基金管理有限公司招标采购管理办法.doc
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1、X基金管理有限公司招标采购管理办法第一章 总 则第一条 为加强和规范X基金管理有限公司(以下简称“公司”)建筑安装(装修)、信息系统建设等工程和货物采购等事项的管理,维护公司利益,保证项目质量,有效降低成本,参考中华人民共和国政府采购法和中华人民共和国招标投标法的规范做法,结合本公司的具体实施方式,特制定本办法。第二条 本办法适用于:本办法所称的招标采购,是指公司各部门及分支机构(区域办事机构),使用公司资金以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、设备、产品等。工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、
2、装修、拆除、修缮等。服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。第三条 根据预算投资标的额和适用对象的不同,采购工作可采取招标、竞争性谈判、议价、询价等方式进行,招标、竞争性谈判、议价、询价程序应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。第四条 招标、竞争性谈判、议价、询价工作由公司综合管理部负责组织相关部门完成。第二章 招标、竞争性谈判、议价、询价的范围第五条 预算投资20万元(含)以上的项目采用招标或竞争性谈判方式采购;预算投资5万元(含)以上、20万元以下的项目采用议价方式采购;预算投资5000元(含)以上、5万元以下的项目,采用询价方式采购。项目主要包括:(一)建筑安装(装修)工程项目;(
3、二)信息系统建设工程项目;(三)大额无形资产采购项目;(四)大额单项或综合货物采购项目; (五)大额经营及融资租赁项目;(六)大额广告宣传及印刷支出项目;(七)其它超过规定额度的专项采购支出项目;(八)公司确定的其他项目。对于一年内可预见的相同项目多次采购情况,如果综合预算投资金额超过5万元(含)或20万元(含),可视为一个项目,进行一次性招标、竞争性谈判或议价(一年内采购价格有可能发生较大变动的除外)。第三章 招标、采购项目立项及招标、竞争性谈判、议价小组第六条 招标、采购项目立项根据投资预算标的额,需进行招标、竞争性谈判或议价的采购项目应由需求和使用部门提出申请,项目申请包括但不限于:项目
4、可行性论证、项目需求说明、项目预算情况、项目预计实施的时间和期限等。需进行询价采购的项目根据公司资本性支出审批单或公司批示进行。招标、采购项目申请经公司批准后立项,公司综合管理部将采购项目立项申请转办至相关部门组成招标、竞争性谈判或议价小组,根据预算标的额的不同进行招标、竞争性谈判、议价或询价工作。严禁虚报或瞒报项目标的。第七条 招标、竞争性谈判、议价小组(一)招标、竞争性谈判、议价小组成员组成1.公司综合管理部负责组建招标、竞争性谈判、议价小组。公司综合管理部、财务管理部、监察稽核部、项目需求部门为小组必须成员,每部门原则上选派1人参加(监察稽核部分别选派法务人员、稽核人员各1人),技术管理
5、部根据工作相关性原则选择参加,涉及公司信息技术采购项目,技术管理部为小组必须成员。对于专业技术性很强或采购金额超过300万元的的采购项目,分技术标和商务标两个标段,先进行技术标招标,再进行商务标招标。技术标招标小组由项目需求部门、技术部门和合规风控部门相关人员组成;商务标招标小组由综合管理部、财务管理部和合规风控部门相关人员组成。招标、谈判工作必要时可外聘相关技术和经济等方面的专家参加,外聘专家仅提供评审意见,不参与表决和评分。招标、竞争性谈判小组成员、外聘专家的名单在谈判评审前应当保密。2.监察稽核部作为公司稽核监察部门,参加公司所有招标、竞争性谈判、议价、询价项目,负责过程监督,不参加表决
6、和评分。3.招标、竞争性谈判、议价小组成员人数为五人以上单数,每人拥有1票表决权或评分权。若按照本条第一款第一点规定,招标、竞争性谈判、议价小组成员人数为偶数的,由项目需求部门增派1人参加。4.标的额20万元(不含)以下的采购项目,招标、竞争性谈判、议价小组组长由项目需求部门负责人担任;20-100万元(不含)的采购项目,小组组长由项目需求部门分管领导担任;100万元(含)以上的采购项目,小组组长由公司总裁担任。5.为保证采购工作质量,招标、竞争性谈判、议价小组成员在本采购项目工作完成之前,未经公司批准,不得随意更换。(二)招标、竞争性谈判、议价小组工作职责1.小组成员需详细了解采购项目需求,
7、条件许可的情况下,踏勘安装(装修)工程现场;2.负责审核招标、谈判文件,负责确定评审标准和方法、确定拟参加招标、谈判的供应商、确定是否收取招标、谈判保证金及收取标准等事宜;3.负责进行招标、谈判文件的现场开启、多轮谈判和议价工作,确定拟采购的供应商,对招标、竞争性谈判、议价过程的真实性负责;4.负责审核与供应商签订的合同;5.在项目实施过程中负责配合供应商工作并进行有效监督:6.项目完工后,负责进行项目验收。(三)有下列情形之一的,应当主动提出回避,不得担任招标、竞争性谈判、议价小组成员:1.有亲属(参见X基金管理有限公司员工内部亲属关系登记管理办法中第三条规定的范围)在参加招标、谈判的供应商
8、任职的;2.与参加招标、谈判的供应商有经济利益关系或者其他利害关系,可能影响对采购项目公正评审的;3.曾因在招标、竞争性谈判、议价以及其他与采购项目有关活动从事违法行为而受过行政处罚或刑事处罚的。(四)招标、竞争性谈判、议价小组成立后,由监察稽核总部负责与小组成员签署廉洁声明保证书(见附件1)。第四章 招标、竞争性谈判文件撰写与发放第八条 招标、竞争性谈判文件的撰写与审核(一)申请立项部门根据项目的特点和需要编制招标、竞争性谈判文件(见附件2-10)。1.招标、竞争性谈判文件应当包括谈判邀请函,应当载明邀请人的名称和地址、采购项目的性质、数量、实施地点、时间以及获取谈判邀请文件的办法等事项。2
9、.招标、竞争性谈判文件应当包括采购项目的技术要求、对参加招标、谈判的供应商资格要求标准、报价要求和评审标准等所有实质性要求和条件,以及拟签订合同的主要条款等内容。(二)国家、行业对采购项目的技术、标准有规定的,应当按照相应规定在招标、谈判文件中提出明确要求。(三)采购项目需要划分若干标段、包段、确定工期的,应当合理划分标段、包段、明确工期,并在招标、谈判文件中载明。(四)招标、谈判文件不得含有倾向或者排斥潜在参加谈判供应商的内容。(五)招标、谈判文件由申请立项部门提报,招标、竞争性谈判小组成员审核,公司批准后发放。第九条 参加招标、谈判供应商的选择(一)公司综合管理部组织招标、竞争性谈判小组成
10、员共同推荐拟邀请的供应商,并要求拟邀请供应商提供营业执照、施工资质和业绩情况等基本证明文件,汇总至公司综合管理部。招标、竞争性谈判小组应共同对拟邀请供应商进行资格审查,选择具备承担项目能力、资信良好的供应商参加招标、谈判。国家对采购项目供应商的资格条件有规定的,依照其规定。(二)被邀请供应商由招标、竞争性谈判小组共同审核后选定,单一采购项目(标段、包段)被邀请供应商不少于3家(含),为了提高工作效率,原则上不超过5家(含)。涉及垄断行业或技术壁垒限制,可选择的被邀请供应商不足3家时,由招标、竞争性谈判小组确认并在谈判报告中说明原因。(三)有下列情况的单位不得作为被邀请供应商:1.在以往的招标、
11、谈判过程中有弄虚作假,串通投标、谈判,成交后毁约等不良记录的;2.曾经与公司合作过的单位,如有发生严重质量、安全事故、验收不合格、长期延误工期(交货期)、无故停工(停止供货)、售后服务差等不良记录的;3.有偷工减料、以次充好、提供假货(水货)等恶意欺诈不良记录的;4.与公司曾经有过法律诉讼,或与公司曾经有过诉讼史但又以别的单位名义参与投标、谈判的。5.非独立法人、挂靠于别的法人单位的。第十条 招标、竞争性谈判文件的发放(一)招标、竞争性谈判文件经公司批准后,制作一份纸质文件加盖公司公章,由公司综合管理部存档备查。公司综合管理部负责将招标、竞争性谈判文件以书面或电子邮件形式通知所有被邀请供应商。
12、(二)竞争性谈判小组根据采购项目的不同情况确定发放竞争性谈判文件和现场谈判时间,原则上从发放文件之日起至现场谈判时间最短不得少于5个工作日,最长不超过15个工作日。采取招标方式进行的采购项目,按照国家招标的有关规定执行。(三)根据采购项目的具体情况,招标、竞争性谈判小组可以通知全体被邀请供应商进行踏勘现场,不得单独通知单个或者部分被邀请供应商进行踏勘现场。(四)需要对已发出的竞争性谈判文件进行必要的澄清或者修改的,修改内容经竞争性谈判小组审核同意后,应当在竞争性谈判文件要求提交报价文件截止时间至少3个(含)工作日前,由公司综合管理部以书面或电子邮件形式通知所有被邀请供应商。该澄清或者修改的内容
13、为竞争性谈判文件的组成部分。采取招标方式进行的采购项目,按照国家招标的有关规定执行。(五)招标、竞争性谈判小组不得以不合理的条件限制或者排斥被邀请供应商,不得对被邀请供应商实行歧视待遇。任何获取采购项目信息的人员不得向他人透露已获取招标、竞争性谈判文件的被邀请供应商的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关谈判的其他情况。(六)设有底价的招标、竞争性谈判项目,底价必须严格保密。第五章 招标、竞争性谈判实施流程第十一条 招标、谈判现场工作要求(一)招标、谈判应在邀请函确定的时间和地点公开进行。参加现场招标、谈判的供应商达到或超过3家时,方能进行招标、谈判工作。(二)递交招标、谈判文件时间截止后,招标
14、、竞争性谈判小组不再接受任何形式的招标、竞争性谈判材料。若因遇特殊天气、交通管制等原因,在规定时间内递交招标、谈判文件的供应商家数少于3家时,为保证采购招标、谈判工作如期进行,由招标、竞争性谈判小组商议决定是否延长递交谈判文件截止时间。(三)谈判工作由招标、竞争性谈判小组组长主持,所有谈判小组成员和被邀请供应商到场参加。谈判小组应遵循公开、公平、公正、择优的原则,综合分析合格的谈判供应商的各项指标,而不以单项指标的优劣确定拟成交供应商。(四)招标、谈判过程由项目需求部门指定专人负责记录,记录内容包括:100万元(含)以上重大采购项目的现场录像、一般采购项目招标、谈判过程纪要、本办法附件1-7项
15、原始记录等,采购项目结束后,按照公司档案管理办法存档备查。(五)开始招标、谈判评审后,单一采购项目(标段、包段)符合资质要求的供应商少于3家时(涉及垄断行业或技术壁垒限制的情况除外),招标、谈判小组应当重新组织该采购项目(标段、包段)的采购招标、谈判。第十二条 评标、谈判程序(一)现场由工作人员检查投标、谈判文件的密封情况,确认无误后,当众拆封,宣读被邀请供应商名称、采购项目报价和投标、竞争性谈判文件需公开的其他内容。(二)招标、谈判小组对参加谈判的供应商的资质证明材料和提交的投标、谈判文件的有效性、完整性和对公司招标、竞争性谈判文件的响应程度进行审查,符合资质要求且提交的投标、谈判文件对公司
16、招标、竞争性谈判文件的要求作出实质性响应的供应商,进入评标、谈判阶段。必要时招标、谈判小组可向被邀请供应商进行质疑,招标、谈判小组有权决定对供应商提交的投标、谈判文件全部或部分作废。(三)评标、谈判阶段1.招标、谈判评审工作应严格按照公司招标、竞争性谈判文件中规定的评标、谈判原则及方法,进行综合评审。2.招标、谈判小组集中与单一供应商分别进行评标、谈判,谈判评审的主要内容包括成交价格,产品质量和技术水平,售后服务和质量保证承诺,交货时间或实施周期,供应商实力和业绩(成功案例)以及其他优惠条件等部分。(四)全部被邀请供应商报价超过公司预算时,招标、谈判小组有权决定全部作废或要求被邀请供应商重新报
17、价。(五)除招标、竞争性谈判文件规定外,招标、竞争性谈判小组不接受有选择性的投标、谈判报价;不接受被邀请供应商对分标、分包货物的再拆分报价;不接受被邀请供应商的口头报价。竞争性谈判结束后,谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最终报价。(六)根据供应商最终报价和前期综合评审结果,招标、谈判小组全体成员进行充分讨论,每人均须独立发表意见,最后根据公司招标、竞争性谈判文件规定的表决方式或评分标准,在最大限度地满足公司招标、竞争性谈判文件实质性要求的前提下,进行记名投票或打分。(七)记名投票和打分结果,由招标、谈判小组组长进行汇总和统计,监察稽核部人员进行监票,统计结果向招标、谈判小组成员
18、公布,得票最多者或综合得分最高者为拟成交供应商。招标、谈判小组成员投票和打分内容应严格保密。拟成交供应商在获得公司批准前,不得向招标、谈判小组以外人员泄露。第十三条 招标、竞争性谈判小组成员不得私下接触被邀请单位,不得接受被邀请单位任何馈赠,不得参加被邀请单位以任何形式组织的宴请、娱乐、旅游等活动,不得透露对招标、竞争性谈判文件的评审和比较、成交供应商候选人的推荐以及谈判的有关情况。第十四条 成交供应商的确定与成交通知(一)对成交金额小于50万元(不含)的采购项目,由立项部门参加招标、谈判小组的人员根据采购评审结果撰写招标、谈判报告,以书面形式经招标、谈判小组成员审核签字后,报公司审批。对成交
19、金额超过50万元(含)的重大采购项目,上述招标、谈判报告需提交公司总裁办公会讨论,由公司总裁办公会确定最终成交供应商。(二)招标、谈判报告获得公司批准后,由公司综合管理部向成交供应商发出成交通知书,同时通知所有参加招标、谈判的未成交供应商。发出成交通知书前,招标、谈判小组需与成交供应商就评审过程中发生变化的合同条款协商达成一致意见,否则不得发放成交通知书。(三)成交供应商以书面形式答复不能履行成交义务的,由招标、竞争性谈判小组按评比顺序推荐更改拟成交供应商,并报公司审批。(四)公司因故终止采购的,由公司综合管理部及时发出通知,以书面或电子邮件形式通知被邀请供应商。第十五条 所有供应商提交的招标
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