采购部主管的工作专题计划及专项方案.doc

工作筹划及方案
工作筹划及方案 1
一、前言 2
（一）、当前问题 2
供应商太单一： 2
缺少专业和敬业人来帮老板初审和过滤供应商： 2
（二）、当前最要紧事 2
建立供应商考核机制： 2
建立合理工作流程和审批权限： 3
二、有关工作流程及规定 3
（一）、关于检测： 3
内部检查： 3
送外检测： 3
（二）、关于供应商货期延误解决： 4
（三）、关于扣款： 4
（四）、关于来料检查和仓库收货若干规定： 4
（五）、关于大货供应商选取： 4
（六）、关于合格供应商考核： 4
现场考核： 5
样板评估： 5
价格水平： 5
服务： 5
考核： 5
（七）、关于惯用料供应商报价及采购： 5
（八）、关于订织、订染、订购料、市场现料报价及采购工作细则 6
订织： 6
订染 6
订购成品： 7
中大市场现料采购 7
（九）、关于财务结算： 7
三、有关规定 7
（一）、采购单签核审批： 7
（二）、采购价格审批： 7
（三）、严格控制超采超收： 7
超采： 8
超收： 8
补充规定： 8
四、岗位职责 8
（一）、采购主管： 8
权责： 8
工作内容： 8
工作原则： 8
（二）、面料跟单员： 9
权责： 9
工作内容： 9
工作原则 9
（三）、市场现料采购员： 9
权责： 9
工作内容： 10
工作原则 10
一、前言
通过这些天理解、学习，通过同裁床、布料仓同事沟通，当前物料这一块重要问题就是货期不准，质量不稳定，规格不统一，特别是布料封度不统一而导致生产环节待产、效率低下等以及当前没有人手验布，所有问题要流到裁床才干发现问题。
因此采购这里必要要加强就是供应商管理，通过严格手段把货期、质量必要灌输到供应商，与她们货款直接挂钩，既然接了咱们订单就应当承担相应质量、货期方面责任。因此咱们一定要选取适当、专业、有信誉和商业道德供应商。杜绝浮现劣等品质、恶劣服务、优厚价格这种低劣现象！
（一）、当前问题
问到诸多问题都是那么几句话： “咱们始终都跟她合伙开了”，此前东西她未必不合理，但也并不一定就是合理，咱们需要比较，不怕不识货就怕货比货。
因此当前咱们公司就采购这个环节最大问题就是：
供应商太单一：
咱们没有比较选取空间和余地，她们报价是高还是低，咱们没有对比，没有评估，只能盲目压价或者接受她们报价；
缺少专业和敬业人来帮老板初审和过滤供应商：
这个社会是商业社会，商业就一定要遵循商业原则，那就是“质优、价廉、服务好、配合到位”。
俗话有云“不怕不识货，就怕货比货”。
（二）、当前最要紧事
因此我以为当务之急就是：
建立供应商考核机制：
挑选合格供应商，每种物料挑选2—3家合格供应商，让她们之间去竞争去比拼质量、服务和价格。这样咱们采购价格会降下来，咱们采购质量会提高，咱们品牌市场影响力才会增长。
建立合理工作流程和审批权限：
一项工作，一种岗位，如何做？做什么？做成什么样水平？这就是工作流程，咱们要优化，要明确。
谁开单？谁审核？谁批准？这就是审批权限，有权就有责，一种岗位有什么样权利，可以决定哪些事，她就要承担相应责任和风险，这叫权责分明。
管理境界是：咱们管理者抛出一种问题同步给出几种答案，并且每个答案都配有相应阐明及优劣势
二、有关工作流程及规定
（一）、关于检测：
咱们是做童装品牌，因此必要加强对原材料品质控制，涉及外在疵点检查（四分制）和内在品质检查（化学检查），以保证面料可以及时到厂，保证下到车间面料都是合格可用，保证所有成衣出到市场都是能满足国家队婴童产品规定，符合GB18401各项检测规定，现规定如下。
内部检查：
结合公司现状，内部检查重要是指对来料外观品质检查；
1.1、抽检数量参照AQL检查原则；
1.2、疵点原则为人肉眼可以看见疵点；
1.3、评判根据为四分制检查原则，超过40分为不合格；
1.4、对于不合格面料解决
1.4.1、特采：依照面料疵点状况，结合面料使用部位，经采购主管和生产主管共同批准，可以放行使用，但供应商需要承担后续也许会产生费用；需要采购跟单员将检查报告传真知会供应商，后续产生费用经生产主管和采购核算直接写单给财务从货款里扣除；
1.4.2、退货：退回给供应商返修或者重做，供应商需要承担退货引起货期延误而导致损失，如果导致损失，经采购主管核算后报总主管复核扣款单后，交财务从货款里扣除执行。
送外检测：
送国家权威机构检测（广州纤维产品检测所）按照GB18401各项内容进行检测。
2.1、送检次数及数量规定
2.1.1、大货面料超过5000Y/1000KG采购额每个布种分别抽一种深色和浅色进行检测；
2.1.2、送检这个颜色布料做成成衣再次在大货里随意抽一件成品进行送检；
2.2、检测费用：布料检测费用由布料供应商承担，服装检测费用由我司承担；
2.3、检测不合格品解决
2.3.1、特采：依照检测成果结合使用部位，经采购主管批准并报总主管签核后，可以让步接受，但供应商须订立一种《出货担保》给我司，对整票成衣市场销售也许存在风险进行担保，对后来也许会浮现消费者投诉或索赔负责，我司对此供应商货款50%将进行押后半年后视市场状况进行支付；
2.3.2.、退货：将整票货面料退回给供应商，规定返修或重做，参照1.4.2解决；
2.3.4、如果成衣浮现检测不合格，特采参照2.3.1或将整票成衣退回给面料供应商，供应商需要重做此面料给我司或者我司取消此款成衣，我司将不予支付第一批面料款并扣除我司成衣加工费用等损失。
（二）、关于供应商货期延误解决：
1、我司每张采购合同均有面料货期规定；
2、规定供应商回签确认我司质量、货期规定；
3、浮现货期延误，延期超过3天以上，每延一天按照货款2%进行扣款；
4、如果导致我司成衣货期延误，供应商需承担此损失一切额外费用；
（三）、关于扣款：
为了便于采购部管理供应商供货行为和控制采购质量，一切扣款单等有关记录采购部要保存完好书面记录，经采购主管签名核算并报总主管后由采购主管交财务将在货款里直接予以扣除，除非总主管批准免除扣款；
（四）、关于来料检查和仓库收货若干规定：
1、设立专门来料检查人员，暂定编制从属仓库管理；
2、每次来料后接仓库告知第一时间验布，验布后及时实事求是填写《验布报告》并贴好色样及疵点版交采购主管确认质量状况，3、分值超过40分，由采购主管会同生产经理一起订立是特采还是完全不能接受退货；
4、《验布报告》原件采购主管都会退回到仓库，仓库依照《验布报告》上采购主管批复状况，对合格和特采物料安排入库，对不合格规定退料填写好《退料单》，由采购跟单员联系供应商退回给供应商；
5、采购主管确认送外检会在报告中注明“该颜色送外检，剪两米”，仓库在收到报告后第一时间安排剪好布交采购主管送外检测；
6、由特采而产生损耗加大或者生产效率下降等，采购主管和生产经理在报告中做出预估，布料跟单员将此报告传真给供应商予以确认，并交财务执行扣款；
7、退货返修或者重做而产生时间延误也许会产生损失按交货延期解决，供应商要承担这些损失；
（五）、关于大货供应商选取：
1、货比三家，以便对照质量、价格、货期、服务，质优价廉能满足到货期规定供应商优先考虑；
2、每种物料选取2—3家能生产此物料具备一定生产能力和品质控制能力合格供应商，进行报价和复回货期；
3、采购主管通过初步审核后报总主管批准拟定最后供应商和采购单价，按总主管批准方案执行；
（六）、关于合格供应商考核：
为了打造核心供应团队，提高核心竞争力，需对供应商资质进行认真评估，选用适当供应商作为咱们合伙伙伴，配合咱们完毕订单。
现场考核：
1.1、 生产能力：
机台及生产能力，拟定能否自主生产，能满足咱们订单对数量、货期和质量规定。为了控制质量，不建议选取把咱们订单外发供应商，这不利于产品质量稳定；
1.2、 质量控制能力：
有无QC？品质控制点在哪里？胚布或者成品布有无进行全查或抽查？抽查比例是多少？抽查发现问题布匹怎么解决？有无以往品质记录？都是些什么问题？有无纠正防止办法？问题有无得到改进？品质有无提高？
1.3、 开发能力
有无专业开发人员？有哪些新开发样？有多少？有无开发筹划？有无开发机制？展示样板来选样；
样板评估：
2.1、她们样板与否能满足到咱们规定，涉及布面风格和内在品质；
2.2.、在后续大货中如何保证大货能达到品质样规定？
价格水平：
对比同行，她价格有无优势？高还是低？高是为什么？是质量好控制到位还是恶意欺诈？低是为什么低？是质量差、质量欺骗还是成本控制到位、信誉好？
服务：
4.1、通过以往合伙有关数据进行对比，她以往质量水平究竟怎么样？不合格率是多少？
4.2、浮现问题她们反映速度怎么样？是积极配合还是悲观推卸和怠慢？
4.3、需要她配合加急解决时候她态度和成果是不是达到咱们预期规定？
4.4、她交货准时率是多少？是不是实事求是同咱们沟通订单进度？有无隐瞒？
考核：
5.1、采购部负责收集联系新供应商资料及样板；
5.2、采购部负责召集生产部及设计部及总主管有关人员对供应商进行现场考察并综合填写考核报告报总主管审核与否可以作为合格供应商；
5.3、采购部定期对各供应商供货质量和货期等资料进行记录，对于供货质量和货期严重不能达到我司规定供应商即刻停止其合格供应商资格登录为不合格供应商，停止下达任何订单，终结合伙关系；
5.4、采购部负责整顿合格供应商资料及不合格供应商资料，及时更新，备ISO审核；
（七）、关于惯用料供应商报价及采购：
1、每种物料选取2—3家合格供应商进行报价；
2、选取让她报价前提就是此合格供应商产品质量、货期、服务都能满足咱们需求，不能满足咱们需求不合格供应商不能规定报价和下达订单；
3、每个供应商报价必要注明质量水平，如：能通过国标GB18401检测等；
4、每个供应商报价都必要注明价格有效期，原则上在有效期内无论市场行情如何变化，咱们都会按照此已经确认价格下单，供应商需要承担此价格风险；
5、对于某些惯用物料如针棉等原则上每月规定每个供应商报价一次，进行比价；当价格有下调时候咱们会规定暂时现报价再采购；
6、所有报价都必要由采购主管通过初审后报总主管批准。
7、所有惯用料请购单须有使用部门主管签名，采购部方才安排开单、购买、供应商送货；
8、所有采购单必要有采购主管审批签名才干发放到供应商，否则视为无效订单，此批送货仓库不予入账，财务不予支付货款；
（八）、关于订织、订染、订购料、市场现料报价及采购工作细则
订织：
1.1.、每种物料组织2-3家能生产此布料合格供应商，向她们提供咱们确认品质样及数量，规定进行报价和复回货期；
1.2、对比她们价格、货期和品质，进行比较，采购主管进行初选并报总主管批准；
1.3、按照总主管批准执行采购，向供应商下达采购合同；
1.4、规定供应商在大货调机正常后提供胚布样2Y及报回胚布资料，涉及纱批、纱支、针吋数、纱长；
1.5、规定供应商送货单上必要注明纱批，如果换了批次一定要特别注明提示染厂不能同一缸染色，如果是换了纱线批次还需要单独染一匹试规格及布料缩水；
1.6、每次染厂收坯布签收织布厂送货单要传真到我司布料跟单员，月底交财务，以便核算；
1.7、布料跟单员作好收坯布记录，便于安排染厂投染；
1.8月底织布厂凭染厂签收送货单积极联系我司财务人员进行对数；
订染
2.1、染厂按照我司提供色板对照我司对牢度等内在品质规定，选用适当染料及配方进行打色；
2.2、按色板逐个进行报价，报价单上要注明布种、颜色、色号、所含工序、价格；
2.3、采购主管收到染厂加工报价后对照颜色及工序规定进行审核价格与否合理，对于价格偏高及时提出来回答染厂我司可以接受价格传真给染厂，并交一份确认染色价格交财务结算；
2.4、布料跟单员告知染厂去织布厂收坯布，下加工单到染厂，加工单上要注明我司布种、规格、成品数量、、色号、加工工序及色牢度等指标规定，规定染色加工出来布料能达到GB18401规定；
2.5、为了控制成衣缩水，每一缸布料都规定染厂复回实际缩水率及成品规格给到布料跟单员；
2.6、跟单员对发现异常药剂师告知采购主管，按照采购主管批示想染厂索取布料资料，涉及坯布规格、染后规格、定型工艺、定后规格、缩水资料等，并向染厂或织布厂提出质量投诉，规定返定型，如果返定型或进缸回修还是不能解决问题，就要决定下一步解决，如预缩等，所产生费用由责任方承担；
2.7、由于染色超期或者质量返修而导致货期厌恶按照由染厂承担一切责任；
2.8、由于染色技术问题而导致我司坯布损耗超过了我司可以接受比例，染厂要承担过大损耗费用；
2.9、染厂送货单上要注明每一条布投坯重量和成品布净重重量与毛重；
2.10、每年农历年前染厂必要对存在她厂胚布数量及在染数量、成品布数量进行盘点，将盘点详细数量告知我司，布料跟单员对数量对照织布厂送坯布数量进行核对染厂库存数，将核对成果告知采购主管，由采购主管复核后报经总主管决定如何解决；
订购成品：
3.1、每种物料组织2-3家能生产此布料合格供应商，向她们提供咱们确认品质样及数量，规定进行报价和复回货期；
3.2、对比她们价格、货期和品质，进行比较，采购主管进行初选并报总主管批准；
3.3、按照总主管批准执行采购，向供应商下达采购合同；
中大市场现料采购
4.1、散买：数量小或者样板直接对照设计部批复色板上颜色找相应供应商买现货，钞票采购；
4.2、批量采购：如果数量大，为了保障产品质量，最佳是同供应商商谈月结结算事宜，将我司质量规定特别是对内在品质规定要明明白白告诉供应商，需要供应商在合同上签名确认，以便她们同她们合伙工厂拟定染料及染色配方等；
4.3、无论是散剪还是批量采购都要尽量找可以月结、开增值税发票档口供应商进行合伙；
（九）、关于财务结算：
为了提高我司付款信誉，加深供应商热情配合愿望，采购工作特需要财务部门在如下几种方面作配合：
1、财务要积极积极联系供应商对数；
2、对数完毕后来财务要准时按照合同条款及时安排付款；
3、如果遇到资金周转等问题，财务要在到期前一种礼拜告知采购付款延后，并做好延后精确付款筹划，以便采购部提前同供应商沟通延期支付问题，不要等到供应商追款了后才说。
三、有关规定
（一）、采购单签核审批：
所有采购单必要有采购主管签名确认才干发放供应商做货，否则一律视为无效，公司不予承认，产生后果由当事布料跟单员自己负责；
（二）、采购价格审批：
所有大货采购价格必要有采购主管及总主管签名才干视为确认，否则一律视为无效，公司不予承认，产生后果由当事布料跟单员自己负责；
染色单价先由采购主管与染厂协商每个颜色染色费，确认后由采购主管每个季度整顿一次统一报总主管审批；
（三）、严格控制超采超收：
为了控制仓库库存，减少积压，特对超采超收作如下规定：
超采：
严格按照订单实际用量下单，不能超采；除非没有达到供应商最小起订量要按最小起定量来采购例外，此种状况要采购主管审核总主管批准才准予采购；
超收：
供应商送货数量不能高于咱们采购量一定比例，尽量控制在5%以内
补充规定：
梭织布单色最多不能超过100码，针织布单色最多不能超过50KG，超过此比例额须经采购主管审核总主管批准才准予收货，否则将多余退回供应商或者打折解决；
四、岗位职责
（一）、采购主管：
权责：
1.1、全面负责对采购部工作，涉及人员安排和工作分派；
1.2、对大货品料采购价格合理性负责；
1.3、对大货品料供应商选取优越性负责；
1.4、对大货品料采购质量和交期负责；
工作内容：
2.1、初审各供应商物料报价并报总经理批准；
2.2、挑选适当供应商报总经理批准后安排下达采购订单；
2.3、定期组织公司有关人员对供应商进行考核，将考核成果报总经理批准；
2.4、审批并签核每张采购订单；
2.5、解决采购过程中物料质量问题；
2.6、解决采购过程中物料交期问题；
2.7、协助生产部解决生产过程中发现物料质量问题；
2.8、安排物料送检及解决有关检测成果后续问题；
2.9、协调财务支付应付账款问题
工作原则：
3.1、各种物料要能按照筹划规定保质保量回厂满足生产；
3.2、客观公正站在公司立场解决各类物料质量问题，将公司损失降到最小，保障公司利益；
3.3、协调公司与供应商良好关系，建立良好供应渠道，保证物料供应顺畅；
3.4、减少采购价格，提高采购质量，缩短采购周期；
（二）、面料跟单员：
权责：
1.1、对所负责采购物料质量、交期负责；
1.2、对所负责采购物料精确性负责，涉及数量、规格、颜色；
1.3、不折不扣完毕采购主管安排各种工作任务；
1.4、精确无误按照规定期间完毕各类报表，涉及采购进度、采购数量记录等；
工作内容：
2.1、接受设计部各类办单资料并做好记录；
2.2、算好大货订单用布量；
2.3、联系供应商规定报价；
2.4、按照主管批示下达采购订单到供应商；
2.5、追踪物料采购进度，并填写每个款预测回料日期；
2.6、每天及时更新实际精确布料回料期；
2.7、收集织布厂及染厂送货单据，并核对数量；
2.8、协助主管解决物料质量及货期问题；
工作原则
3.1、精确无误将各类采购信息涉及质量规定传达到相应供应商；
3.2、保质保量准时完毕所负责采购物料采购工作；
3.3、精确无误将织布厂及染厂各类结算资料给到财务不浮现漏掉；
3.4、及时精确报告工作中各类问题并完整无误按照主观批示完毕工作安排；
（三）、市场现料采购员：
权责：
1.1、对市场采购各类物料价格合理性负责；
1.2、对市场采购各类物料质量符合性负责；
1.3.、对市场采购各类物料时间性负责；
工作内容：
2.1、接受设计部提供各类样板采购资料；
2.2、及时完毕各类样板采购工作；
2.3、接受市场大货采购资料；
2.4、及时完毕市场大货采购工作；
2.5、收集市场资料、色卡及信息；
2.6、采购完毕后完毕财务核销工作；
2.7、开发更多可以月结、质量有保障供应商，建立良好供应渠道；
工作原则
3.1、熟悉市场，可以精确无误将各种市场物料找到、买到；
3.2、有足够市场渠道，可以满足咱们供应规定；
3.3、开发到充分多可以月结质量有保障供应商；

五、采购编制（架构图）：