公司质量体系文件模板.doc

1.目标
为规范本企业质量体系文件确定、发行、分发、修改、废止等作业，特制订本程序。
2.范围
适适用于本企业质量手册、程序文件、三阶文件、表单，和用户标准、国家标准、国际标准等外来文件和资料控制。
3.权责
3.1本企业文件制订、审批、修改及废止和收发控制职责表以下：
项目
序号
文件阶别
制订
审查
同意
控制部门
3.1.1
一阶文件
ISO推委会
管理者代表
总经理
文控中心
3.1.2
二阶文件
各部门
管理者代表
总经理
文控中心
3.1.3
三阶文件
各部门
各部门主管
总经理
文控中心
3.1.4
四阶文件
各部门
随文件一并审核、同意
各制订部门
3.2外来文件
3.2.1外来文件经签署后，由文件控制中心统一控制（登录、发行、回收、保留、销毁等）。
4.定义
4.1受控文件：是指文件制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必需经权责部门审批，根据ISO9001:标准要求实施。确保使用是有效版本。受控文件在本企业质量活动中含有法规性和强制性，不得随意违反其要求或要求。受控文件必需加盖蓝色“受控文件章”，不得影印。
受控文件范围包含：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、三阶文件、部分作为文件控制表单、部分外来文件。
4.2非受控文件：仅用来作为学习、参考文件，在质量活动中不产生法律效力。非受控文件能够是经权责人同意后受控文件影印本，作废版本。非受控文件必需加盖蓝色 “非受控文件章”。
4.3三阶文件（广义）：本企业三阶文件包含：管理要求、作业指导书、检验标准书和规范及它们附件。还包含部分质量统计。
4.4外来文件：指起源于企业外部用以指导、约束本企业一些作业文件。（比如：用户标准、国家标准、国际标准、法律法规等。）
5.作业内容
5.1步骤图（附件一）
5.2文件编写标准
质量手册、程序文件和三阶文件除以文字由左到右横向书写外，必需时辅以表格、图片及步骤图作为附件。
5.3文件打印格式
质量手册由ISO推委会依实际需要确定打印规格；程序文件由相关部门按5.6格式进行编写；三阶文件按5.7由各部门自行依据实际编写，但同部门同类三阶文件格式须统一。纸张规格通常情况为A4。
5.4文件系统架构
文件系统架构分为：质量手册、作业程序、质量计划、作业指导书/检验标准书、表单四阶。文件系统架构见文件系统架构图(附件二)。
5.5质量手册格式规范
5.5.1质量手册编号标准
SK QM 01
流水号
文件阶别
企业英文第一个大写字母
5.5.2质量手册内容
5.5.2.1封面、文件变更履历表、董事长申明、质量手册目录，手册说明；
5.5.2.2企业介绍,引用标准，术语和定义，范围和适用领域；
5.5.2.3质量方针、目标和承诺；
5.5.2.4组织结构、职责、权限；
5.5.2.4.1企业组织结构图及部门职能；
5.5.2.4.2品管部组织结构图及部门职能；
5.5.2.5组织界面（接口）；
5.5.2.5.1质量管理体系步骤图；
5.5.2.5.2质量控制步骤图；
5.5.2.5.3 ISO9001:程序展开权责表；
5.5.2.6质量管理体系要求描述；
5.6程序文件之格式规范
5.6.1程序文件编号标准：

SK QP
程序文件流水号（01~99）
文件阶别
企业英文第一个大写字母
5.6.2 程序文件分八段式编写
5.6.2.1目标：叙述制订该作业程序目标。
5.6.2.2范围：说明该作业程序适用范围。
5.6.2.3权责：作业内容中，牵涉到关键部门或人员所须负担事项。
5.6.2.4定义：解释在本程序内容中，包含非国际公认、特殊事项、专业名称或英文缩写，若无需定义名称，可标明“（无）”。
5.6.2.5作业内容：说明该作业程序步骤。必需时，程序文件中5.1附件即为此作业程序步骤图，同时内文须提及相关程序文件、三阶文件参考时机，和其附件或表单使用时机，和程序简明描述。
5.6.2.6相关文件：列举和该作业程序相关程序文件、三阶文件。
5.6.2.7使用表单：列举并附上和该程序文件相关表单。
5.6.2.8附件：可包含步骤图、表单等。原始表单大小不予要求，但作为程序文件附件时，纸张规格（含首页）为A4大小。
5.7作业指导书/检验标准书/管理要求之格式
5.7.1作业指导书/检验标准书/管理要求编号标准
WI
三阶文件类别
流水号
文件阶别
部门别（部门代码一览表）（附件三）
三阶文件类别：G：表示管理要求，Z：作业指导书，B：检验标准书，Q：其它。
5.7.2作业指导书/检验标准书编写格式参见（5.9.4）
5.7.3管理要求编写格式可和程序文件相同，但编号标准和三阶文件相同。编号标准参见（5.7.1）。
5.8受控表单编码标准：

FM- - --
版本
表单流水号（001-999）
部门代码（见附件三“部门代码一览表”）
版本：表单版本从“A”开始，修订则更换为“B”，依次类推（但I、O、X字母则不予引用。）
表单流水号：以三个号码显示，从（001）开始编码，依次为（002）、（003）、……以这类推，此编码仅限于表单。
5.8.1 每页表单全部应在其左右下角分别编印编号和保留期限。
5.8.2 文控中心汇整表单后，填写“质量统计总览表”（见附件七），并于每三个月分发至各相关部门查对版本。
5.8.3修改文件需删去表单时，表单编号也随之删去，其它表单编码不予更改，需增加新表单时从后开始编码。
5.9文件制订
5.9.1由管理者代表协调各部门制订文件。
5.9.2 ISO推委会负责搜集资料撰写质量手册，并和相关部门进行研讨。
5.9.2.1由文件控制中心（文控中心）负责全企业一、二、三阶文件之“文件一览表”（见附件十）制作，并每三个月分发至相关部门。
5.9.3 质量手册、程序文件、管理要求编有页码每一页均包含下列项目。
5.9.3.1文件编号：填写该质量手册或程序文件之编号。
5.9.3.2 版本 ：以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、A1……A5、B0、B1……）
5.9.3.3页码
5.9.3.3.1页码格式为P/N。p为页次；N为文件内容总页数。
5.9.3.3.2由文件内容首页编列。总页数为页次编列最大数字，文件内
容总页数不等于文件总页数（包含封面和“变更履历表”（见附
件八）页数）。
5.9.3.3.3文件改版时，全部页次须重编。
5.9.3.4文件标题：即为该手册或程序文件名称。
5.9.3.5内容：则依阶梯式编码如：
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
5.9.4作业指导书/检验标准书若单页，编写项目包含：文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、同意；若多页,须每页加盖文件受控章。
5.10文件审核、同意
质量手册、程序文件及作业指导书/检验标准书完成后，需经3.1权责人员审核、同意后发行。
5.11文件分发和回收
5.11.1各部门接到文件时，应查对文件编号、版本、页码。
5.11.2全部经文件控制中心发行文件，必需盖蓝色“受控文件章”或“非受控文件章”，收文部门于“文件分发、回收统计表”（见附件四）上签收。若为修订或废止这份文件需如数收回原发行之文件直接由文控进行销毁，作为知识经验积累之用回收之旧版文件和作废原版本应加盖红色“作废章”。对外发行之文件（如提供用户、供方）可不收回。
5.11.3有遗失文件情形或因工作需要，须请额外补发文件时，应填写“文件补发申请表”（见附件六）经管理者代表同意后，向文控中心申请补发。
5.11.4因用户需要或教育训练所需文件，须由所需部门填写“文件补发申请表”经相关部门主管同意后，才可办剪发放。影印资料加盖蓝色“非受控文件章”后，方可发放使用。
5.11.5各部门在摘抄文件内容作为学习、看板或宣传资料时，需经文控同意后，方可使用。
5.12外来文件发行
5.12.1外来文件须用于制造、检验时，由相关部门/接收人在“外来文件接收记录表”上署名确定接收，然后由文控中心盖“受控文件章”或“非受控文件章”后生效。
5.12.2文控中心应每三个月将最新“外来文件接收记录表”和“文件一览表”送呈各部门查对文件版本。
5.12.3外来文件编号标准
□-□□□-□□□□-□□
流水号
接收年月（如：0302=2月）
接收部门代号
类别代号
5.12.2.1类别代号：A、质量、技术资料 B、政府法规资料 C、其它资料
5.13文件修订、废止
5.13.1全部文件得依据需要随时申请修改。
5.13.2文件修订、废止，可由相关部门提出，填写“文件变更申请表”，（见附件五）经原文件制订部门或相关部门主管审查，管理者代表同意，方可进行文件修订、废止作业。必需时邀集相关部门召开文件修改检讨会，商议文件修改事宜。
5.13.3文件修改意见经过同意后，原制订部门依据修改意见给予修正，送文控中心打印，进行后续发行作业。
5.13.4质量手册、程序文件/管理要求修改，应将修订情况统计于“变更履历表”中，若该文件不合时宜时应给予废止。文件废止时原始文件编号须给予保留，但不得继续沿用。已废止原件，由文控中心依据实际需要给予保留或销毁。
5.13.5文件修订，其版本控制参见5.9.3.2。
5.13.6各部门(文控除外)和个人全部不得保留已失效或过时文件。
5.13.7 经填注内容后之表单，得依《质量统计管理程序》进行保留和管理。
5.14外来文件管理。
5.14.1外来文件要经审核才发出，外来文件发出时要签收。
5.14.2外来文件可用目录式管理。
5.14.3外来文件不可随便更改，如有更改，必需经权责人员署名认可
6.相关文件
6.1《质量统计管理程序》
7.使用表单
7.1文件一览表（FM-100-001-A）
7.2质量统计总览表 (FM-100-006-A)
7.3文件分发、回收统计表 (FM-100-002-B)
7.4文件补发申请表 (FM-100-004-A)
7.5文件变更申请表 (FM-100-003-A)
7.6文件变更履历表 (FM-100-005-A)
7.7外来文件接收记录表(FM-100-007-A)
附件一
文 件 控 制 流 程 图
步骤图
权责部门
相关文件
使用表单
描述
文件制订/修改/废止/接收收

审查
NG

OK
编 号

同意
NG

OK

分 发
回收资料
OK

建档保留
销 毁

各权责部门文控中心

各部门主管

文控中心

管理者代表

文控中心

文控中心
管理者代表

《质量统计管理程序》

文件补发申请表，文件变更申请表，变更履历表，外来文件接收记录表

质量统计总览表
文件一览表，

文件分发、回收统计表，

各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控中心负责实施修改打印工作。

文控中心负责文件编号。

文件必需经权责人同意后才能发行。

文控中心负责文件和资料分发，回收和归档。

附件二

文 件 系 统 架 构

质量手册

程序文件/质量计划

作业指导书/检验标准
书/管理要求等

表单

附件三
部 门 代 码 一 览 表
董事长/总经理
ISO推委会
010
100
行政部
人事部
采购部
制造部一
制造部二
新样品制作组
020
030
040
050
060
070
技术部
后勤部
品管部
货仓部
装配A部
装配B部
080
090
110
120
051
052
装配C部
喷印部
车间QC组
啤链部
合金部
打磨部
053
056
058
061
062
063
车床部
塑胶部
冲床部
工模部
计划部
电子部
064
065
066
081
130
054

附件四
崇基五金塑胶（深圳）
文件分发、回收统计表
版
本
文件编号
部门
签收
回收
备注
日期
份数
签收人
日期
份数
签收人

制表：

FM-100-002-B 保留期限：1年
附件五
文 件 变 更 申 请 表
□修订 □废止
文件编号

申请日期

文件名称

申请部门

申 请 人

组 长

条款
变更前（版本： ）
条款
变更后（版本： ）

审查： 同意：

FM-100-003-A 保留期限：1年

附件六
文 件 补 发 申 请 表
文件编号
版本
文件名称
份数
备注

申请原因

日期：
申请人：

文控中心：

部门主管：

管理者代表：

FM-100-004-A 保留期限：1年
附件七

质 量 记 录 总 览 表

NO
表单名称
表单编号
关键使用部门
保留期限
备注

制表： 审批： 日期：

FM-100-006-A 保留期限： 6个月
附件八
崇基五金塑胶（深圳）
变 更 履 历 表
修订
日期
修订
页次
修订内容
版本
修订人
同意人

FM-100-005-A 保留期限：随文件废止而销毁

附件九
外来文件接收记录表
序号
文件名称
接收
部门
接收人
审批人
接收
日期
文件
编号
文件
类别
备注

说明:文件类别栏请选择：A、质量、技术资料 B、政府法规资料 C、其它资料
填表：
FM-100-007-A
保留期限：1年

附件十

(见附页)