综合重点工程综合投标管理核心制度.doc

工程投标管理制度
（试行）

4月

工程投标管理制度
（试行）
为了规范企业业务经营和管理，确保业务经营工作按正常程序有序进行，预防业务经营风险，依据国家相关法律、法规要求，结合企业内部实际情况，制订本管理制度。
该管理制度适适用于企业参与每个工程项目标投标（公开招标、议标和邀标等）。
一、部门职能
工程管理中心和内控部（投标管理中心）是企业工程业务投标管理部门，定时在由各部门上报工程项目信息中，经过搜集具体信息资料进行审核、评定每一个项目标可行性。经过对市场信息调研和分析、对建筑市场发展动态估计和相关行政主管部门公布指导性文件，提供决议依据，为企业所进行项目标前期投入提出明确分析结果，建立和完善企业各项目业绩经营管理制度，并组织监督实施，确保业务经营管理制度全方面落实。在工程项目开始招标时，依据招标公告和购置招标文件（含公开招标、议标及邀标全部项目）再结合企业内部具体情况进行综合评定后再进行后续报名、资格预审文件编制和投标文件制作工作。
监督、协调和指导各职能部门日常经营工作（关键针对工程投标中全部碰到情况）
二、工作范围
我部门负责企业全部参与工程投标职能部门上报跟踪和投标工程信息统计。完善统计制度，是能够全方面了解企业内部所参与工程掌握，预防不一样部门因信息不流畅而造成同一工程出现两个或两个以上企业部门参与情况发生；再者是能够合理安排使用企业内部资源（包含建造师和企业业绩）。依据各工程项目内提出具体要求，选择出最适用建造师，协议安排原件和需出场建造师出场时间和方法。
（一）因为所负责工作需要，部门内部应建立企业具体信息库，信息库内容包含：
1、企业业绩
企业近期（除特大项目外，近三年内1月1日以后）全部可使用业绩情况，业绩分类为：a、按一级、二级建造师人员进行编分；b、将工程金额按从大到小次序进行编分；c、多年所获奖项进行分类；d、其它未能分类到以上三种情况协议按具体情况统计。
注：企业原件在投标过程中，需使用，综合信息部（资料部）应确定原件清单上除使用部门主管签字确定外，还应由内控五部（郭筱）确实定署名，方可借出。未经过此程序所借出原件，由此所出现问题，由领用部门及综合信息技术部主管及经办人负连带责任。
2、企业所参与工程
各参与投标部门定时在每七天二（若遇法定假日，时间往后顺延）根据投标管理中心所发表格进行具体填制，经过电子文档形式上传到投标管理中心（郭筱）处。投标管理中心依据各部门所报投标报名、资格预审、投标和立案时间进行建造师和企业业绩使用安排协调。企业主管也由此信息加上招标具体文件，经过确定无误后，方可办理投标确保金事宜。若出现突发情况，工程投标时间短，需加急办理相关部门也可出具《单项工程接收单》，由部门责任人签字确定后，交由投标管理中心确定接收后，可进行后续工作办理。除正在进行工程外，每七天报表里，在建工程施工进度和建造师中标、押证情况也应该具体统计
注：在工程前期立案、报名、资格预审和投标上所使用公章应由投标管理中心确定后，由工程管理中心签字认可（冯永鑫），办公室方可准允使用公章。未经此程序所出现相关问题，由办理人和公章借出部门负担相关责任。
3、企业所参与工程，公开招标项目由内控五部安排报名（江苏省内需用加密锁情况）在报名前确定适用建造师。
a、预审项目领取资格预审文件，编制好资审文件后，由经办人办理原件领用，带同建造师（需出场情况）按时出席资审文件会，经过后再交由内控二部（刘涵）进行招标文件编制（含商务标、技术标），按时带齐开标所需要全部资料及原件和建造师（需出场情况）抵达开标地点参与开标工作，具体统计开标情况，结束后回企业进行存档。
b、资格后审项目，则是报名后，按要求购置招标文件，由内控二部、内控五部和工程管理中心进行协调后，安排人员制作投标文件，进行后续工作。
注：资格预审合格后，由负责资审人员向负责招标文件制作人员进行工程项目交接，此程序由相关部门责任人确定后，方可进行。投标文件完成后，由参与投标职能部门责任人检验后进行局面确定后，再完成封标工作。如投标文件是参与部门自行完成，在封标前交由内控二部、内控五部和工程管理中心进行审核，经过后，由内控五部安排人员进行封标工作。若审核不经过，参与部门提出不需改动仍要进行封标工作，由部门责任人签字确定，在不会有任何问题影响到企业大前提下，可由内控五部安排人员进行封标，由此造成投标文件作废等其它情况，责任由该部门自行负担。在最终封标前，投标文件确定无误后填写《投标文件确定封标审核表》，由相关责任人签字确定
4、各职能部门所报备需参与工程投标，在招标里，将相关该项目所公布全部相关招标文件，交由内控五部进行工程参与可行性评定。（附：工程参与筛选评定情况表）评定后分为两各情况操作：a、综合评定确定为不可操作，直接在（工程参与筛选评定情况表）上做出统计，退还参与部门；若该部门确定仍需继续参与，由部门责任人做出书面情况说明，再进行确定签字后，该项目方可进行行续工作；如无此项说明，直接作为撤出工程，从项目信息统计内撤出。b、综合评定后确定为能够操作，参与该项目标报名，由项目负责部门指定经办人填写（报名工程接收单），我部门开始正式接手后续资格预审和投标工作。按要求编制相关文件，参与该项目标后续全部工作。
注：从工程开始报名起，所以产生费用进行具体统计，在工程结束后至财务部进行结算。每个单项工程做一个统计，也是为了我部门对所做工程项目，进行具体存档使用。（投标项目费用列表）
5、资审人员在将合格后项目交接出以后，继续负责协调投标工作完成投标确保金交纳事宜；如需办理相关企业证实，也由该人员和综合信息技术部（资料室）沟通，至各行政主管部门开具所需证实；如需银行证实，由负责资审相关人员向财务部协调办理。
6、投标结果公告分为两种情况：中标和未中标
（1）中标，由企业各相关部门确定施工项目部后，我部门办理相关交接手续进行移交；在工程施工过程碰到因前期工作而碰到问题，尽力配合处理，直至工程完工。（包含中标通知书及协议立案，和完工后完工验收汇报和在建项目标公告撤出手续）
（2）未中标项目，前期全部相关本工程资料进行具体归档，找出原因进行分析，在以后投标过程中，进行合适调整。
每投一个工程，就是我们一次新学习，要在以后工作中，不停学习进步，找出问题，积累以经验来完善现有工作体制，最终目标是努力从技术上提升企业中标机率。
7、其它相关信息整理
（1）建造师、工程师和造价师数量，社保情况和全部证书具体情况；
（2）安全员、质检员、施工员、预算员、材料员、造价员等这类人员可使用情况（包含社保、劳动合相同）；
（3）设计相关人员职称情况和特种专业人员具体情况；
三、财务部在投标过程中配合
财务属于专业领域，报表和估计全部不是其它部门能做出来，在现经投标过程中，企业财务情况也是一个关键得分关键点，依靠投标人员根据招标要求编制是根本不可行，在此项关键上，需要财务部门在这每十二个月一期报表和估计中能尽可能完善内容，尤其是每十二个月度现金流量表和企业下十二个月度财务估计。报表好坏直接影响到企业下十二个月度参与全部工程过关率。
四、外地市场、分企业投标管理
企业现在也已正式成立了分企业管理部，对于分企业投标管理这一部分，和我部门能够相互帮助和监督。
1、全国各投标市场对于建造师管理已越来越严格，就南京来说，建造师在建工程撤销，已经由原先工程达成70%，甲方和监理单位共同出具证实就可办理，变为现在必需拿到工程完工验收汇报才能撤销；而公开招标项目中标后，越来越多城市和地域采取了押证方法 ，企业虽有能力随时招聘到新建造师，但建造师包装则需要最少三个月到六个月时间。所以，在建造师安排使用方面需愈加谨慎、合理，将每个建造师效用发挥到最大化。在建造师业绩方面，外地投标时间安排工作需要提前最少五天来进行，预防突发情况产生，避免造成无须要损失。也需分支机构在建造师使用方面加强管理，绝不能再次发生分企业自行通知建造师出场情况发生。
注：1）由分支机构、三大区等职能部门安排逐步收回各分企业和合作伙伴公开招标项目标报名权（含：电子加密锁、IC信息卡、注册用户名等），由企业内控部门进行统一管理，合理安排使用，由此能够掌握好正规化市场项目参与安全性，这类电子信息收回后，不得随意出借。若因参与项目需要或当地资料更新需要带出企业，则由企业安排职员带同前往，避免使用邮寄方法。
2）在建造师安排使用上，不许可出现除内控五部以外其它部门自行确定情况发生；也不许可发生在原件借出申请上，无内控五部（郭筱或其安排人员）确定署名，就借出情况发生。发生上两种情况，则需要行政部门出具对应处罚决定！
2、企业原件使用
按每个工程要求，具体分析出全部符合要求业绩及企业其它资料，尽可能提早开出原件使用清单，由内控五部立即安排、协调出最符合要求资料。和时间相近其它工程能够错开使用。若两个或以上工程同时所需业绩类似时，由具体负责标书人员协调出最好使用方案。在工程投标过程中不确定原因太多，没有任一个项目投标能够确定到100%中标，所以要尽可能避免此情况发生。
注：1）分企业等驻外机构和有长久合作关系合作伙伴，领用原件时，数量在三件以内（企业基础资质，可用邮寄）；2）原件领用量多企业可安排专门人员负责带同前往（优点：a.节省时间；b.预防分企业或合作方作假证备用；c.也大大降低了原件遗失情况产生）（缺点：费用增加）3）确实需要寄出原件，由企业内部相关负责管理部门（分支机构、三大区等）进行办理，明确借出经办人，由该人员负责在要求时间内追回，若未能立即归还，而影响到企业其它项目使用时，可采取经济处罚手段，相关部门责任人负连带责任。（作用是否显著，端看实施力度，经济手段能够起到一定制约作用）
五、投标项目标盖章管理
现阶段企业为了愈加好对项目进行跟踪实施和对企业资源进行合理调配，和对整个业务过程控制，特对企业业务方面公章使用进行改革，公章使用措施以下：
1、全部工程报名、资格预审文件及业务过程中来往公文公章使用，由各需办理部门根据每七天上报到企业内控管理五部项目信息表里内容进行核实，信息符合交由内控五部，由该部门安排人员（张军）办理，经内控五部（郭筱）签字确定后，交由工程管理中心（冯永鑫）签字确定，再行统计具体时间后，由内控五部（张军）办理盖章手续。
2、全部投标文件盖章步骤和第一项目工程报名步骤相同（注：内控五部具体盖章经办人，依据当初具体情况再进行确定，但办公室仍需接到内控五部确实定，方可借出公章）。
3、企业行政办公室主任依据由内控五部（郭筱）和工程管理中心（冯永鑫）同时确定签字，方可由内控五部安排经办人实施具体盖章程序。
注：1）如公章借出使用，若用于上面三项用途，由内控五部（张军）带同公章至需要使用处，若有特殊情况需由她人带出公章，使用完后，由带出公章人员将盖有公章及法人章全部文件复印后，将复印件带回企业，由内控部审核后存档。（不在存档范围内，企业不给予认可，也不会负担对应法律责任）2）负责办理以上三项业务盖章人员（张军），在盖章前要认真查对登记同意盖章具体内容，确定标题和标段编号和实际文件相同。（发生错漏，该人员要负对应责任）方可使用公章，办公室相关人员监管。3）公章使用前要经过使用公章项目部门责任人（各大区、分企业等）签字→内控五部签字→工程管理中心签字→办公室专员确定，程序正确后，方可至办公室由专员（张军）领取使用。公章使用完后，将盖章部分文件复印留存。（报名资料、资审文件、投标文件提及工程相关信息部分）
六、投标确保金
因为企业经营策略进行了调整，现在投标确保金用量较大，企业需要统一调配，现要求以下：
1、各分企业每个月限用额度为30万元，如超出分企业要按超出部分100%把现金打入指定个人帐户。超出100万部分由总经理审批。
2、每个月确保金使用额度须在投标使用期内返还企业。超期未能归还，企业将收取融资成本。
3、如长久不遵守企业管理制度，或以投标活动谋取私利，企业将取消其投标资格。
4、各分企业标书标准上由企业内控部安排编制，特殊情况可由分企业自行编制，但仍须由企业内控部进行审核。内控部可收取对应审核及配合费用。
5、对于合作项目，项目责任人，须将确保金全额汇入企业指定个人帐户，以确保项目标正常操作。
七、项目经理出场补助制度
（暂无具体方法，待定）
八、奖惩
在业务经营过程中，如发生以下情况，对相关责任人应予通报批评、罚款、开除直至追究法律责任。
1、 违反相关法律、法规业务经营行为，给企业造成重大损失，将追究其法律责任；
2、超越业务经营权限行使职权，给企业造成损失，视情节严重程度，给罚款、开除或通报批评。
3、以牟取私利为目标，出借本企业资质证书、营业执照或其它方法许可她人以本企业名义承揽工程，一经发觉，立即开除。
4、将我企业投标报价、工期、质量、安全文明等承诺泄露给她人，一经发觉，立即开除。
5、未对招标文件要求做出实质性响应而造成废标工程，对对应责任人依据情节严重情况应予通报批评、罚款。
九、企业业务开发
在一直以来工作中，对南京市场了解，所行成业务开发部分构思，针对企业业务开发部分，提出对南京公开招投标市场项目标业务操作想法
因我部门（现内控五部）一直以来参与项目，95%是南京市场及省内其它部分城市公开招标项目，极少部分是和甲方直接洽谈项目。工作中所接触很大一部分是招标代理单位。
企业现在成立南京市自营部，关键参与是关系很好、把握较大议标项目，公开招标部分并没有参与进去。而从现在企业业绩包装和建造师业绩包装上仔细分析，南京公开招标项目，造价较大，对参与企业所提出要求，企业已经有超出50%左右无法满足，在报价占据优势地位时候，往往因为业绩分低，而且排名靠后，无法中标。从12月份开始，企业幕墙资质也由原先二级上升为壹级；所以需要完善业绩除内装、幕墙部分也是一个新关键。
公开招标业绩能够操作成功，除现在急需完善业绩外，在参与数次投标后，也发觉到了很关键一个步骤，也就是招标代理企业在这当中所起到作用。因我部门（内控五部）关键负责企业内部全部资格预审文件制作，和南京市公开招标项目标报名，能够参与到投标每个一过程，所以和市内招标代理企业接触最为濒繁，对一些代理单位也有一定程度了解。
企业在招标代理方面，企业现在没相关注也并未有具体跟进责任人员。内控五部因工程参与上优势，能够从某个工程参与作为切入点和某个或某多个代理企业经过一定时间接触，再加上部分成本投入，想信能够成为很好合作伙伴，为企业在本土市场争取更大份额提供帮助。