综合项目工程类档案管理移交新规制度.doc

工程类档案管理、移送办法(试行）

第一章 总 则
为做好成都双流兴城建设投资有限公司（如下简称“****”）工程类档案管理工作，明确工程档案组织管理原则，划分档案管理职责权限，档案移送节点，增进工程档案管理规范化、程序化、清单化，依照《中华人民共和国档案法》及****关于规定，特制定本办法。
本流程合用于工程类档案管理组织、移送。
第二章 术 语
建设工程档案，是由工程文献经鉴定、整顿、归档后形成，工程文献指从会议纪要、立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工、审计、移送全过程形成文字、图表、声像等形式所有文献材料，涉及工程前期文献、工程实行过程文献、工程审计、移送文献。
第三章 档案管理职责
1 .负责工程建设档案接受
2. 负责工程建设档案整顿入卷
3. 负责工程建设档案防火、防水、防潮
4. 负责工程建设档案保管
5. 负责工程建设档案查找
6. 负责工程建设档案借阅
7. 负责工程建设档案室巡视检查有无异常（每周巡视检查一次）
第四章 工程建设档案移送
一、在建项目移送
在建工程类档案移送由各项目组长、技术部负责人、合约部负责人、成控部负责人、筹划管理部、质安部按项目分别移送至档案组，档案组负责接受汇总后入卷存储。项目组组长负责档案移送完整性，如有不齐，由项目组组长负责协调补充或办理。
二、拟建项目移送
拟建项目工程类档案直接由项目组组长负责移送，按五个工程建设时间节点移送（移送清单见附件6），档案组负责接受。
三、历史遗留项目移送
历史遗留项目档案资料聘请暂时员工进行清理、整顿、记录，在整顿记录过程中需补资料由项目工程师和项目组长负责协调有关部门补齐。
第五章 档案移送规定
1.所有资料原件必要所有移送档案组统一保管，使用人如需原件，则在档案室借用。
2.设计方案、地勘报告、初步设计图、施工图、竣工图必要同步移送电子版。
3. 所有移送资料均需附上电子清单。
4. 所有移送资料均应有移送人、接受人和档案组长签字确认。
5.重要批复文献必要扫描成电子版，如立项，环评，规划批复等文献（该项工作由档案接受管理员完毕）
第六章 档案管理硬、软件需求
一、档案硬件需求
按平均每个项目装3个铁皮档案柜，共需约900个铁皮柜，铁皮柜尺寸为：长90cm*宽40cm*高40cm，大概需至少200㎡场地存储档案柜。
二、档案软件需求
由于整顿、入卷、查找、录入工程档案工作量巨大，加上遗留项目及年代久远未梳理老项目资料不全，补充量大，应至少配备4名档案人员。
第七章 档案借阅
如需在档案室借阅工程档案原件，借阅人需填写档案借阅审批表，由档案组长签字批准后方能借出。（借阅详见附件5）。

附件：封面
档案号构成:****简称-年限（立项时间）.项目名称首字母大写.资料类别(首字母大写)-分册号
例 ：******工程 档号XCTZ-.Y.PFGH.1~X
档案号：

*******工程
批复、规划文献

立卷单位
起止日期 5月-8月（在该档案盒内最早文献时间至最后文献时间）
保管期限 长 期 　
密 级
附件：卷内目录
卷内目录
保管期限：长期 盒号： 档案号：
序号
文献编号
责任者
文献题目
日期
页数
备注
柜号

附件3：备考表
档 案 号：

互见号：

说 明： 本案卷共X件，共X页。

立卷人：

立卷日期： 年 月 日

检查人：

检查日期： 年 月 日

附件4：脊背
保管期限
长 期
档 案 号
XTCZ-.Y
PFGH
1~X
案卷题名

工程 批复、规划文献

【盒 号】
X