新版采购员工作职责与采购流程模板.doc
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1、目 录采购职员作职责第一章 专用名词及术语1.1 专用名词 41.2 术 语 5-9第二章 采购职员作职责2.工作说明 92.1.1 基础要求事项102.1.2 专业知识 112.2 商品配置 112.2.1 货源保障 11、122.2.2 商品选择及陈列 12-152.3 成本核实及定价 152.3.1供给商提供报价单 152.3.2 毛利核实 15-182.4 商品补充 18、192.5 库存控制 19、202.6 广告宣传 .202.6.1 海报广告 212.6.2 其它广告 222.7 销售分222.7.1 市场改变估计22、232.7.2 处理滞销商品23、242.8 开发新产品 2
2、42.9 纠正错误 24、25采购步骤第一章 市场调查 261.1 市调 261.2 确定商品结构 26、271.3 卖出计划 27第二章 寻求供给商 27、28第三章 厂商会谈 283.1 谈判技巧 28-303.2 样品 30-313.3 议价 31、323.4 促销 32第四章 采购协议324.1 采购协议格式 324.2 采购协议步骤 32附件:促销协议书 33、34附件:采购协议 35-374.3 建立供给商档案 38第五章 商品选择 385.1 商品选择标准 38、395.2 建立商品档案 39、40第六章 商品陈列图406.1 商品陈列图例及说明40-436.2 画商品陈列图 4
3、36.3 促销商品陈列图 43-44第七章 订货 447.1 指定订货计划 447.2 订货 44、45第八章 收货 458.1 供给商送货 458.2 收货 45第九章 决议 459.1 送货到楼面 459.2 用户购物469.3 补货 469.4 销售分析 46、479.5 商品调整 47采购职责第一章 专用名词及术语1. 1专用名词进价:(COST)即进货成本价,买进商品价格。售价:(RETAIL)即零售价格,售出商品价格。堆头:(STACK BASE )在通道边或公共区域,面积较大,能够大量堆积、陈列商品地方.通常见于特价商品或促销商品特殊陈列。端头:(END)货架两端货架,用于大量陈
4、列商品。用于尤其推荐商品或促销商品陈列。促销墙:(WALL SECTION)商场利用出入口或较显著靠墙部位设置超高货架,集中陈列某种或某类商品(通常为季节性商品)此处称为促销墙。主通道:(CENTER SECTION)贯川整个商场关键通道,导引用户购物路线。为强化其导引效果,商场通常要在其中间或两侧设置对头或促销墙,陈列尤其优惠促销商品。货架:(SHELF)商场中用于陈列商品金属架子。通常一般货架宽度1.2米,高1.8米;特殊货架依据用途各有不一样。 SKU: 用于区分商品最小划分。亦即单品(ITEM).条形码:厂家经申请为商品编制国际通行码。分为两种标准:UPC及EAN。前者为美国家标准准;
5、后者为欧洲标准。在中国两种条码均可使用。购物车:商场中提供给用户用于装运选购商品手推车。1.2术语一.基础术语:年俑(YEARLY REBATE):商场向供给商收取年度佣金。额度为年销售额百分之一到五不等。通常采取现金支付,而不是从货款中直接扣除。仓俑:商场向供给商收取仓库管理费用。尤其是在有配送中心情况下使用较多。收取百分比为年销售额1%-2%。搭赠:按一定百分比,厂家提供订货奖励。折扣:(REBATE)供给商在和本企业做生意时,所提供折让折扣类型有: 新店折扣(NEW STORE ALLOWANCE ) 仓库折扣 (WARE HOUSE ALLOWANCE) 新品折扣 (NEW ITEM
6、ALLOWANCE) 促销折扣 (PROMOTIONAL ALLOWANCE) 回扣 (REBATE)攒助费:供给商配合本企业开业庆典、周年店庆、大型节日等所提供广告费、促销费、陈列费等费用。二财务相关术语:初始毛利率(Initial Margin): =(初始零售价 - 订单成本价)/ 初始零售价 (Initial Retail - Initial cost)/Initial Retail实际毛利率 = (实际零售价 - 实际成本)/ 实际零售价部门毛利 (Department Margin)=Category Margin = Item Margin x Item %(Item sales
7、/ D.P. Sales)*注:提升毛利率方法:1.提升全部商品(Item)毛利2. 降低商品实际成本。3. 提升毛利高商品销售。平均价格(Average Price) = POS 销售额 / POS销售数量 (POS Sales /POS Q.T.Y.)销售增加率 (Sales Increase) =(本年销售额 - 去年销售额) / 本年销售额 ( TY Sales - TY Sales ) / TY Sales*注:1.以上两个项目是用来衡量本商场营运情况好坏。它们数值越大,说明营运情况越好。 2.计算时,通常不取单品(Item)数值,而以一个大类或一个部门数据为据。这么计算结果比较符合
8、实际。对比商场销售额 (Comp Store Sales) 取相同时间段,对比相同规模不一样店销售额,判定营运情况好坏,并分析原因。提价率:( Mark Up % ) = ( 零售价 - 成本价 )/ 成本价 ( Retail - Cost ) / Cost成本率:= 1 - MU %成本:= 零售 X 成本率毛利损失:( Mark Down 简称 MD ) = 初始零售额 - 实际零售额(Initial Retail - Actual Retail)毛利损失率:(Mark Down %)= 毛利损失额 / 销售额( MD / Sales )*注:当出现MD 时,就说明我们按现在零售价销售商品
9、话,就会造成我们毛利损失(和设定初始零售价相比)。所以应考虑对应对策来赔偿我们损失。如:1.和厂家交涉,让其提供无偿货赔偿。2.提升商品本身零售价。3.再降低零售价前退货给供给商。运费:( Freight )预付 ( Prepaid )到付 ( C0llect )*注:采取不一样运费支付方法,将影响我们成本。年周转率:( Turns ) = 年销售额 / 平均库存(以零售价计) ( Yearly Sales / Average Inventory ( By Sales ) )月周转率:( Turns ) = Monthly Sales / Average Inventory*注:依据Turns
10、 ,我们能够判定本部门或本企业库存周转情况。能够判定出是否是畅销商品。当某个 Item Turns 1 时,我们认为该Item 为畅销商品。 Turns 值越大,商品就越畅销。另外,我们还能够依据 Turns 和供给商交涉付款期限。比如 Turns = 1,则,我们能够要求供给商付款期最少应大于30天,这么我们才不至于产生利息损失。投资回报率:( Return On Investment 简称: ROI ) = 年利润额 / 平均库存(成本)ROI = Actual Gross Profit$ / Average Inventory ( By Cost)存货比 ( Inventory Rita
11、 )=应付款/ 库存当 存货比 1 ,则财务收益;当 存货比 1 ,则财务支出。采购金额预算 ( Open To Buy 简称:OTB )OTB = 月末实际库存 - 当月销售 - 毛利损失 + 本月总收货( ACT INTRY - SALES - MD + TOTAL RECEVS )*注: OTB 是依据上月实际数值推算下个月情况,所以上述公式中值应为上个月实际值。第二章 采购职员作职责2.1 工作说明:企业采购员最高职责是尽最大可能选择和保持丰富商品品种,为企业用户提供商品最大价值。2.1.1 基础要求事项1. 作为采购部职员必需对大商绝对忠诚。不接收厂商回扣、旅游招待、赠品、宴会,违者
12、将按企业相关要求处理。2. 采购人员必需了解本部门专业知识,避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。 3. 采购人员必需含有丰富商品知识,慎重选择商品,建立商品组织,控制商品结构,清除滞销商品,常常引进新商品,维持商品快速周转及新鲜度。4. 控制毛利,尽可能达成目标毛利;发明销售业绩,完成目标值。5. 采购人员必需考虑新商品陈列问题,对正常陈列商品要画出商品陈列图(MODULER),促销商品应注明其陈列方法。6. 采购人员应亲密注意市场行情改变,掌握市场信息。7. 采购人员应随时关注天气改变,立即调整受较大影响商品库存。8. 采购人员应常常深入卖场,了解商情、客情,以期发明最好销售业绩。9. 采购人
13、员应建立稳定采购渠道,寻求充足货源,避免脱销。10. 采购人员必需适时开发新商品。 11. 采购人员应常常做市场调查,掌握竞争对手商品组成、价格策略、促销手段等。并对应采取对策。12. 采购人员应定时搜集销售数据,分析销售情况。13. 采购人员应定时确定促销计划,并策划实施。14. 采购应了解商品特征,并突显其特征。2.1.2 专业知识作为一个合格采购员,除应含有丰富商品知识外,还应了解和采购相关法律、法规等相关专业知识。具体以下:国家要求商品检验标准。商品安全期限。商品品质分辨方法。商标知识。销售技巧。商品功效。商品制作技术。商品制造成本组成。商品价值显现方法。供给商优缺点。商品季节改变规律
14、。供给商谈判技巧。2.2商品配置:2.2.1 货源保障当尤其畅销商品,市场预警缺货时:1. 采购人员应立即增大订货量,刚好可满足至下次订货预估销量,注意不可超出太大数量,以防厂家价格变动,或商品更新造成库存积压。2. 向其它批发商调货:比如大连货源有问题则从沈阳调货。但假如缺货时间不是很长,则不采取此方法,因为从外地调货会增加商品成本。3. 对季节性商品,在季节开始时,预估销量,向厂家下订单。4. 随时把握瞬间性商品商机,注意价格改变,控制库存。如:呼拉圈、电子宠物、掌上游戏机等。这些商品有以下特征: 快速流行。 起初价格高、利润高。 供给商及零售店一窝蜂加入销售。 价格下降速度快,利润很快消
15、失。 流行季节短。 一不小心,就会造成大量库存积压。 退出销售季节后,便成垃圾货,即使降价,也无人购置。5. 其它地域(包含国外)流行商品,预估在当地域流行时间,提前订货。2.2.2商品选择及陈列一.商品选择l 要保持最好商品选择。l 参观各类商品展示会,了解新商品动态。l 去其它零售商场购物,了解她人商品配置,寻求适合本企业商品计划种类。定时进行价格调查。填写市调表(格式以下)。l 参阅各类贸易杂志,了解新商品动态和趋势。l 了解商品走势,方便清除滞销商品,为其它品种让出空间。制订季节商品销售计划前提供行业商品种类汇报。l 了解供给商,确保她们有能力为现在和发展后本企业提供服务。二.商品陈列
16、:l 配合商场,争取达成最好商品陈列。陈列应遵照以下规律:1. 商品按类分区陈列。2. 在同一货架上,价格最廉价品种居于货架最左端。3. 货架从上到下应遵照由轻到重标准。4. 货架上从眼睛到屁股高度为商品陈列最好高度。5. 货架层板和商品间间隔以一指厚度为宜。6. 相邻货架之间应尽可能保持层板高度一致。l 和商品陈列部门配合,整个部门设计最新商品陈列。l 和商品促销部门配合,进行月商品展示和季节商品、新商品、尤其促销商品展示。l 为商场提供企业标准季节商品展示指南。季节性商品应设置单独陈列货架。而且单品应占有较多陈列面,达成吸引用户效应 。l 参观竞争对手商场,以取得商品展示构思。尤其要注意她
17、们端架陈列、堆头陈列及其它特殊陈列。l 分析商品包装,确保为用户提供最好商品展示;同时,应注意商品整箱包装数量,不应太大也不能太小,通常以1.5倍包装能填满正常陈列货架量为宜。三. 注意以下几点:l 要做好商品保护,不能使商品破损。l 在包装上显示全部相关信息:尺寸、颜色、用途、好处和一切促销特点。l 通俗易懂指示。好包装应使用户一眼就能知道它是什么。l 方便再订显著标志,名称、规格、产地等应清楚。l 清楚展示商品优点。l 检验全部供给商提供商品展示,确保符合企业商品陈列方法。学习其它商店或竞争对手好陈列,推广到本企业全部商场。和市场部配合,做好商品招牌标志。2.3成本核实及定价2.3.1供给
18、商提供报价单 要求供给商提供正式商品报价单,其格式使用统一格式(参见后附商品报价单。2.3.2 毛利核实一依据市调结果,确定某种商品最低市场零售价。二.确定本企业零售价。定价标准以下:1 市场最低价标准:销商品比商场最低零售价低2%,通常商品比最低市场零售价低4%。2 吸引用户标准: 把自己假定成用户,对所采购商品进行定价,看对自己是否含有吸引力。 定价技巧使用。使用数字9。二位数字和三位数字定价,用户反应是不一样。 比如:风扇售价: 101元 99元 即使价格只差2元,但给人感觉却是截然不一样,用户购置欲望也相差很多。一样道理,通常定价假如差不多,就以“9”作为价格分野。如:1020 102
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