专项招标管理新规制度.doc
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1、招标管理制度目录第一条 目标2第二条 适用范围2第三条 招标范围及规范要求23.1 招标范围23.2 招投标规范要求3第四条 招投标组织机构及职责34.1 需求部门44.2 采购部门44.3 招标实施小组44.4 评标委员会44.5 风险控制部44.6 定标委员会4第五条 招投标(确定供给商)时限45.1 招投标时限4第六条 采购方法及招标步骤56.1 采购方法56.2 招标步骤6第七条 评标委员会管理157.1 评标委员会组成人员职责157.2 评标委员会应含有以下条件157.3 评标委员会组成15第八条 招标监督管理15第九条 实施、修订和专案处理15招标管理制度第一条 目标为了加强招标工
2、作管理,规范招标工作程序,完善监督制约机制,达成择优选择目标,确保优质、优价、优良售后服务,提升经济效益,维护企业利益。第二条 适用范围万邑通集团本部及各子、分企业 第三条 招标范围及规范要求3.1 招标范围3.1.1 万邑通集团本部及各子、分企业常规物资、固定资产、办公劳保用具等物资采购,如运单、IT耗材、服务器等。3.1.2 万邑通集团本部及各子、分企业服务外包项目采购,如IT外包项目,劳务、后勤外包项目等。3.1.3 万邑通集团本部及各子、分企业进行基础项目建设,如工程项目标施工和工程建设相关关键设备、材料采购。3.1.4 实施招标采购金额要求:单次采购采购金额超出20万及以上单项连续采
3、购采购金额月均超出10万及以上凡单次采购金额超出20万及以上采购项目,单件物品月均采购金额超出10万及以上均须实施招标步骤。达不到招标金额项目,采购部依据需求方实际情况和需求,也能够采取招标步骤。3.1.5 有以下不宜招标经同意后可做不招标处理:(1)垄断经营或专题经营项目(消防、用电、月饼、礼品卡、油卡等);(2)政府指派; (3)需求紧急(正常步骤下采购周期无法满足业务需求时效);(4)依据市场情况不宜招标(服务性项目如设计企业、审计企业等);(5)单一供给商(指定);即单一起源采购,是没有竞争谈判采购方法,但在合适条件下采购人向单一供给商进行询价或谈判采购行为; 单一供给商适用条件以下:
4、(a)只能从特定供给商处采购,或供给商拥有专有权,且无其它适宜替换;(b)采购后续维修、零配件供给、更换或扩充,必需向原供给商采购;(c)必需确保原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供给商处添购;(d)多个试用具经过测试后仅唯一一家符合入围标准。以上5种情况采购人员需起草特殊起源采购审批表(详见附件一),经对应权限同意后,可不经过招标方法进行选择供给商。备注:同种物资十二个月内2次以上采购,此需求表十二个月内有效。3.2 招投标规范要求3.2.1 不得将符合招标条件项目化整为零或以其它任何方法规避招标行为。 3.2.2 整个招投标过程必需保持透明度,各部门主动配合、全方面沟通、信息共
5、享,杜绝暗箱操作。招标过程需做好保密工作,任何人不得泄露标底、采购预算、投标文件、评标细则、评定标信息等内容,以确保招标公正性。3.2.3 招投标活动及其当事人应对招标行为负责并接收风险控制部监督。第四条 招投标组织机构及职责招标工作包含需求部门、专业部门、采购部门、招标实施小组、评标委员会、定标委员会等机构。4.1 需求部门由需求部门在专业部门或制订标准部门帮助下制订并明确需求标准,需求标准一经确定如发生更改,则需重新进行招标。假如需求部门是多个部门,则由专业部门替换需求部门制订需求标准。 4.2 采购部门采购部接到同意需求确定书或同意采购申请单,和需求部门沟通共同负责组织招标答疑,完成供给
6、商预审;采购部负责标书及招标细则编制及审批、发标回标工作,组织安排招标会及邀请评委等事宜。4.3 招标实施小组由采购部负责组织成立招标实施小组。招标小组由采购人员(担任组长),部门采购员,需求部门人员,专业部门人员和财务成本管理人员组成。招标小组组员负责招标会现场组织,项目介绍,评标手册宣读,帮助监审对供给商述标次序抽取,现场询标统计,对现场评委打分进行核实,编写定标分析、分标百分比方案、定标汇报。招标小组组长负责中标通知书和感谢函编写发放,中标协议编写和签署。4.4 评标委员会评标委员会由以下部门各出一人,任期十二个月:商务部、战略发展部、财务部、运行管理部、人事行政部、IT部、风险控制部,
7、客服部,各区域。在讲标之前,由招标实施小组组长公开随机抽取3 或5名评委。评标委员会组员由招标实施小组组长公开随机抽取评委组成。负责企业招标工作最终投标单位和标书评定,提供评标提议,完成综合评标打分,只需要在评标汇报中推荐出中标方;标准上,被选定为评标委员会评委必需参与现场评标,如因工作安排或其它原因无法参与,需签署授权委托书(详见附件二)授权,评委和被授权人为主管(仅主管需入职满六个月)级(含)以上人员参与,授权人授权不授责;评标委员会组员通常为3或5人参与。假如因为地理原因如IT招标在深圳,采购部无法现场参与可授权财务部其它同事代理但须视频加入。100万以上招标,评标委员会须全部到现场。4
8、.5 风险控制部采购预算金额在100万以上(含100万)招标项目风险控制部需指定现场监审人员参与,负责招标过程监督审核工作。监审人员如不能参与招标现场监审工作,需由风险控制部填写监审立案书(附件三)确定不能参与招标监审工作,采购部方可进行开评标。4.6 定标委员会定标委员会组员有:1)预算20万(含)以上招标:总裁、CFO;2)预算20万以下招标:CFO,采购部,需求部门一级领导。定标委员会依据评标委员会提供评标结果、评标分析及定标汇报进行最终审批定标。如未能获批,需重新进行招标或评标。第五条 招投标(确定供给商)时限5.1 招投标时限采购项目分为开发周期(开发周期以常规采购组接到需求部门需求
9、标准书到寻求到数量足够满足条件供给商)和招标周期(招标周期以常规采购组寻求到数量足够满足条件供给商开始至定标结束),正常情况下周期以下表(单位为工作日):项目金额常规物资IT类工程装修类服务类开发招标累计开发招标累计开发招标累计开发招标累计低于招标要求51015101525101525101525满足招标要求且单次采购额10万-50万(含)/年度采购额60-500万(含)101525152540152540152540单次采购额50万-100万(含)/年度采购额100-500万(含)152540203050203050203050单次采购额100万以上/年度采购额500万以上153045203
10、555203555203555第六条 采购方法及招标步骤6.1 采购方法招标类:邀请招标、简易招标;非招标类:询比价。 6.1.1 邀请招标是指招标人以投标邀请书(标书)方法邀请三家以上含有负担招标项目能力、资信良好特定法人或其它组织参与本企业项目招标会。能够经过邮件或书函形式发给被邀请方,邮件必需附不可编辑PDF等影像档,也可同时附可编辑文档。6.1.2 简易招标方法为:密封报价(能够没有完整标书,但需要有明确需求说明)。类别特征金额可选择招标方法举例常规类产品标准单一,服务要求简单统一不限密封报价胶带,标签,针式打印机,条码打印机等产品标准不确定,样品需评定50万(含)内家俱,礼品等IT类
11、产品单一,指定,实施方案简单且无需评定50万(含)内密封报价服务器,存放,网络设备等产品单一,重视实施方案,需评定50万(含)内系统集成等工程装修类报价目录多,需明确细项报价50万(含)内密封报价仓库装修等备注:具体采取招标方法以审批结论为准密封报价方法使用前提是技术标可标准化且各家投标方均可完全满足或技术标可忽略,也可作为邀请招投标项目标二次议价手段;如需评分,密封报价能够由招标实施小组替换评标委员会实施评分。6.1.3 非招标类询比价方法(1)各部门采购人员负责寻求供给商,单次采购金额超出5万,连续性采购月累计超出10万,需采购部参与。(2)单次采购额超出元,单价超出1000元采购物品,部
12、门采购员需做最少3家供给商询比价统计留存,且主营产品相同和企业实力相近。电子版询价统计须保留两年以上。(网商询比价可截图为准)旧协议到期后,新协议续签达成要求金额需重新做3家供给商询比价统计。(3)以电话、当面口头或邮件形式和供给商进行询价和价格磋商,并填写询比价对比表。(附件四)(4)询价轮次最少2次,供给商非最终报价单无需盖章,能够为电子版,采购员保留供给商最终纸质版有供给商盖章报价单,并存档。(5)询比价统计生效后,使用期限为6个月。负责询价采购员需妥善保留询比价统计纸质资料及扫描件。 6.2 招标步骤6.2.1 招标需求6.2.1.1 需求部门应提交书面需求确定书(详见供给商管理制度附
13、件),包含需招标物资规格,型号,技术要求,数量,需求时间等具体信息。需求确定书有标准格式,也可依据情况调整格式或附件。采购部接收后即展开招标及谈判准备工作。标准上,需要采购申请单签核完成后才能进行评标和定标。6.2.1.2 采购部负责提前3个月对采购部/分企业范围内立即到期协议进行梳理,于协议到期前2个月进行预警。6.2.1.3 项目开启招标前需提交文档资料: (1)供给商盖章营业执照复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件; (2)现场考察汇报、供给商记录表(详见供给商管理制度附件);(3)如包含到样品,需要供给商合格物品样品确定书(详见附件五)6.2.2 招标文件制作6.2.2.1
14、招标文件由招标实施小组进行编制,招标文件发出后,不能私自变更,如确需澄清或修改应该在投标文件提交截止期限最少4日前,以书面形式邮件通知全部收受人。补充招标文件内容需作为招标文件组成部分。6.2.2.2 招标文件要求技术规格应该采取国际或中国公认法定标准。招标文件中要求各项技术规格,不得要求或标明某一特定专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家,不得有倾向或排斥某一有爱好投标法人或其它组织内容。6.2.2.3 招标文件组成: 招标文件组成1投标须知序号内容序号内容序号内容1项目名称7资金起源13投标文件递交2项目地点8投标使用期14投标文件修改3招标范围及内容9投标确保金15投标截止时间4
15、协议期限10现场勘察日期16其它5质量等级要求11投标答疑会日期6资格要求12投标文件编制2拟签署协议条款序号内容序号内容序号内容1定义7验收和服务13关联企业名单2总则8双方责任14诚信条款3协议标物9违约责任15其它4协议价格及付款方法10资料保密要求5交货时间、地点及风险转移11双方企业信息6包装、质量要求12产品规格或服务要求3需求部门和专业部门提出产品和服务技术规范及要求4投标文件格式和应附表格、公函等示范样本5评标标准和措施6对细微偏差和重大偏差认定注:实际招标文件依据具体项目情况确定,可对以上内容进行增减6.2.2.4 招标文件审批步骤项目预算金额招标文件(标书)审批路径20万及
16、以下需求部门采购员=专业部门=采购部=法务部=CFO20万以上需求部门采购员=专业部门=采购部=法务部=CFO=CEO注:仅适适用于邀请招标和简易招标(如有标书)方法审批,询比价方法无需审批;招标文件需根据以上审批步骤进行审批和会签,并填写招标文件审批表(详见附件六);招标方法审批按招标文件审批表(详见附件七)。最终招标方法采取以审批结论为准。6.2.3 公布招标文件6.2.3.1 邀请招标对满足条件合格投标供给商发出招标邀请及招标文件。能够以邮件形式或信函等书面形式。6.2.3.2 简易招标对满足条件合格投标供给商发出招标邀请及报价函模板。能够以邮件形式或信函等书面形式。6.2.3.3 投标
17、单位必需含有招标实施小组对投标人要求资格条件。收到邀请后须以书面形式回复是否应标(能够是邮件,书函等)。6.2.3.4 投标单位应该向招标实施小组提交证实其含有完成推行协议能力证实文件或资料。招标实施小组应该组织考察复核投标单位实际情况,并对其所提供文件和资料进行审评,作出综合预审决定,确定是否入围并内部公告(能够邮件形式)。招标实施小组共同制订入围标准,并经需求部门、专业部门、采购部签字确定。如有争议,提交CFO最终确定。参与投标企业必需提供以下材料:(1)单位介绍:单位介绍、单位名称、地址、联络人、电话、邮编等;(2)资质证实:营业执照、法人代码、税务登记证、质量认证复印件;6.2.3.5
18、 招标文件发放、答疑及现场勘察由招标实施小组组长负责组织完成。应该确定投标人编制投标文件所需要合理时间。自招标文件发出起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于3个工作日;6.2.3.6 依据招标项目标具体情况,需要勘察现场招标实施小组组织投标人统一勘察现场,需要说明或答疑招标实施小组统一召开招标说明会或答疑会,由招标需求部门负责讲解该项业务具体情况;对投标需求人提出疑问应该给予立即澄清,招标实施小组长做好统计工作,该统计可作为招标文件附件发给投标单位;6.2.3.7 招标实施小组不得向她人透露已获取招标文件投标人名称、数量和可能影响公平竞争相关招标投标其它情况;6.2.3.8 公布招标文
19、件时可合适收取投标人投标确保金,并签署招投标承诺书。投标确保金在投标人规范参与招投标全程后30日之内如数退还参标方,中标单位招投标确保金经双方协商转为履约确保金,并签署于协议中,协议中明确履约确保金退还方法立即间;6.2.3.9 投标确保金收取标准:项目金额在100万(含)内可不收取投标确保金,100万以上邀请招标项目收取标准最低5万元,正常根据5%百分比收取,标准上最高不超出20万元,投标确保金需转化为履约确保金,具体履约周期依据协议签署情况确定。依据项目标市场情况和风险评定,超出100万项目也能够不收取确保金。6.2.4 投标(1)招标文件应要求:投标单位应在要求日期之前将投标文件送交至指
20、定地点,投标截止时间后送达投标文件,为无效投标文件,招标人应该拒收。(2)标书必需密封加盖公章,开标前任何人不得私自打开标书。(3)投标人在招标文件要求提交投标文件截止时间前,能够补充、修改或撤回已提交投标文件,并书面通知招标人。补充、修改内容为投标文件组成部分,投标人应该根据投标文件要求送达,交招标人(招标实施小组组长)签收和保管。在招标文件要求提交投标文件截止时间后送达补充或修改内容无效。6.2.5 现场勘察和答疑会 (1)招标人应组织投标人现场勘察(如需要),以获取投标单位认为有必需信息。 (2)投标单位在领取招标文件、图纸和相关技术资料及勘察现场后,如有疑问应以书面形式向招标单位提出。
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