字
5
药费报销步骤
经费报销单
药费报销，需卫生处领导审批
6
带薪休假报销步骤
经费报销单
带薪休假费报销，需企业文化部领导审批
7
固定资产报销步骤
经费报销单
固定资产报销，需行保部领导会签
8
探亲路费报销步骤
经费报销单
探亲路费报销，需人力资源部领导审批

出国经费报销步骤
经费报销单
出国费需办公厅领导会签，出国培训费需人力资源部领导会签

课题费报销
经费报销单
纳入总部课题研究课题费需发展计划部会签，对于自行开支课题费只需本部门审批
9
差旅费报销步骤
差旅费报销单

10
还款

还款步骤
还款单

3.2预算管理功效设计
预算管理业务包含预算编制、预算调整、预算实施控制及预算查询四个方面内容，图3-3所表示。
预算编制
u 生成预算表
n 预算类
n 预算项目
n 预算数等
u 生成表方法：
n 手工录入；
n EXCEL导入
n 复制历史数据
n 系统导入
预算调整
预算实施控制
预算统计和查询
u 年中预算表调整
n 预算项增减
n 预算数增减
n 预警量调整等
u 调整方法
n 手工调整
n 系统接口
u 借款，报销步骤中有权限节点能够显示该预算项目余额
u 提供预算预警
u 超预算强制不予报销和借款
u 自动生成预算实施情况表
u 按权限提供预算实施情况查询
u 穿透查询某预算项目发生明细
u 按条件查询预算调整统计

图3-3：预算管理业务内容示意图
3.2.1预算编制
总部全方面预算根据年度核批，当年预算指标当年使用，不结转下年。为了在总部借款、报销业务中实施预算控制，每十二个月年初，需要在网上报销系统中生成该年度预算表，作为该年度预算管理和控制基础。
3.2.1.1预算表所含内容及说明
总部预算项目及预算表中所包含内容如附件1：总部预算项目一览表。
总部预算表中各项内容说明以下：
1.项目名称
预算表中项目名称潜在包含预算类别，一级预算子类，二级预算子类、预算项目等概念，呈层层分支关系，最终形成树型目录结构。如“日常公共管理经费”预算类下含“公共办公费、物业费、离退休费”等一级预算子类；“公共办公费”一级预算子类下又含“公共办公用具、会议费、交通费”等二级预算子类；“公共办公用具”二级预算子类下含“办公耗材及设备维修、办公用纸”预算项目。
只有预算项目是最终需要进行预算数分配项，在进行预算统计时，预算类或某一级预算子类预算总额或预算余额总数由该预算类或该级预算子类下所包含全部预算项预算数或预算余额加和形成。
2.单位名称
单位名称包含总部和科技委两类，对应现行总部两个帐套现实状况。除职务消费外，其它任何一个预算项目对应其中某一个帐套。
3.归口部门
归口部门是该项预算项目标归口管理部门。
4.预算数说明
预算表编制时，对某个预算项给出年度控制数；该数可在年底时进行调整。
5.预警量
对每个预算项，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为该预算项初值百分值之内时），系统会产生报警提醒。
6.是否为公共开支
对每个预算项，可定义为公共开支。假如该预算项不是公共开支，则只有隶属于其归口部门职员才能够在借款或报销时申请动用该预算项目；公共开支预算项目为总部全部职员全部能够在借款或报销时申请动用款项。
3.2.1.2预算表生成方法
系统提供以下四种预算表生成方法：①手工录入方法；②历史数据复制方法；③EXCEL表格导入方法；④全方面预算管理系统接口导入方法。上述四种方法全部由系统中定义预算管理员来实施，预算管理员为总部财务部财务处对应人员。
1.手工录入方法
系统提供界面，让预算管理员增加预算类和预算项；分配该预算项归口部门和责任人；界定预算数，给出预警类型和具体预警量；定义是否为公共开支预算。
同时系统提供友好编辑界面，对于已生成预算类和预算项进行编辑和修改，包含：预算类和预算项本身删减，预算数、预算归口部门、责任人、预算预警类型预警量、及是否为公共开支调整；同时提供预算项目之间前后次序调整手段。
2.历史数据复制方法
每十二个月年初在预算未同意之前，系统要提供依据往年历史数据，根据某种规则自动生成本年度预算功效。在该方法上，用户现在潜在需求包含两方面，一是能够往年任意十二个月预算编制表或预算实施表为范本，生成本年度初始预算表，再调整；二是选择范本后，能够定义以该范本中各项预算数某一百分比值（如1/3）来自动生成本年度初始预算表。
3.EXCEL表格导入方法
提供依据EXCEL表格形式预算表，直接导入系统功效。
4.全方面预算管理系统接口导入方法
预留和全方面预算系统接口，全方面预算系统中完成预算编制后，预算编制表直接由全方面预算系统导入网上报销系统,同时预算调整、预算实施等功效全部在全方面预算管理系统中进行。
3.2.1.3预算表生成其它特殊处理
1.对“职务消费”预算项目标特殊处理
用户要求职务消费预算细化到每个人，并以人为单位进行职务消费控制；不再要求一个季度报销一次限制，仅进行总量控制。某人职务消费当年预算指标当年使用，不结转下年。
在年初进行年度预算表生成时，要求系统提供按“什么职务享受多少职务消费”粗略标准，先初始化总部全部职员当年职务消费初始预算，然后由预算管理员进行微调，减轻预算管理员一个个录入烦琐工作量。
2.对“综合机动费”预算项目标特殊处理
领导综合机动费年初时只能确定某个主管领导下总额。该年度中，假如某一部门需要使用该领导综合机动费，则根据《综合机动费使用管理暂行措施》，提供总部综合机动费使用审批表，交预算管理员，由预算管理员对预算表进行调整，在“该领导综合机动费”一级子类下增加该预算项目，作为该笔综合机动费控制基数。该部门想使用这笔款项时，要在借款或还款单项目中选择该预算项目。
3.2.2预算调整
3.2.2.1预算调整内容
1.预算类和预算项目标增加和删除
预算年度中支持预算项目标增加和删除。但要注意，一旦该项目已经有发生额，则不许可删除该预算项目。
2.某一预算项目中预算数等调整
预算年度中支持任一预算项目中相关预算数、预算归口部门、预算责任人、预警量、是否为公共开支等调整；并能够填写调整说明。
3.2.2.2预算调整方法
支持两种调整方法：一是手工调整；二是全方面预算管理系统调整后，经过接口直接由全方面预算系统导入。
3.2.2.3预算调整特殊需求
1.相关想删除已经有发生额预算项目标处理
当预算管理员想删除有发生额预算项目时，系统将自动将该预算项目标已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为0。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提醒，请预算管理员确定并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保留。
2.相关降低某预算项目预算数，且其调整后预算数小于实际已发生额处理
该情况处理，和想删除已经有发生额预算项目标处理类似：系统将自动将该预算项目标已发生额作为该预算项目预算数，并将该项目预算余额自动变为零。系统按上述规则处理完成后，弹出友好提醒，请预算管理员确定并自动生成说明，该说明预算管理员可调整后保留。
3.相关预算项目增减和费用类型关联
当预算项目和费用类型有对应关系。当预算项目发生增加或删减时，将影响到该对应关系。要求系统在预算项目发生增减时，强制弹出可能发生对应关系调整界面，让预算管理员调整对应关系，以免无此对应关系后可能产生犯错情况。
4.在预算调整过程中和全方面预算系统保持预算同时问题
在全方面预算管理系统使用后，要严格界定预算管理系统和网上报销系统在预算调整业务上工作方法，以避免两个系统数据不一致问题。提议在全方面预算管理系统使用后，全部预算编制和预算调整工作全部在全方面预算管理系统中进行，然后以接口方法导入网上报销系统。
3.2.3预算实施控制
1.借款和报销步骤中有权限节点能够显示该预算项目余额
在借款审批步骤或报销审批步骤中，默认（或被授权）该项借款或报销费用项目所关联预算项目责任人能够依据表单上显示预算余额，判定该笔借款或报销是否经过，以此达成预算过程控制目标。
2.提供预算预警
对每个预算项目，按金额（当该预算项余额不足该金额时），或按百分比（当该预算项余额为该预算项初值百分值之内时），系统会产生报警提醒。以此达成预算预先控制目标。
3.超预算强制不予报销和借款
当超出预算时，在借款人或报销人填单步骤，就弹出提醒信息，不予报销或借款。
3.2.4预算统计和查询
在预算统计和查询方面，系统需要提供以下功效：
u 自动生成预算实施情况表，总部预算实施表如附件2：总部预算实施表。
u 可穿透查询某个预算项目标具体发生情况；
u 部门领导可查询本部门归口管理预算项目实施情况；
u 个人可依据授权查询相关预算项目实施情况；
u 企业领导可查询企业总部预算实施情况；
u 按预算表、预算项目、预算周期等条件查询预算调整统计。
3.3.借款管理功效设计
3.3.1电子借款申请单格式和说明
电子借款申请单格式如单据3-1所表示。

单据3-1：电子《借款申请单》格式
借 款 申 请 单
部 门： 日期：
借款人姓名

职 别

电话

借款金额（大写）
¥
核准金额（会计填）

项目

费用类型

支付方法

卡号

借 款
事 由

月
日
凭单
摘 要
还款金额
结 欠

处室领导： 部门领导： 会签部门领导：
审核人： 实际领款人： 出纳：
电子《借款申请单》栏目注释如表3-2所表示。
表3-2：电子《借款申请单》栏目注释表
栏目名称
栏目注释
部门
借款人所在部门；当借款申请人填写该单据时，系统自动生成
日期
借款人提交《借款申请单》日期；借款人填写单据时系统自动生成，在提交时刷新
借款人姓名
借款人姓名，必需是总部正式在岗职员；当借款人填写单据时，系统自动生成
职别
借款人职别；当借款申请人填写单据时，系统自动生成
电话
借款人常见联络电话号码或手机号码；个人信息维护中有话，系统自动填写，不然需要借款人自己填写。
预算项目
预算项目类型；在借款人填写单据时弹出字典项供选择，预算项目类型参见附件1；需要和借款步骤类型关联，即假如选择部门预算项目，则仅出现部门预算项目类型
费用类型
费用类型；在借款人填写单据时弹出字典项供选择；费用类型参见附件2
支付方法
支付方法；在借款人填写单据时弹出字典项供选择；用户可自定义支付方法，常见支付方法有：现金、入银行卡、POS机刷卡、限额支票、定额支票、汇款、汇票、托收承付等。
卡号
假如申请人选择支付为“入银行卡”时，系统自动显示该申请人银行卡号
借款金额（大写）
由借款人填写借款金额，在“￥”前填写大写金额，在“￥”后填写小写金额，如为限额支票借款，请填写限额支票限额数。
核准金额（会计填）
由财务部门依据对应标准文件内容进行填写，不管怎样借款，会计会依据这个标准进行最终限额核定。假如为限额支票借款，填写实际限额支票限额数。
借款事由
填写该借款用途及经费出处。
处室领导
借款人所在处室领导签字；在借款步骤中“处室领导审批”节点时，处室领导处理完该节点提交下一节点时，系统自动生成
部门领导
借款人所在部门领导签字，在借款步骤中“部门领导审批”节点时，部门领导处理完该节点提交下一节点时，系统自动生成
会签部门
领导
公共开支预算项目借款步骤，还需有该预算项目归口部门部门领导签字，在公共开支预算项目借款步骤中“归口管理部门领导审批”节点时，归口管理部门领导处理完该节点提交下一节点时，系统自动生成系统自动生成。
审核
财务主管人员审核出纳工作无误后签字。
领款人
出纳实施借款业务时，由实际领款人手写署名。
出纳
出纳实施借款业务时，由出纳手写署名。
月、日、凭单、摘要、贷方金额、结欠
由财务部门填写，用于借款人还款时，财务人员在登记报销统计
3.3.2电子借款步骤
依据所借款项从哪类预算项目中支出，可将借款业务步骤分为部门预算项目借款步骤和公共开支预算项目借款步骤两类。
3.3.2.1部门预算项目借款步骤
部门预算项目借款步骤图3-4所表示。

图3-4：部门预算项目借款步骤示意图
部门预算项目借款步骤中各节点说明如表3-3所表示。
表3-3：部门预算项目借款步骤节点说明表
节点
节点说明
申请人在线填单
填写《借款申请单》中电话，选择预算项目、费用类型、支付类型、借款金额、借款事由等项，及其它相关信息；选择是直接提交给处长审批，还是跳转到部长审批。
Ø 此步骤，可选择预算项目字典范围仅为责任部门为该申请人所在部门部门预算类型预算项目。
Ø 当申请人选择“限额支票、定额支票、汇款、汇票、托收承付”等支付方法时，还需要提供收款人、收款人账号等信息，具体各支付方法需要提供哪些信息请见2.4借款步骤特殊说明。
处室领导审批
申请人所在处室领导审批，决定是否同意此项借款业务，可填写审批意见；假如不一样意选择退回申请人；假如经过选择提交部门领导审批。
部门领导审批
申请人所在部门领导审批，决定是否同意此项借款业务，可填写审批意见；假如不一样意选择退回申请人；假如同意选择提交财务部门审核
财务审核
财务部责任人员（现在是总部财务处会计）决定是否经过此项借款业务。假如经过则依据对应标准填写《借款申请单》“核准金额”；打印借款单，将电子步骤节点提交给出纳处理，并将打印纸质《借款申请单》交给出纳
出纳付款
出纳以电话等方法通知领款人领款。领款时，领款人在纸质《借款申请单》上实际领款人栏手写署名；出纳在纸质《借款申请单》出纳栏手写署名。
生成凭证
出纳付款后，经过接口，将相关数据传送到财务管理系统，生成凭证。由相关人员打印《记账凭证》，和《借款申请单》等贴在一起存档。
3.3.2.2公共开支预算项目借款步骤
公共开支预算项目借款步骤图3-5所表示。

图3-5：公共开支预算项目借款步骤示意图
公共开支预算项目借款步骤中各节点说明如表3-4所表示。公共开支预算项目借款步骤和部门预算项目借款步骤不一样之处，在表3-4中以”斜体+下划线”加以标识。
表3-4：公共开支预算项目借款步骤节点说明表
节点
节点说明
申请人在线填单
填写《借款申请单》中电话，选择预算项目、费用类型、支付类型、借款金额、借款事由等相，及其它相关信息；选择是直接提交给处长审批，还是跳转到部长审批。
Ø 此步骤，可选择预算项目字典范围仅为公共开支预算项目类型。
Ø 当申请人选择“限额支票、定额支票、汇款、汇票、托收承付”等支付方法时，还需要提供收款人、收款人账号等信息，具体各支付方法需要提供哪些信息请见2.4借款步骤特殊说明。
处室领导审批
申请人所在处室领导审批，决定是否同意此项借款业务，可填写审批意见；假如不一样意选择退回申请人；假如经过选择提交部门领导审批。
部门领导审批
申请人所在部门领导审批，决定是否同意此项借款业务，可填写审批意见；假如不一样意选择退回申请人；假如同意且该部门本身就是该预算项目标归口管理部门，则选择提交财务部门审核；假如同意但该部门不是该预算项目标归口管理部门，则选择提交归口管理部门审批。
归口部门领导审批
由申